چک لیست نهایی مدیریت ریسک رویداد | 15 مورد ضروری برای اطمینان از موفقیت رویداد

وقتی بدترین سناریوها را تصور می‌کنید، قلبتان تند می‌زند:

❗️ یک گوینده دقایقی قبل از روی صحنه رفتن بیمار می شود.

❗️محل برگزاری شما در روز رویداد ناگهان برق خود را از دست می دهد.

❗️ یا بدتر از همه - کسی در رویداد شما صدمه می بیند.

افکار معده آور شما را در شب بیدار نگه می دارند.

اما حتی پر هرج و مرج ترین رویدادها را می توان مدیریت کرد - اگر از قبل برنامه ریزی دقیق و منظم داشته باشید.

ساده است چک لیست مدیریت ریسک رویدادمی تواند به شما کمک کند تا مسائل بالقوه را قبل از اینکه رویداد شما را از مسیر خارج کنند شناسایی، آماده کنید و آنها را کاهش دهید. بیایید 10 مورد ضروری در چک لیست را برای تبدیل نگرانی به یک برنامه عملی خوب مشخص کنیم.

فهرست مندرجات

• بررسی اجمالی
• مدیریت ریسک یک رویداد چیست؟
• پنج مرحله برای مدیریت ریسک به عنوان یک برنامه ریز رویداد
• چک لیست مدیریت ریسک رویداد
• پنج عنصر مدیریت ریسک
• چک لیست در مدیریت رویداد
• Takeaways
• پرسش و پاسخهای متداول

بررسی اجمالی

ریسک رویداد چیست؟	مشکلات غیرمنتظره و پیش بینی نشده که بر سازمان دهندگان و برندسازی شرکت تأثیر منفی می گذارد.
نمونه هایی از ریسک رویداد؟	آب و هوای شدید، ایمنی مواد غذایی، آتش سوزی، اختلالات، تهدیدات امنیتی، خطرات مالی،…

مدیریت ریسک یک رویداد چیست؟

مدیریت ریسک رویداد شامل شناسایی خطرات بالقوه یا مسائلی است که می تواند یک رویداد را تهدید کند و سپس فرآیندها و اقدامات احتیاطی را برای کاهش این خطرات در نظر می گیرد. این به سازمان‌دهندگان رویداد کمک می‌کند تا برنامه‌های اضطراری آماده داشته باشند تا اختلالات را به حداقل برسانند و در صورت بروز مشکلات، سریعاً بهبود یابند. چک لیست مدیریت ریسک رویداد نیز برای اطمینان از عبور از هر تهدید بالقوه استفاده می شود.

پنج مرحله برای مدیریت ریسک به عنوان یک برنامه ریز رویداد

ما می دانیم که به عنوان یک برنامه ریز رویداد با همه احتمالاتی که ممکن است رخ دهد استرس زا است. برای اینکه شما را از فکر بیش از حد نجات دهید، 5 مرحله ساده ما را برای ایجاد یک برنامه مدیریت ریسک عالی برای رویدادها دنبال کنید:

• خطرات را شناسایی کنید- همه چیزهای احتمالی را که ممکن است در رویداد شما اشتباه پیش برود، طوفان فکری کنید. عواملی مانند مشکلات محل برگزاری، آب و هوای بد، نقص فناوری، لغو سخنران، مشکلات غذا، آسیب دیدگی، حضور کم و غیره را در نظر بگیرید. ابزار طوفان فکریبرای دست نخورده نگه داشتن ایده ها

به راه‌های جدیدی برای طوفان فکری نیاز دارید؟

از ابزار طوفان فکری استفاده کنید AhaSlides برای ایجاد ایده های بیشتر در محل کار، و هنگام سازماندهی رویداد!

🚀 ثبت نام رایگان ☁️

• احتمال و تأثیر را ارزیابی کنید - برای هر خطر رویداد شناسایی شده، تخمین بزنید که احتمال وقوع آن چقدر است و چه تأثیر بالقوه ای می تواند بر رویداد شما داشته باشد. این کمک می کند تا مشخص شود که کدام خطرات به دقیق ترین برنامه های کاهش نیاز دارند.

•برنامه های اضطراری را توسعه دهید - برای خطرات با اولویت بالاتر، برنامه های پشتیبان، راه حل ها و موارد احتمالی خاص ایجاد کنید تا در صورت تحقق آن خطرات، اختلال را به حداقل برسانید. این ممکن است شامل تأیید مکان‌های جایگزین، تأمین‌کنندگان، برنامه‌ها و غیره باشد.

• مسئولیت ها را تعیین کنید- یک نفر را مسئول اجرای هر طرح اضطراری کنید و نقش ها را به وضوح به تیم خود منتقل کنید. این تضمین می‌کند که اگر واقعاً خطری رخ دهد، کسی اقدامی انجام می‌دهد.

•برنامه های خود را تمرین کنید - سناریوهای بالقوه را برای شناسایی شکاف‌ها در برنامه‌های مدیریت ریسک رویداد خود اجرا کنید. آموزش تیم خود در مورد نحوه پاسخگویی در موقعیت های مختلف باعث ایجاد اعتماد به نفس می شود تا آنها بتوانند با موفقیت مسائلی را که در روز رویداد به وجود می آیند مدیریت کنند.

نکاتی برای تعامل بهتر

• مدیریت رویداد
• طراحی رویداد
• شبکه های تجاری

چک لیست مدیریت ریسک رویداد

نکات کلی که چک لیست مدیریت ریسک رویداد باید پوشش دهد چیست؟ با نمونه های چک لیست خطرات رویداد ما در زیر به دنبال الهام گرفتن باشید.

شماره 1 - محل برگزاری
☐ قرارداد امضا شد
☐ مجوزها و مجوزهای اخذ شده
☐ طرح طبقه و ترتیبات راه اندازی تایید شد
☐ پذیرایی و الزامات فنی مشخص شده است
☐ محل برگزاری پشتیبان شناسایی شده و در حالت آماده به کار است

شماره 2 - آب و هوا
☐ نظارت شدید آب و هوا و طرح اطلاع رسانی
☐ چادر یا سرپناه جایگزین در صورت نیاز موجود است
☐ ترتیبات انجام شده برای انتقال رویداد به داخل خانه در صورت نیاز

شماره 3 - فناوری
☐ A/V و سایر تجهیزات فنی تست شده
☐ اطلاعات تماس پشتیبانی فناوری اطلاعات به دست آمده است
☐ چاپ کاغذی از مواد موجود به عنوان پشتیبان
☐ طرح اضطراری برای قطع اینترنت یا برق

شماره 4 - پزشکی/ایمنی
☐ کیت کمک های اولیه و AED موجود است
☐ خروجی های اضطراری به وضوح مشخص شده اند
☐ کارکنان آموزش دیده در روش های اضطراری
☐ اطلاعات تماس امنیتی/پلیس در دست است

شماره 5 - بلندگوها
☐ بیو و عکس دریافت شد
☐ بلندگوهای جایگزین به عنوان پشتیبان انتخاب شدند
☐ طرح اضطراری بلندگو ابلاغ شد

شماره 6 - حضور و غیاب
☐ حداقل آستانه حضور تایید شد
☐ سیاست لغو ابلاغ شد
☐ در صورت لغو رویداد، طرح بازپرداخت وجود دارد

شماره 7 - بیمه
☐ بیمه نامه مسئولیت عمومی در حال اجرا است
☐ گواهی بیمه اخذ شده است

شماره 8 - مستندات
☐ کپی قراردادها، مجوزها و مجوزها
☐ اطلاعات تماس همه فروشندگان و تامین کنندگان
☐ برنامه رویداد، دستور کار و/یا برنامه سفر

شماره 9 - کارکنان / داوطلبان
☐ نقش هایی که به کارکنان و داوطلبان اختصاص داده شده است
☐ نسخه‌های پشتیبان برای پر کردن برای عدم نمایش موجود است
☐ آموزش رویه های اضطراری و برنامه های اضطراری تکمیل شد

شماره 10 - غذا و نوشیدنی
☐ برای هر گونه لوازم فاسد شدنی پشتیبان در دسترس داشته باشید
☐ گزینه های غذایی جایگزین تهیه شده در صورت تاخیر / سفارش نادرست / مهمانان مبتلا به آلرژی
☐ محصولات کاغذی اضافی، ظروف و ظروف سرو در دسترس هستند

شماره 11 - زباله و بازیافت
☐ سطل زباله و ظروف بازیافت توزیع شد
☐ نقش‌هایی که برای جمع‌آوری زباله‌ها در طول و بعد از رویداد اختصاص داده شده است

شماره 12 - رویه های رسیدگی به شکایات
☐ عضوی از کارکنان تعیین شده برای رسیدگی به شکایات شرکت کنندگان
☐ پروتکلی برای حل مشکلات و ارائه بازپرداخت/غرامت در صورت نیاز

شماره 13 - طرح تخلیه اضطراری
☐ مسیرهای تخلیه و نقاط ملاقات آماده شده است
☐ کارکنان را در نزدیکی خروجی ها مستقر کنید

شماره 14 - پروتکل شخص گمشده
☐ کارکنان مسئول کودکان گمشده/سالمندان/معلولان تعیین شده است
☐ اطلاعات تماس برای والدین / سرپرستان خردسالان به دست آمده است

شماره 15 - گزارش رویداد
☐ فرم گزارش رویداد برای کارکنان برای مستندسازی هر گونه شرایط اضطراری ایجاد شده است

پنج عنصر مدیریت ریسک

ریسک فقط بدشانسی نیست - بلکه بخشی از هر سرمایه گذاری است. اما با یک برنامه مدیریت ریسک رویداد مناسب، می توانید خطر هرج و مرج ایجاد شده را رام کنید و تهدیدها را به فرصت تبدیل کنید. پنج رویکرد مدیریت ریسک عبارتند از:

• شناسایی خطر- به چیزهای کوچک مانند اشکالات فناوری فکر کنید ... تا رسیدن به یک فاجعه کامل. فهرست کردن خطرات آنها را از ذهن شما خارج می کند و روی کاغذ می آورد تا بتوانید با آنها مقابله کنید.

• ارزیابی ریسک- هر ریسک را رتبه بندی کنید تا بفهمید کدام یک بزرگترین تهدید است. در نظر بگیرید: چقدر احتمال دارد این اتفاق بیفتد؟ اگر این اتفاق بیفتد چه آسیبی می تواند داشته باشد؟ اولویت‌بندی ریسک‌ها، تلاش‌های خود را روی موضوعاتی متمرکز می‌کند که واقعاً مهم هستند.

• کاهش خطر- برنامه هایی برای مبارزه داشته باشید! راه‌هایی را برای کاهش احتمال وقوع خطر، کاهش هر گونه تأثیر در صورت وقوع یا هر دو در نظر بگیرید. هرچه بیشتر بتوانید خطرات را از قبل تضعیف کنید، کمتر شما را مختل خواهند کرد.

• نظارت بر خطر- هنگامی که برنامه های اولیه شما آماده شد، هوشیار باشید. علائمی را که خطرات جدید در حال ظهور هستند یا خطرات قدیمی در حال تغییر هستند را بررسی کنید. استراتژی‌های خود را در صورت نیاز تنظیم کنید تا با چشم‌انداز تهدید در حال تحول همراه باشید.

• گزارش ریسک- خطرات و برنامه ها را با تیم خود به اشتراک بگذارید. وارد کردن دیگران به این حلقه باعث خرید می شود، نقاط ضعفی که ممکن است از دست داده باشید را آشکار می کند و مسئولیت مدیریت ریسک ها را توزیع می کند.

چک لیست در مدیریت رویداد چیست؟

چک لیست در مدیریت رویداد به فهرستی از موارد یا وظایفی اشاره دارد که سازمان دهندگان رویداد تأیید می کنند که قبل از یک رویداد آماده، تنظیم یا برنامه ریزی شده اند.

یک چک لیست جامع مدیریت ریسک به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که هیچ چیز مهمی نادیده گرفته نمی شود زیرا تمام جزئیات مورد نیاز برای اجرای موفقیت آمیز یک رویداد را ترتیب می دهید.

چک لیست ها برای مدیریت رویداد مفید هستند زیرا:

• شفافیت و ساختار را ارائه دهید- آنها به ترتیب همه چیزهایی را که باید انجام شود با جزئیات تنظیم می کنند، بنابراین هیچ چیز از بین نمی رود.

• آمادگی کامل را تشویق کنید- پاک کردن اقلام به سازمان‌دهندگان انگیزه می‌دهد تا اطمینان حاصل کنند که همه ترتیبات و اقدامات احتیاطی قبل از شروع رویداد واقعاً انجام شده است.

• بهبود ارتباطات- تیم ها می توانند آیتم های چک لیست را تقسیم و اختصاص دهند تا مطمئن شوند که همه نقش ها و مسئولیت های خود را درک می کنند.

• پشتیبانی از ثبات- استفاده از چک لیست یکسان برای رویدادهای مکرر به حفظ استانداردها و گرفتن مناطق برای بهبود هر بار کمک می کند.

• شکاف ها یا نقاط ضعف را آشکار کنید- موارد بدون علامت موارد فراموش شده را برجسته می کنند یا نیاز به برنامه ریزی بیشتری دارند و شما را قادر می سازد قبل از بروز مشکلات به آنها رسیدگی کنید.

• تسهیل در واگذاری ها- تحویل چک لیست به سازمان دهندگان جدید به آنها کمک می کند تا تمام کارهایی که برای برنامه ریزی رویدادهای موفق قبلی انجام شده است را درک کنند.

Takeaways

با این موارد اضافی در چک لیست مدیریت ریسک رویداد، شما به خوبی برای میدان جنگ آماده هستید! آمادگی، هرج و مرج بالقوه را به اعتماد به نفس آرام تبدیل می کند. بنابراین هر مورد را به لیست خود اضافه کنید. آنها را یکی یکی رد کنید. نگاه کنید که چک لیست نگرانی را به قدرت تبدیل می کند. زیرا هرچه بیشتر پیش بینی کنید، خطرات بهتری تسلیم برنامه ریزی و آمادگی دقیق شما می شود.

پرسش و پاسخهای متداول