جلسات نقش مهمی در کسب و کارها و سازمان ها ایفا می کنند و به عنوان بستری برای بحث و بررسی و رسیدگی به مسائل و مدیریت امور داخلی برای پیشبرد پیشرفت عمل می کنند. برای به تصویر کشیدن ماهیت این گردهمایی ها، چه مجازی و چه حضوری، دقیقه جلسات or صورت جلسه (MoM) در یادداشت برداری، خلاصه کردن موضوعات کلیدی مورد بحث و پیگیری تصمیمات و قطعنامه های به دست آمده بسیار مهم هستند.
این مقاله شما را در نوشتن صورتجلسات موثر، همراه با مثال‌ها و الگوهایی برای استفاده، و همچنین بهترین شیوه‌هایی که باید دنبال کنید، راهنمایی می‌کند.
فهرست مندرجات
- صورتجلسه چیست؟
- دقیقه گیر کیست؟
- نحوه نوشتن صورتجلسه
- نمونه‌های صورتجلسه (+ الگوها)
- نکاتی برای ایجاد یک جلسه خوب
- نکات کلیدی
صورتجلسه | freepik.comصورتجلسه چیست؟
صورتجلسات یک گزارش کتبی از بحث ها، تصمیم گیری ها و اقداماتی است که در طول جلسه رخ می دهد.
- آنها به عنوان یک مرجع و منبع اطلاعات برای همه شرکت کنندگان و کسانی که قادر به حضور نیستند خدمت می کنند.
- آنها کمک می کنند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات مهم فراموش نمی شوند و همه در مورد آنچه که مورد بحث قرار گرفته است و اقداماتی که باید انجام دهند، در یک صفحه هستند.
- آنها همچنین با مستندسازی تصمیمات و تعهدات اتخاذ شده در جلسه، پاسخگویی و شفافیت را فراهم می کنند.
دقیقه گیر کیست؟
دقیقه گیر مسئول ثبت دقیق بحث ها و تصمیمات اتخاذ شده در طول جلسه است.
آنها می توانند یک افسر اداری، یک منشی، یک دستیار یا مدیر، یا یک عضو تیم داوطلب انجام وظیفه باشند. ضروری است که دقیقه نویس سازماندهی و یادداشت برداری خوبی داشته باشد و بتواند بحث ها را به طور موثر خلاصه کند.
دقیقه جلسهحضور در جلسات سرگرم کننده با AhaSlides
مردم را در یک زمان جمع کنید
به جای آمدن به هر میز و "بررسی" افراد در صورت عدم حضورشان، اکنون، می‌توانید توجه مردم را جلب کنید و حضور را با آزمون‌های تعاملی سرگرم‌کننده با AhaSlides بررسی کنید!
🚀 قالب های رایگان دریافت کنید ☁️نحوه نوشتن صورتجلسه
برای صورتجلسه موثر، اول، آنها باید عینی باشند، یک سوابق واقعی از جلسه باشندو از نظرات شخصی یا تفسیرهای ذهنی بحث ها اجتناب کنید. بعد، باید کوتاه، واضح و قابل فهم باشد،فقط روی نکات اصلی تمرکز کنید و از اضافه کردن جزئیات غیر ضروری خودداری کنید. سرانجام، باید دقیق باشد و اطمینان حاصل کند که تمام اطلاعات ثبت شده تازه و مرتبط هستند.
بیایید با استفاده از مراحل زیر به جزئیات نوشتن صورتجلسات بپردازیم!
8 مؤلفه اساسی صورتجلسات
- تاریخ، زمان و مکان جلسه
- لیست شرکت کنندگان و هرگونه پوزش بابت غیبت
- دستور کار و هدف جلسه
- خلاصه مباحث و تصمیمات اتخاذ شده
- هر رای گرفته شده و نتایج آن
- موارد اقدام، از جمله طرف مسئول و مهلت تکمیل
- هر مرحله یا موارد بعدی
- سخنان پایانی یا تعویق جلسه
نحوه نوشتن صورتجلسهمراحل نوشتن صورتجلسه موثر
1/ آماده سازی
قبل از جلسه، خود را با دستور جلسه و هرگونه مطالب پیشینه مرتبط آشنا کنید. مطمئن شوید که تمام ابزارهای لازم مانند لپ تاپ، دفترچه یادداشت و خودکار را در اختیار دارید. همچنین ایده خوبی است که صورتجلسات قبلی را مرور کنید تا متوجه شوید که چه اطلاعاتی باید گنجانده شود و چگونه آن را قالب بندی کنید.
2/ یادداشت برداری
در طول جلسه یادداشت های واضح و مختصر در مورد بحث ها و تصمیمات اتخاذ شده بردارید. شما باید به جای رونویسی کلمه به کلمه کل جلسه، بر روی گرفتن نکات کلیدی، تصمیمات و موارد اقدام تمرکز کنید. مطمئن شوید که نام سخنرانان یا هر نقل قول کلیدی و هر اقدام یا تصمیمی را درج کنید. و از نوشتن به صورت اختصاری یا کوتاه نویسی که دیگران را متوجه نمی شود بپرهیزید.
3/ صورتجلسه را تنظیم کنید
یادداشت های خود را مرور و سازماندهی کنید تا خلاصه ای منسجم و مختصر از دقایق خود پس از جلسه ایجاد کنید. می‌توانید از سرفصل‌ها و نقطه‌های گلوله استفاده کنید تا دقایق را آسان کنید. نظرات شخصی یا تفسیرهای ذهنی از بحث را نپذیرید. تمرکز بر حقایق و آنچه در جلسه بر سر آن توافق شد.
4/ ثبت جزئیات
صورتجلسه شما باید شامل تمام جزئیات مربوطه، مانند تاریخ، زمان، مکان و شرکت کنندگان باشد. و هر موضوع مهمی را که مورد بحث قرار گرفت، تصمیمات و موارد اقدام اختصاص داده شده را ذکر کنید. رای هایی که گرفته شده و نتیجه هر بحثی را حتماً ثبت کنید.
5/ آیتم های اقدام
اطمینان حاصل کنید که هر اقدامی را که اختصاص داده شده است، از جمله اینکه چه کسی مسئول است و مهلت تکمیل، فهرست کنید. این بخش مهمی از صورتجلسات جلسه است، زیرا تضمین می کند که همه مسئولیت های خود و جدول زمانی تکمیل آنها را می دانند.
6/ بررسی و توزیع
شما باید صورتجلسه را از نظر صحت و کامل بودن بررسی کنید و هر گونه بازبینی لازم را انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که تمام نکات و تصمیمات کلیدی ذکر شده است. سپس، می توانید صورتجلسه را به صورت حضوری و یا از طریق ایمیل بین همه شرکت کنندگان توزیع کنید. یک کپی از دقیقه را در یک مکان متمرکز برای دسترسی آسان، مانند یک درایو مشترک یا یک بستر ذخیره سازی مبتنی بر ابر ذخیره کنید.
7/ پیگیری
اطمینان حاصل کنید که موارد اقدام از جلسه پیگیری و به سرعت تکمیل شده است. از دقیقه ها برای پیگیری پیشرفت و اطمینان از اجرای تصمیمات استفاده کنید. این به شما کمک می کند تا مسئولیت پذیری را حفظ کنید و تضمین می کند که جلسه سازنده و مؤثر است.
نمونه‌های صورتجلسه (+ الگوها)
1/ صورتجلسه مثال: قالب ساده جلسه
سطح جزئیات و پیچیدگی صورتجلسات ساده به هدف جلسه و نیازهای سازمان شما بستگی دارد.
به طور کلی، صورتجلسات ساده برای مقاصد داخلی استفاده می شود و نیازی به رسمی یا جامع بودن آن مانند سایر انواع صورتجلسات نیست.
بنابراین، اگر نیاز فوری دارید و جلسه حول محور محتوای ساده و نه چندان مهم می چرخد، می توانید از الگوی زیر استفاده کنید:
| عنوان جلسه:[درج عنوان جلسه] تاریخ: [درج تاریخ] زمان:[درج زمان] محل:[درج مکان] شرکت کنندگان:[درج نام شرکت کنندگان] پوزش بابت غیبت: [درج نام ها]دستور جلسه:[درج مورد 1 دستور کار][درج مورد 2 دستور کار][درج مورد 3 دستور کار]خلاصه جلسه:[خلاصه ای از بحث ها و تصمیمات اتخاذ شده در طول جلسه، از جمله نکات کلیدی یا موارد اقدام را درج کنید.]موارد اقدام: [فهرستی از هر اقدامی که در طول جلسه تعیین شده است، از جمله طرف مسئول و مهلت تکمیل، درج کنید.]مراحل بعدی: [هر گام بعدی یا موارد بعدی که در طول جلسه مورد بحث قرار گرفته است را درج کنید.]سخنان پایانی: [هر گونه سخنان پایانی یا تعویق جلسه را درج کنید.]امضا: [درج امضای شخصی که صورتجلسه می گیرد] |
2/ صورت جلسه مثال: الگوی جلسه هیئت مدیره
صورتجلسات هیئت مدیره ثبت و با ارائه گزارشی از تصمیمات اتخاذ شده و جهت گیری سازمان در اختیار کلیه اعضا قرار می گیرد. بنابراین باید واضح، کامل، مفصل و رسمی باشد. در اینجا یک قالب صورتجلسات هیئت مدیره آمده است:
| عنوان جلسه:جلسه هیئت مدیره تاریخ: [درج تاریخ]زمان: [درج زمان]محل:[درج مکان] شرکت کنندگان: [درج نام شرکت کنندگان]پوزش بابت غیبت: [درج اسامی کسانی که بابت غیبت عذرخواهی کردند]دستور جلسه:1. تصویب صورتجلسه قبلی 2. بررسی گزارش مالی 3. بحث در مورد برنامه استراتژیک4. هر کسب و کار دیگریخلاصه جلسه:1. تصویب صورتجلسه قبلی: [درج نکات مهم جلسه قبل بررسی و تصویب شد]2. بررسی گزارش مالی: [درج نکات برجسته از وضعیت مالی فعلی و توصیه هایی برای برنامه ریزی مالی آینده]3. بحث در مورد برنامه استراتژیک: [درج که هیئت مدیره در مورد برنامه استراتژیک سازمان بحث کرده و به روز رسانی کرده است]4. هر موضوع دیگری: [هر موضوع مهم دیگری که در دستور کار قرار نگرفته است را درج کنید]موارد اقدام:[درج لیستی از موارد اقدامی که در طول جلسه تعیین شده است، از جمله طرف مسئول و مهلت تکمیل]مراحل بعدی:هیئت مدیره جلسه بعدی را در [درج تاریخ] خواهد داشت.سخنان پایانی:جلسه در [درج زمان] به تعویق افتاد.امضا: [درج امضای شخصی که صورتجلسه می گیرد] |
این فقط یک الگوی اولیه جلسه هیئت مدیره است و ممکن است بخواهید بسته به نیاز جلسه و سازمان خود عناصری را اضافه یا حذف کنید.
3/ صورتجلسه مثال: الگوی مدیریت پروژه
در اینجا یک نمونه صورتجلسه برای یک الگوی مدیریت پروژه آمده است:
| عنوان جلسه: جلسه تیم مدیریت پروژه تاریخ: [درج تاریخ]زمان: [درج زمان]محل:[درج مکان] شرکت کنندگان: [درج نام شرکت کنندگان]پوزش بابت غیبت: [درج اسامی کسانی که بابت غیبت عذرخواهی کردند]دستور جلسه:1. بررسی وضعیت پروژه2. بحث در مورد خطرات پروژه3. بررسی پیشرفت تیم4. هر کسب و کار دیگریخلاصه جلسه:1. بررسی وضعیت پروژه: [هر گونه به روز رسانی را در مورد پیشرفت درج کنید و هر مشکلی را که باید به آن رسیدگی شود برجسته کنید]2. بحث در مورد ریسک های پروژه: [ریسک های بالقوه را در پروژه وارد کنید و طرحی برای کاهش آن خطرات داشته باشید]3. بررسی پیشرفت تیم: [پیشرفت بازبینی شده را درج کنید و در مورد مسائل پیش آمده بحث کنید]4 هر موضوع دیگری: [هر موضوع مهم دیگری که در دستور کار قرار نگرفته است را درج کنید]موارد اقدام:[درج لیستی از موارد اقدامی که در طول جلسه تعیین شده است، از جمله طرف مسئول و مهلت تکمیل]مراحل بعدی:تیم جلسه بعدی را در [درج تاریخ] خواهد داشت.سخنان پایانی:جلسه در [درج زمان] به تعویق افتاد.امضا: [درج امضای شخصی که صورتجلسه می گیرد] |
نکاتی برای ایجاد یک جلسه خوب
در مورد ضبط هر کلمه استرس نداشته باشید، روی ثبت موضوعات اصلی، نتایج، تصمیمات و موارد اقدام تمرکز کنید. بحث ها را روی یک پلتفرم زنده قرار دهید تا بتوانید همه کلمات را در یک شبکه بزرگ جمع آوری کنید.تابلوی ایده AhaSlides یک ابزار بصری و ساده است تا همه بتوانند ایده های خود را به سرعت ارسال کنند. در اینجا نحوه انجام آن آمده است:
یک ارائه جدید با خود ایجاد کنید حساب AhaSlides، سپس اسلاید Brainstorm را در بخش "نظرسنجی" اضافه کنید.
خود را بنویسید موضوع بحث، سپس روی "Present" ضربه بزنید تا همه افراد حاضر در جلسه بتوانند به آن بپیوندند و ایده های خود را ارسال کنند.
با تابلوی ایده AhaSlides، همه صدای خود را دارند و همچنین می توانید به راحتی صورتجلسه جلسه را پیگیری کنیدبه نظر آسان به نظر می رسد، اینطور نیست؟ اکنون این ویژگی را امتحان کنید، این فقط یکی از ویژگی‌های مفید برای کمک به تسهیل جلسات شما با بحث‌های زنده و قوی است.
نکات کلیدی
هدف از صورتجلسات ارائه یک نمای کلی در سطح بالا از جلسه برای کسانی است که قادر به حضور در آن نیستند و همچنین ثبت نتایج جلسه است. بنابراین، صورتجلسات باید سازماندهی شده و قابل فهم باشد و مهم ترین اطلاعات را به طور واضح و مختصر برجسته کند.
برچسب ها: نشست کسب و کار
