11 گام برای اجرای یک جلسه مدیریت استراتژیک موفق

A نشست مدیریت استراتژیک یکی از بهترین روش هایی است که به تیم های با عملکرد بالا کمک می کند تا کیفیت کار و همچنین بهره وری را برای ایجاد بهترین نتایج برای کسب و کار بررسی و بهبود بخشند. این مقاله همه چیزهایی را که باید در مورد یک جلسه مدیریت استراتژیک و چگونگی باز کردن یک جلسه به طور موثر بدانید، به شما ارائه می دهد. 

فهرست مندرجات

• شماره 1 - جلسه مدیریت استراتژیک چیست؟
• شماره 2 - مزایای یک جلسه مدیریت استراتژیک
• شماره 3 - چه کسی باید در یک جلسه مدیریت استراتژیک شرکت کند؟ 
• شماره 4 - نحوه برگزاری یک جلسه مدیریت استراتژیک موثر (طرح SMM)

جلسه مدیریت استراتژیک چیست؟

مدیریت جلسات استراتژیک (SMM) هست یک مدل مدیریتی که بر استراتژی کلی یک شرکت تمرکز دارد که شامل مدیریت فرآیند، بودجه، کیفیت، استانداردها و تامین کنندگان برای ارزیابی کارایی کار و عملکرد تجاری است.

این جلسه ممکن است هر سه ماه یکبار برگزار شود و ممکن است به داده‌های جمع‌آوری‌شده از جلسه استراتژی بازاریابی، جلسه استراتژی تجاری یا جلسه استراتژی فروش نیاز داشته باشد.

به طور خلاصه،هدف از جلسات استراتژیک این است که دریابند چگونه می توان به طور موثر از منابع یک شرکت برای دستیابی به اهداف و مقاصد خاص استفاده کرد.

نکات کار بیشتر با AhaSlides

• جلسات در کسب و کار| 10 نوع و بهترین روش
• بهترین 8 نکته برای یک جلسه خوب داشته باشید
• نشست مدیریت استراتژیک

الگوهای جلسه رایگان را دریافت کنید که باعث ایجاد مکالمات پر جنب و جوش می شود!

به صورت رایگان ثبت نام کنید و آنچه را که می خواهید به صورت رایگان دریافت کنید

🚀 قالب های رایگان ☁️

مزایای یک جلسه مدیریت استراتژیک

یک جلسه مدیریت استراتژیک نه تنها به شرکت کنندگان کمک می کند تا از رسیدن به موقع و تهیه اسناد و سؤالات برای پرسیدن در طول برنامه ریزی استراتژیک در کار خود فعال تر باشند، بلکه 5 مزیت به شرح زیر به همراه دارد:

کاهش هزینه های

بسیاری از سازمان ها به چارچوب جلسات مدیریت استراتژیک روی آورده اند. طرح SMM به شرکت‌ها کمک می‌کند اکنون از ابزارها و خدمات کم‌هزینه (حتی رایگان) برای تجزیه و تحلیل داده‌ها بین جلسات استفاده کنند تا ببینند چه چیزی کار می‌کند، چه چیزی خوب نیست و چه چیزی می‌تواند به خوبی انجام شود. 

این به خرج کردن، تخصیص و سرمایه گذاری منابع تا حد امکان عاقلانه و کارآمد کمک می کند.

در وقت و انرژی صرفه جویی کنید

برنامه‌ریزی جلسات مؤثر به بخش‌ها یا شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا هدف بحث استراتژیک و آنچه را که باید آماده و مشارکت کنند، درک کنند.

مثلاً چه مدارکی بیاورند، چه ارقامی ارائه کنند و بعد از جلسه چه وظایف یا راهکارهایی ترسیم شود.

تفکیک وظایف برای آماده شدن برای جلسه باعث صرفه جویی در زمان و تلاش زیادی می شود، به این دلیل که سر و کله نزنید یا انتقادی از تقصیر کسی شوید، اما هدف جلسه را فراموش کنید.

تقویت قدرت مذاکره

در طول جلسه از مشاجره یا اختلاف نظر جلوگیری نخواهد شد. با این حال، این قدرت مذاکره اعضای تیم را با بحث و بررسی و کشف بهترین راه حل برای حل مشکلات مشتریان و کسب و کارها افزایش می دهد. ممکن است از پیدا کردن یک مذاکره کننده عالی در تیم خود شگفت زده شوید!

مدیریت ریسک ها 

هیچ‌کس نمی‌خواهد در جلسه‌ای شرکت کند که در میانه راه لغو می‌شود، زیرا هیچ داده یا مشکلی وجود ندارد.

بنابراین، یک جلسه پیگیری به این معنی است که همه باید داده‌های جلسات گذشته را برنامه‌ریزی، جمع‌آوری و تحویل دهند، آن داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنند و به تبدیل آن تحلیل به مراحل بعدی قابل اجرا کمک کنند. این فعالیت‌ها مطمئن می‌شوند که ریسک‌ها را بهتر مدیریت می‌کنند. یا حتی جلسه را پربارتر یا هدفمندتر از جلسه قبلی کنید. 

مراقب بودجه و منابع باشید

برگزاری جلسات موثر تیم قادر به نظارت و تنظیم منابع و تصمیم گیری آگاهانه درباره بودجه خواهد بود. جلسات بررسی استراتژی به برجسته کردن بخش ها یا برنامه هایی که ممکن است برای موفقیت نیاز به بودجه اضافی داشته باشند کمک می کند. آنها همچنین مکان خوبی برای دیدن اینکه آیا نیاز به افزایش یا کاهش بودجه یا نیروی کار خود دارید، هستند.

چه کسی باید در جلسه مدیریت استراتژیک شرکت کند؟ 

افراد مورد نیاز برای حضور در جلسه، افراد بالاتری مانند مدیر عامل (مدیرعامل، مدیر اجرایی، مدیر شهری و غیره) و مدیر مستقیم پروژه.

بازیکنان کلیدی باید در برنامه ریزی حرفی برای گفتن داشته باشند، اما همه به معنای واقعی کلمه پشت میز نیستند.

تعداد زیاد افراد در اتاق می تواند منجر به استرس، هرج و مرج و سردرگمی شود. اگر چندین نفر دارید که می‌خواهید در این فرآیند مشارکت داشته باشند، آنها را به روشی مانند جمع‌آوری نظرات کارمندان از طریق نظرسنجی و گرفتن هزینه از شخصی در جلسه بگنجانید تا مطمئن شوید که این داده‌ها به جدول می‌رسند و بخشی از فرآیند محسوب می‌شوند.

نحوه برگزاری یک جلسه مدیریت استراتژیک موثر (طرح SMM) 

اطمینان حاصل کنید که جلسات مدیریت استراتژیک شما جذاب و سازنده با برنامه ریزی مناسب شروع می شود. با این مراحل

آمادگی جلسه

به خاطر داشته باشید که این دستورالعمل ها را برای برنامه ریزی یک جلسه با 4 مرحله دنبال کنید:

• زمانی را برنامه ریزی کنید و داده ها/گزارش های لازم را جمع آوری کنید

برنامه ریزی کنید و حتما از همه رهبران و کارمندان کلیدی که ملزم به حضور در این جلسه هستند دعوت کنید. اطمینان حاصل کنید که افراد حاضر در اتاق افرادی هستند که می توانند فعالانه در جلسه شرکت کنند.

در عین حال، داده ها و گزارش های لازم را جمع آوری کنید، شاخص های وضعیت را به روز کنید و حتی سوالاتی که در جلسه به آنها پاسخ داده می شود. اطمینان حاصل کنید که ارسال‌ها خیلی نزدیک به تاریخ جلسه نیستند تا همه بتوانند آخرین داده‌ها را مرور کنند و درباره روندها یا مسائل نوظهور تحلیلی بنویسند.

• الگوی برنامه برنامه

یک دستور کار به شما و شرکت کنندگان کمک می کند تا در مسیر خود بمانید. ایده های دستور جلسه پاسخ به سوالات را تضمین می کند:

• چرا این جلسه را داریم؟
• وقتی جلسه تمام شد چه کاری باید انجام دهیم؟
• گام های بعدی که باید برداریم چیست؟

به یاد داشته باشید که الف دستور جلسه مدیریت استراتژیک می تواند مانند بررسی اهداف، اقدامات و ابتکارات، اعتبار بخشیدن به استراتژی و ادامه مسیر و پروژه های استراتژیک فعلی باشد.

در اینجا یک نمونه دستور کار آمده است:

1. 9.00:9.30 صبح - XNUMX:XNUMX صبح: مروری بر هدف جلسه
2. 9.30 صبح تا 11.00 صبح: کل فرآیند را دوباره ارزیابی کنید
3. 1.00:3.00 - XNUMX:XNUMX: به روز رسانی بخش ها و رهبران
4. 3.00:4.00 - XNUMX:XNUMX بعد از ظهر: مسائل برجسته
5. 4.00:5.00 بعد از ظهر - XNUMX:XNUMX بعد از ظهر: راه حل ارائه شده است
6. 5.00:6.00 - XNUMX:XNUMX بعد از ظهر: برنامه اقدامات
7. 6.00:6.30 - XNUMX:XNUMX: جلسه QnA
8. 6.30:7.00 - XNUMX:XNUMX: جمع بندی

• قوانین پایه را تنظیم کنید

می توانید قوانینی را برای همه تعیین کنید تا قبل از جلسه آماده شوند.

به عنوان مثال، اگر آنها نمی توانند شرکت کنند، باید به جای آن یک دستیار بفرستند. 

یا شرکت کنندگان باید نظم را رعایت کنند، به سخنران احترام بگذارند، صحبت را قطع نکنند (و غیره)

• ماهیانه جلسات همه جانبه

همانطور که در بالا ذکر شد، کنفرانس مدیریت استراتژیک یک رویداد بزرگ است که معمولا هر سه ماه یک بار برگزار می شود. بنابراین، اگر می خواهید کارکنان شما با این عمل آشنا شوند و تا حد امکان آماده باشند. شما باید جلسه را مرور کنید و جلسات ماهانه همه جانبه را سازماندهی کنید تا کارکنان را با هر گونه اعلامیه جدیدی که برای ایمیل مناسب نیست به روز کنید و اهداف شرکت را تعیین کنید و پیشرفت را به سمت اهداف موجود پیگیری کنید.

• برگزاری جلسه آغازین پروژه

اگر یک جلسه همه جانبه به کارکنان کمک می کند تا با آنها آشنا شوند و داده ها را برای مدیریت استراتژیک آماده کنند سپس جلسه آغازین پروژه اولین ملاقات بین مشتری سفارش دهنده پروژه و شرکتی است که آن را زنده می کند. این جلسه فقط به بازیگران کلیدی نیاز دارد تا در مورد مبانی پروژه، هدف و اهداف آن بحث کنند.

ملاقات

• هدف جلسه و نتایج مورد نظر را تعریف کنید

یک جلسه برنامه ریزی استراتژیک اگر بدون ارائه اهداف تعریف شده و خروجی های مطالبه به همه برگزار شود، می تواند کاملاً اشتباه شود. به همین دلیل اولین قدم این است که یک هدف واضح و ملموس برای جلسه تعریف کنید.

چند نمونه از اهداف روشن:

• استراتژی در رسانه های اجتماعی برای دستیابی به مخاطبان جوان تر. 
• برنامه ای برای توسعه یک محصول جدید، یک ویژگی جدید.

همچنین می توانید موضوعات جلسه مدیریت استراتژیک خاصی را به عنوان بخشی از اهداف خود تنظیم کنید، مانند رشد کسب و کار در نیمه دوم سال.

تا حد امکان با هدف خود مشخص باشید. به این ترتیب، ادامه کار و تصمیم گیری صحیح برای همه آسان تر است.

• یخ را بشکن 

با تغییر روش کار پس از گذشت دو سال از همه‌گیری، شرکت‌ها باید همیشه آماده برگزاری جلسات مجازی و جلسات سنتی باشند. افرادی که از طریق صفحه نمایش کامپیوتر در حال برقراری ارتباط هستند، در حالی که دیگران در دفتر نشسته اند، گاهی اوقات باعث می شود که همکاران شما کمتر احساس هیجان و قطع ارتباط کنند.

بنابراین، شما نیاز به یک دیدار تیم با یخ شکن ها و فعالیت های پیوند در ابتدای جلسه برای گرم کردن فضا.

• جلسه را تعاملی کنید

سرمایه گذاری کامل تیم شما در جلسه استراتژی مستلزم تقویت تعامل واقعی است. به‌جای ارائه‌های مستقل، سعی کنید به بخش‌هایی تقسیم شوید که بخش‌های مختلف بتوانند راه‌حل‌هایی برای موانع اخیر ایجاد کنند.

به هر گروه چالشی را اختصاص دهید که شرکت شما با آن مواجه است. سپس، اجازه دهید خلاقیت خود را اجرا کند - چه از طریق بازی‌های تیم‌سازی، نظرسنجی‌های سریع، یا پرسش‌های بحثی متفکرانه. این اشتراک‌گذاری دیدگاه‌ها در قالبی با فشار کمتر می‌تواند بینش‌های غیرمنتظره‌ای را ایجاد کند.

هنگام تشکیل مجدد، بازخورد ساختاریافته و در عین حال باز را از هر شکست درخواست کنید. به همه یادآوری کنید که در این مرحله هیچ ایده "اشتباهی" وجود ندارد. هدف شما این است که همه دیدگاه ها را درک کنید تا در نهایت با هم بر موانع غلبه کنید.

• چالش های بالقوه را شناسایی کنید

اگر جلسه از زمان تعیین شده فراتر رود چه اتفاقی می افتد؟ اگر تیم رهبری برای مقابله با سایر مسائل غیرمنتظره غایب باشد چه؟ اگر همه مشغول سرزنش دیگران هستند و خروجی های مورد نظر را نمی گیرند؟

لطفاً تمام خطرات احتمالی را با راه حل لیست کنید تا به خوبی آماده شوید!

به عنوان مثال، استفاده از یک تایمر شمارش معکوس را برای موارد خاص دستور کار یا ارائه در نظر بگیرید. 

• از ابزارهای آنلاین استفاده کنید 

اگر می‌خواهید ایده‌ها را به آسانی و به سرعت انتقال دهید، استفاده از تصاویر و ابزار امروز در یک جلسه ضروری است. گزارش ها و آمار نیز به صورت بصری ارائه می شوند و به لطف این ابزارها به راحتی قابل درک هستند. همچنین افراد را تشویق می‌کند تا ورودی ارائه کنند و به شما کمک می‌کند تا با دریافت بازخورد در زمان واقعی، تصمیم‌گیری سریع بگیرید. می توانید ابزارها و ارائه دهندگان قالب رایگان مانند AhaSlide، Miro و Google Slide را پیدا کنید.

برای مثال استفاده کنید ارائه های تعاملیو ابزارهایی مانند نظرسنجی و نظرسنجی برای تولید ایده های خلاقانه و نمایش آنها در زمان واقعی.

• جمع بندی با فرمت تاون هال میتینگ 

بیایید جلسه را با یک جلسه پرسش و پاسخ به پایان برسانیم Tقالب جلسه سالن خود.

شرکت‌کنندگان می‌توانند سؤالاتی را که می‌خواهند مطرح کنند و پاسخ‌های فوری از رهبران دریافت کنند. این ثابت می کند که رهبران نه تنها تصمیم گیرندگان بی چهره هستند، بلکه متفکرانی متفکر هستند که نه تنها منافع شرکت را در اولویت قرار می دهند، بلکه به منافع کارکنان خود نیز فکر می کنند.

• نکاتی برای تسهیل جلسه مدیریت استراتژیک

علاوه بر مراحل بالا، در اینجا چند یادداشت کوچک وجود دارد که به شما کمک می کند چگونه یک جلسه برنامه ریزی استراتژیک را بهتر سازماندهی کنید:

• مطمئن شوید که همه در بحث شرکت می کنند.
• مطمئن شوید که همه به طور فعال گوش می دهند.
• مطمئن شوید که همه مهارت های کار گروهی خود را به کار می گیرند.
• سعی کنید تا حد امکان گزینه ها را محدود کنید.
• از دعوت به رای گیری برای دیدن سطح نظر و اجماع نترسید.
• خلاق بودن! برنامه ریزی استراتژیک زمانی است برای کشف خلاقیت و دیدن واکنش ها و راه حل ها برای موقعیت های کل تیم.

در خلاصه

برای اجرای یک جلسه مدیریت استراتژیک موفق شما باید هر مرحله را از افراد، اسناد، داده ها و ابزارها به خوبی آماده کنید. یک دستور کار تهیه کنید و به آن پایبند باشید تا شرکت کنندگان بدانند که قرار است چه کاری انجام دهند و چه وظایفی به آنها داده خواهد شد. 

AhaSlide امیدوار است بتواند پاسخ سوالات شما را در مورد نحوه رهبری یک جلسه برنامه ریزی استراتژیک ارائه دهد. امیدواریم از راهنمایی ها و تکنیک های کمکی که در این مقاله برای فعال و سازنده نگه داشتن جلسات مدیریت استراتژیک و فعالیت های گروهی به صورت آفلاین یا آنلاین بیان شده است، لذت ببرید.

پرسش و پاسخهای متداول

برچسب ها: نشست کسب و کار

اشتراک گذاری