بروشور جلسه شروع پروژه ناخن در 8 مرحله (+قالب رایگان!)

حتی با نظم ترین شرکت های خارج از کشور نیز ممکن است گاهی به بیراهه رفتن پروژه های خود احساس کنند. بیشتر اوقات ، مشکل یکی است تهیه. راه حل؟یک ساختار خوب و کاملاً تعاملی جلسه شروع پروژه!

فراتر از شکوه و عظمت و تشریفات ، یک جلسه مسابقه ای که به خوبی اجرا شود می تواند واقعاً چیز زیبایی را در پای راست به وجود آورد. در اینجا 8 مرحله برای برگزاری یک جلسه شروع پروژه وجود دارد که باعث ایجاد هیجان و جذابیت می شود هر کس در همان صفحه.

نکاتی که در جلسه باید به خاطر بسپارید

شما باید از قبل یک دستور جلسه ابتدایی داشته باشید. ارسال ایمیل اولیه پروژه بسیار مهم است! بنابراین، بیایید چند نمونه دستور جلسه ابتدایی را بررسی کنیم!

جلسه شروع باید کوتاه و مختصر باشد، با بازی‌ها و فعالیت‌های زیاد، زیرا در این زمان است AhaSlides بسیار مفید است! نکات بیشتر را با ما در زیر بررسی کنید:

متن جایگزین

شروع به مکالمه کنید.

در طول جلسه آغاز پروژه، ورودی های ارزشمندی را از تیم و مشتریان خود دریافت کنید. با استفاده از این قالب رایگان از نظرسنجی زنده، پرسش و پاسخ و ابزارهای تبادل ایده استفاده کنید!

🚀 الگو را ببینید

جلسه Kickoff پروژه چیست؟

همانطور که روی قلع می گوید ، جلسه شروع کار یک پروژه است جلسه ای که در آن پروژه خود را شروع می کنید.

معمولاً جلسه آغازین پروژه اولین ملاقات بین مشتری سفارش دهنده پروژه و شرکتی است که آن را زنده می کند. هر دو طرف با هم می نشینند و در مورد مبانی پروژه، هدف، اهداف آن و چگونگی رسیدن آن از ایده تا به ثمر نشستن بحث خواهند کرد.

به طور کلی ، وجود دارد انواع 2 از جلسات آغازین که باید از آن آگاه باشید:

شروع پروژه خارجی -یک تیم توسعه با کسی از نشسته است خارج ازشرکت ، مانند مشتری یا سهامدار ، و در مورد طرح یک پروژه مشترک بحث می کند.
PKM داخلی - یک تیم از در داخل شرکت با هم نشسته و در مورد طرح یک پروژه داخلی جدید بحث می کند.

در حالی که هر دو نوع ممکن است نتایج متفاوتی داشته باشند ، روشتقریباً همان است. اساساً وجود دارد هیچ بخشیشروع پروژه خارجی که بخشی از شروع پروژه داخلی نیست - تنها تفاوت این است که آن را برای چه کسی نگه می دارید.

مشارکت بیشتر با مجالس خود

چرا جلسات Kickoff پروژه بسیار مهم است؟

هدف از جلسات آغازین باید با صدای بلند و واضح باشد! ممکن است به‌اندازه کافی ساده به نظر برسد که یک پروژه را فقط با اختصاص دادن یکسری وظایف به افراد مناسب، به‌ویژه در محل کار وسواس هیئت مدیره کانبان، آغاز کنید. با این حال، این می تواند منجر به از دست دادن مداوم تیم ها شود.

به یاد داشته باشید، فقط به این دلیل که شما در آن هستید همان تختهبه این معنی نیست که شما در آن هستید همان صفحه.

در قلب آن ، یک جلسه شروع پروژه صادقانه و علنی است گفتگو بین مشتری و تیم این است نه مجموعه ای از اطلاعیه ها در مورد چگونگی اجرای پروژه ، اما a گفتگودر مورد برنامه ها ، انتظارات و اهدافی که با بحثی لجام گسیخته به دست می آیند.

در اینجا برخی از مزایای برگزاری جلسه شروع پروژه وجود دارد:

همه را به خود جلب می کند آماده شده - "شش ساعت به من فرصت دهید تا یک درخت را قطع کنم و چهار ساعت اول را صرف تیز کردن تبر خواهم کرد."اگر آبراهام لینکلن امروز زنده بود، می توانید مطمئن باشید که او 4 ساعت از 6 ساعت اول پروژه را در جلسه آغازین پروژه سپری می کرد. به این دلیل که این جلسات شامل تمام اقدامات لازم برای تحقق هر پروژه روی پای راست.
شامل می شود همه بازیکنان اصلی- جلسات آغازین نمی توانند شروع شوند مگر اینکه همه در آنجا باشند: مدیران، رهبران تیم، مشتریان و هر کس دیگری که در پروژه سهم دارد. از دست دادن ردیابی اینکه چه کسی مسئول چه چیزی است، بسیار آسان است، بدون شفافیت یک جلسه ابتدایی برای فهمیدن همه چیز.
این باز و مشارکتی - همانطور که گفتیم، جلسات آغاز پروژه بحث است. بهترین ها درگیر می شوند تمام شرکت کنندگان و بهترین ایده ها را از همه بیرون آورید.

مشارکت بیشتر با مجالس خود

8 قدم به جلسه Kickoff پروژه Kickass

بنابراین، دقیقاً چه چیزی در دستور کار جلسه آغازین پروژه گنجانده شده است؟ ما آن را به 8 مرحله زیر محدود کرده ایم، اما همیشه باید به خاطر داشته باشید که وجود دارد منوی مشخصی برای این نوع جلسات وجود ندارد.

از این 8 مرحله به عنوان راهنما استفاده کنید ، اما هرگز فراموش نکنید که دستور کار نهایی با این برنامه است شما!

مرحله شماره 1 - معرفی و یخ شکن ها

به طور طبیعی، تنها راه برای شروع هر جلسه آغازین، آشنایی شرکت کنندگان با یکدیگر است. بدون توجه به طول یا بزرگی پروژه شما، مشتریان و اعضای تیم قبل از اینکه بتوانند به طور موثر با یکدیگر کار کنند، باید با همدیگر مطابقت داشته باشند.

در حالی که یک معرفی ساده از نوع «گردش روی میز» برای آشنا کردن افراد با اسامی کافی است، یک یخ شکن می تواند لایه دیگری از شخصیت و خلق و خوی را سبک کنیدقبل از شروع پروژه.

این یکی را امتحان کن:چرخش چرخ 🎡

چند عنوان مقدمه ای ساده را در a قرار دهید چرخنده چرخان، سپس از هر یک از اعضای تیم بخواهید آن را بچرخانند و به هر موضوعی که چرخ روی آن قرار می گیرد پاسخ دهد. سوالات خنده دار تشویق می شوند، اما حتما آن را کم و بیش حرفه ای نگه دارید!

چرخ چرخشی که به عنوان یخ شکن استفاده می شود.

بیشتر شبیه این می خواهید؟💡 داریم 10 یخ شکن برای هر جلسهدر اینجا ببینید.

مرحله شماره 2 - پیشینه پروژه

در حالی که تشریفات و جشن ها در راه نیست، زمان آن فرا رسیده است که با راه اندازی کسب و کار بی سابقه شروع کنید. برای راه اندازی موفقیت آمیز جلسه، باید یک دستور کار مشخص برای جلسه آغازین داشته باشید!

همانطور که همه داستان های عالی انجام می دهند، بهتر است از ابتدا شروع کنید. طرح کلی مکاتباتبین شما و مشتریانتان قرار دهید تا همه درگیر پروژه شوند تا آنچه را که تاکنون رخ داده است به طور کامل درک کنند.

این می تواند عکسهایی از ایمیل ، متن ، دقیقه از جلسات قبلی یا منابعی باشد که هر نوع زمینه را برای شرکت و مشتری شما اضافه می کند. با ایجاد یک جدول زمانی تجسم را برای همه آسان کنید.

مرحله 3 - تقاضای پروژه

علاوه بر پس‌زمینه مکاتبات، می‌خواهید در عمق غواصی کنید به جزئیات چرا این پروژه در وهله اول آغاز شده است.

این یک مرحله حیاتی است زیرا یک نمای کلی از نقاط دردی را که پروژه به دنبال حل آن است فراهم می کند ، موضوعی که تیم ها و مشتریان باید همیشه در خط مقدم ذهن خود داشته باشند.

پروتیپ 👊

مراحل اینچنینی برای بحث و گفتگو آماده است. از مشتریان خود س Askال کنید و تیم شما ایده های خود را درمورد اینکه چرا فکر می کنند این پروژه رویایی است ، ارائه دهد.

در صورت وجود ، همیشه باید سعی کنید کانال را بچرخانید صدای مشتریدر این بخش. با مشتری همکاری کنید تا نمونه‌های واقعی از مصرف‌کنندگانی را تهیه کنید که به نکات دردناکی اشاره می‌کنند که پروژه شما سعی در رفع آنها دارد. نظرات آنها باید نحوه رویکرد تیم شما به پروژه را شکل دهد.

مرحله چهارم - اهداف پروژه

بنابراین شما به آن نگاه کرده اید گذشته از پروژه، اکنون وقت آن است که به آن نگاه کنیم آینده.

داشتن اهداف مستقیم و تعریف واضح از موفقیت برای پروژه شما واقعاً به تیم شما کمک می کند تا به سمت آن کار کند. نه تنها این، بلکه به مشتری شما نشان می دهد که شما در مورد کار جدی هستید و به همان اندازه در نحوه پیش رفتن آن سهم بالایی دارید.

از شرکت کنندگان در جلسه شروع خود بپرسید موفقیت چگونه خواهد بود؟مشتری بیشتری دارد؟ بررسی بیشتری دارید؟ نرخ رضایت مشتری بهتر؟

هدف مهم نیست، همیشه باید باشد...

دست یافتنی- زیاده روی خودت را زیاد نکن. محدودیت های خود را بشناسید و به هدف خود برسید واقعا شانس دستیابی دارند
قابل اندازه گیری - هدف خود را با داده ها تقویت کنید. عدد خاصی را هدف بگیرید و پیشرفت خود را به سمت آن دنبال کنید.
به پایان رسید - به خودتان تاریخ پایان بدهید. قبل از این ضرب الاجل تمام تلاش خود را برای رسیدن به اهداف خود انجام دهید.

مرحله 5 - بیانیه کار

قرار دادن «گوشت» در «جلسه آغازین»، یک بیانیه کار (SoW) به بررسی جزئیات پروژه و نحوه اجرای آن می‌پردازد. این است صورتحساب اصلیدر دستور کار جلسه شروع قرار دارد و باید بیشترین توجه شما را به خود جلب کند.

این اطلاعات مربوط به موارد ارائه شده در بیانیه کاری خود را بررسی کنید:

اینفوگرافیک در توضیح 6 مینی گام مربوط به اعلام بیانیه کار در یک جلسه شروع پروژه.

به خاطر داشته باشید که بیانیه کار به اندازه بقیه دستور کار جلسه شروع پروژه در مورد بحث نیست. در واقع زمان آن است که یک پروژه به سادگی منتهی شود طرح اقدام را ارائه دهیدبرای پروژه پیش رو ، سپس بحث را برای ذخیره کنید مورد بعدی جلسه.

درست مثل بقیه جلسه شروع شما ، بیانیه کار شما نیز چنین است فوق العاده متغیر. مشخصات بیانیه کاری شما همیشه به پیچیدگی پروژه ، اندازه تیم ، قطعات درگیر و غیره بستگی دارد.

میخواهی بیشتر بدانی؟این را بررسی کنید مقاله ای جامع درباره ساخت بیانیه کار.

مرحله 6 - بخش پرسش و پاسخ

در حالی که ممکن است احساس کنید مجبور هستید بخش پرسش و پاسخ خود را تا انتها ترک کنید، در واقع توصیه می کنیم آن را نگه دارید مستقیماً بعد از بیان کار.

چنین بخش جذابی مطمئناً سؤالاتی را هم از طرف مشتری و هم از تیم شما ایجاد می کند. با توجه به اینکه بخش عمده جلسه در ذهن همه بسیار تازه است، بهتر است در حالی که اتو داغ است ضربه بزنید.

استفاده از نرم افزار ارائه تعاملی برای میزبانی پرسش و پاسخ شما می تواند کمک کند تا همه چیز به آرامی پیش برود، به خصوص اگر جلسه شروع پروژه شما تعداد حضور بالایی داشته باشد.

این سازمان یافته- سؤالات بر اساس محبوبیت (از طریق رأی موافق) یا بر اساس زمان مرتب می شوند و می توانند به عنوان "پاسخ داده شده" علامت گذاری شوند یا به بالای صفحه پین شوند.
این تعدیل شده- سوالات را می توان قبل از نمایش روی صفحه تایید و رد کرد.
این بی نام - سوالات را می توان به صورت ناشناس ارسال کرد، به این معنی که همه صدای خود را دارند.

مرحله 7 - مشکلات احتمالی

همانطور که قبلاً گفتیم ، جلسه شروع پروژه در مورد باز و صادقانه ترین شکل ممکن است. کهچگونه شما ساخت احساس اعتماد با مشتری خود از محل کار تماس بگیرید.

برای این منظور، بهتر است در مورد مشکلات احتمالی که ممکن است پروژه در طول مسیر با آن مواجه شود، بحث کنید. اینجا هیچ کس از شما نمی‌خواهد که آینده را پیش‌بینی کنید، فقط برای اینکه فهرستی آزمایشی از موانعی که ممکن است با آن‌ها مواجه شوید تهیه کنید.

از آنجایی که شما، تیم و مشتری شما با سهام متفاوتی به این پروژه نزدیک می شوید، دریافت آن ایده آل است هر کسدرگیر در بحث مشکل بالقوه است.

مرحله 8 - ورود

چک کردن مرتب با مشتری راه دیگری برای تقویت اعتماد بین هر دو طرف است. در جلسه آغازین پروژه، چند سوال دارید که باید در مورد آنها پاسخ دهید چی، کی ، کی و چگونه این اعلام حضورها اتفاق می افتد

ورود به سیستم یک عمل تعادل خوب است شفافیتو تلاش. در حالی که خوب است تا حد امکان باز و شفاف باشید، باید این موضوع را در محدوده دسترسی به آن مدیریت کنید. beباز و شفاف

اطمینان حاصل کنید که قبل از پایان جلسه به این سالات پاسخ داده شده باشید:

چه؟- دقیقاً مشتری با چه جزئیاتی نیاز به به روز رسانی دارد؟ آیا آنها نیاز به دانستن هر جزئیات کوچکی از پیشرفت دارند، یا فقط نشانه های بزرگ مهم هستند؟
زمانی که؟- تیم شما هر چند وقت یک بار باید مشتری خود را به روز کند؟ آیا آنها باید کارهایی را که هر روز انجام داده‌اند بازگو کنند یا فقط کارهایی را که در پایان هفته انجام داده‌اند جمع‌بندی کنند؟
چه کسی؟ - کدام عضو تیم با مشتری ارتباط برقرار می کند؟ آیا یک عضو از هر تیم، در هر مرحله، یا فقط یک خبرنگار منفرد در کل پروژه وجود خواهد داشت؟
چگونه؟ - با چه روشی مشتری و خبرنگار قرار است در ارتباط باشند؟ تماس ویدیویی معمولی، ایمیل یا سند زنده به طور مداوم به روز می شود؟

همانطور که در مورد اکثر موارد در دستور کار جلسه آغازین پروژه وجود دارد، بهتر است در فضای باز بحث شود. برای یک تیم بزرگ و گروه بزرگی از مشتریان، ممکن است انجام یک کار آسان‌تر باشد نظرسنجی زندهبه منظور کوچک کردن گزینه های ایجاد بهترین فرم ورود ممکن.

میخواهی بیشتر بدانی؟ some برخی را بررسی کنید بهترین روش ها برای چک کردن با مشتریان خود.

نظرسنجی موثر با AhaSlides

الگوی دستور کار جلسه آغاز پروژه

در حالی که جلسه شروع برنامه ریزی ماهرانه شما فقط منتظر است تا ذهن شما را در اتاق هیئت مدیره منفجر کند ، آخرین تماس ممکن است کمی باشد اثر متقابلتا همه را جمع کند.

آیا فقط این را می دانستید 29٪ از کسب و کاراحساس ارتباط با مشتری های خود ( گالوپ)؟ جدایی یک بیماری همه گیر در سطح B2B است و می تواند جلسات ابتدایی را مانند یک فرآیند مسطح و غیر الهام بخش از طریق تشریفات ایجاد کند.

تعامل مشتریان و تیم های خود از طریق اسلایدهای تعاملی واقعاً می تواند مشارکت را تقویت کنیدو دهانه توجه را افزایش دهید.

AhaSlides دارای یک زرادخانه ابزاراز جمله نظرسنجی های زنده ، پرسش و پاسخ و اسلایدهای طوفان مغزی و حتی آزمونهای زندهو بازی هایی که پروژه شما را به روش صحیح روشن می کند.

برای گرفتن الگوی رایگان و بدون بارگیری برای جلسه شروع خود ، روی زیر کلیک کنید. هر چیزی را که می خواهید تغییر دهید و آن را بدون هیچ هزینه ای ارائه دهید!

الگو را بگیرید

برای ایجاد رایگان روی زیر کلیک کنید AhaSlides حساب کنید و شروع به ایجاد جلسات جذاب خود از طریق تعامل کنید!

خود را ایجاد کنید