Jälkitarkastelu on jäsennelty keskustelu, joka käydään pian harjoituksen tai todellisen tapahtuman jälkeen. Keskustelussa selvitetään, mitä piti tapahtua, mitä tapahtui, miksi ja mitä tehdä seuraavaksi. Se kuulostaa yksinkertaiselta. Käytännössä monet jälkitarkastelut menevät pieleen samoilla kahdella tavalla: ihmiset puolustavat päätöksiään ja tapahtumasta on heikko historia. Molemmat vaikeuttavat minkään oppimista.
Tämä opas on kirjoitettu yleisen turvallisuuden koulutusjohtajille ja koulutusvirkailijoille, jotka fasilitoivat vuotuisia arviointikertomuksia. Se keskittyy tilanteen lieventämiseen ja tapahtumien koordinointiin aina niiden valtuuksien rajoissa, jotka henkilöstölle on delegoitu. Se osoittaa, miten erottaa osaamisvaje ilmasto-ongelmasta, miten luoda edellytykset rehelliselle keskustelulle, miten suorittaa työskentelyskenaario ja miten selvittää, muuttiko arviointi mitään.
Aloita käyttäytymisestä, älä luennosta
Kuvittele seuraava havainnollistava tilanne (ei todellinen tapaus). Tiimi päättää pöytäkirjaharjoituksen jännittyneestä, usean viranomaisen välisestä välikohtauksesta. Tarkastuksessa yksi upseeri sanoo, että radion luovutus "meni hyvin". Toinen sanoo, että aikataulu oli "suunnilleen" suunnitelmien mukainen. Kukaan ei mainitse, että kaksi henkilöä oli eri mieltä siitä, kenellä oli seuraava päätösvalta. Kirjallisessa tapahtumaraportissa on aukkoja, ja keskustelu ajautuu siihen, missä harjoituksen suunnittelijat olivat väärässä.
Ennen kuin suunnittelet vastausta, kysy itseltäsi, mitä hiljaisuuden takana oikeastaan on. Selityksiä on ainakin neljä, ja ne vaativat erilaisia korjauksia:
- Puuttuva taito. Ihmiset eivät osaa kuvailla päätöstä, lainata sitä, mitä he tiesivät tuolloin, ja sanoa, mikä oli epäselvää. Tämä on oppimistarpe.
- Auktoriteettigradientti. Nuoremmat työntekijät eivät kyseenalaista vanhemman kollegan lausuntoa huoneen edessä. Taidon harjoittelu ei auta, ennen kuin kaltevuus muuttuu.
- Kannustimia. Jos arvioinnin havainnot heijastuvat arviointiin tai kurinpitoon, rehellinen itsekritiikki on riski, vaikka sitä kuinka hyvin helpotetaankin.
- History. Jos viimeksi puhunut henkilö jätettiin huomiotta tai sivuutettiin, huone on oppinut jotain, eikä uusi formaatti kumoa sitä.
Tutkijat käyttävät tästä ilmapiiristä termiä psykologinen turvallisuus. Amy Edmondsonin tutkimuksessa, joka käsitti 51 työryhmää valmistusyrityksessä, se määriteltiin yhteiseksi uskomukseksi siitä, että tiimi on turvallinen ihmissuhteiden välisen riskin ottamisen kannalta, ja havaittiin, että se liittyi tiimioppimiskäyttäytymiseen (Edmondson, 1999, Hallintotieteen neljännesvuosijulkaisu). Se on yhteys yhteen ympäristöön, ei todiste siitä, että jokin tietty AAR-muoto luo turvallisuutta sinun ympäristössäsi. Pidä sitä syynä tutkia ilmastoa, älä lupauksena.
Käytännön seuraus: fasilitointitekniikka voi tehdä vain rajallisen määrän asioita. Psykologinen turvallisuus riippuu myös siitä, miten johtajat käyttäytyvät istunnon ulkopuolella, joten suunnittele molempien tarkastelua.
Aseta ehdot ennen kuin kukaan puhuu
Yhdysvaltain armeijan AAR-harjoitusohje (TC 25-20, Johtajan opas jälkikäteen tehtäviin arviointeihin, 1993) kuvailee vuosittaista arviointia (AAR) ammattimaisena keskusteluna tapahtumasta, joka keskittyy suorituskykystandardeihin ja jonka avulla osallistujat voivat itse selvittää, mitä tapahtui, miksi se tapahtui ja miten vahvuuksia voidaan ylläpitää ja heikkouksia parantaa. Huomaa ilmaus "löytää itse". Arviointi, joka muuttuu huoneen korkeimman henkilön antamaksi tuomioksi, on erilainen purku.
Sovi näistä ehdoista etukäteen kirjallisesti osallistujien ohjaajien kanssa:
- Tarkoitus ja raja. Ilmoita, onko tämä arviointi tarkoitettu vain oppimista varten vai voidaanko mitään sanottua hyödyntää erillisessä virallisessa prosessissa. Jos rehellinen vastaus on "se riippuu tilanteesta", sano se suoraan. Ihmiset eivät ole rehellisiä epämääräisen vakuuttelun varassa.
- Hyväksytyt vastuut. Selvitä selvästi, mitä kukin rooli oli valtuutettu päättämään harjoituksen tai tapahtuman aikana. Henkilökunta voi rehellisesti arvioida päätöstä vain, jos he tietävät, oliko heidän oikeutensa tehdä se. Jos tiedot tai valtuudet olivat riittämättömät, oikea toimintatapa on sanoa siitä ja viedä asia eteenpäin, ja arvioinnissa tulisi käsitellä tätä hyvänä käytäntönä.
- Miten johtajat reagoivat. Henkilökunnan kanssa puhumisen harjoittelu on vasta puolet työstä. Esimiehet tarvitsevat vastaavan vastauksen: kiittää henkilöä, esittää jatkokysymyksen ja olla kommentoimatta henkilöä. Kerro heille ensin tiedot ja pyydä heitä puhumaan viimeisenä.
- Todisteet ensin. Kerää tapahtuman tiedot, aikajana, radio- tai lokitiedot ja mahdolliset harjoitusmerkinnät ennen harjoitusta. Puolustaminen usein täyttää puuttuvan todistusaineiston jättämän aukon.
Suunnittele käyttäytymiseen perustuva oppimisprosessi
Henkilökunnasta ei tule hyvää rehellisissä arvioinneissa osallistumalla sellaiseen. Hyvä suunnittelu alkaa halutusta käyttäytymisestä, johon sitten sovitetaan valmistautuminen, harjoittelu ja palaute. Carnegie Mellon Eberly Centerin ohjeet... arviointien, tavoitteiden ja opetusstrategioiden yhdenmukaistaminen ilmaisee asian hyvin: jos haluat ihmisten analysoivan, harjoittelevan ja arvioivan analyysia, ei vain muistavan. Se on suunnitteluohjeita oppimistoimintojen yhdenmukaistamiseksi, ei näyttöä mistään sektorin tuloksista tai alustasta.
Tässä tehtävässä toimintatapa on seuraava: analysoi tapahtunutta ja sovi oppimissuunnitelmasta. Bloomin termein se tarkoittaa soveltamista ja arvioimista. Nämä nimikkeet kuvaavat vaadittua ajattelua, eivät toteutusmuotoa, eivätkä ne selitä motivaatiota. Jos joku ei puhu, Bloom ei kerro miksi.
Toimivassa matkassa on kolme vaihetta:
| Vaihe | Oppijan toiminta | Todisteet ja toimitus |
|---|---|---|
| Valmistelu | Tarkista tapauksen perustana olevat käytännöt, menettelytavat ja käsitteet. Tee lyhyt diagnostiikka varmistaaksesi ennakkoedellytysten täyttymisen. | Kohdennettua omaan tahtiin etenevää opiskelua. Kertaustarkistus vahvistaa vain esitietovaatimusten täyttymisen, ei kykyä suorittaa kertaus. |
| Käytäntö | Analysoi tapaus: kerro, mitä tapahtui, mainitse todisteet, nimeä epävarmat kohdat ja ehdota oppimistoimenpidettä. | Vuorovaikutteinen tai fasilitoitu tapausharjoittelu, jossa annetaan palautetta pohdinnan laadusta ja jatkotoimista. |
| Tarkista ja siirrä | Keskustele epäselvästä valinnasta livenä ja suorita sitten uusi tapaus tai ohjattu työtehtävä. | Live-valmennusta tai asynkronista arviointia tarpeen mukaan. Tarkista siirto sopivan työajan jälkeen. |
Omaan tahtiin valmistautuminen vapauttaa live-istunnon siihen osaan, joka vaatii ihmisiä huoneessa: monitulkintaisuuteen. Faktat voidaan oppia itse. Keskustelussa selvitetään, oliko osittaisten tietojen perusteella tehty päätös järkevä.
Työskentelytilanne ja purku
Harjoitusvaiheen ympärille voi rakentaa seuraavan tapauksen. Se on havainnollistava, ja pätevän yleisen turvallisuuden ammattilaisen tulisi validoida tapaus ja vastauskriteerit ennen kuin käytät sitä.
Tapaus. Tilanteen liennytysharjoituksessa lähetettiin reagointiryhmä jännittyneeseen ja täyteen julkiseen tilaan. Ryhmänjohtaja pyysi nuorempaa jäsentä pitämään yhteyttä kiihtyneeseen henkilöön, kun taas muu ryhmä koordinoi toimintaa radiolla toisen viranomaisen kanssa. Jälkeenpäin kirjallisessa pöytäkirjassa näkyy kuuden minuutin tauko eikä siinä mainita, kuka vahvisti luovutuksen. Tarkastuksessa ryhmä puolustaa tapahtumasarjaa, eikä pöytäkirjasta keskustella.
Mitä fasilitaattori pyytää osallistujaa tekemään. Selitä päätös, mainitse asiaankuuluvat todisteet ja yksilöi, mitä lisätietoja tai tukea tarvittiin.
Vahva vastus kuulostaa tältä.
- Mitä tein: "Jatkoin henkilön kanssa puhumista, koska olin ainoa, jonka kanssa olin suullisesti yhteydessä. En pysähtynyt kirjaamaan luovutusta."
- Todisteet, jotka minulla oli: "Kuulin radion, mutta en vahvistusta. Aikajanalla näkyy viimeinen nuottini ennen taukoa."
- Mitä en tiennyt ja mitä tarvitsin: "Olin epävarma siitä, oliko minulla valtuudet pyytää toista virastoa toistamaan luovutuksen. Selkeämmät ohjeet siitä olisivat auttaneet."
Miten vastaanottaja reagoi. Ohjaaja ei korjaa tai tuomitse. Hän kysyy: "Mikä teki siitä vaikeaa silloin?" ja "Mikä tekisi siitä helpompaa ensi kerralla?" Tiiminvetäjä lisää sitten oman kertomuksensa ja kertoo, mitä hän olisi voinut selventää. Vanhemman henkilön kuuleminen omasta aukostaan on usein se, mikä mahdollistaa toisen ja kolmannen panoksen.
Siirtokysymyksestä. Päätä yhdellä eteenpäin katsovalla kysymyksellä: "Mikä tekisi tämän käyttäytymisen toistamisesta helpompaa työssä?" Vastaukset ovat usein prosessipisteitä (luovutuksen vahvistusrivi lokissa, selkeämpi selvitys siitä, kuka voi pyytää uusintoja) pikemminkin kuin yksittäisiä puutteita. Nämä ovat perimmäiset syyt.
Rehellisyyttä suojelevat helpottavat toimet
Muutamat tavat tekevät eron tarkastelun ja kuulustelun välillä:
- Kysy avoimia "mitä" ja "miten" -kysymyksiä ennen kuin kysytään "miksi". "Miksi teit niin?" herättää puolustuksen. "Mitä näit siinä vaiheessa?" herättää selityksen.
- Kysy heikoimmista kohdista ensin fasilitaattorilta ja kokeneimmalta henkilöltä. Itsekritiikin mallintaminen on nopeampaa kuin sen pyytäminen.
- Chase aiheuttaa ensimmäisen vastauksen ohi. Jos selitys pysähtyy "joku teki virheen", kysy jatkuvasti, mikä prosessissa mahdollisti tuon virheen merkityksellisyyden. Yksilöllinen virhe on harvoin perimmäinen syy.
- Sulje nimetyillä toimilla, omistajilla ja päivämäärillä. Arvostelu, joka päättyy ilman oppimisprosessia, opettaa ihmisille, että arvostelut ovat teatteria.
Mittaa käyttäytymistä ja noudata ohjeita
Mistä tiedät, että oppijat pystyvät nyt analysoimaan tapahtunutta ja sopimaan oppimistoiminnasta? Etsi todisteita, älä läsnäoloa tai nautintoa:
- Heijastuksen laatu. Käytä arviointimatriisia ja pisteytä aiemmin näkemättömiä tapauksia tai todellisia arvioita siitä, ilmaisevatko osallistujat päätöksensä, viittaavatko he todisteisiin, nimeävätkö epävarmuustekijät ja ehdottavatko he tiettyä toimenpidettä.
- Jatkotoimien laatu. Ovatko sovitut toimenpiteet täsmällisiä, mitkä niistä on jo tehty ja mitkä on jo tehty? Seuraa niitä.
- Siirto työpaikalla. Vertaa lähtötilanteen arviointia myöhemmin käsittelemättömään tapaukseen, kun työssä on ollut riittävästi aikaa harjoitteluun.
Tässä on esimerkki arviointimatriisista. Pisteytä jokainen kriteeri asteikolla 0–2 ja mukauta kriteerejä pätevän asiantuntijan kanssa. Tämä on ehdotettu arviointimatriisi, ei validoitu valmiusstandardi.
| Kriteeri | Havaittavissa oleva näyttö |
|---|---|
| Tehtävän suorittaminen | Analysoi tapahtunutta ja sopii oppimistoimenpiteestä. Toimenpide ja sitä tukevat todisteet kirjataan muistiin. |
| perustelut | Selittää asiaankuuluvat rajoitteet, vaihtoehdot ja epävarmuuden. Pohdinta perustuu tietoihin. |
| Rajat | Käyttää hyväksyttyjä menettelytapoja ja hakee apua, kun tiedot tai auktoriteetti eivät riitä. |
Ankkurit: 0 = puuttuu tai ei tuettu; 1 = osittainen, olennaisin puuttein; 2 = täydellinen ja perusteltu sovittujen kriteerien perusteella. Määrittele kriittiset virheet erikseen, jotta kokonaispistemäärä ei koskaan peitä kriittistä vikaa.
Ole erityisen tarkkana yhden numeron kanssa: raportoinnin määrän. Jos arvioinneissasi ilmenee enemmän huolenaiheita sen jälkeen, kun olet muuttanut niitä, se voi tarkoittaa, että ihmiset tuntevat olonsa turvallisemmaksi, että enemmän menee pieleen tai että uusi lomake on helpompi täyttää. Raportoinnin lisääntyminen vaatii tulkintaa, ei juhlintaa. Yhdistä arviointikeskustelujen havainnointi prosessimuutoksiin ja seurantatoimiin, määrittele populaatio, nimittäjä ja ajoitus ennen aloittamista ja tarkista samanaikaisesti muut toiminnalliset muutokset ennen kuin liität mitään koulutukseen. Mittausohjeet, kuten CDC:n koulutusarviointiresurssit, ovat hyödyllisiä oppimisen ja siirron rajaamisessa, mutta ne eivät ennusta toiminnan parantamista.
Rajoitukset, jotka saattavat jäädä
Kaksi kysymystä kannattaa ottaa huomioon suunnittelussa.
Mitkä rajoitukset voivat säilyä, vaikka tehtävän suorituskyky paranisi? Auktoriteettigradientit, arviointikytkökset, työmäärä ja johtajien reagointitavat jälkikäteen voivat kaikki säilyä. Parempi fasilitointi ei muuta kannustimia. Jos ihmiset eivät vieläkään pysty olemaan rehellisiä, arviointimatriisisi osoittaa hyvää pohdintaa koulutushuoneessa ja hiljaisuutta kentällä.
Mihin tämä sopii ja mitä tehdä seuraavaksi
Aloita tehtävämatriisilla tai asiakaspolun pohjalla: valitse yksi toistuva harjoitus, kirjoita ylös haluamasi arviointikäyttäytyminen ja tarkista, että suunnittelusi jokainen vaihe harjoittelee ja arvioi kyseistä käyttäytymistä. Testaa sitä sitten koulutusvastaavan ja operatiivisen asiantuntijan kanssa ennen sen toteuttamista.
AhaSlides tukee vuorovaikutteista oppimista, mukautuvaa oppimista ja siirtymistä reaaliaikaisen ja omaan tahtiin tapahtuvan koulutuksen välillä. Jos haluat nähdä, miten ne käsittelisivät yllä olevan kaltaisen arvioinnin, varaa AhaSlides-demo ja pyydä tiimiä käymään se läpi omaa tapaustasi vasten. Vahvista demon aikana tarvitsemasi erityiset sisällöntuotanto-, palaute- ja raportointitoiminnot ja käsittele tekoälyä, VR:ää, simulaattoreita ja integraatioita ulkoisina tai vahvistamattomina, kunnes olet nähnyt niiden toimivan.
