Täydellisen tapahtuman suunnittelu voi tuntua ylivoimaiselta, ja siinä se on tapahtumanjärjestäjät käy peremmälle.
Haaveiletpa sitten elämäsi häistä, vuosipäiväjuhlien järjestämisestä tai yrityskonferenssin järjestämisestä, tapahtumanhallintayritys voi muuttaa visiosi kokemukseksi, jota ihmiset eivät unohda.
Keep reading the article to know what exactly an event management company is, their role, plus tips to choose the best one and what the red flags are to avoid.
Sisällysluettelo
Yleiskatsaus
Mitä tapahtumanjärjestäjäyrityksellä tarkoitetaan? | Tapahtumanjärjestäjä voi vastata kaikista tärkeistä järjestelytehtävistä tapahtuman onnistumisen edistämiseksi, mikä auttaa sinua keskittymään tapahtuman sisältöön ja vieraisiin. |
Mitä tapahtumayritys tekee? | Suunnittelee, organisoi ja koordinoi monia tapahtumia asiakkailleen. |
Mikä on Tapahtumanhallintayhtiö?
Suunnitellessa kaiken mittakaavan tapahtumaa häistä yrityksen kokoukseen, tapahtumanjärjestäjä voi varmistaa, että kaikki sujuu saumattomasti.
Tapahtumasuunnittelijat työskentelevät läheisessä yhteistyössä asiakkaiden kanssa ymmärtääkseen heidän tarpeitaan, tavoitteitaan ja budjettiaan. Sitten he laativat kokonaisvaltaisen tapahtumasuunnitelman, joka on räätälöity asiakkaan visioon, jotta asiakkaalla on mielenrauha, että heidän tapahtumavisioistaan tulee ikimuistoinen todellisuus.
Mikä on Tapahtumanhallintayhtiön Tehtävä?
Tapahtumanjärjestäjän tavoitteita on monia, kuten erinomaisen tapahtuman järjestäminen, joka täyttää asiakkaiden kaikki vaatimukset. Tapahtumanjärjestäjän ensisijainen tehtävä on suunnitella, koordinoida ja toteuttaa onnistuneita tapahtumia asiakkaidensa puolesta. He hoitavat kaiken logistiikan ja yksityiskohdat, jotta asiakkaat voivat keskittyä nauttimaan tapahtumastaan organisaatiosta huolehtimisen sijaan.
Tapahtumajärjestäjäyrityksen avaintehtäviä ovat mm.👇
#1 - Ideoi ja suunnittele tapahtuma - He työskentelevät asiakkaiden kanssa ymmärtääkseen tapahtuman vision, tavoitteet ja budjetin, minkä jälkeen he laativat kattavan suunnitelman vision toteuttamiseksi.
#2 - Turvaa tapahtumapaikka ja neuvottele sopimukset - He etsivät mahdollisia paikkoja, vertailevat vaihtoehtoja sijainnin, tilan, tilojen, hinnoittelun ja saatavuuden perusteella, varmistavat parhaan ja neuvottelevat sopimukset asiakkaan puolesta.
#3 - Koordinoi toimittajat ja myyjät - He tunnistavat, valitsevat, varaavat ja hallitsevat kaikki tarvittavat toimittajat, kuten pitopalvelut, valokuvaajat, sisustajat, vuokralaiset jne. varmistaakseen, että kaikki toimii sujuvasti.
#4 - Hallinnoi tapahtuman budjettia - He laativat budjetin, seuraavat kuluja ja etsivät tapoja säästää kustannuksia samalla kun asiakkaan tavoitteet saavutetaan.
#5 - Luo aikajanat ja aikataulut - He laativat yksityiskohtaisia aikatauluja ja varasuunnitelmia varmistaakseen, että tapahtuma etenee suunnitellusti.
#6 - Viihteen suunnittelu - He järjestävät esityksiä, puhujia tai aktiviteetteja osana tapahtuman ohjelmaa.
#7 - Sisustus ja opasteet - He tilaavat tarvittavat koristeet, liinavaatteet, kukat, lavasteet ja tarvittavat kyltit.
#8 - Palkkaa ja hallinnoi tapahtumahenkilöstöä - He etsivät, varaavat ja hallinnoivat kaiken väliaikaisen henkilöstön, jota tarvitaan tapahtuman järjestämiseen.
#9 - Suorita tapahtumasuunnitelma virheettömästi - Tapahtumapäivänä he valvovat asennusta, hallitsevat kaikkia toimittajia, tekevät vianmäärityksen ja varmistavat, että ohjelma etenee suunnitellusti.
#10 - Seuranta tapahtuman jälkeen - He hoitavat tehtäviä, kuten laitteiden palautuksen, laskujen maksamisen, kiitoskirjeiden lähettämisen, onnistumisten ja kehittämiskohteiden arvioinnin.
Tips For Better Event Management
Etsitkö lisää hauskaa tapahtuman aikana?
Kerää yleisösi hauskalla tietokilpailulla AhaSlides. Rekisteröidy osallistuaksesi ilmaiseen tietokilpailuun AhaSlides mallikirjasto!
🚀 Nappaa ilmainen tietovisa☁️
Kuinka valita paras tapahtumanjärjestäjä
Parhaan tapahtumanjärjestäjän etsintä saattaa viedä aikaa, mutta näillä realistisilla vinkeillä ne ovat aivan oven edessä🚪
#1 - Kokemus - Harkitse yrityksiä, jotka ovat onnistuneesti toteuttaneet monia samanlaisia tapahtumia kuin sinun. Heillä on prosessi alaspäin ja he osaavat käsitellä yleisiä ongelmia.
#2 - Portfolio - Käy läpi esimerkkejä yrityksen suunnittelemista ja johtamista menneistä tapahtumista. Etsi laatua, luovuutta ja huomiota yksityiskohtiin, jotka sopivat visioosi.
#3 - Viitteet - Pyydä ja tarkista referenssejä aiemmilta asiakkailta varmistaaksesi, että yritys pitää lupauksensa ja käsittelee asiat ammattimaisesti.
#4 - Erikoistuminen - Jotkut yritykset keskittyvät yritystapahtumiin, kun taas toiset ovat erikoistuneet häihin. Valitse sellainen, jolla on kokemusta ja tarvittavat resurssit, jotka on räätälöity tapahtumatyyppiisi.
#5 - Joukkue - Tapaa tapahtumanhallintatiimin avainjäseniä, jotka suunnittelevat ja toteuttavat tapahtumasi. Arvioi heidän ammattitaitonsa, reagointikykynsä ja tarpeidesi ja visiosi ymmärtäminen.
#6 - Sopimus ja hinnoittelu - Vertaa useita ehdotuksia (vähintään 3) saadaksesi parhaat sopimusehdot ja hinnat. Varmista, että työn laajuus on selkeä ja ymmärrät kaikki maksut.
#7 - Maine - Tarkista arvostelut, palkinnot (jos sellaisia on), sen asema tapahtumaalan organisaatioissa ja kuinka kauan yritys on toiminut legitiimiyden ja laadun indikaattoreina.
#8 - Viestintä - Yrityksen tulee kuunnella tarkasti tarpeitasi, vastata kaikkiin kysymyksiisi ja vastata pyyntöihin ripeästi. Hyvä viestintä on avain onnistuneeseen työsuhteeseen.
#9 - Joustavuus - Parhaat yritykset ovat valmiita räätälöimään palveluitaan budjettisi ja mieltymystesi perusteella sen sijaan, että pysyisivät tiukasti vakiomallista.
#10 - Läpinäkyvyys - Vaadi täyttä avoimuutta budjeteissa, sopimuksissa, aikatauluissa ja suunnitelmissa. Vältä yrityksiä, jotka ovat salaisia tai kieltäytyvät jakamasta tietoja.
#11 - Kriisinhallinta - Miten he käsittelevät odottamattomia ongelmia? Vahvan kriisinhallintakokemuksen omaava yritys auttaa välttämään katastrofeja.
#12 - Innovaatio - Ovatko he avoimia uusille ideoille ja ratkaisuille saavuttaaksesi tavoitteesi luovilla tavoilla? Edistykselliset yritykset edistävät uusia tuloksia.
#13 - Vakuutus - Onko heillä tarvittava vakuutus, mukaan lukien vastuuvakuutus tapahtumaasi varten? Tämä suojaa sinua riskeiltä ja vaatimuksilta.
#14 - Arvot - Ovatko heidän liiketoimintatapansa ja yrityksen arvot linjassa organisaatiosi kulttuurin kanssa? Kulttuurinen sopivuus johtaa keskinäiseen ymmärrykseen.
#15 - Tekniikka - Ovatko he tekniikkataitoja ja seuraavat aina alan trendien parhaita käytäntöjä? Hyödyntävätkö he teknologiaa, kuten projektinhallintaohjelmistoja, pitämään suunnitelmat järjestyksessä ja aikataulussa? Tekniikka parantaa tehokkuutta.
Etsi tapahtumanhallintayritystä, jolla on asianmukainen kokemus ja todistettu kokemus, hyvä maine ja joustavuus, kommunikaatio ja läpinäkyvyys, joita tarvitaan ainutlaatuisen visiosi toteuttamiseen ja erityistapahtumasi odotusten ylittämiseen.
Mitä tulee välttää tarkasteltaessa tapahtumanhallintaehdotuksia?
Joissakin tapahtumanhallintayrityksissä on tiettyjä punaisia lippuja, joita sinun on varottava. Sen välttäminen väistäisi luodin suoritusvaiheessa myöhemmin.
• Epämääräistä tai yleistä kieltä - Ehdotukset, jotka eivät koske erityisesti tapahtuman tavoitteita, budjettivaatimuksia tai aikajanaa, ovat punainen lippu. Varo yrityksiä, jotka käyttävät yleistä kieltä ehdotuksen mukauttamisen sijaan.
• Epäselvä tai määrittelemätön työn laajuus - Vältä yrityksiä, jotka eivät täsmennä tarkasti, mitä palveluja ne tarjoavat ja mitkä tehtävät jätetään ehdotuksen ulkopuolelle. Soveltamisalan tulee olla yksityiskohtainen ja kattava.
• Liialliset lisäkulut - Varo ehdotuksia, joissa on ylimääräisiä maksuja, joita ei ole erikseen mainittu, kuten polttoainelisämaksuja, hallinnollisia maksuja tai maksujen käsittelykulut. Näiden kaikkien tulee olla läpinäkyviä ja selkeästi selitettyjä.
• Kieltäytyminen vastaamasta kysymyksiin - Jos yritys välttää vastaamasta kysymyksiisi suunnittelun yksityiskohdista, sopimuksista tai hinnoittelusta, se tarkoittaa todennäköisesti sitä, että se salaa jotain. Avoimuus on tärkeää luottamuksen rakentamiseksi.
Examples of Events that an Event Management Company Can Plan
• Häät - Häiden suunnittelu ja toteutus on monen tapahtumanjärjestäjän ydinpalvelu. He hoitavat kaikki suunnittelun osa-alueet paikan valinnasta kutsuihin ja päivän koordinointiin.
• Konferenssit ja messut - Tapahtumayritykset voivat järjestää suuria yritystapahtumia, kuten konferensseja, seminaareja, huippukokouksia, tuotelanseerauksia ja messuja. He hoitavat rekisteröinnin, puhujien koordinoinnin, paikan logistiikan, cateringin ja rekisteröinnin.
• Tuote lanseerataan - Tapahtumapäälliköt voivat luoda mukaansatempaavia, kuhinan arvoisia tapahtumia julkistaakseen yleisölle uusia tuotteita tai palveluita. He suunnittelevat aktiviteetteja, esityksiä ja myynninedistämiselementtejä, kuten elävät kyselyt ja tietokilpailuja herättämään jännitystä.
• Varainkeräykset ja hyväntekeväisyystapahtumat - Non-profit events like charity balls, runs/walks, and donations are other common event types managed by event companies. They focus on maximising attendance and funds raised.
• Yritysjuhlat - Event companies assist with planning and managing company holiday parties, summer outings, retirement celebrations and other types of employee social events. They arrange activities and catering.
• Palkintojenjakotilaisuudet ja gaalat - Planning award shows, gala dinners, and black-tie events is another speciality for some full-service event management companies. They handle the decor, seating charts, gift baskets and speeches.
• Tuotemallit - Yrityksille, jotka suunnittelevat tuotevalikoiman esittelyä, tapahtumasuunnittelijat voivat suunnitella interaktiivisia esityksiä, koeajoja, makutestejä ja muita vaikuttavia tapoja esitellä tuotetta potentiaalisille asiakkaille.
Event management companies plan events of various sizes and types, ranging from intimate weddings to large corporate conferences, fundraisers, parties, product launches and more - basically, any planned event where professional coordination and logistics are needed to achieve a client's objectives.
Takeaways
Asiantuntevan tapahtumanjärjestäjän palkkaaminen muuttaa perusvision kokemukseksi, josta ihmiset eivät lakkaa puhumasta vuosiin.
Heidän hallintansa vapauttaa sinut logistisista päänsärkyistä, jotta voit elää täysin armollisen isännän roolissa. Kuvittele tapahtumatila täydellisesti järjestettynä, ja innostuneet vieraat nauttivat herkullisesta tarjoilusta ja upeasta viihteestä - samalla kun kuljet huoneessa ja sinulla on aikaa seurustella kaikkien kanssa. Upeaa eikö?
Haluatko tehdä tapahtumastasi interaktiivisemman? Yrittää AhaSlides päästäksesi sarjaan jäänmurtajia, kyselyitä ja tietokilpailuja, jotka nostavat istunnon uudelle tasolle.