Tapahtuma-ala kasvaa, ja yritysten budjetit seuraavat perässä. Yhä useammat yritykset järjestävät enemmän kasvokkain tapahtuvia kokoontumisia kuin kolme vuotta sitten, ja tämä trendi pikemminkin kiihtyy kuin kääntyy.
Kasvu tekee vankasta toteutuksesta entistä tärkeämpää, ei vähemmän tärkeää. Kun kilpailijat järjestävät enemmän tapahtumia, huonosti organisoitu tapahtuma erottuu joukosta. Tämä opas kattaa yritystapahtumien suunnittelun kaikki vaiheet tavoitteen asettamisesta tapahtuman jälkeisen datan analysointiin muodossa, jota voit todella käyttää.
Vaihe 1: Määrittele tavoite ennen kaikkea muuta
Jokainen muu tässä oppaassa esitetty päätös kumpuaa yhdestä kysymyksestä: mitä tämän tapahtuman on saavutettava?
Yritystapahtumat jakautuvat yleensä muutamaan kategoriaan. Tiimiytymistapahtumien tavoitteena on parantaa luottamusta ja yhteistyötä. Koulutustapahtumien tarkoituksena on siirtää tiettyjä taitoja tai tietoa. Asiakastapahtumat vahvistavat suhteita tai luovat uutta potentiaalia. Konferenssit ja huippukokoukset asemointivat yritystä, houkuttelevat osaajia tai luovat lehdistölle näkyvyyttä. Hybridi- tai kaikkien osapuolten kokoukset yhdistävät hajautettuja organisaatioita strategian ympärille.
Kirjoita yksi lause, joka kuvaa onnistuneen tapahtuman tuloksia. "Osallistujat saavat käyttökelpoisen tiedon kolmannen neljänneksen tuotekehityssuunnitelmastamme ja kolmesta konkreettisesta jatkotoimenpiteestä" on käyttökelpoinen tavoite. "Järjestää upea yritystapahtuma" ei ole.
Tämä tavoite määrittää myös onnistumismittarisi. Jos tapahtuma keskittyy koulutukseen, voit mitata tiedon säilymistä tilaisuuden jälkeisellä tietokilpailulla tai 30 päivän käyttäytymiskyselyllä. Jos kyseessä on asiakastapahtuma, oikea luku voi olla luotu myyntiputken määrä tai kokousten varausprosentti. Valitse mittari ennen tapahtumapaikan valitsemista.
Vaihe 2: Aseta budjetti ja ota huomioon varautumisvarat
Budjetti on rajoite, joka muokkaa kaikkia muita päätöksiä. Laadi se ajoissa ja varmista, että sinulla on raha-asioista vastaavan henkilön hyväksyntä, ennen kuin sitoudut mihinkään toimittajaan.
Tyypillinen yritystapahtuman budjetti jakautuu suurin piirtein näin:
Tilojen vuokraus muodostaa tyypillisesti 25–30 % kokonaiskuluista. Pitopalvelu ja juomat kattavat 30–35 %. AV- ja teknologiakulut ovat 15–25 %. Puhujat, viihde ja fasilitointi yhteensä muodostavat yleensä 5–10 %. Markkinointi ja painetut materiaalit kattavat toiset 5 %. Loput 10–15 % tulisi pitää ennakoimattomina kuluina ja käsitellä ne ei-neuvoteltavissa olevana eränä, ei valinnaisena puskurina.
Tuo viimeinen rivi on se, jonka useimmat uudet suunnittelijat ohittavat. Laitteiden rikkoutumiset, pitopalvelun peruutukset, arvioitua suurempi osallistujamäärä, paikan pysäköintimaksut, joista et tiennyt. Sisällytä varautumismahdollisuus budjettiin alusta alkaen sen sijaan, että hakisit hyväksyntöjä, kun jokin menee pieleen.
Erota myös kiinteät kustannukset (tilan vuokra, puhujapalkkiot) muuttuvista kustannuksista (pitopalvelu henkilöä kohden, painetut materiaalit osallistujaa kohden). Kiinteät kustannukset vaikuttavat riippumatta siitä, onko osallistujia 50 vai 150. Muuttuvat kustannukset ovat skaalautuvia. Jos osallistujamääräarviosi on epävarma, mallinna molemmat skenaariot ennen tilan koon määrittämistä.
Vaihe 3: Suunnitteluaikataulun laatiminen
Suurissa konferensseissa, messuilla tai usean päivän yritystapahtumissa 10–12 kuukauden toimitusaika on realistinen. Pienemmissä sisäisissä kokouksissa tai työpajoissa 5–6 viikkoa on usein toimiva aika. Yleissääntö on: mitä enemmän toimittajia mukana, sitä enemmän toimitusaikaa tarvitaan.
Kolmesta kuuteen kuukautta etukäteen varmista päivämäärä ja paikka, vahvista budjetti ja sisäinen hyväksyntä sekä etsi ja tee sopimukset puhujien, fasilitaattoreiden tai viihteen tekijöiden kanssa. Avaa ilmoittautuminen tai lähetä päivämäärät-listalle, kun esiintyjät on vahvistettu.
Kuudesta kahdeksaan viikkoa etukäteen viimeistele ohjelma ja esityslista, vahvista tarjoiluhenkilökunnan määrä ja ruokavaliovaatimukset, perehdytä AV-tiimi tekniseen vaatimukseen ja lähetä täydelliset kutsut tai muistutukset ilmoittautumisesta.
Kahden viimeisen viikon aikana vahvista kaikki toimittajien toimitukset ja yhteystiedot, viimeistele osallistujaluettelo ja logistiikkatiedot sekä valmistele mahdolliset materiaalit, diat tai painetut materiaalit. Tee paikan päällä vierailu, jos et ole tehnyt sitä äskettäin.
Viimeisten 48 tunnin aikana tee täydellinen läpikäynti paikan päällä olevan henkilökunnan kanssa, testaa kaikki virustorjuntaohjelmat ja tekniikka ennen kenenkään saapumista ja perehdytä kaikki tiimin jäsenet heidän rooleihinsa ja eskalointiprosesseihinsa.
Vaihe 4: Valitse ja vahvista paikka
Paikan valinta on budjetin ja logistiikan yhteentörmäyskohta. Muutamia asioita, jotka kannattaa varmistaa ennen allekirjoittamista:
Kapasiteettia. Useimmat tapahtumapaikat julkaisevat enimmäiskapasiteetin, joka viittaa palomääräyksiin, ei mukavuusalueeseen. Istumapaikoissa vähennä ilmoitetusta enimmäismäärästä noin 20–25 % saadaksesi realistisen työskentelyluvun.
AV- ja tekninen infrastruktuuri. Ota selvää, mitä vuokraan sisältyy verrattuna siihen, mitä sinun tarvitsee tuoda mukanasi. Wi-Fi-kaistanleveydellä on suuri merkitys, jos osallistujat käyttävät laitteita tai käytät interaktiivisia elementtejä.
Catering-politiikka. Joissakin paikoissa vaaditaan paikan päällä olevan catering-palvelun käyttöä. Toisissa taas ulkopuoliset toimijat ovat tervetulleita. Selvitä mitkä palveluntarjoajat ovat käytettävissä ennen kuin budjetoit ruokaa ja juomaa.
Saavutettavuus. Varmista fyysinen esteettömyys vammaisille osallistujille ja tarkista, onko tapahtumapaikalla esteettömät wc:t, pysäköintitilat ja sisäänkäynnit.
Peruutus- ja ylivoimaisen esteen ehdot. Lue varausmaksun ehdot ja peruutusmaksut ennen allekirjoittamista. Tiedä, mitä tapahtuu, jos tapahtumaa joudutaan siirtämään.
Hanki kaikki vahvistettu kirjallisesti. Suullinen sopimus sisältyvistä pöydistä tai luvatusta teknologiapaketista ei ole lainvoimainen.
Vaihe 5: Hallitse toimittajia projektin tavoin
Yritystapahtumiin osallistuu tyypillisesti useita toimittajia: pitopalvelu, AV-palvelut, sisustus, valokuvaus, kuljetus, turvallisuus ja usein kolmannen osapuolen tapahtumien hallinta-alusta. Jokainen on riippuvainen toiveistaan omalla aikataulullaan.
Toimiva lähestymistapa: käsittele toimittajien hallintaa samalla tavalla kuin käsittelisit projektinhallintaa. Jokainen toimittaja saa selkeän toimeksiannon, joka sisältää tuotokset, aikataulun, yhteystiedot ja etenemispolut. Aikataulutat tarkistukset riskiin suhteutettuina: viikoittain tapahtumapaikan ja pitopalvelun osalta kahden kuukauden kuluttua, useammin kahden viimeisen viikon aikana.
Laadi yksisivuinen toimittajan yhteystietolomake, jossa on nimi, rooli, matkapuhelinnumero ja yhden rivin yhteenveto heidän vastuualueistaan. Tätä asiakirjaa paikan päällä oleva tiimisi käyttää, kun tapahtumapäivänä klo 7 tapahtuu ongelmia.
Kysy jokaiselta toimittajalta nimenomaisesti: mitä tarvitset minulta ja milloin? Toimittajien epäonnistumiset johtuvat usein tapahtuman järjestäjän määräajan (henkilömäärän vahvistus, pohjapiirroksen hyväksyntä, ruokalistan valinta) laiminlyönnistä, eivät toimittajasta.
Vaihe 6: Laadi paikan päällä tapahtuva logistiikkasuunnitelma
Logistiikka on kuilu hyvän suunnitelman ja hyvän tapahtuman välillä. Useimmat järjestäjät aliarvioivat seuraavat tekijät:
Ilmoittautuminen ja sisäänkirjautuminen. 200 hengen tapahtuma, jossa on yksi lähtöselvityspiste, luo 20 minuutin jonon. Käytä joko useita pisteitä tai mobiilisovellusta lähtöselvitykseen. Testaa prosessia etukäteen.
Esityksen kulku. Yksityiskohtainen, aikakoodattu dokumentti, joka kattaa tapahtuman jokaisen vaiheen lastauksesta purkuun. Dokumentti sisältää tiedot siitä, kuka on vastuussa kustakin siirtymästä, mitä tapahtuu, jos puhuja on liian pitkä, ja milloin toimittajien on määrä saapua ja lähteä.
Varautumisprotokollat. Tunnista kolme todennäköisintä vikaantumiskohtaa (AV-häiriö, puhujan poisjäänti, tarjoilun viivästyminen) ja laadi jokaista varten kirjallinen varasuunnitelma. Kerro niistä tiimillesi ennen tapahtuman alkua.
Osallistujan kokemuksen tiedot. Kitkakohtia, joita osallistujat huomaavat: epäselvät kyltit, pitkät ilmoittautumisjonot, huono Wi-Fi, veden puute taukojen aikana, vaikeasti löydettävät wc:t. Nämä ovat yksityiskohtia, jotka muokkaavat sitä, miten ihmiset muistavat tapahtuman.
Hyödyllinen tarkistuslista päivän suunnittelua varten:
Saavu paikalle vähintään 90 minuuttia ennen ovien avaamista. Kävele läpi jokainen tila: ilmoittautumisalue, päätila, pienryhmätilat, tarjoilutilat ja wc-tilat. Varmista, että tarjoilujen toimitus vastaa tilausta. Testaa audiovisuaalista esitysmateriaalia varsinaisilla esitystiedostoilla, ei paikkamerkeillä. Opasta ilmoittautumistiimiä sisäänkirjautumisprosessissa ja mahdollisten VIP-vieraiden saapumisessa. Varmista, että kaikkiin toimittajien yhteyshenkilöihin voi ottaa yhteyttä matkapuhelimella. Pidä tulostettua esitettä saatavilla koko tapahtuman ajan.
Yksi asia kannattaa budjetoida selkeästi: logistiikasta vastaavan henkilön ei tulisi olla sama henkilö, joka esittelee, fasilitoi tai hallinnoi sidosryhmäsuhteita. Näiden roolien kaksoistehtävien hoitaminen aiheuttaa varmasti ongelmia molemmissa.
Vaihe 7: Tapahtuman jälkeinen arviointi
Tapahtuma on ohi. Useimmat järjestäjät huokaisevat helpotuksesta ja jatkavat eteenpäin. Ne, jotka järjestävät jatkuvasti parempia tapahtumia, tekevät vielä yhden asian: he sulkevat kierteen.
Lähetä osallistujakysely 48 tunnin kuluessa. Pidä se lyhyenä: enintään 5 kysymystä. Käsittele kokonaistyytyväisyyttä, arvokkainta osaa, vähiten arvokasta osaa, yhtä asiaa, jonka he muuttaisivat, ja sitä, osallistuisivatko he uudelleen. Vastausprosentti laskee jyrkästi 48 tunnin jälkeen, joten lähetä se nopeasti.
Arvioi omaa suoritustasi vaiheessa 1 asettamaasi tavoitetta vasten. Saavuttiko tapahtuma sen, minkä sen piti saavuttaa? Jos tavoitteena oli taitojen siirto, mitä arviointipisteet osoittavat? Jos tavoitteena oli prosessi, mitä tapaamisia varattiin? Jos tavoitteena oli tiimin yhteenkuuluvuus, mitä kysely kertoo yhteydestä ja luottamuksesta?
Dokumentoi, mikä toimi ja mikä ei, riittävän yksityiskohtaisesti, jotta joku muukin voi käyttää muistiinpanoja. Esitysdokumentti, toimittajayhteystiedot, budjetin toteutumat ja osallistujien palaute tulee arkistoida yhdessä.
Lopuksi: keskustele tapahtuman järjestäneen tiimin kanssa viikon sisällä, kun muisti on vielä tuore. Näkemykset, jotka estävät ensi vuoden ongelmat, tulevat paikan päällä olleilta ihmisiltä, eivät tapahtuman jälkeisestä kyselystä.
Interaktiivisten yritystapahtumien järjestäminen AhaSlidesin avulla
Hetki, jolloin useimmat yritystapahtumat menettävät tilaa, on se hetki, kun esityksestä ei kysytty kysymyksiä 45 minuutin aikana. Vuorovaikutuksen sisällyttäminen ohjelmaan alusta alkaen estää tämän.
AhaSlides integroituu suoraan esityksiin ja toimii osallistujien puhelimissa liittymislinkin kautta, ilman sovelluksen lataamista. Live-kyselyt antavat esittäjille reaaliaikaisen käsityksen siitä, mitä huoneessa olijat ajattelevat, ennen kuin he siirtyvät seuraavaan aiheeseen. Sanapilvet nostavat esiin ihmisten mielessä olevat asiat ilman, että kenenkään tarvitsee puhua ensin. Anonyymi kysymys- ja vastaustoiminto antaa osallistujille mahdollisuuden esittää kysymyksiä, joita he eivät nostaisi esiin avoimessa keskustelussa, mikä on tärkeää istunnoissa, joissa huoneessa on laaja kokemusjakauma.
Tapahtuman jälkeisessä arvioinnissa ohjelman viimeisenä tehtävänä näytöllä tehty loppukysely on johdonmukaisesti parempi kuin seurantasähköposti. Ihmiset ovat edelleen huoneessa ja kiinnittävät edelleen huomiota, ja vastausprosentit heijastavat tätä.
Usein Kysytyt Kysymykset
Mitä on yritystapahtumien suunnittelu? Tapahtumasuunnittelu on prosessi, jossa organisoidaan ja koordinoidaan kaikkia strukturoidun kokoontumisen elementtejä: tapahtumapaikka, logistiikka, toimittajat, ohjelma ja osallistujakokemus; kaikki, jotta se toimii sujuvasti ja saavuttaa aiotun tavoitteensa.
Mitkä ovat tapahtumahallinnan 5 C:tä? Viisi C:tä ovat konsepti, koordinointi, hallinta, huipentuma ja lopetus. Ne kuvaavat tapahtuman koko kaaren alkuperäisestä ideasta toteutukseen ja tapahtuman jälkeiseen yhteenvetoon.
Paljonko yritystapahtuma maksaa? Pieni sisäinen kokous saattaa maksaa muutaman tuhannen dollarin. Keskikokoinen, 200–500 hengen konferenssi maksaa tyypillisesti 50 000–500 000 dollaria kaupungista, tapahtumapaikasta, tarjoilun laadusta ja ohjelmasta riippuen. Suuret tapahtumat voivat maksaa miljoonia. Suurin muuttuja on tapahtumapaikka ja ruoka ja juoma, jotka yhdessä muodostavat usein 55–75 % kokonaiskuluista.
Kuinka paljon etukäteen yritystapahtuma kannattaa suunnitella? Suurissa konferensseissa tai usean päivän tapahtumissa 10–12 kuukautta on realistinen aika. Pienemmissä työpajoissa tai sisäisissä kokouksissa 5–6 viikkoa voi toimia. Keskeinen muuttuja on toimittajien saatavuus: mitä enemmän toimittajia on mukana, sitä enemmän toimitusaikaa tarvitaan.
Mitä taitoja yritystapahtumasuunnittelija tarvitsee? Organisointi on perusta, mutta taito, joka erottaa hyvät suunnittelijat loistavista, on epäonnistumiskohtien ennakointi ennen niiden ilmenemistä ja suunnitelman laatiminen. Jokaisessa tapahtumassa jokin menee pieleen; kysymys kuuluu, oletko ajatellut sitä etukäteen.
