Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 pakollista asiaa tapahtuman onnistumisen varmistamiseksi

Sydämesi sykkii, kun kuvittelet pahimman tapauksen:

❗️ Kaiutin sairastuu minuutteja ennen lavalle astumista.

❗️ Tapahtumapäivänä tapahtumapaikaltasi katkeaa yllättäen virta.

❗️ Tai mikä pahinta – joku loukkaantuu tapahtumassasi.

Vatsaa jyskyttävät ajatukset pitävät sinut hereillä öisin.

Mutta kaoottisimmatkin tapahtumat voidaan hallita – jos suunnittelet huolellisesti ja järjestelmällisesti etukäteen.

Yksinkertainen tapahtumariskien hallinnan tarkistuslista voi auttaa sinua tunnistamaan mahdolliset ongelmat, valmistautumaan niihin ja lieventämään niitä ennen kuin ne suistavat tapahtumasi. Selvitetään tarkistuslistan 10 pakollista asiaa, jotta huoli muuttuu hyvin laadituksi toimintasuunnitelmaksi.

Sisällysluettelo

• Yleiskatsaus
• Mitä on tapahtuman riskinhallinta?
• Mitkä ovat 5 askelta riskien hallintaan tapahtumasuunnittelijana?
• Tapahtuman riskienhallinnan tarkistuslista
• 5 riskienhallinnan elementtiä?
• Tarkistuslista Tapahtumahallinnassa
• Takeaways
• Usein kysytyt kysymykset

Yleiskatsaus

Mitä on tapahtuman riskinhallinta?

Tapahtumariskien hallintaan kuuluu mahdollisten riskien tai ongelmien tunnistaminen, jotka voivat uhata tapahtumaa, ja sitten prosessien ja varotoimien käyttöönotto näiden riskien vähentämiseksi. Tämä auttaa tapahtumajärjestäjiä laatimaan valmiita valmiussuunnitelmia häiriöiden minimoimiseksi ja toipumaan nopeasti, jos ongelmia ilmenee. Tapahtumariskien hallinnan tarkistuslistaa käytetään myös varmistamaan, että kaikki mahdolliset uhat ylitetään.

Mitkä ovat 5 askelta riskien hallintaan tapahtumasuunnittelijana?

Tiedämme, että se on stressaavaa tapahtumasuunnittelijana kaikilla mahdollisilla mahdollisuuksilla. Säästä sinut liialliselta ajattelulta tekemällä täydellinen riskinhallintasuunnitelma tapahtumille noudattamalla 5 yksinkertaista vaihetta:

• Tunnista riskit – Mieti kaikki mahdolliset asiat, jotka voivat mennä pieleen tapahtumassasi. Harkitse tekijöitä, kuten tapahtumapaikkaongelmia, huonoa säätä, tekniikkahäiriöitä, kaiuttimien peruutuksia, ruokaongelmia, loukkaantumisia, vähäistä osallistumista jne. Ajattele laajasti ja aseta se aivoriihi työkalu pitääksesi ideat ennallaan.

• Arvioi todennäköisyys ja vaikutus – Arvioi jokaisen tunnistetun tapahtumariskin osalta, kuinka todennäköistä se on ja mikä vaikutus sillä voi olla tapahtumaasi. Tämä auttaa määrittämään, mitkä riskit vaativat perusteellisimmat torjuntasuunnitelmat.

• Kehitä varasuunnitelmia – Tärkeämmille riskeille luo erityiset varasuunnitelmat, ratkaisut ja varautumiset häiriön minimoimiseksi, jos riskit toteutuvat. Tämä voi edellyttää vaihtoehtoisten myyntipaikkojen, toimittajien, aikataulujen jne. vahvistamista.

• Määritä vastuita – Aseta yksi henkilö vastuuseen kunkin valmiussuunnitelman toteuttamisesta ja kerro roolit selkeästi tiimillesi. Tämä varmistaa, että joku ryhtyy toimiin, jos riski todella tapahtuu.

• Harjoittele suunnitelmiasi – Käy läpi mahdolliset skenaariot tunnistaaksesi aukkoja tapahtumariskinhallintasuunnitelmissasi. Ryhmäsi kouluttaminen reagoimaan erilaisiin tilanteisiin lisää itseluottamusta, jotta he voivat onnistuneesti hallita tapahtumapäivänä ilmeneviä ongelmia.

Vinkkejä parempaan sitoutumiseen

• Tapahtumahallinta
• Tapahtuman suunnittelu
• Yritysten verkottuminen

Tapahtuman riskienhallinnan tarkistuslista

Mitä yleisiä asioita tapahtumariskien hallinnan tarkistuslistan tulee kattaa? Etsi inspiraatiota alla olevista tapahtumariskien tarkistuslistaesimerkeistämme.

#1 – Paikka
☐ Sopimus allekirjoitettu
☐ Luvat ja lisenssit hankittu
☐ Pohjapiirros ja asennusjärjestelyt vahvistettu
☐ Ateriapalvelut ja tekniset vaatimukset määritelty
☐ Varapaikka tunnistettu ja valmiustilassa

#2 – Sää
☐ Ankara sään seuranta- ja ilmoitussuunnitelma
☐ Tarvittaessa teltta tai vaihtoehtoinen suoja
☐ Järjestettiin tapahtuman siirtäminen sisätiloihin tarvittaessa

#3 – Tekniikka
☐ A/V ja muut tekniset laitteet testattu
☐ IT-tuen yhteystiedot saatu
☐ Paperitulosteet materiaaleista saatavilla varmuuskopiona
☐ Varasuunnitelma internet- tai sähkökatkon varalta

#4 – Lääketiede/Turvallisuus
☐ Ensiapulaukut ja AED saatavilla
☐ Hätäuloskäynnit on merkitty selvästi
☐ Hätätoimenpiteisiin koulutettu henkilökunta
☐ Turvallisuus/poliisin yhteystiedot käsillä

#5 – Kaiuttimet
☐ Bios ja kuvat vastaanotettu
☐ Varakaiuttimet valittu
☐ Puhujien varasuunnitelma toimitettu

#6 – Läsnäolo
☐ Minimiläsnäoloraja vahvistettu
☐ Peruutusehdot on ilmoitettu
☐ Palautussuunnitelma voimassa, jos tapahtuma peruuntuu

#7 - Vakuutus
☐ Voimassa yleinen vastuuvakuutus
☐ Vakuutustodistus hankittu

#8 – Dokumentaatio
☐ Kopiot sopimuksista, luvista ja lisensseistä
☐ Kaikkien myyjien ja toimittajien yhteystiedot
☐ Tapahtuman ohjelma, agenda ja/tai matkasuunnitelma

#9 – Henkilöstö/vapaaehtoiset
☐ Henkilökunnalle ja vapaaehtoiselle osoitetut roolit
☐ Varmuuskopiot saatavilla täytettäväksi no-show
☐ Hätätoimenpiteiden ja valmiussuunnitelmien koulutus suoritettu

#10 – Ruoka ja juoma
☐ Pidä saatavilla varmuuskopiot pilaantuvista tarvikkeista
☐ Vaihtoehtoisia ruokavaihtoehtoja valmistettuna viivästyneen/virheellisen tilauksen/allergisten vieraiden varalta
☐ Saatavilla ylimääräisiä paperituotteita, astioita ja tarjoiluvälineitä

#11 – Jäte ja kierrätys
☐ Jäteastiat ja kierrätysastiat jaettu
☐ Roolit kerätä roskia tapahtuman aikana ja sen jälkeen

#12 – Menettelyt valitusten käsittelemiseksi
☐ Henkilökunnan jäsen, joka on nimetty käsittelemään osallistujien valituksia
☐ Protokolla ongelmien ratkaisemiseksi ja tarvittaessa hyvityksen/korvauksen tarjoamiseksi

#13 – Hätäevakuointisuunnitelma
☐ Evakuointireitit ja kohtaamispaikat valmisteltu
☐ Sijoita henkilökuntaa uloskäyntien lähelle

#14 – Kadonneen henkilön protokolla
☐ Kadonneista lapsista/vanhuksista/vammaisista vastaava henkilökunta nimetty
☐ Alaikäisten vanhempien/huoltajien yhteystiedot hankittu

#15 – Tapahtumaraportointi
☐ Tapaturmailmoituslomake, joka on luotu henkilöstölle mahdollisten hätätilanteiden dokumentoimiseksi

Mitkä ovat riskienhallinnan viisi elementtiä?

Riski ei ole vain huonoa tuuria – se on osa jokaista hanketta. Mutta oikean tapahtumariskin hallintasuunnitelman avulla voit kesyttää kaaoksen riskin ja muuttaa uhat mahdollisuuksiksi. Viisi lähestymistapaa riskienhallintaan ovat:

• Riskien tunnistaminen – Ajattele pieniä asioita, kuten teknisiä häiriöitä… aina täydelliseen katastrofiin asti. Riskien listaaminen saa ne pois päästäsi paperille, jossa voit kohdata ne.

• Riskin arviointi– Arvioi jokainen riski ymmärtääksesi, mikä niistä on suurin uhka. Mieti: Kuinka todennäköistä on, että tämä tapahtuu? Mitä vahinkoa siitä voi seurata? Riskien priorisointi keskitä ponnistelusi asioihin, joilla on todella merkitystä.

• Riskinhallintatoimenpiteitä – On suunnitelmia taistella takaisin! Harkitse tapoja vähentää riskin esiintymisen mahdollisuuksia, vähentää vaikutusta, jos se tapahtuu, tai molempia. Mitä enemmän voit heikentää riskejä etukäteen, sitä vähemmän ne häiritsevät sinua.

• Riskien seuranta – Kun alkuperäiset suunnitelmasi ovat valmiit, pysy valppaana. Tarkkaile merkkejä uusien riskien ilmaantumisesta tai vanhojen riskien muuttumisesta. Muokkaa strategioitasi tarpeen mukaan pysyäksesi muuttuvan uhkamaiseman mukana.

• Riskien raportointi – Jaa riskit ja suunnitelmat tiimisi kanssa. Muiden tuominen kiertoon saa sisäänoston, paljastaa heikkoudet, jotka olet ehkä jäänyt huomaamatta, ja jakaa vastuun riskien hallinnasta.

Mikä on tapahtumahallinnan tarkistuslista?

Tapahtumahallinnan tarkistuslistalla tarkoitetaan luetteloa asioista tai tehtävistä, jotka tapahtuman järjestäjät varmistavat, että ne on valmistettu, järjestetty tai suunniteltu ennen tapahtumaa.

Kattava riskienhallinnan tarkistuslista auttaa varmistamaan, että mitään tärkeää ei jää huomiotta, kun järjestät tapahtuman onnistuneeseen toteuttamiseen tarvittavat yksityiskohdat.

Tarkistuslistat ovat hyödyllisiä tapahtumien hallinnassa, koska ne:

• Tarjoa selkeyttä ja rakennetta – Ne asetetaan järjestyksessä, jossa kerrotaan kaikki, mitä pitää tehdä, joten mikään ei putoa halkeamien läpi.

• Kannusta perusteelliseen valmisteluun – Tavaroiden tarkistaminen motivoi järjestäjiä varmistamaan, että kaikki järjestelyt ja varotoimet ovat kunnossa ennen tapahtuman alkua.

• Paranna viestintää – Tiimit voivat jakaa ja määrittää tarkistuslistakohteita varmistaakseen, että kaikki ymmärtävät roolinsa ja vastuunsa.

• Tukee johdonmukaisuutta – Saman tarkistuslistan käyttäminen toistuviin tapahtumiin auttaa ylläpitämään standardeja ja löytämään parannettavia kohtia joka kerta.

• Paljasta aukkoja tai heikkouksia – Valitsemattomat kohteet korostavat unohdettuja asioita tai vaativat enemmän suunnittelua, jotta voit käsitellä niitä ennen kuin ongelmia ilmenee.

• Helpottaa luovutuksia – Tarkistuslistan luovuttaminen uusille järjestäjille auttaa heitä ymmärtämään kaiken, mitä on tehty aikaisempien onnistuneiden tapahtumien suunnittelussa.

Takeaways

Näiden tapahtumien riskienhallinnan tarkistuslistan lisäominaisuuksien ansiosta olet hyvin valmistautunut taistelukentälle! Valmistautuminen muuttaa mahdollisen kaaoksen rauhalliseksi itseluottamukseksi. Joten lisää jokainen kohde luetteloosi. Rajaa ne yksitellen pois. Katso, että tarkistuslista muuttaa huolen valtaan. Koska mitä enemmän ennakoit, sitä paremmat riskit antautuvat huolelliseen suunnitteluun ja valmisteluun.