Tervetuloa tuottavien kokousten maailmaan! Ammattilaisina me kaikki tiedämme, kuinka tärkeitä kokoukset ovat tulosten saavuttamiseksi, päätösten tekemiseksi ja oikeilla jäljillä pysymiselle. Kaikki eivät kuitenkaan ole hyvälaatuisia ja ovat suositeltavia.
Usein kun kysytään kokouksista, monet ihmiset reagoivat päätä pudistaen tai ärtyneisiin huokauksiin tehottomuutensa vuoksi. He joutuvat jumissa tuottamattomiin istuntoihin, jotka kuluttavat heidän energiaansa ja aikaa. Siksi tänään aiomme oppia kuinka pitää hyvä kokous!
Aloitetaan!
Aloita kokouksesi kanssa AhaSlides.
Hanki ilmaisia malleja kokouksiasi varten! Rekisteröidy ilmaiseksi ja ota mitä haluat mallikirjastosta!
🚀 Luo ilmainen tili ☁️
Mikä tekee hyvän kokouksen?
Kokoukset ovat kiistatta olennainen osa liiketoimintaa tai organisaatiota. Ne ovat foorumi, jossa ihmiset voivat kokoontua yhteen, vaihtaa ajatuksia, tehdä päätöksiä ja työskennellä yhteisen tavoitteen eteen.
Hyvä kokous on sellainen, joka on hyvin organisoitu, tuottava, saavuttaa halutut tulokset ja saa kaikki osallistujat tuntemaan itsensä kuulluiksi ja arvostetuiksi.
Tässä on joitain tekijöitä, jotka luovat hyvän kokouksen:
- Sillä on selkeä tarkoitus. Hyvä kokous alkaa selkeällä asialistalla, jossa kerrotaan sen tarkoitus sekä kokouksen tavoitteet ja odotetut tulokset, mikä auttaa pitämään kokouksen raiteilla ja varmistaa, että kaikki osallistujat ovat tietoisia tehtävistään.
- Se edistää tehokasta viestintää. Hyvä tapaaminen edellyttää tehokasta viestintää. Kaikilla osallistujilla on mahdollisuus ilmaista ajatuksiaan ja ideoitaan, ja keskustelua tulee rohkaista aktiivisella kuuntelulla ja kunnioittavalla dialogilla.
- Sillä on selkeät tulokset ja seurantatoimet. Ilman näitä kokous on tuottamaton ja tehoton, koska osallistujat eivät ole varmoja seuraavista vaiheistaan. Sieltä on vaikea saada tehokkuutta mihinkään seurantakokoukseen.
Lisää vinkkejä AhaSlides
- Kokoukset liiketoiminnassa | 10 yleistä tyyppiä ja parasta käytäntöä
- Paras tapa isännöidä Esittelykokoukset
- 11 askelta menestyksekkääseen suoritukseen Strategisen johdon kokous
8 vinkkiä hyvän kokouksen järjestämiseen
Tietysti pitääksesi yllä mainitun kaltaisen hyvän kokouksen etkä hukkaa osallistujien aikaa ja vaivaa, sinun on tietysti harkittava valmistelua ja seurantaa ennen kokousta, kokouksen aikana ja sen jälkeen. Näiden vaiheiden huomioiminen takaa sujuvan ja onnistuneen lopputuloksen.
Ennen kokousta - Hyvää kokousta
1/ Määritä kokouksen tarkoitus ja tyyppi
Kokouksen tarkoitus, tavoitteet ja tyyppi on määriteltävä ja varmistettava, että kaikki osallistujat ymmärtävät sen. Kukaan ei halua tulla kokoukseen 10 minuutiksi tietämättä vastuustaan ja siitä, mistä tässä keskustellaan. Jotkin tapaamiset palvelevat vain tiettyjä tarkoituksia, kuten
- Päätöksentekokokoukset. Niitä tehdään, kun päätöksiä ja toimia tarvitaan.
- Ongelmanratkaisutapaamiset. Heitä kutsutaan etsimään ratkaisua ongelmaan/kriisiin.
- Aivoriihi kokoukset. Ne ovat paikka kerätä uraauurtavia uusia ideoita jäsenten panoksilla.
2/ Pidä esityslista
Varmista, että sinulla on a kokouksen esityslista ja lähetä se ennen kokousta kaikille osallistujille, mikä auttaa osallistujia ymmärtämään kokouksen tarkoituksen, tavoitteet ja odotetut tulokset. Se toimii myös oppaana, joka auttaa heitä keräämään ennakoivasti tarpeellisia tietoja ja asiakirjoja, kuten raportteja, dataa, esityksiä tai muita asiaankuuluvia asiakirjoja.
3/ Laadi perussäännöt
Perussäännöt ovat suuntaviivoja tai normeja, joista kaikki osallistujat sopivat etukäteen ja jotka auttavat luomaan tuottavan ja kunnioittavan keskusteluympäristön. Niihin voi kuulua kannustaminen aktiiviseen kuunteluun, monimuotoisuuden kunnioittaminen, rajallinen keskusteluaika jne.
Kokouksen aikana - Hyvää kokousta
4/ Aloita jäänmurtajapelillä
Alkaen a luova jäänmurtaja on loistava tapa lievittää jännitystä ja saada kaikki oikeaan tunnelmaan tiimikokoukseen. Kiusallisten hiljaisuushetkien rikkominen kokouksen alussa voi auttaa luomaan tuottavan ja nautinnollisen istunnon sävyn.
Sen sijaan, että luottaisit vanhentuneisiin asioihin, voit osallistua keveisiin keskusteluihin, rennompiin keskusteluihin tai live-tietokilpailuun, joka voi olla erittäin hauska, luova, kilpailukykyinen ja helposti luotava muutamassa minuutissa. Joten miksi et kokeilisi jotain uutta?
5/ Luo tilaa yhteistyölle
Ryhmäkokous on arvokas tilaisuus keskustella ja tehdä päätöksiä ryhmässä. Sen sijaan, että yrittäisivät keksiä uusia ideoita paikan päällä, tiimin jäsenten tulisi tuoda valmiit raportit, ideat ja näkökulmat pöytään. Näin tiimi voi työskennellä yhdessä tehdäkseen hyvin harkitun ja järkevän lopullisen päätöksen.
Tämän jälkeen tiimi voi harkita suoran kyselyn tekemistä keskusteltuista ideoista ja reaaliaikaisen palautteen keräämistä elävät kyselyt monivalintakysymyksillä tai avoimilla kysymyksillä AhaSlides.
Ainutlaatuisen QR-koodin tai linkin avulla tiimin jäsenet pääsevät välittömästi käsiksi ja antamaan panoksensa, ja tulokset näkyvät suoraan näytöllä. Tämä auttaa välttämään ajanhukkaa ja varmistaa, että kaikki ideat taltioidaan reilusti.
6/ Pidä tiimisi mukana
Älä anna osallistujillesi mahdollisuutta häiritä huomioita pitämällä heidät sitoutuneina kokouksen aikana. Voit järjestää "online-pyöreän pöydän", jossa kaikki voivat osallistua ja antaa panoksensa. ujojen ihmisten kanssa? Älä huoli. Anonyymi Kysymyksiä ja vastauksia ratkaisee tämän ongelman.
Älä myöskään unohda antaa tilaa spontaanisuudelle. Koska terve ja aktiivinen tapaaminen on ihanteellinen paikka uusille ratkaisuille ja innovaatioille. Murtaa hidas ja stressaava ilmapiiri rohkaisemalla osallistujia ajattelemaan luovasti sana pilvi tulee olemaan mielenkiintoinen ja tehokas toiminta. Kokeile ja katso.
Kokouksen jälkeen - Hyvää kokousta
7/ Lopeta selkeisiin seurantatoimiin ja aikatauluihin
Strategisen istunnon päätteeksi varmista, että jokaisella osallistujalla on selvyys seuraavista vaiheistaan.
Pyydä osastoja keskustelemaan:
- Mitkä mittarit osoittavat heidän edistymisensä? Ole täsmällinen, jotta edistystä voidaan seurata.
- Mitkä poikkitoiminnalliset kumppanit tarvitsevat koordinointia menestyäkseen? Vahva yhteistyö on avainasemassa.
- Millaisia päivityksiä seurantakokoukset vaativat? Raportit? Esityksiä? Mieti tuloksia etukäteen.
- Milloin voimme odottaa alustavia tuloksia tai tietoja? Aseta kunnianhimoiset mutta saavutettavissa olevat määräajat vauhdin ylläpitämiseksi.
8/ Pidä kokouspöytäkirjat
Tarvitset aina yksityiskohtaista, perusteellista, selkeää ja helposti ymmärrettävää kokouspöytäkirjat lähettää osallistujille, hallitukselle, johtajille ja niille, jotka eivät voi osallistua. Ne eivät ole vain asiakirjoja, sisältöperustana seuraaville kokouksille, vaan myös oikeusperustana (tarvittaessa).
Keskeiset ostokset
Toivottavasti vinkkejä hyvään tapaamiseen AhaSlides yllä jaetut eivät ole liian monimutkaisia. Muista, että tuottavat kokoukset ovat sellaisia, joissa jokainen tuntee itsensä arvostetuksi, kuulluksi ja rohkaistuksi puhumaan. Kokouksen tulee tuottaa määrätty tulos ja palvella sen tarkoitusta. Tapaamisen jälkeen jokainen hyväksyy roolinsa ja sitoutuu noudattamaan keskusteltuja suunnitelmia.
