Kuvittele tämä: olet käyttänyt tuntikausia esityksesi rakentamiseen. Diat näyttävät upeilta. Sisältö on vakuuttavaa. Mutta heti astuessasi huoneen eteen mielesi tyhjenee. Hyppäät pois jostain asiasta kolmannella dialla. Ajatuksesi katoavat seitsemännellä dialla. Kun olet valmis, muistat heti kolme asiaa, jotka unohdit sanoa.
Puhujan muistiinpanot korjaavat tämän. Ei tekemällä sinusta henkilöä, joka lukee käsikirjoitusta, vaan tarjoamalla sinulle hiljaisen turvaverkon, joka pitää sinut raiteilla ilman, että yleisösi edes huomaa sen olemassaoloa.
Useimmat esittäjät eivät joko käytä niitä ollenkaan tai käyttävät niitä väärin. Tämä opas käsittelee sekä sitä, miten muistiinpanoja lisätään nopeasti PowerPointissa että miten niitä käytetään tavalla, joka todella parantaa esitystä.
Miksi puhujan muistiinpanot ovat aikasi arvoisia
Ilmeinen etu on itsevarmuus. Kun puheenaiheet, siirtymät ja keskeiset tilastot ovat aivan dian alapuolella, kulutat vähemmän henkistä energiaa yrittääksesi muistaa, mitä seuraavaksi tapahtuu, ja enemmän yhteydenpitoon yleisösi kanssa.
Mutta muistiinpanot tekevät muutakin kuin rauhoittavat hermojasi. Ne pitävät diasi siisteinä. Kaikki, mikä muuten päätyisi kolmanneksi luettelomerkiksi tai tekstiseinäksi näytöllä, voi sen sijaan olla muistiinpanoissasi, missä vain sinä näet sen. Yleisösi saa visuaalisia elementtejä. Sinä näet yksityiskohdat.
Ne tekevät esityksestäsi myös toistettavan. Jos pidät saman session useille ryhmille, yksityiskohtaiset muistiinpanot tarkoittavat, että käsittelet saman aiheen joka kerta ilman, että sinun tarvitsee ajatella alusta alkaen ennen jokaista sessiota.
Ja kun esityksesi on valmis, muistiinpanoistasi tulee valmis viitedokumentti. Tulosta ne, jaa ne tai käytä niitä pohjana seurantasähköpostille. Valmistautumisen ei tarvitse kadota sillä hetkellä, kun suljet kannettavan tietokoneen.
Muistiinpanojen lisääminen PowerPointissa: vaiheittainen opas
PowerPointissa on kolme tapaa lisätä puhujan muistiinpanoja. Ne kaikki toimivat. Ero on siinä, milloin ja miksi tartut kuhunkin muistiinpanoon.
Tapa 1: Muistiinpanoruudun käyttäminen normaalinäkymässä
Paras nopeisiin muokkauksiin ja päivittäiseen käyttöön.
Tämä on nopein tapa ja sitä useimmat ihmiset käyttävät päivittäin. Jos esityksesi on jo auki, olet noin 10 sekunnin päässä ensimmäisen muistiinpanon lisäämisestä.
Avaa esityksesi ja varmista, että olet normaalinäkymässä. Löydät sen Näytä-välilehden alta näytön yläreunasta. Normaalinäkymä on yleensä oletusarvoinen, joten on hyvät mahdollisuudet, että olet jo siinä.
Katso näytön alareunaa, aivan dian alapuolella. Näet osion, jossa lukee "Lisää muistiinpanoja napsauttamalla". Se on muistiinpanoruutusi. Napsauta sitä ja aloita kirjoittaminen.
Voit muotoilla muistiinpanojasi aivan kuten mitä tahansa muuta tekstiä: lihavointia, kursivointia tai luettelomerkkejä. Pidä se kuitenkin yksinkertaisena. Muistiinpanot ovat vain sinulle, ja mitä siistimpiä ne ovat, sitä nopeammin voit selata niitä esityksen aikana.
Yksi käytännön vinkki: muistiinpanoruutu on oletusarvoisesti melko pieni kaistale näytön alareunassa. Jos lisäät rivin tai kaksi pidempään, vedä jakajaa ylöspäin saadaksesi lisää tilaa. Se helpottaa koko prosessia.
Kun olet valmis yhden dian kanssa, napsauta seuraavaa pikkukuvaa vasemmassa paneelissa ja toista. Siinä kaikki.
Tapa 2: Muistiinpanosivunäkymän käyttäminen
Paras yksityiskohtaisiin, pitkiin muistiinpanoihin tai jonkun toisen esitykseen valmistautumiseen.
Jos menetelmä 1 tuntuu ahtaalta, tämä on vaihtoehto. Muistiinpanosivunäkymässä saat jokaiselle dialle kokonaisen sivun: itse dian ylhäällä ja sen alla suuren avoimen tilan muistiinpanoillesi.
Siirry Näytä-välilehdelle ja valitse "Muistiinpanosivu". Näet tarkalleen, mitä tulostetaan, jos sinun täytyy joskus jakaa muistiinpanosi istunnon jälkeen. Napsauta muistiinpanoaluetta ja kirjoita niin paljon kuin tarvitset.
Tämä näkymä toimii hyvin, kun kirjoitat yksityiskohtaisia skriptejä, lisäät pitkiä konteksteja tai valmistelet muistiinpanoja jonkun muun esitysmateriaalia varten. Diojen välillä navigointi on hitaampaa, joten se sopii paremmin erilliseen muistiinpanojen kirjoitusistuntoon kuin nopeisiin muokkauksiin lennossa.
Tapa 3: Jäsennysnäkymän käyttäminen joukkomuistiinpanoihin
Paras alkuvaiheen suunnitteluun, kun dioja ei ole vielä rakennettu.
Tämä ei niinkään koske muistiinpanojen lisäämistä, vaan pikemminkin esityksen ja muistiinpanojen samanaikaista rakentamista. Jos olet vielä suunnitteluvaiheessa, tästä kannattaa tietää.
Siirry Näytä-välilehdelle ja valitse "Jäsennysnäkymä". Näet dian sisällön järjestettynä yhtenäiseksi tekstidokumentiksi. Tämä on hyödyllistä rakenteen oikeellistamiseksi ennen yksittäisiin dioihin sitoutumista. Voit luonnostella keskustelunaiheesi täällä dian sisällön rinnalla ja päättää myöhemmin, mistä tulee dia ja mikä jää muistiinpanoihin.
Se ei ole yleisin lähestymistapa, mutta ihmisille, jotka ajattelevat tekstissä paremmin kuin dioissa, se voi tehdä koko rakennusprosessista luonnollisemman.
Muistiinpanojen näyttäminen esityksen aikana esittäjänäkymässä
Muistiinpanojen lisääminen on vasta puolet työstä. Toinen puoli on se, että voit nähdä ne esityksen aikana ilman, että yleisösi näkee niitä. Tätä tekee Esittäjänäkymä.
Kun olet yhteydessä toiseen näyttöön tai projektoriin, aloita diaesitys Diaesitys-välilehdeltä. Kun se on käynnissä, etsi Esittäjänäkymä-vaihtoehto näytön alareunassa olevista säätimistä. Napsauta sitä.
Näytössäsi näkyy nyt neljä asiaa: nykyinen dia, puhujan muistiinpanot, seuraavan dian esikatselu ja ajastin. Yleisösi näkee vain päänäytön diat.
Tämä on asetelma, joka tekee puhujan muistiinpanoista todella tehokkaita. Voit vilkaista muistiinpanojasi, nähdä, mitä seuraavaksi on tulossa, ja seurata ajoitustasi – kaikki tämä keskeyttämättä puheen sujuvuutta tai näyttämättä valmistautumistasi huoneelle.
Yksi asia, joka kannattaa tarkistaa etukäteen: Esittäjänäkymä vaatii PowerPointin tunnistamaan kaksi erillistä näyttöä. Jos se ei aktivoidu, varmista, että toinen näyttö tai projektori on kytketty oikein ja tunnistettu näyttöasetuksissa. Macissa voit käyttää sitä Diaesitys-valikon kautta välilehden sijaan.
PowerPoint-muistiinpanojen tulostaminen
Jos haluat jakaa muistiinpanosi istunnon jälkeen tai vain pitää fyysisen kopion myöhempää käyttöä varten, tulostaminen on helppoa.
Valitse Tiedosto ja sitten Tulosta. Etsi tulostusasetteluasetuksista "Muistiinpanosivut". Tämä tulostaa jokaisen dian ja sitä vastaavat muistiinpanot sen alla, yksi dia sivua kohden. Voit tulostaa kaikki diat tai valita tiettyjä diaja tarpeidesi mukaan.
Se on yksinkertainen asia, mutta tulostetut muistiinpanot ovat yllättävän hyvä lahjaidea koulutustilaisuuksien tai työpajojen jälkeen. Useimmat ihmiset eivät ajattele tekevänsä niin. Niiltä, jotka tekevät niin, pyydetään diojaan paljon useammin.
Kuinka kirjoittaa puhujan muistiinpanoja, jotka todella auttavat sinua
Muistiinpanojen lisääminen on helppo osa. Muistiinpanojen kirjoittaminen, jotka todella parantavat esitystäsi, vaatii hieman enemmän ajattelua. Tässä on se, mikä erottaa hyödylliset muistiinpanot sellaisista, jotka jätät huomiotta heti, kun olet huoneen edessä.
Kirjoita niin kuin puhut, älä niin kuin kirjoitat
Muistiinpanot eivät ole käsikirjoitus. Ne ovat kehotteita. Jos kirjoitat muodollisia, kokonaisia lauseita, joko luet ne sanasta sanaan ja kuulostat robottimaiselta, tai huomaat niiden olevan liian hitaita silmäilläksesi niitä läpi ja lopetat niiden käytön kokonaan.
Kirjoita niin kuin selittäisit asian kollegalle. Lyhenteitä, katkelmia, arkista fraseerausta. "Kolme syytä, miksi tällä on merkitystä" on hyödyllisempi esityksen keskellä kuin "On kolme pääasiallista syytä, miksi tällä on merkitystä". Tavoitteena on nopea vilkaisu, ei huolellinen lukeminen.
Pidä ne riittävän lyhyinä skannausta varten
Jos muistiinpanosi ovat kolme kappaletta diaa kohden, ne eivät ole enää muistiinpanoja. Ne ovat käsikirjoitus, jota et ole myöntänyt kirjoittaneesi.
Yksi tai kaksi lyhyttä luettelomerkkiä diaa kohden riittää yleensä. Jos huomaat kirjoittavasi enemmän, kysy itseltäsi, kuuluuko ylimääräinen yksityiskohta muistiinpanoihisi vai viestiikö se siitä, että dia yrittää liikaa.
Lisää siirtymät
Tämä on asia, jonka useimmat ihmiset unohtavat. Ei riitä, että tietää, mitä sanoo jokaisella dialla. Sinun on tiedettävä, miten pääset dialta toiselle.
Yksinkertainen rivi jokaisen dian muistiinpanojen alareunassa riittää: "Silta datadiaan" tai "Kysy huoneelta heidän kokemuksistaan tässä diassa ennen kuin siirryt eteenpäin." Siirtymät ovat hetkiä, jolloin esittäjät menettävät ajatuksensa, ja yhden rivin muistutus riittää yhteydenpitoon.
Huomioi ajoituksesi
Lisää dioille karkeita aikaohjeita, jos tahti on tärkeä: "Kaksi minuuttia tähän" tai "Jätä viisi minuuttia kysymyksille loppuun". Sinun ei tarvitse mitata jokaista diaa, mutta sen tietäminen, missä sinun pitäisi olla puolivälissä, estää sinua tuntemasta lievää paniikkia, kun huomaat olevasi liian pitkällä ja jäljellä on vielä kymmenen diaa.
Merkitse numerosi
Jos lainaat tilastoa, prosenttilukua tai tiettyä lukua, kirjoita se muistiinpanoihisi. Ei siksi, ettet muistaisi sitä, vaan koska luvun lainaaminen väärin yleisön edessä on sellainen asia, joka hiljaa heikentää uskottavuuttasi. Nopea vilkaisu vahvistuksen saamiseksi on aina vaivan arvoista.
Kerro itsellesi, mistä etsiä
Monimutkaisia visuaalisia elementtejä, kaavioita tai useita datapisteitä sisältävien diojen kohdalla lyhyt ohje auttaa: "Aloita vasemmasta sarakkeesta" tai "Kolmannen luvun piikki on avainkohta." Se estää sinua eksymästä visuaalisesti omaan diaasi yleisön katsellessa.
Viemme asiaa pidemmälle interaktiivisilla esityksillä
Puhujan muistiinpanot tekevät sinusta itsevarmemman ja järjestelmällisemmän esittäjän. Mutta valmistautuminen vie sinut vain tiettyyn pisteeseen asti. Hyvän esityksen toinen puoli on se, mitä tapahtuu sinun ja yleisösi välillä, kun olet itse huoneessa.
Siinä kohtaa työkalut, kuten AhaSlides, tulevat mukaan kuvaanVaikka muistiinpanosi pitävät sinut ajan tasalla kulissien takana, AhaSlides lisää live-kyselyitä, tietokilpailuja, sanapilviä ja kysymys- ja vastausosioita suoraan esityskulkuusi. Yleisösi osallistuu reaaliajassa puhelimillaan, tulokset näkyvät välittömästi näytöllä ja huoneen energia muuttuu passiivisesta aktiiviseksi.
Nämä kaksi toimivat hyvin yhdessä. Muistiinpanosi hoitavat esityksen. AhaSlides hoitaa yleisösi. Kumpikaan ei korvaa toista, ja molempien onnistuminen erottaa esitykset, joita ihmiset kuuntelevat, niistä, joita he todella muistavat.
Yhteenveto: Hallitse esitystapaasi puhujan muistiinpanojen avulla
Hyvät esitykset eivät synny sattumalta. Ne syntyvät, koska joku on miettinyt tarkkaan, mitä hänen piti sanoa, miten hänen piti sanoa se ja mitä heidän yleisönsä halusi saada siitä irti.
Puhujan muistiinpanot ovat tämän ajattelutavan perusta. Ala käyttää niitä oikein, niin huomaat eron lähes välittömästi: sujuvampaa esitystapaa, vähemmän keskittymisvaikeuksia ja enemmän itsevarmuutta huoneessa.
Valitse yksi tekniikka parhaiden käytäntöjen osiosta ja sovella sitä seuraavaan esitykseesi. Katso, mikä muuttuu. Jatka sitten siitä eteenpäin.
