Jos osallistut uuteen poikkitoiminnalliseen tiimiin työpaikalla tai uuteen projektitiimiin, he voivat olla joku muista osastoista tai muista yrityksistä, joihin et ehkä ole tutustunut tai joiden kanssa et ole työskennellyt aiemmin, ja haluat varmistaa, että valmius sitoutua ja sijoittaa taitojasi ja ideoitasi tiimiin – varsinkin jos tiimi on erittäin suorituskykyinen. Siksi on välttämätöntä isännöidä kokous uusien joukkuetovereiden kokoamiseksi yhteen.
Ei ole kuitenkaan yllätys, jos tunnet olosi hieman kömpelölle ja hermostuneelle, sillä kokeneimmillakin ammattilaisilla on värinää, kun he tapaavat ensimmäistä kertaa uuden tiimin kanssa. Jos olet johtaja ja olet huolissasi epäonnistumisesta isännöimällä tuottavuutta edistäviä esittelykokouksia.
Tämä artikkeli antaa sinulle täydellisen oppaan, esimerkkejä ja vinkkejä siitä, mikä tekee johdantokokouksista onnistuneita.
Tässä artikkelissa opit
- Mikä on esittelykokous?
- Mikä on johdatuskokouksen tavoite?
- Tehokkaan johdantokokouksen järjestäminen
- Vinkkejä johdantokokouksen järjestämiseen onnistuneesti
- Keskeiset ostokset
Mikä on johdatuskokous?
Esittely- tai esittelykokous sillä on aivan sama merkitys tiimin esittelyssä, kun tiimin jäsenet ja heidän johtajansa tapaavat toisensa virallisesti ensimmäistä kertaa, jotta voidaan määrittää, haluavatko osallistuvat henkilöt rakentaa työsuhteen ja sitoutua tiimiin. tulevaisuutta.
Sen tarkoituksena on antaa tiimin jäsenille aikaa pysyä yhdessä, jotta he voivat tutustua kunkin osallistujan taustaan, kiinnostuksen kohteihin ja tavoitteisiin. Riippuen sinun ja tiimisi mieltymyksistä, voit järjestää esittelykokouksia muodollisia tai epävirallisia.
Tavallinen johdantokokouksen esityslista sisältää:
- Esittele kokouksen tavoite
- Esittele johtajat ja jokainen jäsen
- Keskustele tiimin säännöistä, työstä, eduista ja hoidoista...
- Aika pelata joitain pelejä
- Lopeta kokoukset ja ryhdy jatkotoimiin
Mikä on johdatuskokousten tavoite?
Älä näe esittelyjä vain tarkistettavaksi. Käytä tätä aikaa sytyttääksesi todellisia yhteyksiä, saadaksesi ainutlaatuisia oivalluksia ja luodaksesi puitteet virheettömälle ryhmätyölle. Esittelytapaamiset ovat mahtavia:
- Tehosta tiimityötä ja joukkueen yhteenkuuluvuutta
Aloituskokousten tärkein tavoite on tuoda tuntemattomat lähelle tiimikavereita. Jos ette ole koskaan ennen nähneet toisianne ja tiedätte heistä vain vähän, yhteenkuuluvuus ja yhteys voivat heikentyä, mikä voi vaikuttaa tiimihenkeen ja tuottavuuteen. Kun ihmiset voivat keskustella ja yhtenäistää tiimin sääntöjä, asianmukaisia palkintoja ja rangaistuksia tai tietää, että heidän johtajansa ovat oikeudenmukaisia ja uskollisia ihmisiä, heidän tiimikaverinsa ovat nöyriä, luotettavia, empaattisia ja paljon muuta, tiimin välille rakentuu luottamus ja myönteinen työilmapiiri.
- Purkaa jännitys ja kömpelyys
Tuottavuus todennäköisesti laskee, jos työntekijät työskentelevät paineisassa työympäristössä. Ei myöskään ole hyvä, jos työntekijät pelottelevat johtajaansa sen sijaan, että he innostuvat. Esittelytapaamiset voivat auttaa uusia tiimejä tuntemaan olonsa itsevarmemmaksi jakamaan ideoitaan ja mielipiteitään. He alkavat myös helposti ystävystyä, kommunikoida ja vähentää hankaluuksia jatkoyhteistyötä varten. Esimerkiksi tiimin jäsen ei epäröi puhua ja pyytää apua, kun hän ei pysty noudattamaan määräaikoja.
- Auta jäsentämään ja yhdenmukaistamaan standardeja ja käytäntöjä
Sääntöjen ja määräysten korostaminen on tärkeä osa aivan ensimmäisiä tutustumiskokouksia. Jos sitä ei tehdä selkeästi, oikeudenmukaisesti ja suoraviivaisesti ryhmätyön alussa, se voi aiheuttaa tiimikonflikteja ja väärin kommunikaatiota. Päinvastoin, jos voit saada joukkueen seuraamaan standardeja ja käytäntöjä, resurssitehokkuus johtuu tiimin tehokkuudesta ja tehokkuudesta, mikä lisää samalla yhtenäisen tiimin jäsenten työtyytyväisyyttä.
Tehokkaan johdantokokouksen järjestäminen
Esittelykokoukset voivat seurata tavallista kokoussuunnitteluprosessia 5 ps: Tarkoitus, Suunnittelu, Valmistelu, Osallistuminenja Edistyminen. Aikarajoituksestasi, osallistujien lukumäärästä, tiimitaustastasi ja resursseistasi riippuen voit järjestää muodollisia tai satunnaisia tutustumiskokouksia. Ensivaikutelma on tärkeä. Sitä enemmän kunnioitusta ja luottamusta tiimisi jäsenet arvostavat, kun näytät organisoituja ja huomaavaisia kokouksia.
- Tarkoitus
Kyse on tavoitteiden asettamisesta kokouksille. Ole selkeä ja ytimekäs, kun luettelet kokousten tavoitteita, jotta voit helposti tuoda kaikki takaisin huomion kohteeksi, jos osallistuja häiritsee asiaankuulumattomia toimintoja. Voit harkita tavoitteiden jäsentämistä järjestämällä tavoitepyramidin, joka hahmottelee jokaisen tavoitteen eri tasoilla.
- Suunnittelu
Uusien tiiminvetäjien tulisi ensin suunnitella yksityiskohdat tai laatia asialista. Kun sinulla on jotain, mihin viitata, kaiken muistaminen itseksesi lievittää stressiä. Voit luoda mallin PowerPointin diaesityksen avulla. tai käsinkirjoitettuja vihjekortteja.
- Valmistelu
Tämä osa sisältää joitakin aktiviteetteja, kuten kokouksen johdantokäsikirjoituksen laatimisen ja esityslistan tarkistamisen ennen virallisen kokouksen aloittamista. Puhujan muistiinpanojen tai käsikirjoituksen avulla on helpompi puhua kaikki tärkeät tiedot ja keskittyä esityslistaan, kun yhtäkkiä unohdat asian.
- Osallistuminen
Älä unohda kannustaa uusia jäseniä esittämään kysymyksiä ja osallistumaan vuorovaikutteiseen toimintaan kokousten aikana. Jos muut vaikuttavat niin epäröiviltä, kysy heiltä heidän mielipiteitään. Varmista, että kaikilla tiimin jäsenillä on mahdollisuus puhua, ei vain keskittyä ekstrovertteihin jäseniin. Voit isännöidä suoraa kyselyä, jotta jotkut introvertit voivat jakaa mielipiteensä suoraan.
- Edistyminen
Sinun tulee päättää kokouksesi yhteenvedolla ja kertoa toimenpiteistä seuraavia vaiheita varten. Ja koska kokouksen jälkeinen seuranta on ratkaiseva osa, voit harkita lopullisen päätöksen tekemistä ja dokumentoida ne.
Vinkkejä johdantokokouksen järjestämiseen onnistuneesti
- Käytä interaktiivista esitystyökalua
Tunnetko olosi ujoksi tai kiusalliseksi ensimmäisenä päivänä? Voit tehdä tutustumiskokouksista 100 kertaa hauskempaa käyttämällä interaktiivista esitystyökalua, kuten AhaSlides!
On olemassa kymmenkunta tapaa tehdä se, mutta suosittelemme tätä hahmotelmaa jään murtamiseksi nopeasti:
- Aloita esittelydialla.
- Mausta asioita itseäsi koskevilla tietokilpailuilla pisteillä ja tulostaulukolla.
- Päätä lopuksi Q&A-dia, jossa jokainen voi kysyä asioita, joita he ovat miettineet sinusta.
AhaSlidesin interaktiivisella esitysalustalla voit luoda houkuttelevan esittelyn, joka lennättää ihmiset kuuhun🚀Kokeile tätä mallia täällä:
- Aloita esittely sanalla "me"
Tiimi työskentelee tiimin jäsenten välisen yhteistyön parissa yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi, ei henkilökohtaisten kykyjen osoittamiseksi. Siksi on tärkeää korostaa "me"-kulttuuria. Pyri käyttämään "me:"-muotoa "minä"-muotoa mahdollisimman paljon johdantodioissa ja koko kokouksessa, lukuun ottamatta henkilökohtaista esittelyä. Tämä kannustaa tiimiä lopulta yhteistyöhön tehokkaammin, koska he ymmärtävät jakavansa yhtenäisen vision ja ovat omistautuneempia työskentelemään tiimin kuin itsensä eteen.
- Viihdytä joukkuetovereitasi
Miten aloittaa tutustumispalaverit mahdollisimman jännittävin tavoin? Koska kaikki jäsenet ovat toisilleen uusia, isäntänä voit harkita aloittamista lyhyillä jäänmurtajilla. Voit myös järjestää 2–3 peliä ja tietokilpailua sekä ideointitilaisuuksia, jotta muilla on aikaa jakaa persoonallisuuttaan, kykyjään ja ajatteluaan; kommunikoida ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa parantaaksesi tiimin yhteenkuuluvuutta ja työpaikkakulttuuria ja -yhteyttä. Voit esimerkiksi kokeilla joitakin pelejä, kuten Arvostuksen ympyrä, Raakaajan metsästys, Haluaisitko mielummin...
- Ajan hallinta
Yleensä erittäin tuottavat kokoukset voivat kestää 15–45 minuuttia, erityisesti esittelykokoukset, jotka tulisi hallita 30 minuutissa. Tämä aika riittää uusille tiimikavereille tutustumiseen, lyhyeen esittelyyn ja yhteistyöhön muutamissa yksinkertaisissa ja hauskoissa tiiminrakennusaktiviteeteissa. Olet myös asettanut aikarajat eri osioille varmistaaksesi, että aikasi ei lopu kesken, vaikka sinulla on vielä paljon käsiteltävää.
Keskeiset ostokset
Tiimisi on hyödyllistä aloittaa yhteistyö uuden tiimin kanssa hyödyntämällä tutustumispalavereita. Ensimmäisen tapaamisen sopiminen voi olla haastavaa ja pelottavaa. Kun olet valmisteluvaiheessa, älä epäröi hakea tukea, vaikka olisitkin PowerPoint-mestari. Voit ehdottomasti helpottaa työtäsi ja pelastaa päiväsi… AhaSlides.
Usein kysytyt kysymykset
Mistä puhut tutustumiskokouksessa?
1. Jäänmurtajat – Aloita hauskalla jäänmurtajakysymyksellä tai -toiminnolla, joka auttaa ihmisiä rentoutumaan. Pidä se valona!
2. Ammatillinen tausta – Pyydä jokaista henkilöä kertomaan tähänastisesta urasta, mukaan lukien aiemmat roolit ja kokemukset.
3. Taidot ja kiinnostuksen kohteet - Selvitä työtaitojen lisäksi tiimin jäsenten harrastuksia, intohimoja tai osaamisalueita 9-5 ulkopuolella.
4. Tiimin rakenne - Piirrä roolit ja kuka on vastuussa mistäkin korkealla tasolla. Selvitä, miten tiimi toimii yhdessä.
5. Tavoitteet ja prioriteetit - Mitkä ovat tiimin ja organisaation tavoitteet seuraaville 6-12 kuukaudelle? Miten yksittäiset roolit vaikuttavat?
Miten rakennat tutustumiskokouksen?
Tässä on yksi tapa järjestää johdatuskokous:
1. Tervetuloa ja jäänmurtaja (5-10 min)
2. Esittelyt (10-15 min)
3. Joukkueen tausta (5-10 min)
4. Joukkueen odotukset (5-10 min)
5. Kysymykset ja vastaukset (5 minuuttia)
Mitä sanot, kun avaat kokouksen?
Tässä on joitain ehdotuksia siitä, mitä pitäisi sanoa aloituskokousta avattaessa:
.1. Tervetuloa ja esittelyt:
"Tervetuloa kaikki ja kiitos, että liityitte joukkoomme tänään. Olemme innoissamme voidessamme aloittaa asiat."
2. Jäänmurtajan aloitus:
"Hyvä on, päästään irti kevyellä jäänmurtajakysymyksellä..."
3. Seuraavien vaiheiden esikatselu:
"Tämän päivän jälkeen seuraamme toimenpiteitä ja aloitamme työn suunnittelun"
viite: Todellakin. Parempi ylös, Linkedin
