Tapaamisilla on keskeinen rooli yrityksissä ja organisaatioissa, ja ne toimivat foorumina keskusteluille ja asioiden käsittelylle sekä sisäisten asioiden hoitamiselle kehityksen edistämiseksi. Voit tallentaa näiden tapaamisten olemuksen, joko virtuaalisesti tai henkilökohtaisesti, kokouspöytäkirjat or kokouspöytäkirja (äiti) ovat ratkaisevan tärkeitä muistiinpanojen tekemisessä, keskusteltujen keskeisten aiheiden yhteenvedossa ja tehtyjen päätösten ja päätöslauselmien seurannassa.
Tämä artikkeli opastaa sinua kirjoittamaan tehokkaita kokouspöytäkirjoja, esimerkkejä ja malleja sekä parhaita käytäntöjä, joita kannattaa noudattaa.
Sisällysluettelo
- Mitä ovat kokouspöytäkirjat?
- Kuka on Minuuttilukija?
- Kuinka kirjoittaa kokouspöytäkirjat
- Esimerkkejä kokouspöytäkirjoista (+ mallit)
- Vinkkejä hyvien kokouspöytäkirjojen laatimiseen
- Keskeiset ostokset
Kokouksen pöytäkirja | freepik.comMitä ovat kokouspöytäkirjat?
Kokouspöytäkirja on kirjallinen pöytäkirja kokouksen aikana käydyistä keskusteluista, päätöksistä ja toimenpiteistä.
- Ne toimivat viitteenä ja tietolähteenä kaikille osallistujille ja niille, jotka eivät voi osallistua.
- Ne auttavat varmistamaan, että tärkeitä tietoja ei unohdeta ja että kaikki ovat samalla sivulla siitä, mistä keskusteltiin ja mihin toimiin on ryhdyttävä.
- Ne tarjoavat myös vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä dokumentoimalla kokouksen aikana tehdyt päätökset ja sitoumukset.
Kuka on Minuuttilukija?
Pöytäkirjanpitäjä vastaa kokouksen aikana käytyjen keskustelujen ja tehtyjen päätösten oikeasta kirjaamisesta.
He voivat olla hallintovirkailija, sihteeri, assistentti tai johtaja tai tehtävää suorittava vapaaehtoistyöntekijä. Olennaista on, että pöytäkirjanpitäjällä on hyvä organisointi ja muistiinpano sekä hän pystyy tiivistämään keskustelut tehokkaasti.
KokouspöytäkirjatHauska osallistuminen kokoukseen AhaSlides
Kokoa ihmisiä samaan aikaan
Sen sijaan, että tulisit jokaiseen pöytään ja "tarkistaisit" ihmisiä, jos he eivät tule paikalle, voit nyt kerätä ihmisten huomion ja tarkistaa osallistumisen hauskoilla interaktiivisilla tietokilpailuilla. AhaSlides!
🚀 Hanki ilmaisia malleja ☁️Kuinka kirjoittaa kokouspöytäkirjat
Jotta kokouspöytäkirjat olisivat tehokkaita, Ensinnäkin niiden tulee olla objektiivisia, olla asiallinen pöytäkirja kokouksestaja vältä henkilökohtaisia mielipiteitä tai keskustelujen subjektiivisia tulkintoja. Seuraava, sen tulee olla lyhyt, selkeä ja helposti ymmärrettävä,Keskity vain pääkohtiin ja vältä tarpeettomia yksityiskohtia. Lopuksi, sen on oltava tarkkaa ja varmistettava, että kaikki tallennetut tiedot ovat tuoreita ja olennaisia.
Mennään kokouspöytäkirjojen kirjoittamisen yksityiskohtiin seuraavien vaiheiden avulla!
8 Kokouksen pöytäkirjan olennaiset osat
- Kokouksen päivämäärä, aika ja paikka
- Osallistujaluettelo ja pahoittelut poissaolosta
- Kokouksen asialista ja tarkoitus
- Yhteenveto keskusteluista ja tehdyistä päätöksistä
- Äänestykset ja niiden tulokset
- Toimenpidekohdat, mukaan lukien vastuuhenkilö ja suorittamisen määräaika
- Seuraavat vaiheet tai jatkotoimenpiteet
- Päätöspuheenvuoro tai kokouksen lykkääminen
Kuinka kirjoittaa kokouspöytäkirjatVaiheet tehokkaiden kokouspöytäkirjojen kirjoittamiseen
1/ Valmistelu
Tutustu ennen kokousta kokouksen esityslistaan ja asiaankuuluviin taustamateriaaleihin. Varmista, että sinulla on kaikki tarvittavat työkalut, kuten kannettava tietokone, muistilehtiö ja kynä. On myös hyvä idea käydä läpi aikaisemmat kokouspöytäkirjat, jotta saat käsityksen siitä, mitä tietoja sisällytetään ja miten se muotoillaan.
2/ Muistiinpanojen tekeminen
Tee kokouksen aikana selkeät ja ytimekkäät muistiinpanot keskusteluista ja tehdyistä päätöksistä. Keskity keskeisten kohtien, päätösten ja toimintakohtien tallentamiseen sen sijaan, että kirjoitat koko kokouksen sanatarkasti. Muista sisällyttää puhujien nimet tai keskeiset lainaukset sekä kaikki toimintokohteet tai päätökset. Ja vältä kirjoittamasta lyhenteitä tai lyhenteitä, jotka eivät saa muut ymmärtämään.
3/ Järjestä pöytäkirjat
Tarkista ja järjestä muistiinpanosi luodaksesi johdonmukainen ja ytimekäs yhteenveto pöytäkirjastasi kokouksen jälkeen. Voit käyttää otsikoita ja luettelomerkkejä tehdäksesi pöytäkirjasta helposti luettavan. Älä ota henkilökohtaisia mielipiteitä tai subjektiivisia tulkintoja keskustelusta. Keskity faktoihin ja siihen, mitä kokouksen aikana sovittiin.
4/ Yksityiskohtien tallentaminen
Kokouspöytäkirjaan tulee sisältyä kaikki asiaankuuluvat tiedot, kuten päivämäärä, aika, paikka ja osallistujat. Ja mainitse kaikki tärkeät keskustellut aiheet, päätökset ja annetut toimet. Muista tallentaa äänet ja keskustelujen tulokset.
5/ Toimintakohteet
Varmista, että luettelet kaikki määritetyt toiminnot, mukaan lukien vastuuhenkilö ja suorittamisen määräaika. Tämä on olennainen osa kokouspöytäkirjaa, sillä se varmistaa, että jokainen tietää vastuunsa ja niiden täyttämisen aikataulun.
6/ Katsaus ja jakelu
Sinun tulee tarkistaa pöytäkirjan tarkkuus ja täydellisyys ja tehdä tarvittavat muutokset. Varmista, että kaikki keskeiset kohdat ja päätökset merkitään muistiin. Sitten voit jakaa pöytäkirjat kaikille osallistujille joko henkilökohtaisesti tai sähköpostitse. Tallenna pöytäkirjan kopiot keskitettyyn paikkaan, joka on helppokäyttöinen, kuten jaettuun asemaan tai pilvipohjaiseen tallennusalustaan.
7/ Seuranta
Varmista, että kokouksen toimenpiteitä seurataan ja että ne saatetaan päätökseen viipymättä. Käytä minuutteja edistymisen seuraamiseen ja varmista, että päätökset pannaan täytäntöön. Se auttaa sinua ylläpitämään vastuullisuutta ja varmistaa, että kokous on tuottava ja tehokas.
Esimerkkejä kokouspöytäkirjoista (+ mallit)
1/ Kokouspöytäkirja Esimerkki: Yksinkertainen kokousmalli
Yksinkertaisten kokouspöytäkirjojen yksityiskohtaisuus ja monimutkaisuus riippuvat kokouksen tarkoituksesta ja organisaatiosi tarpeista.
Yleensä yksinkertaisia kokouspöytäkirjoja käytetään sisäisiin tarkoituksiin, eikä niiden tarvitse olla yhtä muodollisia tai kattavia kuin muuntyyppisten kokouspöytäkirjojen.
Joten jos sinulla on kiireellinen tarve ja kokous pyörii yksinkertaisen, ei liian tärkeän sisällön ympärillä, voit käyttää seuraavaa mallia:
| Kokouksen otsikko:[Lisää kokouksen otsikko] Treffi: [Lisää päivämäärä] aika:[Lisää aika] Sijainti:[Lisää sijainti] Osallistujat:[Lisää osallistujien nimet] Pahoittelut poissaolosta: [Lisää nimet]Agenda:[Lisää esityslistan kohta 1][Lisää esityslistan kohta 2][Lisää esityslistan kohta 3]Kokouksen yhteenveto:[Lisää yhteenveto kokouksen aikana käydyistä keskusteluista ja päätöksistä, mukaan lukien kaikki keskeiset kohdat tai toimintakohdat.]Toimintaesineet: [Lisää luettelo kaikista kokouksen aikana määritetyistä toimenpiteistä, mukaan lukien vastuuhenkilö ja suorittamisen määräaika.]Seuraavat vaiheet: [Lisää seuraavat vaiheet tai seurantakohdat, joista keskusteltiin kokouksen aikana.]Loppuhuomautukset: [Lisää mahdolliset loppupuheet tai kokouksen lykkääminen.]Allekirjoitus: [Lisää pöytäkirjaa pitävän henkilön allekirjoitus] |
2/ Kokouspöytäkirja Esimerkki: Hallituksen kokousmalli
Hallituksen kokouspöytäkirja kirjataan ja jaetaan kaikille jäsenille, ja siinä on pöytäkirja tehdyistä päätöksistä ja järjestön suunnasta. Siksi sen tulee olla selkeä, täydellinen, yksityiskohtainen ja muodollinen. Tässä on hallituksen kokouspöytäkirjamalli:
| Kokouksen otsikko:Hallituksen kokous Treffi: [Lisää päivämäärä]aika: [Lisää aika]Sijainti:[Lisää sijainti] Osallistujat: [Lisää osallistujien nimet]Pahoittelut poissaolosta: [Lisää niiden nimet, jotka pyysivät anteeksi poissaoloaan]Agenda:1. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 2. Taloudellisen raportin tarkistus 3. Strategisen suunnitelman keskustelu4. Muut asiatKokouksen yhteenveto:1. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen: [Lisää edellisen kokouksen kohokohdat, jotka tarkasteltiin ja hyväksyttiin]2. Talousraportin katsaus: [Lisää kohokohdat nykyisestä taloudellisesta tilanteesta ja suosituksia tulevaa taloussuunnittelua varten]3. Keskustelu strategisesta suunnitelmasta: [Lisää, mistä hallitus keskusteli ja teki muutoksia organisaation strategiseen suunnitelmaan]4. Muut asiat: [Lisää kaikki muut tärkeät asiat, jotka eivät olleet esityslistalla]Toimintaesineet:[Lisää luettelo kaikista kokouksen aikana määritetyistä toimenpiteistä, mukaan lukien vastuuhenkilö ja suorittamisen määräaika]Seuraavat vaiheet:Hallitus pitää seurantakokouksen [lisää päivämäärä].Loppuhuomautukset:Kokous keskeytettiin [Lisää aika].Allekirjoitus: [Lisää pöytäkirjaa pitävän henkilön allekirjoitus] |
Tämä on vain hallituksen peruskokousmalli, ja saatat haluta lisätä tai poistaa elementtejä kokouksesi ja organisaatiosi tarpeiden mukaan.
3/ Kokouspöytäkirja Esimerkki: Projektinhallintamalli
Tässä on esimerkki kokouspöytäkirjasta projektinhallintamallille:
| Kokouksen otsikko: Projektijohtoryhmän kokous Treffi: [Lisää päivämäärä]aika: [Lisää aika]Sijainti:[Lisää sijainti] Osallistujat: [Lisää osallistujien nimet]Pahoittelut poissaolosta: [Lisää niiden nimet, jotka pyysivät anteeksi poissaoloaan]Agenda:1. Hankkeen tilan katsaus2. Keskustelu hankkeen riskeistä3. Katsaus joukkueen edistymiseen4. Muut asiatKokouksen yhteenveto:1. Katsaus projektin tilasta: [Lisää mahdolliset päivitykset edistymisestä ja korosta ongelmat, jotka on ratkaistava]2. Keskustelu projektin riskeistä: [Lisää mahdolliset riskit projektiin ja suunnitelma näiden riskien vähentämiseksi]3. Katsaus tiimin edistymiseen: [Lisää tarkasteltu edistyminen ja keskusteltiin mahdollisista ongelmista]4 Muut asiat: [Lisää kaikki muut tärkeät asiat, jotka eivät olleet esityslistalla]Toimintaesineet:[Lisää luettelo kaikista kokouksen aikana määritetyistä toimenpiteistä, mukaan lukien vastuuhenkilö ja suorittamisen määräaika]Seuraavat vaiheet:Ryhmällä on seurantakokous [Lisää päivämäärä].Loppuhuomautukset:Kokous keskeytettiin [Lisää aika].Allekirjoitus: [Lisää pöytäkirjaa pitävän henkilön allekirjoitus] |
Vinkkejä hyvien kokouspöytäkirjojen laatimiseen
Älä stressaa jokaisen sanan vangitsemisesta, vaan keskity tärkeimpien aiheiden, tulosten, päätösten ja toimintokohteiden kirjaamiseen. Laita keskustelut live-alustalle, jotta saat kaikki sanat yhteen isoon verkkoon🎣 -AhaSlidesIdeataulu on intuitiivinen ja yksinkertainen työkalu jotta kaikki voivat lähettää ideansa nopeasti. Näin teet sen:
Luo uusi esitys omallasi AhaSlides tilija lisää sitten Brainstorm-dia "Kysely"-osioon.
Kirjoita sinun keskustelunaihe, paina sitten "Esitä", jotta kaikki kokoukseen osallistuvat voivat liittyä ja lähettää ideoitaan.
Kanssa AhaSlides' ideataulu, jokaisella on ääni ja voit myös helposti seurata kokouspöytäkirjojaKuulostaa helpolta, eikö? Kokeile tätä ominaisuutta nyt, se on vain yksi hyödyllisistä ominaisuuksista, jotka helpottavat kokouksiasi vilkkailla ja kiihkeillä keskusteluilla.
Keskeiset ostokset
Kokouspöytäkirjan tarkoituksena on tarjota korkeatasoinen yleiskuva kokouksesta niille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen, sekä pitää kirjaa kokouksen tuloksista. Pöytäkirjan tulee siksi olla organisoitua ja helposti ymmärrettävää, ja siinä on korostettava tärkeimmät tiedot selkeästi ja ytimekkäästi.
Tunnisteet: Liiketapaaminen
