Useimmat organisaatiot käsittelevät perehdytystä kertaluonteisena tapahtumana: kannettavan tietokoneen luovutus, vaatimustenmukaisuuden tarkistuslistan läpikäynti, tiimin esittely. Sitten kuusi viikkoa myöhemmin uusi työntekijä on poissa.
Vain 12 % työntekijöistä sanoo yrityksensä tekevän hyvää työtä perehdyttämisessä [1]. Perehdytyskysymysten tarkoituksena on kuroa umpeen juuri sitä kuilua, jonka tarkoituksena on kuroa umpeen henkilöstöhallinnon näkemysten ja uusien työntekijöiden todellisten kokemusten välillä.
Tämä opas kattaa, mitä kysyä, milloin kysyä ja miten toimia vastausten perusteella – jotta perehdytysohjelmasi parantaa tärkeitä lukuja: asiakaspysyvyyttä, tuottavuutta ja aikaa täyteen panokseen.
Miksi perehdytyskyselyt ovat tärkeämpiä kuin luuletkaan
Varhaista poistumaa koskevia tietoja on vaikea sivuuttaa. BambooHR havaitsi, että 70 % uusista työntekijöistä päättää, sopiiko työpaikka heille, ensimmäisen kuukauden aikana – ja 29 % tekee tämän päätöksen ensimmäisen viikon aikana [2]. Yrityksillä on keskimäärin 44 päivää aikaa vaikuttaa siihen, pysyykö uusi työntekijä yrityksessä.
Organisaatiot, joilla on jäsennelty perehdytysprosessi, parantavat uusien työntekijöiden pysyvyyttä 82 % ja tuottavuutta yli 70 % [3]. Kun esimiehet osallistuvat aktiivisesti, uudet työntekijät kuvailevat perehdytyskokemustaan 3.4 kertaa todennäköisemmin poikkeukselliseksi [1].
Perehdytyskysymykset antavat sinulle keinon havaita ongelmat ennen kuin niistä tulee irtisanomiskirjeitä. Uusi työntekijä, jolla on vaikeuksia löytää oikea yhteyshenkilö, joka ei ymmärrä rooliaan tai tuntee olonsa irtautuneeksi tiimistä, tuskin sanoo sitä itse ensimmäisten viikkojen aikana. Lyhyt ja hyvin ajoitettu kysely antaa heille strukturoidun tavan tehdä se.
Milloin suorittaa perehdytyskyselyitä
Ajoitus on yhtä tärkeä kuin kysymyksen sisältö. Yksi kyselytutkimus päivänä 90 ei onnistu luomaan kriittistä ensivaikutelmaa. Ensimmäisenä päivänä tehdyssä kyselyssä ihmisiä pyydetään arvioimaan asioita, joita he eivät ole vielä kokeneet. Oikea rytmi antaa tietoa jokaisesta käännekohdasta.
Päivät 3–7 – ensivaikutelmat
Kysy vain logistiikasta ja ensivaikutelmista. Tämä on liian aikaista arvioida kulttuuria tai esimiessuhteiden laatua, mutta nyt on juuri oikea aika havaita perusjärjestelyvirheet: puuttuva järjestelmän käyttöoikeus, epäselvät aikataulut tai toimistokierros, jota ei koskaan tapahtunut.
Päivä 30 — varhainen integroituminen
Neljänteen viikkoon mennessä uudella työntekijällä on ollut riittävästi yhteyttä tiimiinsä, esimiehensä ja päivittäisten vastuidensa kanssa antaakseen sinulle merkityksellistä palautetta roolin selkeydestä ja tuesta. Tämä on kyselytutkimussarjan tärkein kysely.
Päivä 60 – vauhdin tarkistus
Kahden kuukauden kuluttua voit arvioida, pitävätkö ensivaikutelmat paikkansa. Työntekijät, joilla on vaikeuksia yhdistää työnsä organisaation tavoitteisiin, näkyvät tässä selvästi.
Päivä 90 — ohjelman arviointi
90 päivän kohdalla pyydä uusia työntekijöitä arvioimaan perehdytysprosessia kokonaisuutena. Tällöin keräät tietoa, jota käytetään ohjelmasuunnittelussa.
Perehdytyskysymykset luokittain
Roolin selkeys
Epäselvät odotukset ovat yksi yleisimmistä varhaisen vaihtuvuuden tekijöistä. Useiden HR-lähteiden mainitseman kyselyn mukaan 44 % uusista työntekijöistä sanoo, etteivät he tiedä kuka heidän suora esimiehensä on, ja 65 % ei tiedä, kehen ottaa yhteyttä, jos heillä on kysyttävää [3]. Rooliselkeyteen liittyvät kysymykset nostavat nämä puutteet esiin jo varhain.
- Onko sinulla selkeä käsitys päivittäisistä vastuistasi?
- Vastaavatko varsinaiset työtehtäväsi haastattelussa kuvailtuja asioita?
- Tiedätkö miltä menestys näyttää työssäsi 30, 60 ja 90 päivän kuluttua?
- Onko sinulla tarvittavat työkalut ja järjestelmäkäyttöoikeus työssäsi?
- Tiedätkö kenen puoleen kääntyä, kun sinulla on kysyttävää roolistasi?
Nämä toimivat hyvin yksinkertaisina kyllä/ei-kysymyksinä tai viiden pisteen samaa mieltä -asteikolla varustettuina kysymyksinä. Jos saat alhaiset pisteet missä tahansa näistä, rekrytoijaan kannattaa ottaa suoraan yhteyttä, ei yleisluontoisesti sähköpostitse.
Esimiehen tuki
Gallupin tutkimus osoittaa johdonmukaisesti, että esimiessuhde on suurin yksittäinen ennustaja perehdytyksen onnistumiselle. Kun esimiehet ovat aktiivisesti mukana, uusien työntekijöiden tyytyväisyys ja sitoutuminen kasvavat jyrkästi [1].
- Kuinka usein esimiehesi keskustelee kanssasi kahden kesken?
- Antaako esimiehesi selkeät ohjeet prioriteeteista?
- Kuinka mukavalta sinusta tuntuu pyytää apua esimieheltäsi?
- Antaako esimiehesi hyödyllistä palautetta työstäsi?
- Tunnetko, että esimiehesi on sitoutunut menestykseesi?
Käytä tiheysasteikkoa (ei koskaan / harvoin / joskus / usein / aina) kirjautumistiheyttä koskevissa kysymyksissä ja tyytyväisyysasteikkoa (erittäin tyytymätön - erittäin tyytyväinen) suhteen laatua koskevissa kysymyksissä.
Tiimin integrointi
Sosiaalisen yhteyden tunne nopeuttaa suorituskykyä. Työntekijät, jotka tuntevat itsensä osallisiksi, raportoivat olevansa sitoutuneempia ja lähtevät harvemmin ensimmäisen vuoden aikana.
- Onko sinut esitelty kaikille työtovereillesi suoraan?
- Tunnetko olosi arvostetuksi tiimisi jäseneksi?
- Onko mahdollisuuksia olla yhteydessä epävirallisesti työtovereiden kanssa?
- Ymmärrätkö, miten tiimisi työ sopii yhteen laajempien organisaatiotavoitteiden kanssa?
- Ovatko joukkuetoverit nähneet vaivaa auttaakseen sinua pääsemään vauhtiin?
Kulttuuri ja arvot
Uudet työntekijät, jotka eivät samaistu organisaatiokulttuuriin, lähtevät todennäköisemmin, vaikka rooli itsessään sopisi heille hyvin. BambooHR havaitsi, että 91 % työntekijöistä, jotka saivat tehokasta kulttuurikoulutusta, tuntee yhteyttä työpaikkaansa, kun taas vain 29 % sanoo, että heidän perehdytyksessään tämä osa puuttui [2].
- Ymmärrätkö yrityksen arvot ja miten ne näkyvät jokapäiväisessä työssä?
- Koetko, että yrityksen kulttuuri on linjassa sen kanssa, mitä sinulle kerrottiin rekrytoinnin yhteydessä?
- Tunnetko olosi mukavaksi työssä ollessasi oma itsesi?
- Onko kulttuurissa jotain, mikä on yllättänyt sinua alusta asti?
- Miten kuvailisit kulttuuria ystävällesi, joka harkitsee liittymistä?
Kaksi viimeistä kysymystä toimivat paremmin avoimina tekstikenttinä. Vastaukset nostavat usein esiin asioita, joita asteikkokysymys ei koskaan ilmentäisi.
Koulutus ja kehitys
76 % uusista työntekijöistä sanoo, että koulutus on tärkeää heidän kyvylleen menestyä tehtävässä [2]. Jos koulutusohjelmassasi on aukkoja, näet ne täällä.
- Valmistiko perehdytyskoulutuksesi sinua varsinaisiin vastuisiisi?
- Olivatko koulutustilaisuudet hyvin organisoituja ja helppoja seurata?
- Onko jokin aihe tai taito, josta koet tarvitsevasi lisää koulutusta?
- Oliko sinulla riittävästi aikaa suorittaa koulutus ennen kuin sinun odotettiin työskentelevän itsenäisesti?
- Miten arvioisit koulutuskokemuksesi kokonaislaatua?
Perehdytysohjelman arviointi (päivä 90)
Nämä kysymykset on tarkoitettu itse ohjelman arviointiin, eivät yksilölliseen kokemukseen. Käytä niitä ohjelman parantamiseen yksilöllisen seurannan sijaan.
- Kuinka tyytyväinen olet kokonaisuudessaan perehdytyskokemukseesi?
- Mikä oli hyödyllisintä perehdytyksen aikana?
- Mitä muuttaisit, jos olisit itse ohjelmaa suunnittelemassa?
- Auttoiko perehdytys sinua valmistautumaan rooliisi?
- Kuinka todennäköisesti suosittelisit tätä yritystä ystävällesi, joka etsii samanlaista työtä?
Käytännön esimerkki: laajamittainen perehdytys
Keskikokoinen teknologiayritys, joka järjesti neljännesvuosittaisia kohorttirekrytointeja, havaitsi, että 90 päivän vaihtuvuus oli korkea huolimatta vahvasta haastattelupalautteesta. Kun he ottivat käyttöön strukturoidun kolmen kyselyn sarjan (päivä 7, päivä 30, päivä 90), päivän 30 tulokset paljastivat johdonmukaisen kaavan: yhden osaston uudet työntekijät arvioivat esimiesviestinnän huomattavasti alhaisemmaksi kuin kollegat muualla organisaatiossa.
Ilman kyselyaineistoa tämä olisi ollut näkymätöntä. Tiiminvetäjä oletti säännöllisten osastokokousten olevan riittävää viestintää. Uudet työntekijät tulkitsivat nämä kokoukset ryhmäilmoituksiksi, eivätkä tarvittaviksi kahdenkeskisiksi yhteydenpitotilaisuuksiksi.
Kun ongelma oli nimetty, ratkaisu oli yksinkertainen: pakolliset viikoittaiset kahdenkeskiset tapaamiset ensimmäisten 60 päivän ajan. Osaston vaihtuvuus laski noin kolmanneksella seuraavien kahden ikäryhmän aikana.
Tuo lopputulos – tietty ongelma, tietty muutos, mitattavissa oleva tulos – on perehdytyskysymysten tarkoitus. Ne toimivat vain, kun joku todella lukee vastaukset ja toimii niiden pohjalta.
Kysymysmuotoiluvinkkejä
Pidä kyselyt lyhyinä. Seitsemän päivän mittaisessa kyselyssä tulisi olla viidestä seitsemään kysymystä, ei kahtakymmentä. Vastausprosentti laskee merkittävästi kyselyn pituuden kasvaessa, ja epätäydellinen kysely antaa huonompaa tietoa kuin lyhyt, mutta vastattu kysely.
Käytä sekä asteikko- että avoimen tekstin kysymyksiä. Asteikkokysymykset (1–5, yhtäpitävyys, frekvenssi) on helppo koota kohortin laajuisesti. Avoimet kysymykset tuovat esiin yksityiskohtia. Käytä molempia: asteikkokysymyksiä säännönmukaisuuden havaitsemiseksi ja avoimia kysymyksiä sen ymmärtämiseksi.
Tee vastauksista anonyymejä mahdollisuuksien mukaan. Uudet työntekijät eivät todennäköisesti anna rehellistä palautetta esimiehestään, jos he uskovat esimiehen näkevän sen. Anonymiteetti parantaa vastausten laatua tärkeimmissä kysymyksissä.
Toimi näkyvästi datan pohjalta. Jos työntekijät eivät näe palautteen johtavan mihinkään muutokseen, vastausprosentti laskee tulevissa sykleissä. Jopa lyhyt yhteenveto kohortin kanssa – "tässä on mitä kerroitte meille, tässä on mitä me muutamme" – sulkee kierteen ja rakentaa luottamusta prosessiin.
Yhteinen virheitä välttää
Hyvää tarkoittavatkin perehdytyskyselyt epäonnistuvat, jos suunnitteluun on upotettu muutamia toistuvia virheitä. Tässä on ne, jotka esiintyvät useimmin.
Yhden kyselyn lähettäminen perehdytyksen lopussa
Palautteen pyytämisen odottaminen päivään 90 asti tarkoittaa, että olet jo menettänyt uudet työntekijät, jotka kamppailivat 30. päivänä. Ohjelman loppukyselyt ovat hyödyllisiä ohjelman arvioinnissa, mutta ne eivät voi korvata aikaisempia tarkastuksia, joissa puuttuminen on edelleen mahdollista. Jos joku ei ymmärtänyt rooliaan viikolla 3, sen tietäminen viikolla 13 ei auta häntä.
Ratkaisu: rakenna koko kyselytutkimusten sykli – päivä 7, päivä 30, päivä 60, päivä 90 – vaikka jokainen kyselytutkimus olisi lyhyt. Viiden kysymyksen yhteenveto päivänä 30 on hyödyllisempi kuin kahdenkymmenen kysymyksen retrospektiivi päivänä 90.
Samojen kysymysten esittäminen joka vaiheessa
Jotkut tiimit käyttävät uudelleen yhtä kysymyssarjaa kaikissa kyselyn kosketuspisteissä säästääkseen aikaa. Ongelmana on, että kysymys, kuten "tunnetko olevasi valmis vastuisiisi?", tarkoittaa hyvin eri asiaa päivänä 7 verrattuna päivään 60. Liian aikainen kysymys aiheuttaa kohinaa. Liian myöhäinen kysymys tarkoittaa, että korjaavien toimenpiteiden aikaikkuna on jo ohi.
Ratkaisu: kartoita jokainen kysymys vaiheeseen, jossa se on toteutettavissa. Päivä 7 on logistiikalle ja ensivaikutelmille. Päivä 30 on roolien selkeydelle ja esimiessuhteiden kartoitukselle. Päivä 90 on ohjelmatason reflektiolle.
Datan kerääminen, mutta silmukan sulkeminen
Tämä on yleisin epäonnistumisen syy. HR-tiimit suorittavat kyselyn, tarkastelevat tulokset sisäisesti ja siirtyvät eteenpäin. Uudet työntekijät huomaavat, kun heidän palautteensa katoaa mustaan laatikkoon, ja vastausprosentit laskevat seuraavissa ikäryhmissä tämän seurauksena. Vielä tärkeämpää on, että datassa ilmenneitä ongelmia ei korjata.
Korjaus: Määritä kunkin kyselykategorian omistajuus tietylle henkilölle – esimiesten tukivastaukset menevät henkilöstöpäällikölle, koulutusvajeet opetus- ja kehitystiimille ja logistiikkaongelmat henkilöstöhallinnolle. Jaa sitten lyhyt yhteenveto työryhmän kanssa: mitä kuulit ja mitä muutat. Yhteenvedon ei tarvitse olla tyhjentävä. Jopa lyhyt viesti viestittää, että palaute on luettu ja otettu vakavasti.
Nimettömän tiedonkeruun ohittaminen esimiehen kysymyksissä
Esimiessuhteiden laatu on yksi tärkeimmistä mitattavista asioista perehdytyskyselyissä, ja se on myös kategoria, joka todennäköisimmin tuottaa epätarkkoja tietoja, jos vastaukset eivät ole nimettömiä. Uudet työntekijät eivät ensimmäisten viikkojensa aikana anna esimiehestään huonoa arviota lomakkeella, joka lähetetään suoraan esimiehelle tai jota tarkastellaan kokouksessa, jossa esimies on läsnä.
Korjaus: tee esimiehiin liittyvistä kysymyksistä oletusarvoisesti anonymisoituja ja ilmoita tämä selkeästi uusille työntekijöille ennen kuin he vastaavat. Jos kyselytyökalusi ei tue anonymisointia, käsittele esimieskysymyksiä avoimena tekstinä ja kokoa tulokset manuaalisesti ennen tulosten jakamista.
Perehdytyskyselyiden suorittaminen AhaSlides
Uusien työntekijöiden saaminen vastaamaan kyselyyn on puolet haasteesta. Sähköpostitse lähetetyt pitkät lomakkeet on helppo jättää huomiotta, varsinkin ensimmäisellä viikolla, kun postilaatikot ovat jo valmiiksi ylikuormitettuja.
AhaSlides voit suorittaa perehdytyskyselyitä reaaliaikaisina, interaktiivisina istuntoina – joko kohortin perehdytyskokouksessa tai asynkronisesti linkin kautta. Voit yhdistää arviointiasteikkoja, monivalintakysymyksiä ja avoimen tekstin vastauksia samassa prosessissa, ja tulokset näkyvät reaaliajassa, joten HR- tai oppimis- ja kehitystiimit voivat havaita puutteet välittömästi sen sijaan, että odottaisivat laskentataulukon vientiä.
Erityisesti kohortin perehdytyksessä live-kyselyn tekeminen istunnon lopussa ja tulosten yhteinen tarkastelu muuttavat dynamiikkaa. Uudet työntekijät näkevät kollegoidensa vastaukset koottuna näytölle, mikä usein avaa keskustelun, jota yksityinen lomake ei koskaan avaisi. Itse koulutussisällön osalta näiden kyselyiden yhdistäminen verkkokurssien luoja antaa uusien työntekijöiden työskennellä perehdytysmoduulien parissa omaan tahtiinsa sisäänkirjautumisten välillä.
Lähteet
[1] Gallup-tutkimus. Miksi perehdytyskokemus on avainasemassa pysyvyyden kannalta. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Ensivaikutelma on kaikki kaikessa: 44 päivää aikaa tehdä uusi työsuhde tai hylätä se. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. Yli 27 työntekijän perehdytystilastoja ja trendejä. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
