Useimmat esitykset epäonnistuvat ennen ensimmäisen dian ilmestymistä. Ei siksi, että sisältö olisi heikkoa tai esittäjä ei olisi valmistautunut, vaan koska kukaan ei pysähtynyt kysymään perustavanlaatuisempaa kysymystä: millaisen rakenteen tämä materiaali oikeastaan tarvitsee?
Muoto on päätös, jonka useimmat esittäjät ohittavat. He avaavat tyhjän pakan, alkavat kirjoittaa ja antavat sisällön löytää oman muotonsa. Lopputuloksena on yleensä kolmen eri rakenteen hybridi, jotka eivät aivan yhdisty toisiinsa, ja joita pitävät yhdessä toimimattomat siirtymät. Yleisö seuraa kohteliaasti mukana ja poistuu ilman selkeää käsitystä siitä, mitä heidän piti saada mukaansa.
Lähes kaikissa ammattimaisissa esityskonteksteissa toimii kolme erilaista formaattia. Jokainen niistä sopii eri tavoitteisiin. Sen tietäminen, mitä formaattia tarvitset ja miksi, ratkaisee, onnistuuko esitys vai vain päättyykö se kokonaan.
Miksi muoto on tärkeämpi kuin luuletkaan
Valitsemasi rakenne määrittää, miten yleisösi käsittelee sanomasi. Se asettaa heidän odotuksensa, ohjaa heidän huomionsa ja antaa heille kehyksen muistaa kuulemansa.
Ajattele asiaa näin: sisältösi on sitä, mitä sanot. Muotosi on logiikka, joka tekee siitä järkevän. Vahva sisältö väärässä rakenteessa on kuin hyvät ohjeet väärässä järjestyksessä. Kaikki on teknisesti ottaen olemassa. Mikään niistä ei vie sinua sinne, minne sinun täytyy mennä.
Alla olevat kolme formaattia kattavat valtaosan ammattimaisista esitystilanteista. Jokainen niistä toimii. Kysymys kuuluu, mikä niistä sopii siihen, mitä yrität tehdä.
1. Ongelma-ratkaisu-muoto
Tämä on yleisin formaatti ammattimaisissa esityksissä syystä: se toimii. Tunnistat ongelman, perustelet sen merkityksen ja esittelet sitten ratkaisusi. Epämukavuuden ja helpotuksen välinen kontrasti tekee siitä vakuuttavan.
Rakenne seuraa viittä vaihetta. Ensinnäkin, määritä ongelma ja tee se tunnetuksi, äläkä vain sano sitä. Toiseksi, nosta panoksia: mitä ongelman ratkaisematta jättäminen maksaa taloudellisesti, toiminnallisesti tai emotionaalisesti? Kolmanneksi, esittele ratkaisusi ja selitä, miksi se käsittelee perimmäistä syytä oireiden sijaan. Neljänneksi, tarjoa todisteita: tietoja, tapaustutkimuksia tai live-esittelyä, joka osoittaa ratkaisun toimivuuden. Viidenneksi, päätä selkeällä toimintakehotuksella, jotta yleisösi tietää tarkalleen, mitä tehdä seuraavaksi.
Käytä tätä formaattia myyntiesityksissä, esittelyissä, muutoshallinnassa ja uusien prosessien tai työkalujen koulutuksessa. Se toimii aina, kun pyydät ihmisiä omaksumaan jotain uutta, käyttämään resursseja johonkin tai muuttamaan nykyisiä työskentelytapojaan.
Esimerkiksi ohjelmistoyritys, joka esittelee projektinhallintatyökalujaan, voisi aloittaa kertomalla, miten tiimit tuhlaavat tunteja sähköpostin, Slackin ja laskentataulukoiden tilannepäivitysten seuraamiseen. He määrittäisivät kustannukset. Sitten he esittelisivät alustansa, näyttäisivät sen toimivuuden ja päättäisivät selkeällä seuraavalla vaiheella. Jokainen vaihe ansaitsee seuraavan.
2. Aikajärjestys
Tämä formaatti liikkuu ajassa: menneisyydessä, nykyhetkessä, tulevaisuudessa. Tai vaiheiden sarjan läpi, joka rakentuu kohti lopputulosta. Se on narratiivivetoinen, mikä tekee siitä oikean valinnan aina, kun kerrot tarinaa siitä, miten jokin kehittyi, miten tilanne kehittyi tai miten prosessi avautui.
Rakenteessa on neljä vaihetta. Aloita asioiden alkuvaiheista ja niiden muovaamasta kontekstista. Siirry siirtymävaiheeseen: tapahtumaan, päätökseen tai muutokseen, joka muutti suuntaa. Saavu nykyhetkeen: missä asiat ovat nyt ja mitä se tarkoittaa. Päätä tulevaisuuteen: mihin asiat ovat menossa ja mitä on tehtävä, jotta sinne päästään.
Käytä tätä muotoa yritysten historioihin, toimialan kehitystä käsitteleviin puheisiin, muutosta kuvaaviin tapaustutkimuksiin ja ajan myötä kehittyviä aiheita käsitteleviin koulutusesityksiin. Se toimii hyvin myös kulttuuri- ja arvoesityksiin, joissa organisaation nykytilanteen tarina on yhtä tärkeä kuin sen tulevaisuudennäkymät.
Esitys yrityksen siirtymisestä laitteistoista pilvipalveluihin alkaisi yrityksen alkuperäisellä liiketoimintamallilla, selittäisi muutoksen aiheuttaneen markkinamuutoksen, yksityiskohtaisesti kuvaisi yrityksen nykytilanteen ja hahmottelisi, mitä seuraavaksi tapahtuu. Yleisö ei vain saa tietoa. He seuraavat matkaa, jota on paljon vaikeampi unohtaa.
3. Käsitteiden erittelyn muoto
Tässä formaattissa esitellään keskeinen idea ja puretaan se sitten pala palalta. Et myy tai kerro tarinaa. Autat ihmisiä aidosti ymmärtämään jotain monimutkaista tekemällä siitä hallittavan.
Rakenne etenee viiden vaiheen läpi. Esittele käsite ja selitä, miksi se on tärkeä, ennen kuin syvennymme yksityiskohtiin. Jaa se keskeisiin osiin yksi kerrallaan sen sijaan, että esittelisit kaiken kerralla. Havainnollista kutakin osaa konkreettisilla, tunnistettavilla esimerkeillä. Näytä, miten osat liittyvät toisiinsa muodostaen kokonaisuuden. Päätä sovelluksella: anna yleisöllesi tapa käyttää juuri oppimaansa.
Käytä tätä muotoa koulutusesityksiin, viitekehyksiin tai menetelmiin liittyvään koulutukseen ja ammatillisiin kehityskeskusteluihin, jotka käsittelevät taitoja, kuten johtajuutta, viestintää tai päätöksentekoa. Se on oikea valinta aina, kun tavoitteena on ymmärtäminen eikä suostuttelu.
Esimerkiksi Eisenhowerin matriisia käsittelevässä esityksessä esitellään kiireellisyys-tärkeys-viitekehys, käydään läpi kaikki neljä kvadranttia todellisten esimerkkien avulla, osoitetaan, miten ne liittyvät toisiinsa, ja lopuksi tehdään käytännön harjoitus. Yleisöllä on mielessään malli, jota he voivat todella käyttää, ei vain sarja dioja, jotka he muistavat puoliksi.
Muodon optimointi
Oikea formaatti ei ole se, jossa olet mukavin. Se on se, joka sopii siihen, mitä yrität saavuttaa.
Ennen kuin avaat tyhjän pakan, kysy itseltäsi viisi kysymystä. Mikä on ensisijainen tavoite: suostutella, tiedottaa vai selittää? Onko olemassa ongelma, joka kaipaa ratkaisua, vai jaatko tietoa? Noudattaako sisältösi luonnollista järjestystä tai aikajanaa? Keitä kohdeyleisösi on ja mitä he jo tietävät? Toimiiko tämä esitys itsenäisenä esityksenä vai oletko sinä siellä opastamassa ihmisiä sen läpi?
Vastaukset ohjaavat sinua kohti tiettyä muotoa. Jos yrität saada jonkun toimimaan, ongelma-ratkaisu-malli on lähes aina oikea valinta. Jos sisällölläsi on luonnollinen alku, keskikohta ja loppu, kronologinen järjestys tuntuu yleisöllesi intuitiiviselta. Jos purat monimutkaista ideaa, joka ihmisten on todella ymmärrettävä, käsitteiden erittely antaa sinulle rakenteen tehdä se menettämättä ihmisiä matkan varrella.
Epävarmoissa tilanteissa käytä oletuksena ongelmanratkaisua. Se on näistä kolmesta monipuolisin ja toimii useammassa kontekstissa kuin kaksi muuta yhteensä.
Hybridimuodot ja muunnelmat
Sinun ei tarvitse sitoutua yhteen ainoaan muotoon koko esityksen ajan. Kolmea rakennetta voidaan yhdistää, kunhan niiden väliset siirtymät ovat tarkoituksellisia eivätkä tahattomia.
Tuotelanseeraus voi alkaa ongelmanratkaisulla, jossa perustellaan tuotteen olemassaoloa, siirtyä kronologiseen etäisjärjestykseen kertomaan sen rakentamistarinaa ja lopuksi päättää konseptien erittelyllä, jossa selitetään tuotteen toimintaperiaatetta. Koulutustilaisuudessa voidaan käyttää konseptien erittelyä yleisenä viitekehyksenä ja sitten ongelmanratkaisua kussakin moduulissa osoittaakseen, miksi kukin taito on tärkeä käytännössä. Sijoittajapuheessa voidaan käyttää kronologista etäisjärjestystä yrityksen historian ja menestyksen esittelemiseksi ja sitten ongelmanratkaisua seuraavan kasvuvaiheen perustelemiseksi.
Testi hybridin toimivuudesta: voitko selittää yhdellä lauseella, miksi muutit muotoja jokaisessa siirtymäkohdassa? Jos vastaus on kyllä, rakenne on tarkoituksellinen. Jos et ole varma, se luultavasti ei ole.
Formaatti ja visuaalinen suunnittelu
Muotoilusi tulisi näkyä dioissasi, ei vain jäsennyksessäsi. Suunnittelun ja rakenteen tulisi vahvistaa toisiaan. Jos ne eivät tue toisiaan, yleisö tuntee ristiriidan, vaikka ei osaisikaan nimetä sitä.
Ongelmaratkaisuesitykset hyötyvät visuaalisesta kontrastista. Käytä ongelmaosiossa tummempaa, jännitteellisempää kuvaa ja värejä. Anna suunnittelun avautua ratkaisun esiin noustessa. Visuaalinen muutos vahvistaa tunnepitoista lähestymistapaa.
Kronologiset esitykset toimivat hyvin aikajanagrafiikan, ennen ja jälkeen -vertailujen ja edistymistä kuvaavien visuaalien kanssa. Jokaisen vaiheen tulisi näyttää ja tuntua hieman erilaiselta kuin edellisen, jotta yleisö aistii liikkeen ajassa, ei vain diasarjan.
Konsepti-esittelyissä käytetään selkeitä kaavioita, visuaalisia puitteita ja yhdenmukaista ikonografiaa jokaiselle komponentille. Suunnittelun tulisi tehdä konseptin rakenteesta näkyvä, ei vain kuvata sitä sanoin.
Yksi periaate pätee kaikkiin kolmeen: jos diasi näyttävät identtisiltä ensimmäisestä osasta viimeiseen, muotoilusi ei tee visuaalista työtä. Rakenteen tulisi olla jotain, jonka yleisösi voi nähdä, ei vain jotain, jonka tiedät olevan olemassa.
Yleisiä muotoiluvirheitä
Yleisin tapa on valita muoto sisällön kirjoittamisen jälkeen. Useimmat ihmiset avaavat tyhjän pakan, alkavat kirjoittaa ja antavat rakenteen syntyä itsestään. Lopputuloksena on yleensä kahden tai kolmen muodon sekoitus, jotka eivät aivan liity toisiinsa. Rakenteen uudelleenjärjestely siinä vaiheessa tuntuu alusta aloittamiselta, joten useimmat ihmiset eivät tee sitä. Valitse muoto ennen kuin kirjoitat yhdenkään dian.
Toinen virhe on formaattien tahaton sekoittaminen. Ongelma-ratkaisu- ja kronologisen ajattelutavan yhdistäminen voi toimia kauniisti, mutta vain silloin, kun siirtymä on harkittu. Muussa tapauksessa yleisö tuntee muutoksen, vaikka he eivät pystyisi tunnistamaan sitä. He menettävät juonen, lakkaavat luottamasta rakenteeseen ja alkavat odottaa esityksen loppua sen sijaan, että seuraisivat, mihin se on menossa.
Kolmas on väärän muodon käyttäminen tavoitteelle. Kronologinen rakenne on kiehtova tarinoille, mutta turhauttava yleisölle, joka tarvitsee päätöksen. Käsitteiden erittely on oikea valinta ymmärtämisen, ei suostuttelun kannalta. Jos pyydät ihmisiä toimimaan, ongelmanratkaisu on lähes aina vastaus. Muodon ja tavoitteen yhteensovittaminen ei ole pieni yksityiskohta. Se on ero yleisön välillä, joka lähtee valmiina toimimaan, ja yleisön, joka lähtee jossain määrin informoituneena.
Viimeinen on muotoilun käsitteleminen koristeena, jota lisätään lopussa kuin mallinetta. Rakenne ei ole kosmeettinen. Se on logiikka, jonka ympärille sisältö rakentuu. Jos voit vaihtaa osioita rikkomatta mitään, muotoilusi ei toimi.
Viemme sitä pidemmälle AhaSlidesin avulla
Interaktiiviset elementit toimivat missä tahansa formaatissa. Tärkeintä on sijoittaa ne hetkiin, jolloin yleisön kommentit joko vahvistavat rakennetta tai antavat reaaliaikaista palautetta siitä, onnistuuko se.
Ongelmanratkaisuesityksissä aloita kyselyllä, jossa yleisöäsi pyydetään arvioimaan, kuinka paljon ongelma vaikuttaa heihin. Se tekee ongelmasta henkilökohtaisen ennen kuin olet sanonut siitä sanaakaan. Ratkaisuvaiheessa käytä kysymys- ja vastausdiaa nostaaksesi vastaväitteet esiin reaaliajassa sen sijaan, että huomaisit ne vasta sitten, kun olet lopettanut.
Kronologisissa esityksissä käytä sanapilviä siirtymäkohdissa tallentaaksesi, mitä yleisösi ajattelee kustakin vaiheesta. Kysymys "mikä sana tulee mieleesi, kun ajattelet, missä olimme kolme vuotta sitten?" luo emotionaalista kontrastia, joka vahvistaa kerronnan kaarta.
Käsitteitä erittelevissä esityksissä kannattaa jokaisen osan jälkeen tehdä lyhyt testi ymmärryksen tarkistamiseksi ennen seuraavaan siirtymistä. Jos suurin osa huoneesta vastaa kysymykseen väärin, tiedät hidastavasi. Jos kaikki vastaavat oikein, voit edetä nopeammin ja luottaa siihen, että rakenne toimii.
Muoto tarjoaa logiikan. AhaSlides pitää yleisön yhteydessä siihen.
Käärimistä
Muoto on päätös, jonka useimmat esittäjät tekevät vahingossa. He löytävät oman rakenteensa joskus dian kahdennentoista tienoilla, kun on liian myöhäistä muuttaa sitä ilman kaiken uudelleenrakentamista.
Tämän oppaan kolme formaattia kattavat valtaosan siitä, mitä sinun koskaan tarvitsee esittää. Ongelma-ratkaisu, kun yrität vakuuttaa. Kronologinen, kun kerrot tarinaa. Käsitteiden erittely, kun selität jotain monimutkaista. Jokainen niistä toimii. Kysymys kuuluu aina, mikä sopii siihen, mitä yrität tehdä.
Päätä ennen kuin avaat kannen. Kaikki muu helpottuu siitä eteenpäin.
