Liste de contrôle ultime pour la gestion des risques liés aux événements | 15 incontournables pour assurer le succès de l'événement

Votre cœur s'emballe lorsque vous imaginez les pires scénarios :

❗️ Un intervenant tombe malade quelques minutes avant de monter sur scène.

❗️ Votre lieu perd soudainement de l'électricité le jour de l'événement.

❗️ Ou pire encore, quelqu'un se blesse lors de votre événement.

Les pensées qui vous retournent l'estomac vous empêchent de dormir la nuit.

Mais même les événements les plus chaotiques peuvent être gérés – si vous les planifiez soigneusement et systématiquement à l’avance.

Un simple liste de vérification de la gestion des risques liés aux événementspeut vous aider à identifier, préparer et atténuer les problèmes potentiels avant qu’ils ne fassent dérailler votre événement. Voyons les 10 éléments indispensables de la liste de contrôle pour transformer l'inquiétude en un plan d'action bien conçu.

Table des matières

• Aperçu
• Qu'est-ce que la gestion des risques d'un événement ?
• Cinq étapes pour gérer les risques en tant qu'organisateur d'événements
• Liste de vérification de la gestion des risques liés aux événements
• Cinq éléments de gestion des risques
• Liste de contrôle dans la gestion d'événements
• Points clés à retenir
• FAQ - Foire Aux Questions

Aperçu

Qu’est-ce que le risque événementiel ?	Problèmes inattendus et imprévus qui affectent négativement les organisateurs et l'image de marque de l'entreprise.
Exemples de risque événementiel ?	Conditions météorologiques extrêmes, sécurité alimentaire, incendie, perturbations, menaces à la sécurité, risque financier,…

Qu'est-ce que la gestion des risques d'un événement ?

La gestion des risques liés aux événements consiste à identifier les risques ou problèmes potentiels susceptibles de menacer un événement, puis à mettre en place des processus et des précautions pour atténuer ces risques. Cela aide les organisateurs d'événements à disposer de plans d'urgence prêts à minimiser les perturbations et à récupérer rapidement si des problèmes surviennent. Une liste de contrôle de gestion des risques d'événement est également utilisée pour s'assurer que chaque menace potentielle est traversée.

Les cinq étapes pour gérer les risques en tant qu'organisateur d'événements

Nous savons que c'est stressant en tant qu'organisateur d'événements avec toutes les possibilités qui peuvent se présenter. Pour vous éviter de trop réfléchir, suivez nos 5 étapes simples pour élaborer un plan de gestion des risques parfait pour les événements :

• Identifier les risques- Réfléchissez à toutes les choses possibles qui pourraient mal tourner lors de votre événement. Tenez compte de facteurs tels que les problèmes de salle, le mauvais temps, les pannes technologiques, les annulations de conférenciers, les problèmes de nourriture, les blessures, la faible fréquentation, etc. outil de remue-méningespour garder les idées intactes.

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• Évaluer la probabilité et l'impact - Pour chaque risque événementiel identifié, estimez sa probabilité de survenance et quel impact potentiel il pourrait avoir sur votre événement. Cela permet de déterminer quels risques nécessitent les plans d’atténuation les plus approfondis.

•Élaborer des plans d'urgence - Pour les risques plus prioritaires, créez des plans de sauvegarde, des solutions et des contingences spécifiques pour minimiser les perturbations si ces risques se matérialisent. Cela peut impliquer de confirmer d'autres lieux, fournisseurs, horaires, etc.

• Attribuer les responsabilités- Désignez une personne responsable de l'exécution de chaque plan d'urgence et communiquez clairement les rôles à votre équipe. Cela garantit que quelqu’un prendra des mesures si un risque se produit réellement.

•Pratiquez vos plans - Parcourez des scénarios potentiels pour identifier les lacunes dans vos plans de gestion des risques liés aux événements. Former votre équipe sur la façon de réagir dans différentes situations renforcera la confiance afin qu'elle puisse gérer avec succès les problèmes qui surviennent le jour de l'événement.

Conseils pour un meilleur engagement

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• Conception d'événements
• Le réseautage d'affaires

Liste de vérification de la gestion des risques liés aux événements

Quels sont les points généraux qu'une liste de contrôle de gestion des risques événementiels doit couvrir ? Cherchez l'inspiration avec nos exemples de liste de contrôle des risques liés aux événements ci-dessous.

#1 – Lieu
☐ Contrat signé
☐ Permis et licences obtenus
☐ Plan d'étage et arrangements d'installation confirmés
☐ Restauration et exigences techniques spécifiées
☐ Lieu de secours identifié et en attente

#2 – Météo
☐ Surveillance des phénomènes météorologiques violents et plan de notification
☐ Tente ou abri alternatif disponible si nécessaire
☐ Dispositions prises pour déplacer l'événement à l'intérieur si nécessaire

#3 – Technologie
☐ A/V et autres équipements technologiques testés
☐ Coordonnées du support informatique obtenues
☐ Impressions papier des documents disponibles en tant que sauvegarde
☐ Plan d'urgence en cas de panne d'Internet ou de courant

#4 – Médical/Sécurité
☐ Trousses de premiers secours et DEA disponibles
☐ Issues de secours clairement signalées
☐ Personnel formé aux procédures d'urgence
☐ Coordonnées de sécurité/police à portée de main

#5 - Conférenciers
☐ Bios et photos reçues
☐ Intervenants alternatifs sélectionnés comme remplaçants
☐ Plan d'urgence du conférencier communiqué

#6 – Présence
☐ Seuil minimum de présence confirmé
☐ Politique d'annulation communiquée
☐ Plan de remboursement en place si l'événement est annulé

#7 – Assurance
☐ Police d'assurance responsabilité civile générale en vigueur
☐ Attestation d'assurance obtenue

#8 -Documents
☐ Copies des contrats, permis et licences
☐ Coordonnées de tous les vendeurs et fournisseurs
☐ Programme, ordre du jour et/ou itinéraire de l'événement

#9 – Personnel/bénévoles
☐ Rôles attribués au personnel et aux bénévoles
☐ Sauvegardes disponibles à remplir en cas de non-présentation
☐ Formation sur les procédures d'urgence et les plans d'urgence terminée

#10 – Nourriture et boissons
☐ Avoir des sauvegardes disponibles pour toutes les fournitures périssables
☐ Options alimentaires alternatives préparées en cas de commande retardée/incorrecte/invités souffrant d'allergies
☐ Des produits en papier, des ustensiles et des plats de service supplémentaires sont disponibles

#11 - Déchets et recyclage
☐ Poubelles et conteneurs de recyclage distribués
☐ Rôles assignés pour ramasser les ordures pendant et après l'événement

#12 - Procédures de traitement des plaintes
☐ Membre du personnel désigné pour traiter les plaintes des participants
☐ Un protocole pour résoudre les problèmes et offrir des remboursements/compensations si nécessaire

#13 - Plan d'évacuation d'urgence
☐ Itinéraires d'évacuation et points de rencontre préparés
☐ Avoir des membres du personnel postés près des sorties

#14 – Protocole de personne perdue
☐ Personnel responsable des enfants/personnes âgées/handicapés perdus désigné
☐ Coordonnées des parents/tuteurs de mineurs obtenues

#15 - Rapport d'incident
☐ Formulaire de rapport d'incident créé pour que le personnel documente toute urgence

Les cinq éléments de la gestion des risques

Le risque n'est pas seulement une question de malchance : il fait partie de toute entreprise. Mais avec un bon plan de gestion des risques liés aux événements, vous pouvez maîtriser le chaos créé par le risque et transformer les menaces en opportunités. Les cinq approches de gestion des risques comprennent :

• Identification des risques- Pensez à de petites choses comme des problèmes techniques… jusqu'à la catastrophe totale. Énumérer les risques vous permet de les sortir de votre tête et de les mettre sur papier où vous pouvez les affronter.

• L'évaluation des risques- Évaluez chaque risque pour comprendre lequel représente la plus grande menace. Considérez : quelle est la probabilité que cela se produise ? Quels dommages pourraient en résulter si cela se produisait ? En priorisant les risques, concentrez vos efforts sur les problèmes qui comptent vraiment.

• Atténuation des risques- Prévoyez de riposter ! Envisagez des moyens de réduire les risques qu’un risque se produise, d’atténuer tout impact s’il se produit, ou les deux. Plus vous affaiblirez les risques en amont, moins ils vous perturberont.

• Surveillance des risques- Une fois vos plans initiaux mis en place, restez vigilant. Surveillez les signes de l’émergence de nouveaux risques ou de l’évolution d’anciens risques. Ajustez vos stratégies si nécessaire pour suivre l’évolution du paysage des menaces.

• Rapports sur les risques- Partagez les risques et les plans avec votre équipe. Faire participer les autres au processus permet d'obtenir l'adhésion, d'exposer les faiblesses que vous avez peut-être manquées et de répartir les responsabilités en matière de gestion des risques.

Qu'est-ce qu'une liste de contrôle dans la gestion d'événements ?

Une liste de contrôle dans la gestion d'événements fait référence à une liste d'éléments ou de tâches dont les organisateurs d'événements vérifient qu'ils ont été préparés, organisés ou planifiés avant un événement.

Une liste de contrôle complète de gestion des risques permet de garantir que rien d’important n’est négligé lorsque vous organisez tous les détails nécessaires à la réussite de l’exécution d’un événement.

Les listes de contrôle sont utiles pour la gestion des événements car elles :

• Apporter clarté et structure- Ils présentent dans un ordre détaillant tout ce qui doit être fait, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.

• Encouragez une préparation approfondie- Cocher les éléments motive les organisateurs à s'assurer que toutes les dispositions et précautions sont effectivement en place avant le début de l'événement.

• Améliorez la communication- Les équipes peuvent diviser et attribuer des éléments de liste de contrôle pour s'assurer que chacun comprend ses rôles et responsabilités.

• Soutenir la cohérence- L'utilisation de la même liste de contrôle pour les événements récurrents permet de maintenir les normes et de détecter les domaines à améliorer à chaque fois.

• Révéler les lacunes ou les faiblesses- Les éléments non cochés mettent en évidence des éléments oubliés ou nécessitent plus de planification, vous permettant de les résoudre avant que des problèmes ne surviennent.

• Faciliter les transferts- Remettre la liste de contrôle aux nouveaux organisateurs les aide à comprendre tout ce qui a été fait pour planifier des événements réussis précédents.

Points clés à retenir

Avec ces extras dans votre liste de contrôle de gestion des risques d'événement, vous êtes bien préparé pour le champ de bataille ! La préparation transforme le chaos potentiel en confiance calme. Ajoutez donc chaque élément à votre liste. Rayez-les un par un. Regardez cette liste de contrôle transformer l'inquiétude en puissance. Parce que plus vous anticipez, meilleurs sont les risques qui céderont à votre planification et à votre préparation méticuleuses.

FAQ - Foire Aux Questions