Comment organiser des réunions d'introduction fluides | Meilleurs conseils débloqués en 2025 !

Si vous participez à une nouvelle équipe interfonctionnelle au travail ou à une nouvelle équipe de projet, il peut s'agir de personnes d'autres départements ou d'autres entreprises que vous ne connaissez peut-être pas ou avec lesquelles vous n'avez pas travaillé auparavant, et vous voulez vous assurer que votre être prêt à s'engager et à investir vos compétences et vos idées dans l'équipe, surtout si cette équipe est très performante. Ainsi, il est essentiel d’organiser une réunion pour rassembler de nouveaux coéquipiers.

Cependant, il n'y a pas de surprise si vous vous sentez un peu maladroit et nerveux puisque même les professionnels les plus expérimentés ont le trac lors d'une première rencontre avec une nouvelle équipe. Si vous êtes un leader et que vous craignez de ne pas organiser de réunions d'introduction à la productivité.

Cet article vous donnera un guide complet, des exemples et des conseils sur ce qui fait le succès des réunions d'introduction.

Dans cet article, vous apprendrez

• Qu'est-ce qu'une réunion d'introduction ?
• Quel est l'objectif de la réunion d'introduction ?
• Comment organiser une réunion d'introduction efficace
• Conseils pour organiser avec succès une réunion d’introduction
• Faits marquants

Qu'est-ce qu'une réunion d'introduction ?

Une réunion d'introduction ou d'introduction a tout à fait le même sens lorsqu'il s'agit de la présentation de l'équipe, lorsque c'est la première fois que les membres de l'équipe et leurs dirigeants se rencontrent officiellement, pour déterminer si les personnes impliquées souhaitent construire une relation de travail et s'engager dans l'équipe dans le avenir.

Il vise à donner aux membres de l’équipe le temps de rester ensemble pour connaître le parcours, les intérêts et les objectifs de chaque participant. Selon vos préférences et celles de votre équipe, vous pouvez organiser des réunions d'introduction formelles ou informelles.

L'ordre du jour d'une réunion d'introduction standard comprend :

• Présenter le but de la réunion
• Présentez les dirigeants et chaque membre
• Discutez des règlements de l'équipe, du travail, des avantages et des traitements...
• Il est temps de jouer à des jeux
• Mettre fin aux réunions et prendre des mesures de suivi

Quel est l’objectif des réunions d’introduction ?

Ne considérez pas seulement les présentations comme une case à cocher. Utilisez ce temps pour établir de véritables connexions, obtenir des informations uniques et établir un cadre pour un travail d'équipe sans faille. Les réunions d'introduction sont idéales pour :

• Booster le travail d'équipe et la cohésion d'équipe

L'objectif premier des réunions de présentation est de rapprocher des inconnus de leurs coéquipiers. Si vous ne vous êtes jamais vus et que vous les connaissez peu, la cohésion et les liens risquent de manquer, ce qui peut nuire à l'esprit d'équipe et à la productivité. Lorsque les membres peuvent discuter et harmoniser les règles d'équipe, les récompenses et les sanctions appropriées, ou savoir que leurs dirigeants sont justes et fidèles, que leurs coéquipiers sont humbles, fiables, empathiques, etc., la confiance et un climat de travail positif s'installent au sein de l'équipe.

• Faire tomber les tensions et les maladresses

La productivité diminuera probablement si les employés travaillent dans un environnement de travail sous pression. Il n’est pas bon non plus que les employés effraient leur leader plutôt que de s’inspirer de lui. Les réunions d'introduction peuvent aider les nouvelles équipes à se sentir plus en confiance pour partager leurs idées et leurs opinions. Ils commencent également facilement à se faire des amis, à communiquer et à réduire la gêne nécessaire à une collaboration ultérieure. Par exemple, un membre de l’équipe n’hésite pas à s’exprimer et à demander de l’aide lorsqu’il n’est pas en mesure de respecter les délais.

• Aider à structurer et à aligner les normes et les pratiques

L'accent mis sur les règles et règlements est une partie importante des toutes premières réunions d'introduction. Le fait de ne pas le rendre clair, juste et simple au début du travail d'équipe peut entraîner des conflits d'équipe et une mauvaise communication. Au contraire, si vous pouvez faire en sorte que l'équipe suive les normes et pratiques, il y aura une efficience des ressources en raison de l'efficacité et de l'efficience d'une équipe, tout en améliorant la satisfaction au travail des membres de l'équipe qui font partie d'une équipe cohésive.

Comment organiser une réunion d'introduction efficace

Les réunions d'introduction peuvent suivre le processus standard de planification des réunions avec le 5 Ps: Objectif, Planification, Préparation, Participation et Progrès. En fonction de votre temps limité, du nombre de participants, de l'expérience de votre équipe et de vos ressources, vous pouvez organiser des réunions d'introduction formelles ou informelles. La première impression est importante. D’autant plus de respect et de confiance que les membres de votre équipe apprécieront lorsque vous ferez preuve de réunions organisées et attentionnées.

• Objectif

Il s'agit de fixer des objectifs pour les réunions. Soyez clair et concis lorsque vous énumérez les objectifs des réunions afin de pouvoir facilement recentrer tout le monde si un participant est distrait par des activités sans rapport. Vous pouvez envisager de structurer les objectifs en organisant une pyramide d’objectifs qui décrit chaque ensemble d’objectifs à différents niveaux.

• Planification

La première chose à faire pour les nouveaux chefs d'équipe est de planifier les détails ou d'élaborer un ordre du jour. Lorsqu'on a un document de référence, essayer de tout mémoriser soi-même réduit le stress. Vous pouvez créer un modèle à l'aide d'un diaporama PowerPoint. ou des cartes aide-mémoire manuscrites.

• Préparation

Cette partie comprend plusieurs activités, comme la préparation du texte d'introduction et la révision de l'ordre du jour avant le début de la réunion officielle. Grâce aux notes du présentateur ou au texte, il vous sera plus facile de présenter toutes les informations clés et de vous concentrer sur l'ordre du jour si vous perdez soudainement la tête.

• Participation

N'oubliez pas d'encourager les nouveaux membres à poser des questions et à participer à des activités interactives pendant les réunions. Si les autres semblent si hésitants, demandez-leur leur avis. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe ont la possibilité de s'exprimer et ne vous concentrez pas uniquement sur les membres extravertis. Vous pouvez organiser un sondage en direct afin que certains introvertis puissent partager directement leurs opinions.

• Progrès

Vous devez conclure votre réunion avec un résumé et informer les actions pour les prochaines étapes. Et, le suivi après une réunion est un élément crucial, vous pouvez envisager de prendre une décision finale et de la documenter.

Conseils pour organiser avec succès une réunion d’introduction

• Utiliser un outil de présentation interactif

Vous vous sentez timide ou gêné le premier jour ? Vous pouvez rendre vos réunions d'introduction 100 fois plus amusantes en utilisant un outil de présentation interactif comme AhaSlides !

Il existe une douzaine de façons de procéder, mais nous vous recommandons cette esquisse pour briser la glace rapidement :

• Commencez par une diapositive d’introduction.
• Pimentez les choses avec des quiz sur vous-même avec des points et un classement.
• Terminez par une diapositive de questions-réponses à la fin où chacun peut poser des questions sur vous.

Avec la plateforme de présentation interactive d'AhaSlides, vous pouvez créer une introduction convaincante qui emmène les gens vers la lune. Essayez ce modèle ici :

• Commencez une introduction par "nous"

L'équipe privilégie la collaboration entre ses membres pour atteindre des objectifs communs, et non pour mettre en avant leurs talents personnels. Il est donc important de mettre l'accent sur la culture du « nous ». Privilégiez autant que possible l'utilisation du « nous » à celle du « je » dans vos présentations et lors des réunions, à l'exception de la présentation personnelle. Cela encourage l'équipe à collaborer plus efficacement, car elle comprend qu'elle partage une vision cohérente et s'investit davantage pour l'équipe que pour elle-même.

• Divertissez vos coéquipiers

Comment lancer les réunions de présentation de la manière la plus stimulante possible ? Comme tous les membres se connaissent depuis peu, en tant qu'hôte, vous pouvez commencer par quelques activités brise-glace rapides. Vous pouvez également organiser deux ou trois jeux, quiz et séances de brainstorming pour permettre à chacun de partager sa personnalité, ses talents et ses réflexions, de communiquer et de collaborer afin d'améliorer la cohésion d'équipe, la culture d'entreprise et les liens. Par exemple, vous pouvez essayer des jeux comme Cercle d'appréciation, Chasses au trésor, Préférez-vous...

• La gestion du temps

En général, les réunions les plus productives durent entre 15 et 45 minutes, notamment les réunions de présentation, qui devraient durer 30 minutes. C'est un temps suffisant pour que les nouveaux membres apprennent à se connaître, se présentent brièvement et collaborent autour d'activités simples et ludiques de cohésion d'équipe. Vous avez également défini des limites de temps pour chaque section afin de ne pas manquer de temps alors que vous avez encore beaucoup à faire.

Faits marquants

Il est bénéfique pour votre équipe de commencer à collaborer avec une nouvelle équipe en profitant des réunions de présentation. Organiser une première réunion peut être difficile et intimidant. Lors de la préparation, n'hésitez pas à demander de l'aide, même si vous maîtrisez PowerPoint. Vous pouvez certainement simplifier votre travail et vous épargner la journée grâce à ces réunions. AhaSlides.

Foire aux questions (FAQ)

Ref: Indeed. Mieux Up, LinkedIn