Comment organiser des réunions d'introduction fluides | Meilleurs conseils débloqués en 2024 !

Es-tu déjà allé à réunions de présentation réussies?

Si vous participez à une nouvelle équipe interfonctionnelle au travail ou à une nouvelle équipe de projet, il peut s'agir de personnes d'autres départements ou d'autres entreprises que vous ne connaissez peut-être pas ou avec lesquelles vous n'avez pas travaillé auparavant, et vous voulez vous assurer que votre être prêt à s'engager et à investir vos compétences et vos idées dans l'équipe, surtout si cette équipe est très performante. Ainsi, il est essentiel d’organiser une réunion pour rassembler de nouveaux coéquipiers.

Cependant, il n'y a pas de surprise si vous vous sentez un peu maladroit et nerveux puisque même les professionnels les plus expérimentés ont le trac lors d'une première rencontre avec une nouvelle équipe. Si vous êtes un leader et que vous craignez de ne pas organiser de réunions d'introduction à la productivité.

Cet article vous donnera un guide complet, des exemples et des conseils sur ce qui fait le succès des réunions d'introduction.

Dans cet article, vous apprendrez

• Qu'est-ce qu'une réunion d'introduction ?
• Quel est l'objectif de la réunion d'introduction ?
• Comment organiser une réunion d'introduction efficace
• Conseils pour organiser avec succès une réunion d’introduction
• Faits marquants

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Qu'est-ce qu'une réunion d'introduction ?

Une réunion d'introduction ou d'introduction a tout à fait le même sens lorsqu'il s'agit de la présentation de l'équipe, lorsque c'est la première fois que les membres de l'équipe et leurs dirigeants se rencontrent officiellement, pour déterminer si les personnes impliquées souhaitent construire une relation de travail et s'engager dans l'équipe dans le avenir.

Il vise à donner aux membres de l’équipe le temps de rester ensemble pour connaître le parcours, les intérêts et les objectifs de chaque participant. Selon vos préférences et celles de votre équipe, vous pouvez organiser des réunions d'introduction formelles ou informelles.

L'ordre du jour d'une réunion d'introduction standard comprend :

• Présenter le but de la réunion
• Présentez les dirigeants et chaque membre
• Discutez des règlements de l'équipe, du travail, des avantages et des traitements...
• Il est temps de jouer à des jeux
• Mettre fin aux réunions et prendre des mesures de suivi

Quel est l’objectif des réunions d’introduction ?

Ne considérez pas seulement les présentations comme une case à cocher. Utilisez ce temps pour établir de véritables connexions, obtenir des informations uniques et établir un cadre pour un travail d'équipe sans faille. Les réunions d'introduction sont idéales pour :

• Booster le travail d'équipe et la cohésion d'équipe

Le tout premier objectif des réunions d'introduction est d'amener des inconnus à des coéquipiers proches. Si vous ne vous êtes jamais vus auparavant et que vous en savez peu sur eux, il y aura un manque de cohésion et de connexion, ce qui peut affecter l'esprit d'équipe et la productivité. Lorsque les gens peuvent discuter et unifier les règles de l'équipe, les récompenses et les punitions appropriées, ou savoir que leurs dirigeants sont des personnes justes et fidèles, que leurs coéquipiers sont humbles, fiables, empathiques, et plus encore, la volonté de confiance et un environnement de travail positif seront construits parmi les équipe.

• Faire tomber les tensions et les maladresses

La productivité diminuera probablement si les employés travaillent dans un environnement de travail sous pression. Il n’est pas bon non plus que les employés effraient leur leader plutôt que de s’inspirer de lui. Les réunions d'introduction peuvent aider les nouvelles équipes à se sentir plus en confiance pour partager leurs idées et leurs opinions. Ils commencent également facilement à se faire des amis, à communiquer et à réduire la gêne nécessaire à une collaboration ultérieure. Par exemple, un membre de l’équipe n’hésite pas à s’exprimer et à demander de l’aide lorsqu’il n’est pas en mesure de respecter les délais.

• Aider à structurer et à aligner les normes et les pratiques

L'accent mis sur les règles et règlements est une partie importante des toutes premières réunions d'introduction. Le fait de ne pas le rendre clair, juste et simple au début du travail d'équipe peut entraîner des conflits d'équipe et une mauvaise communication. Au contraire, si vous pouvez faire en sorte que l'équipe suive les normes et pratiques, il y aura une efficience des ressources en raison de l'efficacité et de l'efficience d'une équipe, tout en améliorant la satisfaction au travail des membres de l'équipe qui font partie d'une équipe cohésive.

Comment organiser une réunion d'introduction efficace

Les réunions d'introduction peuvent suivre le processus standard de planification des réunions avec le 5 Ps: Objectif, Préproduction, Préparation, Participation et Progrès. En fonction de votre temps limité, du nombre de participants, de l'expérience de votre équipe et de vos ressources, vous pouvez organiser des réunions d'introduction formelles ou informelles. La première impression est importante. D’autant plus de respect et de confiance que les membres de votre équipe apprécieront lorsque vous ferez preuve de réunions organisées et attentionnées.

• Objectif

Il s'agit de fixer des objectifs pour les réunions. Soyez clair et concis lorsque vous énumérez les objectifs des réunions afin de pouvoir facilement recentrer tout le monde si un participant est distrait par des activités sans rapport. Vous pouvez envisager de structurer les objectifs en organisant une pyramide d’objectifs qui décrit chaque ensemble d’objectifs à différents niveaux.

• Préproduction

La première chose que les nouveaux chefs d’équipe devraient faire est de planifier les détails ou d’élaborer un ordre du jour. Lorsque vous avez quelque chose à quoi vous référer, essayer de vous souvenir de tout par vous-même soulage le stress. Vous pouvez créer un modèle à l'aide d'un diaporama via PowerPoint ou des cartes aide-mémoire manuscrites.

• Préparation

Cette partie implique certaines activités telles que la préparation du script d'introduction à la réunion et la révision de l'ordre du jour avant de commencer une réunion officielle. Il vous sera plus facile de parler de toutes les informations clés et de vous concentrer sur l'ordre du jour avec l'aide de notes de conférencier ou d'un script lorsque vous perdez soudainement la tête.

• Participation

N'oubliez pas d'encourager les nouveaux membres à poser des questions et à participer à des activités interactives pendant les réunions. Si les autres semblent si hésitants, demandez-leur leur avis. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe ont la possibilité de s'exprimer et ne vous concentrez pas uniquement sur les membres extravertis. Vous pouvez organiser un sondage en direct afin que certains introvertis puissent partager directement leurs opinions.

• Progrès

Vous devez conclure votre réunion avec un résumé et informer les actions pour les prochaines étapes. Et, le suivi après une réunion est un élément crucial, vous pouvez envisager de prendre une décision finale et de la documenter.

Conseils pour organiser avec succès une réunion d’introduction

• Utiliser un outil de présentation interactif

Vous vous sentez timide ou mal à l'aise le premier jour ? Vous pouvez rendre vos réunions de présentation 100 fois plus amusantes en utilisant un outil de présentation interactif comme AhaSlides!

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Il existe une douzaine de façons de procéder, mais nous vous recommandons cette esquisse pour briser la glace rapidement :

• Commencez par une diapositive d’introduction.
• Pimentez les choses avec des quiz sur vous-même avec des points et un classement.
• Terminez par une diapositive de questions-réponses à la fin où chacun peut poser des questions sur vous.

Avec AhaSlides« Plateforme de présentation interactive, vous pouvez créer une introduction convaincante qui emmène les gens sur la lune. Essayez ce modèle ici :

• Commencez une introduction par "nous"

L'équipe travaille sur la collaboration entre les membres de l'équipe pour atteindre des objectifs communs et non pour montrer des talents personnels. Il est donc important de souligner le sens de la culture du « nous ». Essayez d'utiliser « nous : plutôt que « je » autant que possible dans vos diapositives d'introduction et dans l'ensemble des réunions, à l'exception de l'introduction personnelle. Cela encourage en fin de compte l'équipe à collaborer plus efficacement car elle comprend qu'elle partage une vision cohérente et est se consacrent davantage à travailler pour l’équipe plutôt que pour eux-mêmes.

• Divertissez vos coéquipiers

Comment lancer les réunions d'introduction de la manière la plus excitante ? Comme tous les membres sont nouveaux les uns pour les autres, en tant qu'hôte, vous pouvez envisager de commencer par quelques brise-glace rapides. Vous pouvez également mettre en place 2 à 3 jeux et quiz, et des sessions de brainstorming pour laisser aux autres le temps de partager leur personnalité, leurs talents et leur réflexion ; communiquer et travailler avec les autres pour améliorer la cohésion d'équipe et la culture et la connexion en milieu de travail. Par exemple, vous pouvez essayer des jeux comme Cercle d'appréciation, Chasses au trésor, Préférez-vous...

• La gestion du temps

Habituellement, les réunions très productives peuvent durer de 15 à 45 minutes, en particulier les réunions d'introduction, qui doivent être contrôlées en 30 minutes. C'est suffisamment de temps pour que les nouveaux coéquipiers apprennent à se connaître, se présentent brièvement et collaborent entre eux dans le cadre de quelques activités de team building simples et amusantes. Vous avez également fixé des limites de temps pour différentes sections afin de vous assurer que votre temps ne s'épuise pas alors que vous avez encore beaucoup de choses à couvrir.

Faits marquants

Il est avantageux pour votre équipe de commencer le travail d'équipe avec une nouvelle équipe en profitant des réunions d'introduction. Organiser une toute première réunion peut être difficile et imitant. Lorsque vous êtes dans le processus de préparation, n'hésitez pas à demander de l'aide même si vous êtes un maître de PowerPoint. Vous pouvez certainement faciliter votre travail et sauver votre journée avec AhaSlides.

FAQ

Ref: Indeed. Mieux Up, LinkedIn