6 règles d'étiquette des réunions pour améliorer l'efficacité des réunions d'équipe

Vous avez probablement rassemblé un tas d'idées créatives pour faire de vos réunions d'équipe une expérience interactive et engageante. Pourtant, vous trouvez qu'il manque encore quelque chose à vos réunions d'équipe ? L'efficacité sera le point clé ici, alors examinons quelques-unes d'entre elles AhaSlides étiquette de réunion!

Vous pouvez «pirater» l'efficacité de vos réunions d'équipe à l'aide de ces conseils pratiques simples sur la façon d'atteindre les performances optimales de votre équipe avec un lieu bien facilité, une atmosphère qui favorise une attitude ouverte, créative et engagée parmi les participants, et une chronologie qui obtient toutes les tâches discutées correctement.

Table des matières

• Qu’est-ce que l’étiquette des réunions ?
• 6 conseils sur l'étiquette des réunions que tout le monde devrait connaître
  • #1 – Insister sur l’importance de la réunion
  • #2 – Organisez-vous dans un espace de réunion avec une logistique facilitée
  • #3 – Établissez des règles de base pour chaque membre
  • #4 – Créez un agenda par ordre d’importance
  • #5 -Encourager la participation active des coéquipiers
  • #6 -Prendre des décisions finales et attribuer des tâches individuelles
• Ce que vous devriez éviter dans l'étiquette des réunions
• Réflexions finales

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Qu’est-ce que l’étiquette des réunions ?

Les manières de se réunir comptent plus que vous ne le pensez. Que vous travailliez volontairement dans une start-up ou dans une organisation, il existe un ensemble de règles non écrites pour faire fonctionner l'entreprise. Imaginez ceci : vous assistez à une réunion client importante. Plusieurs intervenants clés seront présents, dont beaucoup n'ont pas encore été rencontrés. Comment pouvez-vous vous assurer de faire la meilleure impression possible et que la réunion soit un succès ? C'est là qu'intervient l'étiquette des réunions.

Étiquette de réunion est le code de conduite non écrit qui maintient les interactions professionnelles soignées et productives. Les règles peuvent sembler lourdes, mais le respect de bonnes manières de réunion favorise la concentration, le respect et les relations. Des choses comme arriver tôt montrent que vous appréciez le temps des autres. Même si vous vous considérez comme une personne facile à vivre, suivre l'étiquette des réunions peut faciliter les tâches de travail importantes, en particulier avec des inconnus.

6 conseils sur l'étiquette des réunions que tout le monde devrait connaître

#1 - Souligner l’importance de la réunion

Si vos coéquipiers ne reconnaissent pas les valeurs des réunions d’équipe, ils se sentiront obligés et peu disposés à s’engager. Alors dans un premier temps, montrez-leur les avantages de la réunion. De nombreuses décisions ne peuvent être prises sans une discussion approfondie et en face à face, car c'est le processus de discussion et de demande qui ouvre la voie à des choix rationnels. En outre, des réunions d'équipe efficaces permettent des conversations ouvertes qui tirent parti des points de vue et de l'expertise des membres pour résoudre les problèmes en fonction de leurs compétences et connaissances. Ils améliorent également les relations interpersonnelles et la compréhension entre coéquipiers.

#2. - Organiser dans un espace de réunion avec une logistique facilitée

L’espace de réunion affecte profondément les émotions et l’intellect des participants, alors tenez-en compte lors du choix du lieu. En fonction du thème envisagé et de l’ambiance de la réunion, vous pourrez choisir un espace adapté. Il peut dégager une ambiance cosy, monotone ou distante, selon votre équipe. La salle de réunion doit être équipée des installations essentielles (climatiseur, sièges confortables, eau/thé, etc.) et s'assurer que les propriétés techniques fonctionnent correctement en effectuant une double vérification avant la réunion.

#3. Établissez des règles de base pour chaque membre

Déterminer des règles pour votre équipe tient chacun responsable de sa responsabilité et stimule son engagement pendant la réunion. Vous pouvez adapter les règles de base définies à la culture et au style de travail de votre équipe, mais en général, elles peuvent faire référence à l'assiduité, à la rapidité, à la participation active, à la gestion des interruptions, à la courtoisie conversationnelle, à l'honnêteté, etc. ces règles sont assez rationnelles, et comment les appliquer lors des réunions. N'oubliez pas de souligner leur importance pour que vos coéquipiers connaissent le jeu et respectent les règles.

#4 – Créez un ordre du jour par ordre d’importance

N'essayez pas d'encombrer tant de choses dans la chronologie que vous avez du mal à les compléter de manière superficielle. Au lieu de cela, finalisez ceux qui sont pertinents pour le sujet de la réunion et organisez-les par ordre d'importance afin que, même si vous manquez de temps et que vous deviez vous précipiter sur certains points, toutes les questions urgentes ont été résolues. En outre, vous devez distribuer l'ordre du jour à vos coéquipiers avant la réunion. De cette façon, ils peuvent donner des avis constructifs sur l'ordre du jour, formuler leurs opinions et préparer toutes les ressources nécessaires pour la prochaine réunion.

#5 – Encouragez la participation active des coéquipiers

Mon conseil préféré ! Cela pourrait se faire tout au long de la réunion, avec des activités interactives impliquant la participation de tous les coéquipiers. Quelques jeux brise-glace au début, quelques enquêtes en direct et une mini questions-réponses textuelles ou vocales engageraient tout le monde dans une atmosphère enthousiaste. Vous pouvez également mettre à jour toutes les personnes présentes dans la salle avec des rapports d'une seconde et soumettre leurs avis à temps. Un moyen simple de procéder consiste à utiliser AhaSlides, un logiciel de présentation en ligne idéal pour des réunions d'équipe interactives et innovantes. Aucune installation n'est requise, alors pourquoi ne pas essayer ?

#6 – Prendre des décisions finales et attribuer des tâches individuelles

Ne passez pas au point suivant de l'ordre du jour si aucune décision finale n'a été prise concernant la question en cours. En effet, le principe clé d’une réunion efficace est de bien conclure au lieu de s’éterniser pour rien. Avoir des procès-verbaux de réunion est un conseil : vous pouvez suivre le flux et savoir si tous les sujets ont été définitivement coupés. En outre, assurez-vous d'avoir assigné certaines tâches à chaque individu et qu'il connaisse ses responsabilités sans aucune confusion.

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Ce que vous devriez éviter dans l'étiquette des réunions

Certaines choses à ne pas faire concernant l'étiquette de réunion que vous voudrez éviter si vous ne voulez pas que votre réunion se termine par des froncements de sourcils et de l'insatisfaction👇

• N'arrivez pas en retard: Arriver en retard est interdit. Respectez les horaires des autres en arrivant tôt autant que possible.
• Ne soyez pas distrait Dave: Les téléphones, les e-mails et les discussions annexes ne voleront pas. Les appels téléphoniques et les SMS sont les les plus grandes tueries, alors restez concentré sur le sujet de la réunion en cours. Les conversations privées pendant la réunion perturbent le flux, alors gardez les potins pour la fontaine à eau.
• Ne sois pas agressif: Respectez le responsable de la réunion et gardez les choses organisées. Planifiez une rencontre avec la personne avec laquelle vous n'êtes personnellement pas d'accord pour régler les désaccords.
• Ne venez pas « les mains vides »: Venez préparé avec vos faits clairs et vos devoirs faits. 
• Ne changez pas de sujet: Restez sur la bonne voie pour que les choses avancent sans problème. Les tangentes aléatoires tuent l’élan.

Réflexions finales

Même si les manières de se réunir peuvent sembler étouffantes, ne sous-estimez pas leur pouvoir. Le respect de l'étiquette des réunions vous aide à l'écraser dans les discussions et à améliorer considérablement vos relations.

Alors la prochaine fois qu'une grande réunion vous attend, rappelez-vous : appliquer ces techniques d'étiquette peut être votre arme pas si secrète non seulement pour clouer cette discussion, mais aussi pour supprimer de nouvelles connexions qui vous seront très utiles pour les réunions à venir. Avec de bonnes manières dans votre poche arrière, vous serez sur la bonne voie non seulement pour impressionner aujourd'hui, mais aussi pour construire des partenariats de confiance qui assurent le succès à long terme.

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