Gearkomsten spylje in krúsjale rol yn bedriuwen en organisaasjes, en tsjinje as platfoarm foar it besprekken en oanpakken fan problemen en it behearen fan ynterne saken om foarútgong te riden. Om de essinsje fan dizze gearkomsten te fangen, itsij firtueel as persoanlik, gearkomsteminuten or notulen fan gearkomste (MoM) binne krúsjaal yn it meitsjen fan oantekeningen, gearfetting fan wichtige ûnderwerpen dy't besprutsen binne en it folgjen fan besluten en resolúsjes berikt.
Dit artikel sil jo liede by it skriuwen fan effektive gearkomsteminuten, mei foarbylden en sjabloanen om te brûken, lykas bêste praktiken om te folgjen.
Table of Contents
- Wat binne gearkomsteminuten?
- Wa is de minutennimmer?
- Hoe gearkomsteminuten skriuwe
- Foarbylden fan gearkomsteminuten (+ sjabloanen)
- Tips foar it meitsjen fan goede gearkomsteminuten
- Key Takeaways
Fergaderingsnotulen | freepik.comWat binne gearkomsteminuten?
Gearkomstenotulen binne in skriftlik rekord fan 'e diskusjes, besluten en aksje-items dy't foarkomme tidens in gearkomste.
- Se tsjinje as referinsje en boarne fan ynformaasje foar alle oanwêzigen en dyjingen dy't net kinne bywenje.
- Se helpe derfoar te soargjen dat wichtige ynformaasje net fergetten wurdt en dat elkenien op deselde side is oer wat besprutsen is en hokker aksjes te nimmen.
- Se jouwe ek ferantwurding en transparânsje troch it dokumintearjen fan besluten en ferplichtingen makke tidens de gearkomste.
Wa is de minutennimmer?
De Minute-Taker is ferantwurdlik foar it sekuer opnimmen fan diskusjes en besluten makke tidens de gearkomste.
Se kinne in bestjoerlike offisier wêze, in sekretaris, in assistint of manager, as in frijwilligersteamlid dat de taak útfiert. It is essinsjeel dat de minutennimmer in goede organisaasje en notysje hat, en diskusjes effektyf gearfetsje kin.
Gearkomste minutenLeuke gearkomste bywenje mei AhaSlides
Krij minsken tagelyk sammele
Yn stee fan nei elke tafel te kommen en minsken 'kontrolearje' foar it gefal dat se net ferskine, kinne jo no minsken oandacht sammelje en opkomst kontrolearje troch leuke ynteraktive kwissen mei AhaSlides!
🚀 Krij fergese sjabloanen ☁️Hoe gearkomsteminuten skriuwe
Foar effektive gearkomsteminuten, earst moatte se objektyf wêze, in feitlik rekord wêze fan 'e gearkomste, en foarkomme persoanlike mieningen of subjektive ynterpretaasjes fan diskusjes. Folgjende, it moat koart, dúdlik en maklik te begripen wêze,fokusje allinich op 'e haadpunten, en foarkomme dat jo ûnnedige details tafoegje. Úteinlik, it moat akkuraat wêze en soargje dat alle opnommen ynformaasje fris en relevant is.
Litte wy de details yngean fan it skriuwen fan gearkomsteminuten mei de folgjende stappen!
8 Essensjele komponinten fan gearkomsteminuten
- Datum, tiid en lokaasje fan 'e gearkomste
- List fan oanwêzigen en ekskús foar ôfwêzigens
- Aginda en doel fan 'e gearkomste
- Gearfetting fan de diskusjes en besluten makke
- Alle nommen stimmen en harren útkomsten
- Aksje items, ynklusyf de ferantwurdlike partij en deadline foar foltôging
- Eltse folgjende stappen of follow-up items
- Slotopmerkingen of útstel fan de gearkomste
Hoe gearkomsteminuten skriuweStappen foar it skriuwen fan effektive gearkomsteminuten
1/ Tarieding
Foar de gearkomste, meitsje josels bekend mei de aginda fan 'e gearkomste en alle relevante eftergrûnmaterialen. Soargje derfoar dat jo alle nedige ark hawwe, lykas in laptop, notepad en pinne. It is ek in goed idee om eardere gearkomsteminuten te besjen om in gefoel te krijen fan hokker ynformaasje jo moatte opnimme en hoe't jo ien opmeitsje.
2/ Notysje nimme
Nim tidens de gearkomste dúdlike en koarte notysjes oer de diskusjes en besluten dy't makke binne. Jo moatte jo rjochtsje op it fêstlizzen fan wichtige punten, besluten en aksje-items, ynstee fan it ferbatim fan 'e hiele gearkomste oer te skriuwen. Soargje derfoar dat jo de nammen fan sprekkers as wichtige sitaten opnimme, en alle aksje-items of besluten. En foarkom skriuwen yn ôfkoartings of koartings dy't oaren net begripe.
3/ Organisearje de minuten
Besjoch en organisearje jo notysjes om in gearhingjende en beknopte gearfetting fan jo minuten nei de gearkomste te meitsjen. Jo kinne kopteksten en kûgelpunten brûke om de minuten maklik te lêzen te meitsjen. Nim gjin persoanlike mieningen of subjektive ynterpretaasjes fan 'e diskusje. Fokus op de feiten en wat is ôfpraat tidens de gearkomste.
4/ De details opnimme
Jo gearkomsteminuten moatte alle relevante details befetsje, lykas de datum, tiid, lokaasje en oanwêzigen. En neam alle wichtige ûnderwerpen dy't besprutsen binne, besluten en takende aksjes. Wês wis dat jo alle stimmen opnimme dy't nommen binne en de útkomst fan alle diskusjes.
5/ Aksje items
Soargje derfoar dat jo alle aksje-items opnimme dy't binne tawiisd, ynklusyf wa't ferantwurdlik is en de deadline foar foltôging. Dit is in krúsjaal diel fan 'e gearkomstenotulen, om't it soarget dat elkenien har ferantwurdlikheden ken en de tiidline foar it ynfoljen dêrfan.
6/ Review en distribúsje
Jo moatte de minuten besjen op krektens en folsleinens, en alle nedige ferzjes meitsje. Soargje derfoar dat alle wichtige punten en besluten wurde notearre. Dan kinne jo de minuten ferspriede oan alle oanwêzigen, sawol persoanlik as fia e-post. Bewarje in kopy fan 'e minuten op in sintrale lokaasje foar maklike tagong, lykas in dielde skiif of in wolkbasearre opslachplatfoarm.
7/ Follow-up
Soargje derfoar dat de aksje-items fan 'e gearkomste wurde folge op en prompt foltôge. Brûk de minuten om foarútgong te folgjen en derfoar te soargjen dat besluten wurde útfierd. It helpt jo om ferantwurding te hâlden en soarget derfoar dat de gearkomste produktyf en effektyf is.
Foarbylden fan gearkomsteminuten (+ sjabloanen)
1/ Meeting Minutes Foarbyld: Simple Meeting Template
It nivo fan detail en kompleksiteit fan ienfâldige gearkomsteminuten sil ôfhingje fan it doel fan 'e gearkomste en de behoeften fan jo organisaasje.
Yn 't algemien wurde ienfâldige gearkomstenotulen brûkt foar ynterne doelen en hoege net sa formeel of wiidweidich te wêzen as oare soarten gearkomstenotulen.
Dus, as jo yn driuwend ferlet binne en de gearkomste draait om ienfâldige, net al te wichtige ynhâld, kinne jo it folgjende sjabloan brûke:
| Gearkomstetitel:[Gearkomsttitel ynfoegje] Datum: [Datum ynfoegje] Tiid:[Tiid ynfoegje] Lokaasje:[Lokaasje ynfoegje] Oanwêzigen:[Nammen fan oanwêzigen ynfoegje] Ekskús foar ôfwêzigens: [Nammen ynfoegje]Wurklist:[Agenda-item 1 ynfoegje][Agenda-item 2 ynfoegje][Agenda-item 3 ynfoegje]Gearfetting gearfetting:[Foegje in gearfetting yn fan 'e diskusjes en besluten makke tidens de gearkomste, ynklusyf alle wichtige punten of aksje-items.]Aksjepunten: [Foegje in list yn fan alle aksje-items dy't waarden tawiisd tidens de gearkomste, ynklusyf de ferantwurdlike partij en deadline foar foltôging.]Folgjende stappen: [Foegje alle folgjende stappen of folgjende items yn dy't waarden besprutsen tidens de gearkomste.]Ôfslutende opmerkings: [Foegje elke slutingsopmerking of útstel fan 'e gearkomste yn.]Signed: [Hântekening ynfoegje fan 'e persoan dy't minuten nimt] |
2/ Meetingsminuten Foarbyld: Board Meeting Template
De notulen fan 'e riedsgearkomste wurde opnommen en ferspraat oan alle leden, en jouwe in rekord fan' e makke besluten en de rjochting fan 'e organisaasje. Dêrom moat it dúdlik, folslein, detaillearre en formeel wêze. Hjir is in sjabloan foar bestjoersgearkomste-minuten:
| Gearkomstetitel:Bestjoersgearkomste Datum: [Datum ynfoegje]Tiid: [Tiid ynfoegje]Lokaasje:[Lokaasje ynfoegje] Oanwêzigen: [Nammen fan oanwêzigen ynfoegje]Ekskús foar ôfwêzigens: [Nammen ynfoegje fan dyjingen dy't ferûntskuldigje foar ôfwêzigens]Wurklist:1. Goedkarring fan de notulen fan de foarige gearkomste 2. Finansjeel rapport review 3. Diskusje oer it strategysk plan4. Alle oare sakenGearfetting gearfetting:1. Goedkarring fan foarige gearkomste notulen: [Ynfoegje hichtepunten fan 'e foarige gearkomste waarden besjoen en goedkard]2. Beoardieling fan finansjeel rapport: [Hichtepunten ynfoegje fan 'e hjoeddeistige finansjele situaasje en oanbefellings foar takomstige finansjele planning]3. Diskusje oer it strategysk plan: [Ynfoegje dat it bestjoer besprutsen en updates makke oan it strategysk plan fan 'e organisaasje]4. Alle oare saken: [Foegje alle oare wichtige saken yn dy't net op 'e aginda stiene]Aksjepunten:[Foegje in list yn fan alle aksje-items dy't waarden tawiisd tidens de gearkomste, ynklusyf de ferantwurdlike partij en deadline foar foltôging]Folgjende stappen:It bestjoer sil in ferfolchgearkomste hawwe yn [Datum ynfoegje].Ôfslutende opmerkings:De gearkomste is ferbrutsen om [Tiid ynfoegje].Signed: [Hântekening ynfoegje fan 'e persoan dy't minuten nimt] |
Dit is gewoan in basisbestjoersgearkomstesjabloan, en jo kinne eleminten tafoegje of fuortsmite ôfhinklik fan 'e behoeften fan jo gearkomste en organisaasje.
3/ Meeting Minutes Foarbyld: Project Management Template
Hjir is in foarbyld fan gearkomsteminuten foar in sjabloan foar projektbehear:
| Gearkomstetitel: Project Management Team Meeting Datum: [Datum ynfoegje]Tiid: [Tiid ynfoegje]Lokaasje:[Lokaasje ynfoegje] Oanwêzigen: [Nammen fan oanwêzigen ynfoegje]Ekskús foar ôfwêzigens: [Nammen ynfoegje fan dyjingen dy't ferûntskuldigje foar ôfwêzigens]Wurklist:1. Oersjoch fan projekt status2. Diskusje oer projekt risiko 's3. Oersjoch fan team foarútgong4. Alle oare sakenGearfetting gearfetting:1. Beoardieling fan projektstatus: [Foegje elke update yn oer de fuortgong en markearje alle problemen dy't moatte wurde oanpakt]2. Diskusje oer projektrisiko's: [Foegje potinsjele risiko's yn foar it projekt en in plan om dy risiko's te ferminderjen]3. Beoardieling fan team foarútgong: [Foegje hifke foarútgong yn en besprutsen alle problemen dy't ûntsteane]4 Alle oare saken: [Foegje alle oare wichtige saken yn dy't net yn 'e aginda wiene opnommen]Aksjepunten:[Foegje in list yn fan alle aksje-items dy't waarden tawiisd tidens de gearkomste, ynklusyf de ferantwurdlike partij en deadline foar foltôging]Folgjende stappen:It team sil in ferfolchgearkomste hawwe yn [Datum ynfoegje].Ôfslutende opmerkings:De gearkomste is ferbrutsen om [Tiid ynfoegje].Signed: [Hântekening ynfoegje fan 'e persoan dy't minuten nimt] |
Tips foar it meitsjen fan goede gearkomsteminuten
Beklamje net oer it fêstlizzen fan elk wurd, fokusje op it loggen fan de wichtichste ûnderwerpen, útkomsten, besluten en aksje-items. Set de diskusjes op in live platfoarm sadat jo alle wurden yn in grut net kinne fange🎣 -It ideeboerd fan AhaSlides is in yntuïtyf en ienfâldich ark foar elkenien om har ideeën fluch yn te tsjinjen. Hjir is hoe't jo it dogge:
Meitsje in nije presintaasje mei jo AhaSlides-akkount, foegje dan de Brainstorm-slide ta yn 'e seksje "Poll".
Skriuw jo ûnderwerp fan diskusje, druk dan op "Presintearje" sadat elkenien yn 'e gearkomste meidwaan kin en har ideeën yntsjinje.
Mei it ideeboerd fan AhaSlides hat elkenien in stim en kinne jo de gearkomstenotulen ek maklik byhâldeKlinkt maklik, is it net? Besykje dizze funksje no, it is gewoan ien fan 'e nuttige funksjes om jo gearkomsten te fasilitearjen mei libbene, robúste diskusjes.
Key Takeaways
It doel fan gearkomstenotulen is om in oersjoch fan 'e gearkomste op heech nivo te jaan foar dyjingen dy't net by steat wiene, en ek in rekord te hâlden fan 'e útkomsten fan 'e gearkomste. Dêrom moatte de minuten wurde organisearre en maklik te begripen, en markearje de wichtichste ynformaasje dúdlik en bondich.
Tags: Saaklike gearkomste
