Sels de meast dissiplineare bedriuwen dy't der binne, kinne soms fiele dat har projekten ferdwale. Faker as net is it probleem ien fan tarieding. De oplossing? In goed struktureare en folslein ynteraktyf projekt kickoff gearkomste!
Mear dan gewoan pronk en seremoanje, kin in goed útfierde kickoff-gearkomste echt wat moais op 'e rjochter foet krije. Hjir binne 8 stappen foar it hâlden fan in projekt kickoff-gearkomste dy't opwining opbout en krijt eltsenien op deselde side.
Kickoff Tiid!
Meeting Tips om te ûnthâlden
Jo moatte foarôf in aginda fan 'e kickoff-gearkomste hawwe. It ferstjoeren fan iere projekt kickoff-e-post is heul wichtich! Dat, lit ús de pear aginda-samples fan kickoff-gearkomste besjen!
De kickoff-sesje moat koart en bondich wêze, mei in protte spultsjes en aktiviteiten, om't dit is as AhaSlides tige handich komt! Besjoch mear tips mei ús lykas hjirûnder:
Kick-Start de konversaasje.
Krij weardefolle ynput fan jo team en kliïnten tidens projekt kickoff gearkomste. Brûk live polling, Q&As en ark foar it útwikseljen fan ideeën mei dit fergese sjabloan!
🚀 Sjoch it sjabloan
Wat is in Project Kickoff Meeting?
Lykas it seit op 'e blik, is in projekt kickoff-gearkomste in gearkomste wêr't jo jo projekt begjinne.
Gewoanlik is in projekt kickoff-gearkomste de earste moeting tusken de klant dy't in projekt bestelde en it bedriuw dat it ta libben bringt. Beide kanten sille tegearre sitte en beprate oer de fûneminten fan it projekt, it doel, de doelen en hoe't it fan idee oant de ein komt.
Oer it algemien binne d'r 2 types fan kickoff-gearkomsten om bewust te wêzen fan:
- Ekstern projekt Kickoff - In ûntwikkelingsteam sit mei ien fan bûten it bedriuw, lykas in kliïnt as belanghawwende, en besprekt it plan foar in gearwurkingsprojekt.
- Ynterne PKM - In team fan binnen it bedriuw giet tegearre sitten en besprekt it plan foar in nij yntern projekt.
Wylst beide fan dizze soarten ferskillende útkomsten kinne hawwe, de proseduere is suver itselde. Der is yn essinsje gjin diel fan in eksterne projektstart dy't gjin diel is fan in ynterne projekt kickoff - it iennige ferskil sil wêze foar wa't jo it hâlde.
Mear Engagement mei jo gearkomsten
Wêrom binne Project Kickoff-gearkomsten sa wichtich?
It doel fan Kickoff Meetings moat lûd en dúdlik wêze! It kin ienfâldich genôch lykje om in projekt te begjinnen troch gewoan in boskje taken oan 'e juste minsken ta te jaan, foaral yn' e hjoeddeistige Kanban-bestjoersobsedearre wurkplak. Dit kin lykwols liede ta teams dy't kontinu de wei ferlieze.
Unthâld, gewoan om't jo op 'e itselde boerd betsjut net dat jo op 'e deselde side.
Yn it hert dêrfan is in gearkomste foar projektopstart in earlike en iepen dialooch tusken in kliïnt en in team. It is net in searje oankundigingen oer hoe't it projekt wurket, mar a petear oer plannen, ferwachtingen en doelen oankaam troch ûnbehindere debat.
Hjir binne guon fan 'e foardielen fan it hâlden fan in projektstartgearkomste:
- It krijt elkenien foardat - "Jou my seis oeren om in beam del te hakjen en ik sil de earste fjouwer besteegje oan it skerpjen fan 'e byl". As Abraham Lincoln hjoed libbe, kinne jo der wis fan wêze dat hy de earste 4 fan 'e 6 oeren yn' e projekt trochbringe soe yn in gearkomste fan 'e projekt. Dat komt om't dizze gearkomsten befetsje allegearre de nedige stappen om elk projekt op 'e rjochter foet te krijen.
- It giet om alle wichtige spilers - Kickoff-gearkomsten kinne net begjinne, útsein as elkenien der is: managers, teamlieders, kliïnten en elkenien oars mei in oandiel yn it projekt. It is sa maklik spoar te ferliezen wa't de lieding hat oer wat sûnder de dúdlikens fan in kickoff-gearkomste om it allegear út te finen.
- It is iepen en gearwurkjend - Lykas wy seine, projekt kickoff gearkomsten binne debatten. De bêsten dogge mei allegearre oanwêzigen en bring de bêste ideeën út elkenien.
Mear Engagement mei jo gearkomsten
8 stappen nei in Kickass-projekt Kickoff-gearkomste
Dat, wat is krekt opnommen yn 'e aginda fan in projektgearkomste? Wy hawwe it beheind ta de 8 stappen hjirûnder, mar jo moatte altyd ûnthâlde dat d'r is gjin fêst menu foar dit soarte fan gearkomsten.
Brûk dizze 8 stappen as hantlieding, mar ferjit noait dat de definitive aginda leit jo!
Stap # 1 - Yntroduksjes en Ice Breakers
Fansels is de ienige manier om elke kickoff-gearkomste te begjinnen troch de dielnimmers mei-inoar bekend te meitsjen. Nettsjinsteande de lingte of omfang fan jo projekt, kliïnten en teamleden moatte op foarnamme betingsten wêze mei elkoar foardat se effisjint gearwurkje kinne.
Wylst in ienfâldige 'go-round-the-table' type ynlieding genôch is om minsken bekend te meitsjen mei nammen, kin in iisbrekker noch in laach fan persoanlikheid en ferljochtsje de stimming foarôfgeand oan it projekt kickoff.
Besykje dizze ris: Spin it tsjil 🎡
Lizze wat ienfâldige yntroduksje-ûnderwerpen op in spinner tsjil, dan krije elk team lid te spin it en antwurd op hokker ûnderwerp it tsjil lân op. Grappige fragen wurde oanmoedige, mar wês wis dat jo it min of mear profesjoneel hâlde!
Wolle jo mear sa? 💡 Wy hawwe it 10 icebreakers foar eltse gearkomste hjir.
Stap # 2 - Projekt eftergrûn
Mei de formaliteiten en festiviteiten út 'e wei, is it tiid om oan te pakken troch it stienkâlde bedriuw te begjinnen. Om de gearkomste mei súkses te starten, moatte jo in dúdlike aginda hawwe foar de kick-off gearkomste!
Lykas alle geweldige ferhalen dogge, is it it bêste om oan it begjin te begjinnen. Sketst alle korrespondinsje tusken jo en jo kliïnten om elkenien belutsen te krijen by it projekt folslein oan 'e slach oer wat oant no bard is.
Dit kinne screenshots wêze fan e-post, teksten, minuten fan eardere gearkomsten as alle boarnen dy't elke soart kontekst tafoegje foar jo bedriuw en jo kliïnt. Meitsje it maklik foar elkenien om te fisualisearjen troch in tiidline te meitsjen.
Stap # 3 - Projektoanfraach
Neist de korrespondinsje-eftergrûn wolle jo djip dûke yn 'e details fan wêrom dit projekt wurdt yn it foarste plak úteinset.
Dit is in krúsjale stap, om't it in dúdlik oersjoch leveret fan 'e pine punten dy't it projekt besiket op te lossen, wat is dat beide ploegen en kliïnten altyd op' e foargrûn fan har gedachten moatte hâlde.
Protip 👊
Stadia lykas dit binne ryp foar diskusje. Freegje jo kliïnten en jo team om har ideeën nei foaren te bringen oer wêrom't se tinke dat dit projekt dreamde waard.
As fan tapassing is, moatte jo altyd besykje de stim fan 'e klant yn dizze seksje. Gearwurkje mei de kliïnt om echte foarbylden te boarnen fan konsuminten dy't pinepunten neame dy't jo projekt besiket te reparearjen. Har mieningen moatte foarmje hoe't jo team it projekt benaderet.
Stap # 4 - Projektdoelen
Dat jo hawwe de ferline fan it projekt, no is it tiid om te sjen nei de takomst.
Direkte doelen hawwe en in dúdlike definysje fan sukses foar jo projekt sille jo team echt helpe om dêr nei te wurkjen. Net allinich dat it jo kliïnt sjen sil dat jo serieus binne oer it wurk en likegoed hege ynset hawwe yn hoe't it giet.
Freegje jo dielnimmers oan 'e kickoff-gearkomste 'hoe sil sukses der útsjen?' Is it mear klanten? Mear resinsjes? In bettere klanttefredenheidsrate?
It makket net út it doel, it moat altyd wêze ...
- Achievabel - Jou josels net te heech. Ken jo limiten en kom mei in doel jo feitlik hawwe in kâns om te berikken.
- Measurable - Stypje jo doel op mei gegevens. Doel op in spesifyk getal en folgje jo fuortgong dêrop.
- Ynsteld - Jou josels in eindatum. Doch alles wat jo kinne om jo doelen te berikken foar dy termyn.
Stap # 5 - De ferklearring fan wurk
It 'fleis' yn 'kickoff-gearkomste' sette, in Statement of Work (SoW) is in heule dûk yn 'e spesifiken fan it projekt en hoe't it sil wurde útfierd. It is de wichtichste fakturearring op 'e aginda fan' e kickoffgearkomste en moat it measte fan jo oandacht krije.
Besjoch dizze infografy oer wat jo moatte opnimme yn jo wurkferklearring:
Tink derom dat de ferklearring fan wurk net sa folle oer diskusje is as de rest fan 'e aginda fan' e projekt kickoff-gearkomste. Dit is echt de tiid foar in projektlieding nei gewoan lizze it plan fan aksje út foar it kommende projekt, bewarje dan de diskusje foar de folgjende item fan 'e gearkomste.
Krekt lykas de rest fan jo kickoff-gearkomste is jo ferklearring fan wurk super fariabele, De spesifikaasjes fan jo wurkferklearring sille altyd ôfhingje fan 'e kompleksiteit fan it projekt, de grutte fan it team, de belutsen dielen, ensfh.
Wolle jo mear witte? 💡 Besjoch dit wiidweidich artikel oer it meitsjen fan in ferklearring fan wurk.
Stap # 6 - Seksje Q&A
Hoewol jo jo twongen kinne fiele om jo Q & A-seksje oant it ein te ferlitten, advisearje wy it eins te hâlden direkt nei jo ferklearring fan wurk.
Sa'n fleverich segmint sil grif oanlieding jaan ta fragen fan sawol jo kliïnt as jo team. Mei't it grutste part fan 'e gearkomste sa fris is yn elkenien, is it it bêste om te slaan as it izer hjit is.
Mei it brûken fan ynteraktive presintaasjesoftware om jo Q&A te hosten, kin jo helpe om alles soepel te tikjen, fral as jo kickoff-gearkomste foar jo projekt in heech oanwêzich nûmer hat ....
- It is organisearre - Fragen wurde regele troch populariteit (fia upvotes) as troch tiid en kinne wurde markearre as 'beantwurde' of oan 'e top fêstmakke.
- It is moderearre - Fragen kinne wurde goedkard en ôfwiisd foardat se op it skerm wurde werjûn.
- It is anonym - Fragen kinne anonym wurde yntsjinne, wat betsjut dat elkenien in stim hat.
Stap # 7 - Potensjele problemen
Lykas wy earder seine, giet in projekt kickoff-gearkomste oer sa iepen en earlik mooglik wêze. dat is hoe't jo bouwe a gefoel fan fertrouwen mei jo kliïnt fanôf it begjin.
Foar dat doel is it it bêste om de potensjele problemen te besprekken dy't it projekt ûnderweis kin hawwe. Niemand freget jo om de takomst hjir te foarsizzen, gewoan om te kommen mei in tentative list fan barriêres dy't jo kinne rinne.
As jo, jo team en jo kliïnt dit projekt mei ferskate ynset benaderje, is it ideaal om te krijen eltsenien belutsen by de potensjele probleemdiskusje.
Stap # 8 - Kontrolearje
Regelmjittich yntsjinje by jo kliïnt is in oare manier om fertrouwen tusken beide partijen te ferstevigjen. Op jo kickoffgearkomste foar projekt hawwe jo in pear fragen om oer oan te sprekken wat, wannear, wa en hoe dizze kontrôle sille barre.
Ynchecken is in frij fyn balansearjende aksje tusken transparânsje en ynspanning, Hoewol it leuk is om sa iepen en transparant mooglik te wêzen, moatte jo dit beheare binnen de omfang fan hoe beskikber jo eins wêze sille be iepen en trochsichtich.
Soargje derfoar dat jo dizze fragen hawwe beantwurde foar it ein fan 'e gearkomste:
- Wat? - Krekt yn hokker detail hat de kliïnt nedich bywurke? Moatte se witte oer elk lyts detail fan foarútgong, of is it gewoan it grutte teken offs dat der ta docht?
- Wannear? - Hoe faak moat jo team jo kliïnt bywurkje? Moatte se trochjaan wat se alle dagen hawwe dien, of gewoan gearfetsje wat se oan 'e ein fan' e wike hawwe slagge?
- Wa? - Hokker teamlid sil dejinge wêze dy't kontakt hat mei de kliïnt? Sil d'r in heule projekt in lid wêze, yn elke poadium, as mar ien iensidige korrespondint?
- Hoe? - Troch hokker metoade sille de kliïnt en de korrespondint yn kontakt bliuwe? Reguliere fideo-oprop, e-post of kontinu bywurke live dokumint?
Lykas it gefal is mei de measte items op 'e aginda fan in projektstartgearkomste, is it it bêste om yn' t iepen te besprekken. Foar in grut team en in grutte groep kliïnten kinne jo it makliker fine om a te dwaan live poll om de opsjes te beheinen om de bêste mooglik yncheckformule yn te stellen.
Wolle jo mear witte? 💡 Besjoch wat bêste praktiken foar ynchecken mei jo kliïnten.
Undersykje effektyf mei AhaSlides
Projekt Kickoff Meeting Agenda Template
Mei jo saakkundich plande kickoff-gearkomste dy't gewoan wachtsje om wat gedachten yn 'e bestjoerskeamer te blazen, kin de lêste touch in bytsje wêze wikselwurking om it allegear byinoar te bringen.
Wisten jo dat allinich 29% fan bedriuwen fiele har ferbûn mei har kliïnten (Gallup)? Disengagement is in epidemy op B2B-nivo, en it kin kickoff-gearkomsten fiele as in plat, uninspiring proses troch de formaliteiten.
Ynsette fan jo kliïnten en teams fia ynteraktive dia's kin echt stimulearje partisipaasje en ferheegje oandacht.
AhaSlides hat in arsenal fan ark ynklusyf live polls, Q&A en brainstorming dia's, en sels live quizzen en spultsjes om jo projekt op 'e juste manier oan te stekken.
Klik hjirûnder om in fergese sjabloan te pakken, net te downloaden foar jo kickoff-gearkomste. Feroarje alles wat jo wolle en presintearje it sûnder kosten!
Klik hjirûnder om in fergees AhaSlides-akkount te meitsjen en begjin jo eigen ynnimmende gearkomsten te meitsjen fia ynteraktiviteit!
