8 wichtige stappen om gearkomsteaginda te skriuwen mei foarbylden en fergese sjabloanen

Dat, wat is de? Meeting Agenda? De wierheid is, Wy hawwe allegearre west diel fan gearkomsten dêr't wy fiele sinleas, net iens begripe wêrom't wy moatte moetsje te besprekken ynformaasje dy't kin wurde oplost troch e-mail. Guon minsken moatte miskien sels gearkomsten bywenje dy't oerenlang slepe sûnder problemen op te lossen.

Net alle gearkomsten binne lykwols ûnproduktyf, en as jo effektyf mei jo team wolle wurkje, sil in gearkomste mei in aginda jo rêde fan dizze boppesteande rampen.

In goed makke aginda set dúdlike doelen en ferwachtings foar de gearkomste, en soarget derfoar dat elkenien har doel wit en wat der moat barre foar, tidens en nei.

Dêrom sil dit artikel jo liede oer it belang fan it hawwen fan in aginda foar gearkomsten, stappen om in effektive te meitsjen en foarbylden (+ sjabloanen) te leverjen om te brûken yn jo folgjende gearkomste.

• Wêrom elke gearkomste Aginda nedich hat
• 8 wichtige stappen om in effektive gearkomsteaginda te skriuwen
• Meeting Agenda Foarbylden en frije sjabloanen
• Stel jo gearkomsteaginda yn mei AhaSlides
• Key Takeaways 

Mear wurktips mei AhaSlides

• 10 Soarten gearkomsten yn bedriuw
• Gearkomste minuten: Bêste skriuwgids, foarbylden (+ fergese sjabloan) yn 2023
• 6 Best Meeting Hacks

Wêrom elke gearkomste Aginda nedich hat

Elke gearkomste hat in aginda nedich om te soargjen dat it produktyf en effisjint is. In aginda fan 'e gearkomste sil de folgjende foardielen leverje:

• Ferklearje it doel en doelen fan 'e gearkomste, en helpe om de diskusje rjochte en op koers te hâlden.
• Behear gearkomste tiid en tempo, soargje derfoar dat d'r gjin sinleaze arguminten binne, en besparje safolle mooglik tiid.
• Stel ferwachtings foar dielnimmers, en soargje derfoar dat alle relevante ynformaasje en aksje items wurde dekt.
• Befoarderet ferantwurding en organisaasje, liedt ta effektiver en effisjinter gearkomsten.

8 wichtige stappen om in effektive gearkomsteaginda te skriuwen

Hjir binne wat wichtige tips om jo te helpen in effektive gearkomsteaginda te skriuwen:

1/ Bepale it type gearkomste 

Om't ferskate soarten gearkomsten ferskate dielnimmers, formaten en doelen kinne belûke, is it wichtich om de passende te kiezen foar de situaasje.

• Projekt kickoff gearkomste: In gearkomste dy't in oersjoch jout fan it projekt, syn doelen, tiidline, budzjet en ferwachtings.
• All-Hands Meeting: In soarte fan bedriuwsbrede gearkomste dêr't alle meiwurkers útnoege wurde om by te wenjen. Om elkenien te ynformearjen oer de prestaasjes, doelen en plannen fan it bedriuw en in gefoel fan mienskiplik doel en rjochting binnen de organisaasje te befoarderjen.
• Gemeentehûsgearkomste: In bedriuwsgearkomste wêryn meiwurkers fragen stelle kinne, updates krije en feedback jaan oan senior management en oare lieders.
• Strategysk Management Meeting: In gearkomste wêryn senior lieders of bestjoerders byinoar komme om de rjochting op lange termyn te besprekken en te plannen. 
• Firtueel teamgearkomste: It formaat fan firtuele teamgearkomsten kin presintaasjes, diskusjes en ynteraktive aktiviteiten omfetsje en kin wurde útfierd mei software foar fideokonferinsjes, instant messaging, of oare digitale kommunikaasjemiddels. 
• Brainstorming sesje: In kreative en gearwurkjende gearkomste wêryn dielnimmers nije ideeën generearje en besprekke.
• Ien-op-ien gearkomste: In privee gearkomste tusken twa minsken, faak brûkt foar prestaasjesbeoardielingen, coaching of persoanlike ûntwikkeling.

2/ Definiearje it doel en doelen fan 'e gearkomste

Ferklearje dúdlik wêrom't de gearkomste wurdt hâlden en wat jo of jo team hoopje te berikken.

3/ Identifisearje de kaai ûnderwerpen 

List de wichtige ûnderwerpen dy't moatte wurde behannele, ynklusyf alle wichtige besluten dy't moatte wurde makke.

4/ Tawize in tiidlimyt

Tawize in passende hoemannichte tiid foar elk ûnderwerp en de hiele gearkomste om te soargjen dat de gearkomste op skema bliuwt.

5/ Identifisearje de oanwêzigen en har rollen

Meitsje in list fan wa't meidwaan sil oan 'e gearkomste en spesifisearje har rollen en ferantwurdlikheden.

6/ Tariede materialen en stypjende dokuminten

Sammelje alle relevante ynformaasje of materialen dy't nedich binne tidens de gearkomste.

7/ Ferspriede de aginda foarôf

Stjoer de aginda fan 'e gearkomste nei alle oanwêzigen om te soargjen dat elkenien klear en taret is.

8/ Besjoch en beoardielje de aginda as nedich

Besjoch de aginda foar de gearkomste om te soargjen dat it folslein en akkuraat is, en meitsje alle nedige ferzjes.

Meeting Agenda Foarbylden en frije sjabloanen 

Hjir binne in pear foarbylden fan aginda's foar gearkomsten dy't kinne wurde brûkt foar ferskate soarten gearkomsten:

1/ Team Meeting Aginda

Datum: 

Lokaasje: 

Oanwêzigen: 

Team Meeting Doelstellingen:

• Om de foarútgong fan 'e projektimplementaasje te aktualisearjen
• Om hjoeddeistige problemen en oplossingen te besjen

Agenda Team Meeting: 

• Ynlieding en wolkom (5 minuten) | @WSO
• Oersjoch fan foarige gearkomste (10 minuten) | @WSO
• Project updates en foarútgong rapporten (20 minuten) | @WSO
• Probleem-oplossen en beslútfoarming (20 minuten) | @WSO
• Iepen diskusje en feedback (20 minuten) | @WSO
• Aksje en folgjende stappen (15 minuten) | @WSO
• Ofsluting en folgjende gearkomste arranzjeminten (5 minuten) | @WSO

Fergees sjabloan foar moanlikse gearkomsten mei AhaSlides

2/ Aginda foar alle hannen

Datum: 

Lokaasje: 

Attendees: 

Doelstellingen fan gearkomsten:

• Om bedriuwsprestaasjes te aktualisearjen en nije inisjativen en plannen foar meiwurkers yn te fieren.

Aginda fan 'e gearkomste: 

• Wolkom en ynlieding (5 minuten)
• Bedriuwsprestaasje update (20 minuten)
• Yntroduksje fan nije inisjativen en plannen (20 minuten)
• Q&A-sesje (30 minuten)
• Meiwurkerserkenning en prizen (15 minuten)
• Arranzjeminten foar sluten en folgjende gearkomste (5 minuten)

Alle Hands Meeting Template

3/ Projekt Kickoff Meeting Agenda

Datum: 

Lokaasje: 

Oanwêzigen:

Doelstellingen fan gearkomsten:

• Om dúdlike doelen en ferwachtings foar it projekt op te stellen
• Om it projektteam yn te stellen
• Om projektútdagings en risiko's te besprekken

Aginda fan 'e gearkomste: 

• Wolkom en ynlieding (5 minuten) | @WSO
• Projektoersjoch en doelen (15 minuten) | @WSO
• Team lid ynliedingen (5 minuten) | @WSO
• Rol en ferantwurdlikens opdrachten (20 minuten) | @WSO
• Oersjoch fan skema en tiidline (15 minuten) | @WSO
• Diskusje oer projekt útdagings en risiko 's (20 minuten) | @WSO
• Aksje items en folgjende stappen (15 minuten) | @WSO
• Ofsluting en folgjende gearkomste arranzjeminten (5 minuten) | @WSO

Tink derom dat dit gewoan foarbylden binne, en de aginda-items en opmaak kinne oanpast wurde basearre op 'e spesifike behoeften en doelen fan' e gearkomste. 

Stel jo gearkomsteaginda yn mei AhaSlides 

Folgje dizze stappen om in aginda foar gearkomsten yn te stellen mei AhaSlides:

• Meitsje in akkount oan: As jo ​​​​net al hawwe, meld jo dan oan AhaSlides en meitsje in akkount. Of gean nei ús Iepenbiere sjabloanen Bibleteek.

• Kies in sjabloan foar gearkomsteaginda: Wy hawwe in ferskaat oan sjabloanen foar gearkomsteaginda dy't jo as útgongspunt kinne brûke. Kies gewoan dejinge dy't it bêste by jo behoeften past en klikje "Krij sjabloan".

• Pas it sjabloan oan: As jo ​​ienris in sjabloan keazen hawwe, kinne jo it oanpasse troch items ta te foegjen of te ferwiderjen, de opmaak oan te passen en it kleurskema te feroarjen.

• Foegje jo aginda-items ta: Brûk de diabewurker om jo aginda-items ta te foegjen. Jo kinne tekst taheakje, in spinner tsjil, polls, ôfbyldings, tabellen, diagrammen, en mear.

• Gearwurkje mei jo team: As jo ​​mei in team wurkje, kinne jo gearwurkje oan 'e aginda. Noegje gewoan teamleden út om de presintaasje te bewurkjen, en se kinne wizigingen meitsje, opmerkings tafoegje en bewurkings foarstelle.

• Diel de aginda: As jo ​​​​klear binne, kinne jo de aginda diele mei jo team of mei oanwêzigen. Jo kinne in keppeling diele of fia in QR-koade.

Mei AhaSlides kinne jo maklik in profesjonele, goed strukturearre gearkomsteaginda meitsje dy't jo sil helpe op koers te bliuwen en jo gearkomstedoelen te berikken.

Key Takeaways 

Troch dizze wichtige stappen en foarbylden te folgjen mei help fan AhaSlides-sjabloanen, hoopje wy dat jo in goed strukturearre gearkomsteaginda kinne oanmeitsje dy't jo foar sukses set.

Faak Stelde Fragen