Planificar o evento perfecto pode resultar abrumador, e aí é onde empresas de xestión de eventos entre.
Se estás soñando coa voda da túa vida, celebrando un aniversario ou necesitas organizar unha conferencia corporativa, unha empresa de xestión de eventos pode converter a túa visión nunha experiencia que a xente non esquecerá.
Continúa lendo o artigo para saber que é exactamente unha empresa de xestión de eventos, o seu papel, ademais de consellos para escoller a mellor e cales son as bandeiras vermellas a evitar.
Índice analítico
- visión global
- Que é unha empresa de xestión de eventos?
- Cal é a función dunha empresa de xestión de eventos?
- Como elixir a mellor empresa de xestión de eventos?
- Que evitar ao revisar propostas de xestión de eventos?
- Cales son exemplos de eventos que pode planificar unha empresa de xestión de eventos?
- Takeaways
visión global
| Cal é o significado dunha empresa de xestión de eventos? | Unha empresa de xestión de eventos pode ser responsable de todas as tarefas de organización importantes para contribuír a un evento exitoso, axudándoche a concentrarte no contido do evento e nos teus convidados. |
| Que fai unha empresa de eventos? | Planificación, organización e coordinación de moitos eventos para os seus clientes. |
Que é unha empresa de xestión de eventos?
Ao planificar un evento de calquera escala, desde unha voda ata unha reunión corporativa, unha empresa de xestión de eventos pode asegurarse de que todo funcione sen problemas.
Os planificadores de eventos traballan en estreita colaboración cos clientes para comprender as súas necesidades, obxectivos e orzamento. Despois elaboran un plan de eventos completo adaptado á visión do cliente para que os clientes teñan a tranquilidade de que a súa visión do evento se converterá nunha realidade memorable.
Cal é a función dunha empresa de xestión de eventos?
Hai moitos obxectivos da empresa de xestión de eventos, como organizar un excelente evento que satisfaga todas as demandas dos clientes. A función principal dunha empresa de xestión de eventos é planificar, coordinar e executar eventos exitosos en nome dos seus clientes. Eles xestionan toda a loxística e os detalles para que os clientes poidan concentrarse en gozar do seu evento, en lugar de preocuparse pola organización.
Algunhas funcións clave dunha empresa organizadora de eventos inclúen👇
#1 - Conceptualizar e planificar o evento – Traballan cos clientes para comprender a visión, os obxectivos e o orzamento do evento e, a continuación, elaboran un plan integral para realizar esa visión.
#2 - Asegurar o lugar e negociar contratos – Buscan lugares potenciais, comparan opcións en función da localización, espazo, instalacións, prezos e dispoñibilidade, aseguran o mellor e negocian contratos en nome do cliente.
# 3 - Coordinar provedores e provedores – Identifican, seleccionan, reservan e xestionan todos os provedores necesarios como caterings, fotógrafos, decoradores, alugueres, etc. para garantir que todo funcione correctamente.
#4 - Xestionar o orzamento do evento – Crean un orzamento, realizan un seguimento dos gastos e buscan formas de aforrar custos ao tempo que se conseguen os obxectivos do cliente.
#5 - Crea cronogramas e horarios – Desenvolven calendarios detallados e plans de continxencia para asegurarse de que o evento se desenvolva segundo o previsto.
#6 - Planificación do entretemento – Organizan actuacións, conferencias ou actividades como parte do programa do evento.
#7 – Decoración e sinalización – Encargan os adornos necesarios, roupa de cama, flores, posta en escena e sinalización requirida.
# 8 - Contratar e xestionar persoal do evento – Buscan, reservan e xestionan todo o persoal temporal necesario para axudar a levar a cabo o evento.
# 9 - Executar o plan de eventos perfectamente - O día do evento, supervisan a configuración, xestionan todos os provedores, solucionan problemas e aseguran que o programa se desenvolva segundo o planeado.
# 10 - Seguimento despois do evento – Encárganse de tarefas como devolución de equipos, pagos de facturas, envío de notas de agradecemento, avaliación de éxitos e áreas de mellora.
Consellos para mellores eventos
Buscas máis diversión durante o evento?
Reúne o teu público mediante un divertido cuestionario en AhaSlides. Rexístrate para facer un cuestionario gratuíto da biblioteca de modelos AhaSlides!
🚀 Facer proba gratuíta☁️
Como elixir a mellor empresa de xestión de eventos?
A mellor empresa de xestión de eventos pode tardar en buscar, pero con estes consellos realistas, estará na túa porta de entrada🚪
#1 - Experiencia – Considere empresas que executaron con éxito moitos eventos similares en escala e alcance ao seu. Terán un proceso abaixo e saberán como xestionar os problemas comúns que xurdan.
#2 - Carteira – Revisar exemplos de eventos pasados que planificou e xestionou a empresa. Busca calidade, creatividade e atención aos detalles que coincidan coa túa visión.
#3 - Referencias – Pedir e comprobar referencias de clientes anteriores para confirmar que a empresa cumpre as súas promesas e xestiona os problemas con profesionalidade.
#4 - Especialización – Algunhas empresas céntranse en eventos corporativos mentres que outras se especializan en vodas. Elixe un que teña experiencia e recursos necesarios adaptados ao teu tipo de evento específico.
#5 - Equipo – Coñece aos membros clave do equipo de xestión de eventos que planificarán e executarán o teu evento. Valorar a súa profesionalidade, capacidade de resposta e comprensión das súas necesidades e visión.
#6 - Contrato e prezos – Compara varias propostas (polo menos 3) para obter as mellores condicións e prezos do contrato. Asegúrate de que o alcance do traballo estea claro e entendes todas as tarifas.
#7 - Reputación – Comproba as críticas, os premios (se os houber), o seu stand en organizacións do sector de eventos e canto tempo leva a empresa na actividade como indicadores de lexitimidade e calidade.
#8 - Comunicación – A empresa debe escoitar atentamente as súas necesidades, responder a todas as súas preguntas e responder prontamente ás solicitudes. Unha boa comunicación é clave para unha relación laboral exitosa.
# 9 - Flexibilidade – As mellores empresas están dispostas a personalizar os seus servizos en función do seu orzamento e preferencias, en lugar de unirse rixidamente a un modelo estándar.
# 10 - Transparencia – Insistir na total transparencia nos orzamentos, contratos, prazos e plans. Evite as empresas que son secretas ou se negan a compartir detalles.
#11 – Xestión de crises – Como xestionan os problemas inesperados que xorden? Unha empresa con gran experiencia en xestión de crises axudará a evitar desastres.
#12 – Innovación – Están abertos a novas ideas e solucións para acadar os seus obxectivos de xeito creativo? As empresas progresistas fomentan resultados novedosos.
# 13 - Seguro – Levan o seguro necesario, incluída a cobertura de responsabilidade civil para o seu evento? Isto protéxete de riscos e reclamacións.
#14 - Valores – O seu enfoque empresarial e os seus valores da empresa están aliñados coa cultura da súa organización? O axuste cultural leva á comprensión mutua.
#15 - Tecnoloxía – Son expertos en tecnoloxía e seguen sempre as mellores prácticas das tendencias do sector? Aproveitan tecnoloxía como o software de xestión de proxectos para manter os plans organizados e encamiñados? A tecnoloxía mellora a eficiencia.
Busca unha empresa de xestión de eventos con experiencia relevante e un historial comprobado, unha boa reputación e a flexibilidade, comunicación e transparencia necesarias para executar a túa visión única e superar as túas expectativas para o teu evento especial.
Que evitar ao revisar propostas de xestión de eventos?
Hai certas bandeiras vermellas que debes ter en conta nalgunhas empresas de xestión de eventos. Evitalo esquivaría posteriormente unha bala na fase de execución.
• Linguaxe vaga ou xeral – As propostas que non abordan especificamente os obxectivos do teu evento, os requisitos orzamentarios ou o calendario son unha bandeira vermella. Coidado coas empresas que usan linguaxe xenérica en lugar de personalizar a súa proposta.
• Ámbito de traballo pouco claro ou indefinido – Evitar as empresas que non especifiquen con exactitude que servizos prestarán e que tarefas están excluídas da súa proposta. O alcance debe ser detallado e completo.
• Gastos extras excesivos – Coidado coas propostas con tarifas adicionais que non estean expresamente indicadas, como recargos de combustible, taxas administrativas ou gastos de procesamento de pagos. Todo isto debe ser transparente e explicado claramente.
• Negativa a responder preguntas – Se unha empresa evita responder ás súas preguntas sobre detalles de planificación, contratos ou prezos, isto probablemente significa que está ocultando algo. A transparencia é importante para crear confianza.
Cales son exemplos de eventos que pode planificar unha empresa de xestión de eventos?
• Vodas – A planificación e a realización de vodas é un servizo fundamental para moitas empresas de xestión de eventos. Eles xestionan todos os aspectos da planificación, desde a selección do lugar ata as invitacións e a coordinación do día.
• Conferencias e feiras – As empresas de eventos poden organizar grandes eventos corporativos como conferencias, seminarios, cumios, lanzamentos de produtos e feiras comerciais. Xestionan o rexistro, a coordinación de conferenciantes, a loxística do local, o catering e o rexistro.
• Lanzamentos de produtos – Os xestores de eventos poden crear eventos inmersivos e interesantes para dar a coñecer novos produtos ou servizos ao público. Planifican actividades, demostracións e elementos promocionais como enquisas en directo probas para xerar emoción.
• Recadación de fondos e eventos benéficos – Os eventos sen ánimo de lucro como bailes benéficos, carreiras/paseas e doazóns son outro tipo de eventos común xestionado polas empresas de eventos. Concéntranse en maximizar a asistencia e os fondos recadados.
• Festas de empresa - As empresas de eventos axudan a planificar e xestionar festas de vacacións da empresa, saídas de verán, celebracións da xubilación e outros tipos de eventos sociais dos empregados. Organizan actividades e catering.
• Entrega de premios e galas – A planificación de entregas de premios, ceas de gala e eventos de corbata negra é outra especialidade para algunhas empresas de xestión de eventos de servizo completo. Eles manexan a decoración, as táboas de asentos, as cestas de agasallo e os discursos.
• Manifestacións de produtos – Para as empresas que planean mostrar unha liña de produtos, os planificadores de eventos poden deseñar demostracións interactivas, probas de condución, probas de sabor e outras formas impactantes de mostrar o produto aos clientes potenciais.
As empresas de xestión de eventos planifican eventos de varios tamaños e tipos, que van desde vodas íntimas ata grandes conferencias corporativas, recadacións de fondos, festas, lanzamentos de produtos e moito máis;
Takeaways
Contratar unha empresa experta en xestión de eventos transforma unha visión básica nunha experiencia da que a xente non deixará de falar durante anos.
A súa xestión liberache de dores de cabeza loxísticas para que poidas ocupar plenamente o papel dun amable anfitrión. Imaxina o espazo para eventos perfectamente configurado, con hóspedes entusiasmados que gozan dun delicioso catering e dun entretemento incrible, mentres paseas pola sala, tendo tempo para mesturarte con todos. Marabilloso non?
Queres facer o teu evento máis interactivo? Tentar AhaSlides para acceder a unha serie de rompe-xeos, enquisas e cuestionarios que levan a sesión a outro nivel.
