Benvido ao mundo das reunións produtivas! Como profesionais, todos sabemos o importantes que son as reunións para conseguir resultados, tomar decisións e manter o camiño correcto. Non obstante, non todos son de boa calidade e son os preferidos.
Con frecuencia, cando se lles pregunta sobre as reunións, moitas persoas reaccionan con sacudidas de cabeza ou suspiros exasperados debido á súa ineficiencia. Atópanse atrapados en sesións improdutivas que esgotan a súa enerxía e tempo. Por iso, hoxe, imos aprender como ter unha boa reunión!
Comecemos!
Comeza a túa reunión con AhaSlides.
Obtén modelos gratuítos para as túas reunións! Rexístrate gratis e leva o que queiras da biblioteca de modelos!
🚀 Crea unha conta gratuíta ☁️
Que fai unha boa reunión?
As reunións son sen dúbida unha parte esencial de calquera empresa ou organización. Son unha plataforma para que os individuos se reúnan, intercambien ideas, tomen decisións e traballen cara a un obxectivo común.
Unha boa reunión é aquela que está ben organizada, produtiva, logra os resultados desexados e fai que todos os participantes se sintan escoitados e valorados.
Aquí tes algúns factores que crean unha boa reunión:
- Ten unha finalidade clara. Unha boa reunión comeza cunha axenda clara no que se indica o seu propósito, xunto cos obxectivos da reunión e os resultados esperados, o que axuda a manter a reunión encamiñada e garante que todos os participantes sexan conscientes das súas tarefas.
- Favorece unha comunicación eficaz. Unha boa reunión require unha comunicación eficaz. Todos os participantes terán oportunidades de expresar os seus pensamentos e ideas, e a discusión debe fomentarse cunha escoita activa e un diálogo respectuoso.
- Ten resultados claros e accións de seguimento. Sen estes, a reunión é improdutiva e ineficaz xa que os asistentes non estarán seguros dos seus próximos pasos. A partir de aí, é difícil aportar eficacia a calquera reunión de seguimento.
Máis consellos con AhaSlides
- Encontros na empresa | 10 Tipos comúns e boas prácticas
- A mellor forma de hospedar Reunións introdutorias
- 11 pasos para executar un éxito Reunión de Xestión Estratéxica
8 Consellos para ter unha boa reunión
Iso si, para ter unha boa reunión como a anterior e non perder o tempo e o esforzo dos asistentes, cómpre ter en conta a preparación e o seguimento antes, durante e despois da reunión. Tomar nota destes pasos garantirá un resultado suave e exitoso.
Antes do Encontro - Que teñades unha boa reunión
1/ Definir a finalidade e o tipo da reunión
O propósito, os obxectivos e o tipo da reunión deben ser definidos e garantir que todos os participantes comprendan. Ninguén quere vir a unha reunión durante 10 minutos e aínda non é consciente da súa responsabilidade e cal é o punto de discusión aquí. Algúns tipos de reunións só serven para fins específicos, como
- Reunións de toma de decisións. Realízanse cando se necesitan decisións e accións.
- Reunións de resolución de problemas. Están chamados a buscar unha solución a un problema/crise.
- Reunións de brainstorming. Son un lugar para recoller novas ideas innovadoras coas contribucións dos membros.
2/ Ter unha axenda
Asegúrese de ter un axenda da reunión e envíao antes da reunión a todos os participantes, o que axudará aos asistentes a comprender o propósito, os obxectivos e os resultados esperados da reunión. Tamén serve de guía para axudarlles a reunir de forma proactiva a información e os documentos necesarios, como informes, datos, presentacións ou outros documentos relevantes.
3/ Establecer as normas básicas
As regras básicas son pautas ou normas que son acordadas previamente por todos os participantes e que axudan a crear un ambiente produtivo e respectuoso para o debate. Poden incluír o fomento da escoita activa, o respecto á diversidade, o tempo limitado para a discusión, etc.
Durante o Encontro - Que teñades unha boa reunión
4/ Comeza cun xogo para romper o xeo
Comezando por a rompe-xeo creativo é unha boa forma de aliviar a tensión e poñer a todos no estado de ánimo adecuado para unha reunión do equipo. Romper os incómodos momentos de silencio ao comezo dunha reunión pode axudar a establecer o ton para unha sesión produtiva e agradable.
En lugar de confiar en desactualizados, podes participar en debates desenfadados, conversas casuales ou un cuestionario en directo que pode ser moi divertido, creativo, competitivo e de fácil creación en cuestión de minutos. Entón, por que non probar algo novo?
5/ Crear un espazo de colaboración
Unha reunión de equipo é unha valiosa oportunidade para discutir e tomar decisións en grupo. En lugar de tentar crear novas ideas no lugar, os membros do equipo deben achegar os seus informes, ideas e perspectivas preparados á mesa. Deste xeito, o equipo pode traballar xuntos para chegar a unha decisión final ben pensada e acertada.
O equipo podería considerar realizar unha enquisa en directo sobre as ideas discutidas e recoller comentarios en tempo real enquisas en directo con preguntas de opción múltiple ou abertas de AhaSlides.
Ao usar un código QR ou unha ligazón únicos, os membros do equipo poden acceder ao instante e proporcionar a súa entrada, e os resultados mostraranse directamente na pantalla. Isto axuda a evitar perder tempo e garante que todas as ideas se capten de forma xusta.
6/ Mantén o teu equipo comprometido
Non deas aos teus asistentes a oportunidade de distraerse mantelos comprometidos durante a reunión. Podes organizar unha "mesa redonda en liña" onde todos poidan participar e contribuír. Con xente tímida? Non te preocupes. Anónimo Q & A resolverá este problema.
Ademais, non esquezas deixar espazo para a espontaneidade. Porque unha reunión saudable e activa é un lugar ideal para que xurdan novas solucións e innovacións. Romper a atmosfera lenta e estresante animando aos participantes a pensar creativamente nube de palabras será unha actividade interesante e eficaz. Proba e mira.
Despois do Encontro - Que teñades unha boa reunión
7/ Finalizar con accións de seguimento e prazos claros
Para rematar a sesión estratéxica, asegúrese de que cada asistente teña claridade sobre os seus próximos pasos.
Que os departamentos discutan:
- Que métricas demostrarán o seu progreso? Sexa específico para que se poida seguir o progreso.
- Que socios interfuncionais necesitan coordinación para ter éxito? É fundamental unha forte colaboración.
- Que tipo de actualizacións requirirán as reunións de seguimento? Informes? Presentacións? Reflexionar sobre os resultados con antelación.
- Cando podemos esperar resultados preliminares ou información? Establece prazos ambiciosos pero alcanzables para manter o ritmo.
8/ Ter acta da reunión
Sempre precisa detallado, completo, claro e fácil de entender Minutos de reunión para enviar aos participantes, á xunta directiva, aos altos responsables e aos que non poidan asistir. Non son só documentos, unha base de contido para as próximas reunións senón tamén unha base legal (en caso de necesidade).
Lugares para levar
Con sorte, os consellos para ter unha boa reunión que AhaSlides compartidas anteriormente non son demasiado complicadas. Teña en conta que as reunións produtivas son aquelas nas que todos se senten apreciados, escoitados e animados a falar. A reunión debe producir un resultado definido e cumprir o propósito previsto. Despois da reunión, todos aceptan as súas funcións e comprométense a seguir os plans discutidos.
