A reunión de xestión estratéxica é un dos mellores métodos que axudan aos equipos de alto rendemento a revisar e mellorar a calidade do traballo e a produtividade para crear os mellores resultados para a empresa. Este artigo darache todo o que necesitas saber sobre unha reunión de xestión estratéxica e como abrir unha reunión de forma eficaz.
Índice analítico
Que é unha reunión de xestión estratéxica?
Xestión de reunións estratéxicas (SMM) é un modelo de xestión que se centra na estratexia global dunha empresa, que inclúe xestión de procesos, orzamento, calidade, estándares e provedores para avaliar a eficiencia do traballo e o rendemento empresarial.
Esta reunión pode ter lugar cada trimestre e pode necesitar datos recollidos dunha reunión de estratexia de mercadotecnia, reunión de estratexia comercial ou reunión de estratexia de vendas.
En suma, a finalidade das reunións estratéxicas é descubrir como utilizar de forma máis eficaz os recursos dunha empresa para cumprir metas e obxectivos específicos.
Máis consellos de traballo con AhaSlides
- Reunións na empresa | 10 tipos e boas prácticas
- Os 8 mellores consellos para Que teñades unha boa reunión
- Reunión de Xestión Estratéxica
Obtén modelos de reunións gratuítos que provocan conversas animadas.
Rexístrate gratis e toma o que queiras de balde
🚀 Modelos gratuítos ☁️
Os beneficios dunha reunión de xestión estratéxica
Unha reunión de xestión estratéxica non só axuda aos asistentes a ser máis proactivos co seu traballo de chegar a tempo e preparar documentos e preguntas para facer durante a planificación estratéxica, senón que tamén trae 5 beneficios como segue:
Reducir custos
Moitas organizacións pasaron ao marco de reunións de xestión estratéxica. O plan SMM axuda ás empresas a utilizar agora ferramentas e servizos de baixo custo (incluso gratuítos) para analizar datos cruzados entre reunións para ver o que funciona, o que non e o que pode facer ben.
Isto axuda a gastar, asignar e investir os recursos da forma máis sabia e eficiente posible.
Aforre tempo e enerxía
A planificación de reunións eficaces permite aos departamentos ou participantes comprender o propósito da discusión estratéxica e o que necesitan preparar e contribuír.
Por exemplo, que documentos traerán, que cifras presentar e que tarefas ou solucións debuxarán despois da reunión.
Desglosar tarefas para preparar a reunión aforra moito tempo e esforzo ao non estar divagando ou converténdose nunha crítica da culpa de quen pero esquecendo o propósito da reunión.
Aumentar o poder de negociación
Durante a reunión non se evitarán discusións ou desacordos. Non obstante, isto aumenta o poder de negociación dos membros do equipo ao ter que discutir e descubrir a mellor solución para resolver os problemas dos clientes e das empresas. Podes sorprenderte ao atopar un excelente negociador no teu equipo!
Xestionar Riscos
Ninguén quere asistir a unha reunión que se cancelará a mediados porque non hai datos nin solución de problemas.
Polo tanto, unha reunión de seguimento significa que todos deben planificar, recoller e entregar datos de reunións pasadas, analizalos e axudar a traducir esa análise en próximos pasos prácticos. Estas actividades asegúranse de xestionar mellor os riscos. Ou incluso facer que a reunión sexa máis produtiva ou máis orientada a obxectivos que a anterior.
Vixiar de preto os orzamentos e os recursos
A realización de reunións de equipo eficaces poderá supervisar e axustar os recursos e tomar decisións orzamentarias informadas. As reunións de revisión da estratexia axudarán a destacar os departamentos ou programas que poden necesitar financiamento adicional para ter éxito. Tamén son un bo lugar para ver se necesitas aumentar/diminuír o teu orzamento ou a túa forza de traballo.
Quen debería asistir a unha reunión de xestión estratéxica?
As persoas obrigadas a comparecer na reunión serán os superiores como o director xeral (director xerente, director executivo, director da cidade, etc.) e o responsable directo do proxecto.
Os xogadores clave deben ter voz na planificación, pero non todos están literalmente na mesa.
Demasiada xente na sala pode provocar estrés, caos e confusión. Se tes varias persoas que queren participar neste proceso, inclúeas de xeito como Recollindo opinións dos empregados mediante enquisas e cobrando a alguén na reunión para garantir que estes datos se poñan á mesa e se consideren parte do proceso.
Como realizar unha reunión de xestión estratéxica eficaz (Plan SMM)
Asegurar que as súas reunións de xestión estratéxica sexan atractivas e produtivas comeza cunha planificación adecuada. Con estes pasos
Preparación da reunión
Lembra seguir estas pautas para planificar unha reunión con 4 pasos:
- Programa unha hora e recompila os datos/informes necesarios
Agende e asegúrese de invitar a todos os líderes e empregados clave que teñan que asistir a esta reunión. Asegúrate de que as persoas da sala sexan persoas que poidan participar activamente na reunión.
Ao mesmo tempo, recompila os datos e informes necesarios, actualiza os indicadores de estado e mesmo as preguntas para responder na reunión. Asegúrate de que os envíos non estean moi preto da data da reunión para que todos poidan revisar os datos máis recentes e escribir unha análise sobre tendencias ou problemas emerxentes.
- Modelo de axenda do plan
Unha axenda axúdache a ti e aos participantes a manter o camiño correcto. As ideas da axenda da reunión asegurarán respostas ás preguntas:
- Por que temos esta reunión?
- Que temos que facer cando remate a reunión?
- Cales son os seguintes pasos que debemos dar?
Lembre que a A axenda da reunión de xestión estratéxica pode ser como unha revisión de obxectivos, medidas e iniciativas, validar a estratexia e continuar coa dirección estratéxica e os proxectos actuais.
Aquí tes unha axenda de mostra:
- 9.00 AM – 9.30 AM: Resumo do propósito da reunión
- 9.30 AM – 11.00 AM: Reavaliar todo o proceso
- 1.00:3.00 – XNUMX:XNUMX: Actualizacións de departamentos e xefes
- 3.00:4.00 – XNUMX:XNUMX: Asuntos pendentes
- 4.00:5.00 – XNUMX:XNUMX: Solucións dadas
- 5.00 – 6.00: Plan de actuacións
- 6.00:6.30 – XNUMX:XNUMX: Sesión de QnA
- 6.30:7.00 – XNUMX:XNUMX: Conclusión
- Establece as regras básicas
Podes establecer regras para que todos se preparen antes da reunión.
Por exemplo, se non poden asistir, deben enviar un asistente no seu lugar.
Ou os asistentes deben manter a orde, respectar ao interlocutor, non interromper (etc.)
- mensual Reunións de todas as mans
Como se mencionou anteriormente, unha conferencia de xestión estratéxica é un gran evento, que normalmente se celebra cada trimestre. Entón, se queres que o teu persoal se familiarice con esta práctica e estea o máis preparado posible. Debes revisar a reunión e organizar reunións mensuais para actualizar o persoal con anuncios novos que non sexan aptos para o correo electrónico e establecer obxectivos da empresa e seguir o progreso dos existentes.
Se unha reunión de todas as mans axudará ao persoal a familiarizarse e preparar datos para a xestión estratéxica a continuación, unha reunión de inicio do proxecto é a primeira reunión entre o cliente que encargou un proxecto e a empresa que o dará vida. Esta reunión só precisará de actores clave para discutir os fundamentos do proxecto, o seu propósito e os seus obxectivos.
A reunión
- Definir o obxectivo da reunión e os resultados desexados
Unha reunión de planificación estratéxica pode saír completamente mal se se celebra sen dar a todos obxectivos definidos e esixentes resultados. Por iso o primeiro paso é definir un obxectivo claro e tanxible para o encontro.
Algúns exemplos de obxectivos claros:
- Unha estratexia nas redes sociais para chegar a un público máis novo.
- Un plan para desenvolver un novo produto, unha nova característica.
Tamén pode establecer temas específicos para reunións de xestión estratéxica como parte dos seus obxectivos, como o crecemento empresarial na segunda metade do ano.
Sexa o máis específico posible co teu obxectivo. Deste xeito, é máis fácil que todos sigan traballando e tomen as decisións correctas.
- Rompe o xeo
Co cambio na forma de traballar despois de dous anos de pandemia, as empresas deben estar sempre preparadas con reunións virtuais e reunións tradicionais combinadas. As persoas que se comunican a través de pantallas de ordenador mentres outras están sentadas na oficina farán que os teus compañeiros de traballo se sintan menos emocionados e desconectados.
Polo tanto, precisa un reunión de equipo con rompehielos e actividades de vinculación ao comezo da reunión para quentar o ambiente.
- Facer a reunión interactiva
Conseguir que o teu equipo se inviste plenamente na sesión de estratexia require fomentar unha verdadeira interactividade. En lugar de presentacións independentes, tenta dividir en grupos onde os diferentes departamentos poidan idear solucións aos obstáculos recentes.
Asigne a cada grupo un reto ao que se enfronta a súa empresa. Entón, deixa que a súa creatividade se desenvolva, xa sexa xogos de formación de equipos, enquisas rápidas ou preguntas de discusión reflexivas. Este intercambio de perspectivas nun formato de menor presión pode provocar coñecementos inesperados.
Ao volver a reunirse, solicite comentarios estruturados pero abertos de cada ruptura. Recorda a todos que non hai ideas "erróneas" nesta fase. O teu obxectivo é comprender todas as perspectivas para finalmente superar os obstáculos xuntos.
- Identificar os posibles retos
Que pasa se a reunión supera o tempo previsto? E se o equipo directivo ten que estar ausente para tratar outros problemas inesperados? Se todo o mundo está ocupado culpando aos demais e non obtén os resultados desexados?
Enumere todos os posibles riscos con solucións para prepararse ben!
Por exemplo, considere usar un temporizador de conta atrás para temas específicos da axenda ou presentacións.
- Use ferramentas en liña
Usar imaxes e ferramentas é imprescindible hoxe nunha reunión se queres comunicar ideas con facilidade e rapidez. Os informes e as estatísticas tamén se presentarán visualmente e son fáciles de entender grazas a estas ferramentas. Tamén anima á xente a aportar información e axúdache a tomar decisións rápidas obtendo comentarios en tempo real. Podes atopar ferramentas gratuítas e provedores de modelos como AhaSlide, Miro e Google Slide.
Por exemplo, Use Presentacións interactivas e ferramentas como enquisas e enquisas para xerar ideas creativas e mostralas en tempo real.
- Remate co formato de Xunta de Concello
Rematamos a reunión cunha sesión de preguntas e respostas Tformato propio de Reunión do Salón.
Os participantes poden formular as preguntas que queiran e obter respostas instantáneas dos líderes. Proba que os líderes non son só tomadores de decisións sen rostro, senón que son pensadores reflexivos que non só antepoñen os intereses da empresa senón que tamén pensan nos intereses dos seus empregados.
- Consellos para facilitar unha reunión de xestión estratéxica
Ademais dos pasos anteriores, aquí tes algunhas pequenas notas para axudarche a organizar mellor unha sesión de planificación estratéxica:
- Asegúrate de que todos participen na discusión.
- Asegúrate de que todos escoitan activamente.
- Asegúrate de que todos apliquen as súas habilidades de traballo en equipo.
- Traballa para reducir as opcións o menos posible.
- Non teñas medo de pedir a votación para ver o nivel de opinión e consenso.
- Sexa creativo! A planificación estratéxica é un momento para explorar a creatividade e ver as reaccións e solucións ás situacións de todo o equipo.
En resumo
Realizar unha reunión de xestión estratéxica exitosa. Debes preparar ben cada paso desde persoas, documentos, datos e ferramentas. Proporciona unha axenda e quédate con ela para que os participantes saiban o que van facer e que tarefas se lles encargarán.
AhaSlide espera ofrecer todas as respostas ás súas preguntas sobre como dirixir unha sesión de planificación estratéxica. Espero que che gusten os consellos e as técnicas de axuda descritas neste artigo para manter activas e produtivas as reunións de xestión estratéxica e as actividades de grupo, xa sexa fóra de liña ou en liña.
Preguntas máis frecuentes
Cales son os 5 conceptos da xestión estratéxica?
Os cinco conceptos da xestión estratéxica son a exploración ambiental, a formulación de estratexias, a implementación da estratexia, a avaliación e o control e o liderado estratéxico, como proporcionar orientación e supervisión a través de actividades fundamentais.
Que falas nunha reunión de estratexia?
A axenda dunha reunión de estratexia variará segundo a organización e a industria, pero normalmente céntrase en comprender o panorama e acordar a dirección estratéxica.
Que é unha reunión estratéxica?
Unha reunión estratéxica, ou reunión estratéxica, é unha reunión de executivos, xestores e outras partes interesadas clave dentro dunha organización para discutir a planificación e dirección estratéxicas.
