Os diagramas de Gantt parecen un código secreto de xestión de proxectos que só entenden os profesionais.
Pero non teñas medo: en realidade son bastante sinxelos unha vez que descifras como funcionan.
Explicarémolo todo, respondendo as túas preguntas desde o que é un diagrama de Gantt ata como utilizalo de forma eficaz no teu proxecto.
| Que é un diagrama de Gantt en Excel? | Un diagrama de Gantt en Excel é un tipo de gráfico de barras que che axuda a visualizar a cronoloxía do teu proxecto. |
| Por que lle chaman diagrama de Gantt? | O diagrama de Gantt leva o nome de Henry Gantt, quen o popularizou entre 1910 e 1915. |
| Por que usar un diagrama de Gantt é bo? | O diagrama de Gantt axúdache a ver o panorama xeral, a organizar as tarefas de forma eficaz e a manter a todos no camiño correcto. |
Índice analítico
Que é un diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt é basicamente un diagrama que establece a liña de tempo para o seu proxecto.
Mostra as datas de inicio e finalización de cada tarefa, xunto coas dependencias entre tarefas para asegurarse de que todo se faga na orde correcta. Simple e sinxelo.
Os diagramas de Gantt teñen algunhas partes clave:
- A lista de tarefas: cada tarefa do teu proxecto ten a súa propia fila no gráfico.
- A liña do tempo: o gráfico contén un eixe horizontal que marca períodos de tempo, normalmente días, semanas ou meses.
- Datas de inicio e finalización: cada tarefa recibe unha barra que indica cando comeza e remata ao longo da liña de tempo.
- Dependencias: as conexións mostran se unha tarefa debe completarse antes de que poida comezar outra.
Implique a súa organización
Comeza discusións significativas, obtén comentarios útiles e educa o teu equipo. Rexístrate para tomar un modelo gratuíto de AhaSlides
🚀 Facer proba gratuíta☁️
Para que serve un diagrama de Gantt?
Hai algunhas razóns polas que usar un diagrama de Gantt é bo para a xestión de proxectos:
• Ofrece unha representación visual clara do cronograma do proxecto. Poder ver as tarefas, duracións, dependencias e fitos expostos visualmente facilita a comprensión da programación completa dunha ollada.
• Axuda a identificar os problemas de programación cedo. Mirando o diagrama de Gantt, pode detectar posibles pescozos de botella, superposición de tarefas críticas ou lagoas na liña de tempo que poden causar atrasos. Despois podes facer axustes para evitar problemas.
• Axuda a comunicar o calendario aos interesados. Ao compartir o diagrama de Gantt, ofrécelles aos teus compañeiros de equipo e clientes un xeito sinxelo de ver a cronoloxía, os propietarios das tarefas, as dependencias e os fitos planificados. Isto fomenta a transparencia e a responsabilidade.
• Deixa claro o seguimento do progreso. A medida que actualiza o diagrama de Gantt para mostrar tarefas completadas, tarefas en curso e calquera cambio, o gráfico ofrece unha vista "dun vistazo" do estado do proxecto para ti e para outros membros do equipo.
• Axuda a xestionar os recursos de forma eficaz. Cando as tarefas con dependencias de recursos se exponen de forma visual, pode optimizar a utilización de persoas, equipos e outros activos ao longo de toda a liña de tempo.
• Permite a planificación de escenarios. Ao facer cambios na duración das tarefas, dependencias e secuencias no diagrama de Gantt, pode modelar diferentes escenarios para determinar o mellor plan de proxecto antes de implementalo de verdade.
Como é un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt representa visualmente as tarefas nunha liña de tempo. Normalmente inclúe:
• Unha lista de tarefas ao longo do eixe vertical esquerdo. Cada tarefa ten a súa propia fila.
• Unha escala de tempo horizontal na parte inferior, que normalmente mostra incrementos como días, semanas ou meses.
• Para cada tarefa, unha barra que abarca desde a data de inicio prevista ata a data de finalización. A lonxitude da barra indica a duración prevista da tarefa.
• As dependencias entre tarefas móstranse con liñas ou frechas que conectan tarefas. Isto mostra que tarefas deben ser completadas antes de que outras poidan comezar.
• Os fitos indícanse con liñas verticais ou iconas en datas concretas. Marcan puntos de control importantes ou datas de vencemento.
• Os recursos asignados a cada tarefa pódense mostrar nas barras de tarefas ou nunha columna separada.
• Ás veces, o progreso real indícase mediante partes hash, sombreadas ou codificadas por cores das barras de tarefas que representan o traballo que se fixo.
Que teñen en común os diagramas de Gantt e os gráficos Pert?
Diagramas de Gantt e diagramas PERT:
• Son ferramentas de planificación e xestión de proxectos.
• Representar visualmente un cronograma do proxecto con tarefas, fitos e duracións.
• Axudar a identificar riscos, dependencias e problemas potenciais no plan do proxecto.
• Pódese actualizar para reflectir o progreso da tarefa e os cambios na programación.
• Axudar na asignación e seguimento da utilización dos recursos.
• Facilitar o seguimento do estado e do rendemento do proxecto.
• Mellora a comunicación proporcionando unha representación visual clara do calendario e o estado do proxecto.
As principais diferenzas entre os gráficos de Gantt e os gráficos PERT son:
Diagramas de Gantt:
• Mostrar as datas previstas de inicio e finalización de cada tarefa.
• Centrarse máis na programación e no tempo das tarefas.
• Use un formato de gráfico de barras sinxelo.
Gráficos PERT:
• Calcular a duración prevista dunha tarefa a partir de estimacións optimistas, pesimistas e máis probables.
• Centrarse máis na rede lóxica que determina a secuencia de tarefas.
• Use un formato de diagrama de nodos e frechas que mostre as dependencias e a lóxica entre tarefas.
En resumo, tanto os diagramas de Gantt como os gráficos PERT teñen como obxectivo modelar e visualizar un cronograma do proxecto. Axudan coa planificación, o seguimento do progreso e a comunicación. Pero os gráficos de Gantt céntranse máis na liña de tempo e no tempo das tarefas, mentres que os gráficos PERT céntranse máis na lóxica e nas dependencias entre tarefas para determinar as duracións esperadas.
Como facer un diagrama de Gantt
Crear o teu diagrama de Gantt nunha folla de cálculo permite un seguimento, actualización e planificación do escenario doado "e se" a medida que avanza o teu proxecto.
Estes son os pasos para facer un diagrama de Gantt básico na xestión de proxectos:
#1 - Enumere todas as tarefas necesarias para completar o seu proxecto. Divide as tarefas máis grandes en subtarefas máis pequenas e máis manexables.
#2 – Estima a duración de cada tarefa en unidades de tempo axeitadas para o teu proxecto (días, semanas, meses, etc.). Considere as dependencias entre tarefas.
#3 - Asignar propietarios e/ou recursos a cada tarefa. Identifica calquera recurso compartido con dependencias de tarefas en conflito.
#4 - Determine a data de inicio e a data de vencemento do seu proxecto. Calcula as datas de inicio das tarefas en función das dependencias.
#5 – Crea unha táboa ou folla con columnas para:
- Nome da tarefa
- Duración da tarefa
- Data de inicio
- Data de remate
- Recursos asignados
- % completado (opcional)
- Dependencias de tarefas (opcional)
# 6 - Traza as tarefas na túa liña de tempo con barras que abarcan desde as datas de inicio ata o final.
#7 - Engade representacións visuais de dependencias entre tarefas usando frechas ou liñas.
# 8 - Marca fitos importantes na túa liña de tempo usando iconas, sombreados ou liñas verticais.
#9 - Actualiza periodicamente o teu diagrama de Gantt a medida que se completan as tarefas, cambian as duracións ou cambian as dependencias. Axuste as barras de tarefas e as dependencias segundo sexa necesario.
# 10 - Engade unha columna de % completado ou de progreso e enche-a ao longo do tempo para indicar o estado do proxecto dunha ollada.
#11 - Use a cronoloxía visual para identificar problemas de programación, conflitos de recursos ou riscos que poidan causar atrasos. Fai axustes para mellorar o teu plan de proxecto de forma proactiva.
Software de diagramas de Gantt
Con tantas opcións no mercado, estas son as que nos chaman a atención polas súas características versátiles e a súa interface sen complicacións. Todos, desde o teu xefe case xubilado ata o novo pasante, podían ver, crear e seguir o diagrama de Gantt facilmente.
#1 - Microsoft Project
• Aplicación de xestión de proxectos con todas as características.
• Facilita a creación e edición de táboas para tarefas, recursos, tarefas e datas do calendario.
• Xera automaticamente un diagrama de Gantt baseado nos datos da táboa.
• Permite camiños críticos, prazos, nivelación de recursos e outras funcións avanzadas.
• Intégrase con Excel, Outlook e SharePoint para a colaboración de proxectos.
• Require a compra dunha subscrición mensual ou anual.
#2 - Microsoft Excel
• Software de folla de cálculo integrado que inclúe modelos básicos de diagramas de Gantt.
• Simplemente introduce os detalles da tarefa nunha táboa e xera un gráfico a partir diso.
• Moitos complementos gratuítos ou económicos para diagramas de Gantt con máis modelos e funcións.
• Interface familiar para a maioría da xente.
• Limitado nas capacidades de xestión de proxectos máis aló dos gráficos de Gantt básicos.
#3 - Proxecto Gantt
• Aplicación de xestión de proxectos de código aberto deseñada especificamente para diagramas de Gantt.
• Ten funcións para describir tarefas, asignar recursos, seguir o progreso e xerar informes.
• Permite repetir tarefas, dependencias de tarefas e calcular o camiño crítico.
• A interface pode ser menos intuitiva para algúns.
• Carece de integración con outro software e funcións de colaboración.
• Descarga e uso gratuíto.
#4 - SmartDraw
• Inclúe modelos de diagramas de Gantt deseñados profesionalmente.
• Ten funcións para a creación automática de liñas de tempo, a edición de arrastrar e soltar e as dependencias de tarefas.
• Intégrase con Microsoft Office para intercambiar ficheiros e datos.
• Interface relativamente fácil de usar.
• Require unha subscrición de pago, pero ofrece unha proba gratuíta de 30 días.
#5 – Trello
• Ferramenta de xestión de proxectos ao estilo Kanban.
• Engade tarefas como "tarxetas" que podes arrastrar e organizar visualmente nunha liña de tempo.
• Consulta tarefas en varios horizontes temporais de semanas a meses.
• Asignar membros e datas de vencemento ás tarxetas.
• Básico no que se refire ao manexo de dependencias entre tarefas, xestión de recursos e utilización de activos e seguimento do progreso cara aos fitos.
#6 - TeamGantt
• Solución todo en un específicamente para a xestión de proxectos de ciclo de vida completo.
• Automatiza a planificación e a optimización da cronoloxía.
• Permítelle definir dependencias de tarefas, modelar escenarios "e se", asignar e nivelar recursos en varios proxectos e facer un seguimento do progreso dos fitos.
• Vén con biblioteca de modelos e informes de análise.
• Requirir unha subscrición de pago.
#7 - Asana
• Aplicación de xestión de proxectos centrada na xestión de tarefas.
• O complemento permítelle visualizar a liña de tempo con tarefas, datas de vencemento e fitos, engadir dependencias de tarefas, exportar/imprimir o gráfico, filtrar por proxecto e as capacidades básicas de Gantt.
• Faltas: xestión de recursos en todos os proxectos, análise do valor gañado e planificación de escenarios que pasarían.
• Versión gratuíta. Niveles de pago para obter máis funcións.
Cales son os exemplos de diagramas de Gantt?
Os diagramas de Gantt pódense empregar nunha variedade de situacións. Aquí tes algúns exemplos principais:
• Cronogramas do proxecto: un diagrama de Gantt pode trazar visualmente a cronoloxía de calquera tipo de proxecto con tarefas, duracións, dependencias e fitos. Isto podería ser para proxectos de construción, planificación de eventos, enxeñaría de software, estudos de investigación, etc.
• Programas de fabricación: os diagramas de Gantt úsanse a miúdo na fabricación para planificar as carreiras de produción, mostrando a programación de todos os pasos desde a adquisición de material ata a montaxe ata o envasado e o envío.
• Asignación de recursos: os diagramas de Gantt poden axudar a optimizar a asignación de recursos como persoas, equipos e instalacións en varios proxectos ao longo do tempo. As tarefas de codificación de cores por recursos poden deixar isto claro.
• Seguimento do progreso: os diagramas de Gantt dos proxectos en curso pódense actualizar para mostrar as datas reais de inicio e finalización das tarefas completadas, o deslizamento das tarefas en curso e calquera cambio ou atraso. Isto proporciona unha visión do estado do proxecto.
• Escenarios de hipótese: ao axustar secuencias de tarefas, duracións e dependencias nun diagrama de Gantt, os xestores de proxectos poden modelar alternativas para determinar a programación máis eficiente antes de implementala de verdade.
• Ferramenta de comunicación: compartir diagramas de Gantt coas partes interesadas ofrece un resumo visual dos fitos do proxecto, os propietarios das tarefas e os prazos previstos e reais que aumentan o aliñamento e a responsabilidade.
En xeral, os diagramas de Gantt pódense aplicar a calquera escenario onde a visualización dunha secuencia de tarefas, dependencias e cronogramas pode proporcionar información para optimizar os plans, asignar recursos, seguir o progreso e comunicar o estado. Os exemplos específicos son infinitos, limitados só pola creatividade das persoas e as necesidades de claridade e eficiencia.
Takeaways
Os diagramas de Gantt son tan efectivos porque traducen cronogramas e dependencias complexas do proxecto nun visual sinxelo que é fácil de entender, actualizar e compartir. Os principais beneficios residen na mellora da programación, comunicación, seguimento do progreso e planificación, o que os fai favorecidos entre os xestores de proxectos.
Preguntas máis frecuentes
Por que son tan bos os diagramas de Gantt?
Por que os diagramas de Gantt son efectivos
- Cronoloxía visual: vexa o plan completo dunha ollada
- Detección precoz de problemas: detecta os posibles problemas visualmente
- Comunicación: fomentar a claridade e a responsabilidade
- Planificación: as dependencias e as prioridades quedan claras
- Seguimento do progreso: o gráfico actualizado mostra o estado
- Análise de hipótese: alternativas de modelos
- Integración: traballar con software de xestión de proxectos
Os diagramas de Gantt traducen liñas de tempo complexas e dependencias en elementos visuais sinxelos que son fáciles de entender, actualizar e compartir.
Os beneficios proveñen da mellora da programación, comunicación, seguimento e planificación
Cales son os 4 compoñentes dun diagrama de Gantt?
O diagrama de Gantt require 4 aspectos: barras, columnas, datas e fitos.
O diagrama de Gantt é unha liña do tempo?
Si, un diagrama de Gantt é fundamentalmente unha representación visual do cronograma dun proxecto que axuda coa planificación, coordinación e xestión. O gráfico representa a información das tarefas nun eixe xy para traducir temporizacións, dependencias e duracións complexas nun formato sinxelo e escaneable.
