શું તમે ક્યારેય સવારે ઓફિસના રસોડામાં તમારા સહકાર્યકરોને ટેબલની આસપાસ ઊંડી ચર્ચામાં જોવા માટે જ ગયા છો? જેમ તમે તમારી કોફી રેડો છો, તમે "ટીમ અપડેટ્સ" અને "બ્લૉકર" ના સ્નિપેટ્સ સાંભળો છો. તે સંભવતઃ તમારી ટીમનું દૈનિક છે સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ ક્રિયા માં.
તેથી, આ લેખમાં, અમે સ્પષ્ટ કરીશું કે દૈનિક સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ શું છે, તેમજ શ્રેષ્ઠ પ્રથાઓ જે અમે જાતે જ શીખ્યા છીએ. પોસ્ટ માં ડાઇવ!
સામગ્રીનું કોષ્ટક
દૈનિક સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ શું છે?
સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગ એ દૈનિક ટીમ મીટિંગ છે જેમાં સહભાગીઓએ તેને સંક્ષિપ્ત અને ધ્યાન કેન્દ્રિત રાખવા માટે ઊભા રહેવું પડે છે.
આ મીટિંગનો હેતુ ચાલુ પ્રોજેક્ટ્સની પ્રગતિ પર ઝડપી અપડેટ આપવાનો, કોઈપણ અવરોધોને ઓળખવા અને 3 મુખ્ય પ્રશ્નો સાથે આગળના પગલાઓનું સંકલન કરવાનો છે:
- તમે ગઈકાલે શું કર્યું?
- તમે આજે શું કરવાનું વિચારી રહ્યા છો?
- શું તમારા માર્ગમાં કોઈ અવરોધો છે?
આ પ્રશ્નો ટીમને ગહન સમસ્યાનું નિરાકરણ કરવાને બદલે સંરેખિત અને જવાબદાર રાખવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરે છે. તેથી, સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગ્સ સામાન્ય રીતે ફક્ત 5 - 15 મિનિટ ચાલે છે અને તે મીટિંગ રૂમમાં જ હોવી જરૂરી નથી.
તમારી સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ માટે વધુ વિચારો.
તમારી વ્યવસાય મીટિંગ્સ માટે મફત નમૂનાઓ મેળવો. મફતમાં સાઇન અપ કરો અને ટેમ્પલેટ લાઇબ્રેરીમાંથી તમને જે જોઈએ છે તે લો!
"વાદળો માટે"
AhaSlides સાથે વધુ ટિપ્સ
સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ્સના 6 પ્રકાર
સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગ્સના ઘણા પ્રકારો છે, જેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:
- દૈનિક સ્ટેન્ડ-અપ: ચાલુ પ્રોજેક્ટ્સની પ્રગતિ પર ઝડપી અપડેટ આપવા માટે, દરરોજ એક જ સમયે યોજાતી દૈનિક મીટિંગ, સામાન્ય રીતે 15 - 20 મિનિટ ચાલે છે.
- સ્ક્રમ સ્ટેન્ડ-અપ: માં ઉપયોગમાં લેવાતી દૈનિક મીટિંગ ચપળ સોફ્ટવેર વિકાસ પદ્ધતિ, જે અનુસરે છે સ્ક્રમ ફ્રેમવર્ક.
- સ્પ્રિન્ટ સ્ટેન્ડ-અપ: સ્પ્રિન્ટના અંતે આયોજિત મીટિંગ, જે પ્રગતિની સમીક્ષા કરવા અને આગામી સ્પ્રિન્ટ માટે યોજના ઘડવા માટે, કાર્યોના સમૂહને પૂર્ણ કરવા માટે સમય-બોક્સ કરેલ સમયગાળો છે.
- પ્રોજેક્ટ સ્ટેન્ડ-અપ: અપડેટ્સ પ્રદાન કરવા, કાર્યોનું સંકલન કરવા અને સંભવિત અવરોધોને ઓળખવા માટે પ્રોજેક્ટ દરમિયાન યોજાયેલી મીટિંગ.
- રિમોટ સ્ટેન્ડ-અપ: વિડિયો અથવા ઓડિયો કોન્ફરન્સિંગ દ્વારા દૂરસ્થ ટીમના સભ્યો સાથે સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગ યોજાઈ.
- વર્ચ્યુઅલ સ્ટેન્ડ-અપ: વર્ચ્યુઅલ રિયાલિટીમાં યોજાયેલી સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગ, ટીમના સભ્યોને સિમ્યુલેટેડ વાતાવરણમાં મળવાની મંજૂરી આપે છે.
દરેક પ્રકારની સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગ અલગ હેતુ માટે કામ કરે છે અને ટીમ અને પ્રોજેક્ટની જરૂરિયાતોને આધારે તેનો ઉપયોગ અલગ-અલગ સંજોગોમાં થાય છે.
દૈનિક સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગના લાભો
સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ્સ તમારી ટીમને ઘણા ફાયદા લાવે છે, જેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:
1/ કોમ્યુનિકેશનમાં સુધારો
સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગ્સ ટીમના સભ્યોને અપડેટ્સ શેર કરવાની, પ્રશ્નો પૂછવા અને પ્રતિસાદ આપવાની તક આપે છે. ત્યાંથી, લોકો શીખશે કે કેવી રીતે અસરકારક રીતે વાતચીત કરવી અને તેમની સંચાર ક્ષમતામાં સુધારો કરવો.
2/ પારદર્શિતામાં સુધારો
તેઓ શેના પર કામ કરી રહ્યા છે અને તેઓએ શું કર્યું છે તે શેર કરીને, ટીમના સભ્યો પ્રોજેક્ટની પ્રગતિમાં દૃશ્યતામાં વધારો કરે છે અને સંભવિત અવરોધોને વહેલી તકે ઓળખવામાં મદદ કરે છે. આખી ટીમ પ્રોજેક્ટના દરેક તબક્કામાં એકબીજા માટે ખુલ્લી અને પારદર્શક છે.
3/ બહેતર સંરેખણ
સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગ ટીમને પ્રાથમિકતાઓ, સમયમર્યાદા અને ધ્યેયો પર એકરૂપ રાખવામાં મદદ કરે છે. ત્યાંથી, તે શક્ય તેટલી ઝડપથી ઊભી થતી કોઈપણ સમસ્યાઓને સમાયોજિત કરવામાં અને ઉકેલવામાં મદદ કરે છે.
4/ જવાબદારીમાં વધારો
સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ ટીમના સભ્યોને તેમના કામ અને પ્રગતિ માટે જવાબદાર રાખે છે, પ્રોજેક્ટને ટ્રેક પર અને સમયસર રાખવામાં મદદ કરે છે.
5/ સમયનો કાર્યક્ષમ ઉપયોગ
સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ ટૂંકી અને મુદ્દા સુધીની હોય છે, જે ટીમોને લાંબી મીટિંગોમાં સમય બગાડવાને બદલે ઝડપથી ચેક ઇન કરવા અને કામ પર પાછા જવા દે છે.
સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગને અસરકારક રીતે ચલાવવા માટેના 8 પગલાં
અસરકારક સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ ચલાવવા માટે, કેટલાક મુખ્ય સિદ્ધાંતોને ધ્યાનમાં રાખવું મહત્વપૂર્ણ છે:
1/ તમારી ટીમ માટે યોગ્ય સમયપત્રક પસંદ કરો
પ્રોજેક્ટ અને તમારી ટીમની જરૂરિયાતોને આધારે, કામ કરતી મીટિંગનો સમય અને આવર્તન પસંદ કરો. તે અઠવાડિયામાં એક વાર સોમવારે સવારે 9 વાગ્યે અથવા અઠવાડિયામાં બે વાર અને અન્ય સમય ફ્રેમ વગેરે હોઈ શકે છે. જૂથના વર્કલોડના આધારે સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ યોજવામાં આવશે.
2/ ટૂંકમાં રાખો
સ્વતંત્ર મીટિંગ્સ શક્ય તેટલી ટૂંકી રાખવી જોઈએ, સામાન્ય રીતે 15-20 મિનિટથી વધુ નહીં. તે દરેકને ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરે છે અને લાંબી ચર્ચાઓ અથવા દલીલોમાં સમય બગાડવાનું ટાળે છે જે ક્યાંય નથી.
3/ ટીમના તમામ સભ્યોની સહભાગિતાને પ્રોત્સાહિત કરો
ટીમના તમામ સભ્યોને તેમની પ્રગતિ વિશે અપડેટ્સ શેર કરવા, પ્રશ્નો પૂછવા અને પ્રતિસાદ આપવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવા જોઈએ. દરેકને સક્રિય રીતે ભાગ લેવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવાથી ટીમ વર્ક બનાવવામાં મદદ મળે છે અને ખુલ્લા, અસરકારકને પ્રોત્સાહન મળે છે.
4/ વર્તમાન અને ભવિષ્ય પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો, ભૂતકાળ પર નહીં
સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગનું ધ્યાન છેલ્લી મીટિંગથી શું પ્રાપ્ત થયું છે, આજે માટે શું આયોજન કરવામાં આવ્યું છે અને ટીમ કયા અવરોધોનો સામનો કરી રહી છે તેના પર હોવી જોઈએ. ભૂતકાળની ઘટનાઓ અથવા મુદ્દાઓ વિશે લાંબી ચર્ચાઓમાં ફસાઈ જવાનું ટાળો.
5/ સ્પષ્ટ કાર્યસૂચિ રાખો
બેઠકનો સ્પષ્ટ હેતુ અને માળખું હોવું જોઈએ, જેમાં ચર્ચા માટેના પ્રશ્નો અથવા વિષયો હોવા જોઈએ. તેથી, સ્પષ્ટ મીટિંગ એજન્ડા રાખવાથી તેને કેન્દ્રિત રાખવામાં મદદ મળે છે અને ખાતરી થાય છે કે તમામ મુખ્ય વિષયો આવરી લેવામાં આવ્યા છે અને અન્ય મુદ્દાઓ પર ખોવાઈ ગયા નથી.
6/ ખુલ્લા સંચારને પ્રોત્સાહિત કરો
સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગમાં, ખુલ્લા – પ્રમાણિક સંવાદ અને સક્રિય સાંભળી પ્રોત્સાહન આપવું જોઈએ. કારણ કે તેઓ કોઈપણ સંભવિત જોખમોને વહેલી તકે ઓળખવામાં મદદ કરે છે અને ટીમને તેના પર કાબુ મેળવવા માટે સાથે મળીને કામ કરવાની મંજૂરી આપે છે.
7/ વિક્ષેપોને મર્યાદિત કરો
ટીમના સભ્યોએ મીટિંગ દરમિયાન ફોન અને લેપટોપ બંધ કરીને વિચલિત થવાથી બચવું જોઈએ. દરેક જણ સમાન પૃષ્ઠ પર છે તેની ખાતરી કરવા માટે ટીમના સભ્યો માટે મીટિંગ પર સંપૂર્ણ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું તે એક પૂર્વશરત હોવી જોઈએ.
8/ સુસંગત રહો
ટીમે સ્થાપિત કાર્યસૂચિનું પાલન કરતી વખતે તે જ પૂર્વ-સંમત સમય અને સ્થળે દૈનિક સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ્સ યોજવી જોઈએ. આ એક સુસંગત દિનચર્યા બનાવવામાં મદદ કરે છે અને ટીમના સભ્યો માટે મીટિંગ્સ તૈયાર કરવા અને સક્રિયપણે શેડ્યૂલ કરવાનું સરળ બનાવે છે.
આ શ્રેષ્ઠ પ્રથાઓને અનુસરીને, ટીમો ખાતરી કરી શકે છે કે તેમની સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ્સ ઉત્પાદક, અસરકારક અને સૌથી મહત્વપૂર્ણ લક્ષ્યો અને ઉદ્દેશ્યો પર કેન્દ્રિત છે. આ ઉપરાંત, દૈનિક સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ્સ સંચારને સુધારવામાં, પારદર્શિતા વધારવામાં અને વધુ મજબૂત, વધુ સહયોગી ટીમ બનાવવામાં મદદ કરી શકે છે.
સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ ફોર્મેટનું ઉદાહરણ
અસરકારક સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગમાં સ્પષ્ટ કાર્યસૂચિ અને માળખું હોવું જોઈએ. અહીં સૂચિત ફોર્મેટ છે:
- પરિચય: મીટિંગના હેતુ અને કોઈપણ સંબંધિત નિયમો અથવા માર્ગદર્શિકાઓનું રીમાઇન્ડર સહિત, ઝડપી પરિચય સાથે મીટિંગની શરૂઆત કરો.
- વ્યક્તિગત અપડેટ્સ: ટીમના દરેક સભ્યએ છેલ્લી મીટિંગ પછી તેઓએ શું કામ કર્યું છે, આજે તેઓ શું કામ કરવાની યોજના ધરાવે છે અને તેઓ જે અવરોધોનો સામનો કરી રહ્યા છે તેના પર સંક્ષિપ્ત અપડેટ પ્રદાન કરવું જોઈએ (વિભાગ 3 માં ઉલ્લેખિત 1 મુખ્ય પ્રશ્નોનો ઉપયોગ કરો). આ સંક્ષિપ્ત રાખવું જોઈએ અને સૌથી મહત્વપૂર્ણ માહિતી પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ.
- જૂથ ચર્ચા: વ્યક્તિગત અપડેટ્સ પછી, ટીમ અપડેટ્સ દરમિયાન ઉદ્ભવતા કોઈપણ મુદ્દાઓ અથવા ચિંતાઓની ચર્ચા કરી શકે છે. ઉકેલો શોધવા અને પ્રોજેક્ટ સાથે આગળ વધવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ.
- ક્રિયા આઇટમ્સ: આગલી મીટિંગ પહેલાં લેવાની જરૂર હોય તેવી કોઈપણ ક્રિયા વસ્તુઓને ઓળખો. ચોક્કસ ટીમના સભ્યોને આ કાર્યો સોંપો અને સમયમર્યાદા સેટ કરો.
- તારણ: ચર્ચા કરેલ મુખ્ય મુદ્દાઓ અને સોંપેલ કોઈપણ ક્રિયા આઇટમનો સારાંશ આપીને મીટિંગ સમાપ્ત કરો. ખાતરી કરો કે દરેક વ્યક્તિ આગામી મીટિંગ પહેલાં શું કરવાની જરૂર છે તે અંગે સ્પષ્ટ છે.
આ ફોર્મેટ મીટિંગ માટે સ્પષ્ટ માળખું પૂરું પાડે છે અને ખાતરી કરે છે કે તમામ મુખ્ય વિષયો આવરી લેવામાં આવ્યા છે. સુસંગત ફોર્મેટને અનુસરીને, ટીમો તેમની સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ્સનો મહત્તમ ઉપયોગ કરી શકે છે અને સૌથી મહત્વપૂર્ણ લક્ષ્યો અને ઉદ્દેશ્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકે છે.
ઉપસંહાર
નિષ્કર્ષમાં, સંદેશાવ્યવહારમાં સુધારો કરવા અને મજબૂત, વધુ સહયોગી ટીમનું નિર્માણ કરવા માંગતા ટીમો માટે સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ એ એક મૂલ્યવાન સાધન છે. મીટિંગને કેન્દ્રિત, ટૂંકી અને મીઠી રાખીને, ટીમો આ દૈનિક ચેક-ઇનનો મહત્તમ ઉપયોગ કરી શકે છે અને તેમના મિશન સાથે અટવાઇ રહી શકે છે.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
સ્ટેન્ડ અપ વિ સ્ક્રમ મીટિંગ શું છે?
સ્ટેન્ડ-અપ વિ સ્ક્રમ મીટિંગ વચ્ચેના મુખ્ય તફાવતો:
- આવર્તન - દૈનિક વિ સાપ્તાહિક/દ્વિ-સાપ્તાહિક
- અવધિ - 15 મિનિટ મહત્તમ વિ કોઈ નિશ્ચિત સમય નથી
- હેતુ - સમન્વયન વિ સમસ્યાનું નિરાકરણ
- હાજરી આપનાર - માત્ર કોર ટીમ વિ ટીમ + હિસ્સેદારો
- ફોકસ - અપડેટ્સ વિ સમીક્ષાઓ અને આયોજન
સ્થાયી બેઠકનો અર્થ શું છે?
સ્ટેન્ડિંગ મીટિંગ એ નિયમિત રીતે સુનિશ્ચિત મીટિંગ છે જે સતત ધોરણે થાય છે, જેમ કે સાપ્તાહિક અથવા માસિક.
સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગમાં તમે શું કહો છો?
જ્યારે રોજિંદી સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગમાં હોય, ત્યારે ટીમ વારંવાર આ વિશે ચર્ચા કરશે:
- ગઈકાલે દરેક વ્યક્તિએ શું કામ કર્યું હતું - વ્યક્તિઓના કાર્યો/પ્રોજેક્ટોની સંક્ષિપ્ત ઝાંખી અગાઉના દિવસ પર કેન્દ્રિત હતી.
- દરેક વ્યક્તિ આજે શું કામ કરશે - વર્તમાન દિવસ માટે તેમનો કાર્યસૂચિ અને પ્રાથમિકતાઓ શેર કરવી.
- કોઈપણ અવરોધિત કાર્યો અથવા અવરોધો - પ્રગતિને અટકાવતા કોઈપણ મુદ્દાઓને બોલાવવા જેથી તેમને સંબોધિત કરી શકાય.
- સક્રિય પ્રોજેક્ટ્સની સ્થિતિ - મુખ્ય પહેલ અથવા પ્રગતિમાં કાર્યની સ્થિતિ પર અપડેટ્સ પ્રદાન કરે છે.
