ज़रा कल्पना कीजिए: आपने अपनी प्रस्तुति तैयार करने में घंटों बिताए हैं। स्लाइडें शानदार दिखती हैं। विषयवस्तु दमदार है। लेकिन जैसे ही आप कमरे के सामने आते हैं, आपका दिमाग सुन्न हो जाता है। आप तीसरी स्लाइड पर एक महत्वपूर्ण बिंदु भूल जाते हैं। सातवीं स्लाइड पर आप अपनी बात भूल जाते हैं। प्रस्तुति समाप्त करते ही आपको तुरंत याद आ जाता है कि आप तीन बातें कहना भूल गए थे।
स्पीकर नोट्स इस समस्या का समाधान करते हैं। ये आपको स्क्रिप्ट पढ़कर सुनाने वाले व्यक्ति में नहीं बदलते, बल्कि एक ऐसा सुरक्षित जाल प्रदान करते हैं जो श्रोताओं को बिना एहसास कराए आपको सही राह पर बनाए रखता है।
अधिकांश प्रस्तुतकर्ता या तो इनका बिल्कुल भी उपयोग नहीं करते, या गलत तरीके से करते हैं। यह गाइड दोनों बातों को कवर करती है: पॉवरपॉइंट में नोट्स को जल्दी से कैसे जोड़ें, और इनका उपयोग इस तरह से कैसे करें जिससे आपकी प्रस्तुति वास्तव में बेहतर हो।
वक्ता के नोट्स आपके समय के लायक क्यों हैं?
इसका सबसे बड़ा फायदा आत्मविश्वास है। जब आपके मुख्य बिंदु, बदलाव और महत्वपूर्ण आंकड़े आपकी स्लाइड के ठीक नीचे मौजूद होते हैं, तो आप आगे क्या आएगा यह याद रखने में कम मानसिक ऊर्जा खर्च करते हैं और अपने दर्शकों से जुड़ने पर अधिक ध्यान केंद्रित करते हैं।
लेकिन नोट्स सिर्फ आपके तनाव को कम करने से कहीं ज़्यादा काम करते हैं। ये आपकी स्लाइड्स को व्यवस्थित रखते हैं। जो भी चीज़ें अन्यथा तीसरे बुलेट पॉइंट या स्क्रीन पर टेक्स्ट के ढेर के रूप में दिखाई देतीं, वो सब आपके नोट्स में मौजूद रहती हैं, जहाँ सिर्फ़ आप ही उन्हें देख सकते हैं। आपके दर्शकों को दृश्य मिलते हैं, और आपको विस्तृत जानकारी मिलती है।
इससे आपकी प्रस्तुति दोहराने योग्य भी हो जाती है। यदि आप एक ही सत्र को कई समूहों के सामने प्रस्तुत करते हैं, तो विस्तृत नोट्स का मतलब है कि आप हर बार एक ही विषय को दोहराते हैं, और आपको हर बार अपनी सोच को नए सिरे से तैयार करने की आवश्यकता नहीं होती है।
और एक बार आपकी प्रस्तुति समाप्त हो जाने पर, आपके नोट्स एक तैयार संदर्भ दस्तावेज़ बन जाते हैं। इन्हें प्रिंट करें, साझा करें या अनुवर्ती ईमेल के आधार के रूप में उपयोग करें। आपकी तैयारी लैपटॉप बंद करते ही गायब नहीं हो जाती।
पॉवरपॉइंट में नोट्स कैसे जोड़ें: चरण-दर-चरण
पॉवरपॉइंट में स्पीकर नोट्स जोड़ने के तीन तरीके हैं। ये सभी काम करते हैं। फर्क सिर्फ इस बात में है कि आप इनमें से किस तरीके का इस्तेमाल कब और क्यों करेंगे।
विधि 1: सामान्य दृश्य में नोट्स फलक का उपयोग करना
त्वरित संपादन और रोजमर्रा के उपयोग के लिए सर्वोत्तम।
यह सबसे तेज़ तरीका है और अधिकांश लोग इसे रोज़ाना इस्तेमाल करते हैं। यदि आपकी प्रेजेंटेशन पहले से खुली है, तो आप अपना पहला नोट जोड़ने से लगभग 10 सेकंड दूर हैं।
अपनी प्रेजेंटेशन खोलें और सुनिश्चित करें कि आप नॉर्मल व्यू में हैं। यह आपको स्क्रीन के ऊपरी भाग में व्यू टैब के अंतर्गत मिलेगा। नॉर्मल व्यू आमतौर पर डिफ़ॉल्ट होता है, इसलिए संभावना है कि आप पहले से ही उसी व्यू में हैं।
स्क्रीन के निचले हिस्से में, अपनी स्लाइड के ठीक नीचे देखें। आपको "नोट जोड़ने के लिए क्लिक करें" लिखा हुआ एक सेक्शन दिखाई देगा। यही आपका नोट्स पैनल है। इस पर क्लिक करें और लिखना शुरू करें।
आप अपने नोट्स को अन्य टेक्स्ट की तरह ही फॉर्मेट कर सकते हैं: बोल्ड, इटैलिक, बुलेट पॉइंट्स। लेकिन इसे सरल रखें। नोट्स केवल आपके लिए हैं, और वे जितने साफ-सुथरे होंगे, प्रेजेंटेशन के दौरान आप उन्हें उतनी ही तेजी से देख पाएंगे।
एक उपयोगी सुझाव: नोट्स पैनल डिफ़ॉल्ट रूप से स्क्रीन के निचले भाग में एक छोटी सी पट्टी के रूप में दिखाई देता है। यदि आप एक या दो पंक्तियों से अधिक कुछ जोड़ रहे हैं, तो विभाजक को ऊपर की ओर खींचें ताकि आपको अधिक जगह मिल सके। इससे पूरी प्रक्रिया आसान हो जाती है।
एक स्लाइड पूरी हो जाने पर, बाईं ओर के पैनल में अगले थंबनेल पर क्लिक करें और यही प्रक्रिया दोहराएं। बस इतना ही।
विधि 2: नोट्स पेज व्यू का उपयोग करना
विस्तृत, लंबे नोट्स लिखने या किसी और को प्रस्तुति देने के लिए तैयार करने के लिए सबसे उपयुक्त।
यदि पहला तरीका आपको तंग लगता है, तो यह उसका विकल्प है। नोट्स पेज व्यू आपको प्रत्येक स्लाइड के लिए एक पूरा पेज देता है: स्लाइड सबसे ऊपर होती है, और उसके नीचे नोट्स लिखने के लिए एक बड़ी खुली जगह होती है।
व्यू टैब पर जाएं और "नोट्स पेज" चुनें। सत्र के बाद नोट्स बांटने की ज़रूरत पड़ने पर आपको ठीक वही दिखेगा जो प्रिंट होगा। नोट्स वाले हिस्से पर क्लिक करें और जितना चाहें उतना लिखें।
विस्तृत स्क्रिप्ट लिखने, लंबा संदर्भ जोड़ने या किसी और के प्रस्तुतीकरण के लिए नोट्स तैयार करने के दौरान यह व्यू अच्छा काम करता है। स्लाइड्स के बीच नेविगेट करना धीमा है, इसलिए यह त्वरित संपादन की तुलना में नोट्स लिखने के लिए अधिक उपयुक्त है।
विधि 3: बल्क नोट्स के लिए आउटलाइन व्यू का उपयोग करना
यह शुरुआती चरण की योजना के लिए सबसे उपयुक्त है जब आपकी स्लाइड अभी तक तैयार नहीं हुई हैं।
इसमें नोट्स जोड़ने से ज़्यादा, एक ही समय में अपनी प्रेजेंटेशन और नोट्स तैयार करने पर ज़ोर दिया गया है। अगर आप अभी भी योजना बनाने के चरण में हैं, तो इसके बारे में जानना फ़ायदेमंद रहेगा।
व्यू टैब पर जाएं और "आउटलाइन व्यू" चुनें। आपको अपनी स्लाइड की सामग्री एक निरंतर टेक्स्ट दस्तावेज़ के रूप में व्यवस्थित दिखाई देगी। यह अलग-अलग स्लाइड बनाने से पहले संरचना को सही ढंग से समझने में उपयोगी है। आप अपनी स्लाइड सामग्री के साथ-साथ अपने मुख्य बिंदुओं का मसौदा भी यहीं तैयार कर सकते हैं, और बाद में तय कर सकते हैं कि कौन सा भाग स्लाइड बनेगा और कौन सा नोट्स में रहेगा।
यह सबसे आम तरीका नहीं है, लेकिन जो लोग स्लाइड की तुलना में टेक्स्ट में बेहतर सोचते हैं, उनके लिए यह पूरी निर्माण प्रक्रिया को अधिक स्वाभाविक बना सकता है।
अपनी प्रस्तुति के दौरान नोट्स प्रदर्शित करने के लिए प्रेजेंटर व्यू का उपयोग करना
नोट्स जोड़ना तो बस आधी बात है। दूसरी आधी बात यह है कि प्रेजेंटेशन के दौरान आप उन्हें देख सकें, और आपके दर्शक उन्हें न देख पाएं। यही काम प्रेजेंटर व्यू करता है।
जब आप दूसरी स्क्रीन या प्रोजेक्टर से कनेक्ट हों, तो स्लाइड शो टैब से स्लाइड शो शुरू करें। स्लाइड शो चलने के बाद, स्क्रीन के नीचे दिए गए कंट्रोल्स में प्रेजेंटर व्यू विकल्प ढूंढें और उस पर क्लिक करें।
अब आपके मॉनिटर पर चार चीज़ें दिखाई देंगी: आपकी वर्तमान स्लाइड, आपके वक्ता के नोट्स, अगली स्लाइड का पूर्वावलोकन और एक टाइमर। आपके दर्शक केवल मुख्य स्क्रीन पर मौजूद स्लाइड ही देख पाएंगे।
यही वो तरीका है जिससे स्पीकर नोट्स वास्तव में प्रभावशाली बन जाते हैं। आप अपने नोट्स पर एक नज़र डाल सकते हैं, देख सकते हैं कि आगे क्या आने वाला है और अपनी टाइमिंग का ध्यान रख सकते हैं, वो भी बिना अपनी बात को रोके या अपनी तैयारी को सबके सामने दिखाए।
पहले से एक बात जांच लें: प्रेजेंटर व्यू के लिए पावरपॉइंट को दो अलग-अलग डिस्प्ले पहचानने की आवश्यकता होती है। यदि यह सक्रिय नहीं हो रहा है, तो सुनिश्चित करें कि आपकी दूसरी स्क्रीन या प्रोजेक्टर सही ढंग से कनेक्टेड है और डिस्प्ले सेटिंग्स में सही ढंग से दिखाई दे रहा है। मैक पर, इसे टैब के बजाय स्लाइडशो मेनू के माध्यम से एक्सेस करें।
पॉवरपॉइंट नोट्स प्रिंट करना
यदि आप सत्र के बाद अपने नोट्स वितरित करना चाहते हैं, या केवल संदर्भ के लिए एक भौतिक प्रति रखना चाहते हैं, तो प्रिंट करना आसान है।
फ़ाइल पर जाएं, फिर प्रिंट पर क्लिक करें। प्रिंट लेआउट विकल्पों में, "नोट्स पेज" ढूंढें। इससे प्रत्येक स्लाइड उसके नीचे संबंधित नोट्स के साथ प्रिंट होगी, प्रति पेज एक स्लाइड। आप सभी स्लाइड प्रिंट कर सकते हैं या अपनी आवश्यकतानुसार विशिष्ट स्लाइड चुन सकते हैं।
यह एक साधारण सी बात है, लेकिन प्रशिक्षण सत्रों या कार्यशालाओं के बाद छपे हुए नोट्स एक बेहतरीन तोहफा साबित होते हैं। अधिकतर लोग ऐसा करने के बारे में सोचते ही नहीं। जो लोग ऐसा करते हैं, उनसे अक्सर उनकी स्लाइड्स मांगी जाती हैं।
ऐसे स्पीकर नोट्स कैसे लिखें जो वास्तव में आपकी मदद करें
नोट्स जोड़ना आसान है। लेकिन ऐसे नोट्स लिखना जो आपकी प्रस्तुति को वाकई बेहतर बनाएं, इसके लिए थोड़ी ज़्यादा सोच-समझ की ज़रूरत होती है। यहाँ कुछ उपयोगी नोट्स और उन नोट्स के बीच का अंतर बताया गया है जिन्हें आप बोलते ही नज़रअंदाज़ कर देंगे।
आप जैसे बोलते हैं वैसे लिखें, न कि जैसे लिखते हैं।
नोट्स कोई लिखित स्क्रिप्ट नहीं होते। वे सिर्फ एक संकेत होते हैं। अगर आप औपचारिक, पूरे वाक्यों में लिखेंगे, तो या तो आप उन्हें शब्द-दर-शब्द पढ़ेंगे और आपकी आवाज़ मशीनी जैसी लगेगी, या फिर आपको उन्हें पढ़ने में बहुत समय लगेगा और आप उनका इस्तेमाल करना ही बंद कर देंगे।
किसी बात को अपने सहकर्मी को समझाने के अंदाज़ में लिखें। संक्षिप्ताक्षर, अधूरे वाक्य और अनौपचारिक भाषा का प्रयोग करें। प्रस्तुति के बीच में "इसके तीन कारण महत्वपूर्ण हैं" कहना, "इसके तीन मुख्य कारण महत्वपूर्ण हैं" कहने से ज़्यादा उपयोगी है। लक्ष्य है सरसरी नज़र डालना, ध्यान से पढ़ना नहीं।
इन्हें स्कैन करने लायक छोटा रखें।
यदि आपके नोट्स प्रति स्लाइड तीन पैराग्राफ से अधिक लंबे हैं, तो वे अब नोट्स नहीं रह जाते। वे एक ऐसी स्क्रिप्ट बन जाते हैं जिसे आपने स्वयं लिखने की बात स्वीकार नहीं की है।
प्रत्येक स्लाइड के लिए एक या दो संक्षिप्त बुलेट पॉइंट आमतौर पर पर्याप्त होते हैं। यदि आपको इससे अधिक लिखना पड़े, तो यह सोचें कि क्या अतिरिक्त जानकारी आपके नोट्स में होनी चाहिए या क्या इससे यह संकेत मिलता है कि स्लाइड बहुत अधिक जानकारी देने का प्रयास कर रही है।
अपने ट्रांज़िशन जोड़ें
यही वह बात है जिसे ज्यादातर लोग भूल जाते हैं। सिर्फ यह जानना काफी नहीं है कि आप हर स्लाइड पर क्या कह रहे हैं। आपको यह भी पता होना चाहिए कि आप एक स्लाइड से दूसरी स्लाइड तक कैसे पहुंचेंगे।
प्रत्येक स्लाइड के नोट्स के नीचे एक सरल सी पंक्ति ही काफी है: "डेटा स्लाइड से जुड़ें" या "आगे बढ़ने से पहले दर्शकों से उनके अनुभव के बारे में पूछें।" प्रस्तुतकर्ताओं के लिए मुख्य विषय से भटकने का कारण ट्रांज़िशन ही होता है, और एक पंक्ति का यह संक्षिप्त रिमाइंडर ही उन्हें जोड़े रखने के लिए पर्याप्त है।
अपने समय का ध्यान रखें
जिन स्लाइडों में समय का ध्यान रखना ज़रूरी है, उनमें समय के संकेत जोड़ें: "यहां दो मिनट" या "अंत में प्रश्नों के लिए पांच मिनट रखें।" हर स्लाइड का समय नोट करना ज़रूरी नहीं है, लेकिन यह जानना कि आधे समय में आप कहां पहुंच जाएंगे, दस स्लाइड बाकी रहते हुए समय का अंतर महसूस होने पर होने वाली घबराहट से बचाता है।
अपने नंबरों को चिह्नित करें
यदि आप कोई आंकड़ा, प्रतिशत या विशिष्ट संख्या बता रहे हैं, तो उसे अपने नोट्स में लिख लें। इसलिए नहीं कि आपको वह याद नहीं है, बल्कि इसलिए कि श्रोताओं के सामने गलत संख्या बताना आपकी विश्वसनीयता को धीरे-धीरे कम कर देता है। एक बार देखकर पुष्टि कर लेना हमेशा बेहतर होता है।
खुद को बताएं कि कहां देखना है
जटिल दृश्यों, चार्टों या कई डेटा बिंदुओं वाली स्लाइडों के लिए, एक संक्षिप्त निर्देश सहायक होता है: "बाएं कॉलम से शुरू करें" या "तीसरी तिमाही में आई तेजी मुख्य बिंदु है।" इससे दर्शकों के सामने आपकी स्लाइड में ही खो जाने से बचा जा सकता है।
इंटरैक्टिव प्रस्तुतियों के साथ इसे और आगे ले जाना
स्पीकर नोट्स आपको एक अधिक आत्मविश्वासी और व्यवस्थित वक्ता बनाते हैं। लेकिन तैयारी की भी एक सीमा होती है। एक बेहतरीन प्रस्तुति का दूसरा महत्वपूर्ण पहलू वह है जो आपके और श्रोताओं के बीच कमरे में रहते हुए घटित होता है।
यहीं पर AhaSlides जैसे टूल काम आते हैं।आपके नोट्स आपको पर्दे के पीछे सही दिशा में मार्गदर्शन देते रहते हैं, वहीं AhaSlides आपकी प्रस्तुति में सीधे लाइव पोल, क्विज़, वर्ड क्लाउड और प्रश्नोत्तर जोड़ता है। आपके दर्शक अपने फ़ोन से वास्तविक समय में भाग लेते हैं, परिणाम तुरंत स्क्रीन पर दिखाई देते हैं, और कमरे का माहौल निष्क्रिय से सक्रिय हो जाता है।
ये दोनों मिलकर बेहतरीन काम करते हैं। आपके नोट्स आपकी प्रस्तुति को संभालते हैं। AhaSlides आपके श्रोताओं को संभालता है। दोनों में से कोई भी दूसरे का विकल्प नहीं है, और दोनों का सही इस्तेमाल ही एक ऐसी प्रस्तुति को अलग करता है जिसे लोग देखते हैं और एक ऐसी प्रस्तुति को जिसे वे वास्तव में याद रखते हैं।
निष्कर्ष: स्पीकर नोट्स की मदद से अपनी प्रस्तुति को बेहतर बनाएं।
शानदार प्रस्तुतियाँ संयोग से नहीं होतीं। वे इसलिए होती हैं क्योंकि किसी ने इस बात पर ध्यानपूर्वक विचार किया होता है कि उन्हें क्या कहना है, कैसे कहना है और श्रोताओं को इससे क्या लाभ मिलना चाहिए।
वक्ता के नोट्स में ही वह सोच निहित होती है। इनका सही ढंग से उपयोग करना शुरू करें और आपको लगभग तुरंत ही फर्क नज़र आएगा: बेहतर प्रस्तुति, ध्यान भटकने के कम क्षण, और श्रोताओं में अधिक आत्मविश्वास।
सर्वोत्तम अभ्यास अनुभाग से एक तकनीक चुनें और उसे अपनी अगली प्रस्तुति में लागू करें। देखें कि क्या बदलाव आते हैं। फिर उसी के आधार पर आगे बढ़ें।
