प्रोजेक्ट मैनेजमेंट क्या है? | 2024 में जानने योग्य सभी बातें

क्या आप डेडलाइन में डूबे हुए हैं? क्या आप परेशान महसूस कर रहे हैं? मास्टर परियोजना प्रबंधन2024 में आपके काम करने के तरीके में बदलाव आएगा।

सदियों से, सैन फ्रांसिस्को की बे एरिया रैपिड ट्रांजिट (BART) प्रणाली, जिसमें प्रतिदिन 400,000 यात्री आते हैं, सबसे सफल परियोजनाओं में से एक रही है और बेचटेल बड़े पैमाने पर निर्माण और इंजीनियरिंग परियोजनाओं के लिए दुनिया की अग्रणी परियोजना प्रबंधक है। यह उदाहरण इस बात का उत्कृष्ट प्रमाण है कि प्रभावी परियोजना प्रबंधन कितना महत्वपूर्ण है। किसी भी परियोजना की सफलता का मूल अच्छे परियोजना प्रबंधकों के पीछे होता है।

तो, इस लेख में, हम यह पता लगाएंगे कि परियोजना प्रबंधन क्या है, यह कैसे महत्वपूर्ण है, और किसी परियोजना को निर्धारित करने, योजना बनाने, नियंत्रण और मूल्यांकन करने की सर्वोत्तम तकनीकें क्या हैं। 

विषय - सूची

• परियोजना प्रबंधन क्या है और इसके उदाहरण?
• परियोजना प्रबंधन क्यों महत्वपूर्ण है?
  • समय और पैसा बचाएं
  • सहयोग और संचार में सुधार करें
  • जोखिम और समस्याओं को कम करना
• परियोजना प्रबंधन के तीन प्रमुख चरण क्या हैं?
  • कार्य की योजना
  • परियोजना निर्धारण
  • परियोजना नियंत्रण
• परियोजना प्रबंधन तकनीकें क्या हैं: PERT और CPM
• परियोजनाओं को प्रबंधित करने के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करना
• अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
• नीचे पंक्ति

बेहतर जुड़ाव के लिए टिप्स

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• प्रदर्शन प्रबंधन

परियोजना प्रबंधन क्या है और इसके उदाहरण?

परियोजनाएं हमारी रोजमर्रा की जिंदगी का एक आम हिस्सा हैं। हम किसी शादी या किसी सरप्राइज़ जन्मदिन की पार्टी की योजना बना रहे होंगे, किसी घर को दोबारा सजा रहे होंगे, या एक सेमेस्टर-लंबी कक्षा का प्रोजेक्ट तैयार कर रहे होंगे। बड़ी परियोजनाओं का उल्लेख किया जा सकता है जैसे कि पुल बनाना, निवासियों को स्थानांतरित करना, विमानों की नई लाइनें तैयार करना, और भी बहुत कुछ। उन सभी को परियोजना प्रबंधन की आवश्यकता है। 

परियोजना प्रबंधन, परियोजनाओं को शुरू से लेकर पूरा होने तक शेड्यूल करने, योजना बनाने, नियंत्रित करने और उनका मूल्यांकन करने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले व्यवस्थित दृष्टिकोण, कार्यप्रणाली और प्रथाओं का वर्णन करता है। इसमें समय, लागत, दायरा, गुणवत्ता और संसाधनों जैसी परिभाषित बाधाओं के भीतर विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से गतिविधियों और प्रक्रियाओं की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल है।

परियोजना प्रबंधन क्यों महत्वपूर्ण है?

परियोजनाओं में प्रबंधन के महत्व को नकारना कठिन है, जो व्यवसाय की हर परियोजना को अधिक कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से चलाने में मदद करता है। आइए प्रभावी परियोजना प्रबंधन के तीन मुख्य लाभों पर नज़र डालें।

समय और पैसा बचाएं

अच्छे परियोजना संगठन में सावधानीपूर्वक योजना और संसाधनों का आवंटन शामिल होता है। परियोजना प्रबंधक परियोजना आवश्यकताओं का आकलन करते हैं, आवश्यक संसाधनों की पहचान करते हैं और उन्हें प्रभावी ढंग से आवंटित करते हैं। संसाधन आवश्यकताओं का सटीक अनुमान लगाकर और अधिक आवंटन या कम उपयोग से बचकर, परियोजना प्रबंधक संसाधन उपयोग को अनुकूलित करते हैं, अनावश्यक लागत को कम करते हैं और समय की बचत करते हैं।

सहयोग और संचार में सुधार करें

परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों को स्पष्ट भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ परिभाषित और संप्रेषित करते हैं। प्रत्येक व्यक्ति अपने विशिष्ट कार्यों, डिलिवरेबल्स और जवाबदेही के क्षेत्रों को समझता है। यह स्पष्टता भ्रम और ओवरलैप को कम करती है, जिससे टीम के सदस्यों को एक साथ सुचारू रूप से और कुशलता से काम करने की अनुमति मिलती है।

जोखिम और समस्याओं को कम करना

परियोजनाओं में स्वाभाविक रूप से जोखिम और अनिश्चितताएं शामिल होती हैं, जिन्हें यदि अप्रबंधित छोड़ दिया जाता है, तो महत्वपूर्ण चुनौतियाँ या विफलता भी हो सकती है। अच्छा परियोजना प्रबंधन जोखिम की पहचान, मूल्यांकन और शमन रणनीतियों पर जोर देता है। संभावित मुद्दों का पहले से अनुमान लगाकर और उनका समाधान करके, परियोजना प्रबंधक उनके प्रभाव को कम कर सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि परियोजनाएं पटरी पर बनी रहें, या वांछित नियत तारीख से पहले पूरी हो जाएं।

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परियोजना प्रबंधन के तीन प्रमुख चरण क्या हैं?

परियोजनाओं के प्रबंधन में तीन चरण शामिल हैं: परियोजना योजना, परियोजना शेड्यूलिंग और परियोजना नियंत्रण। यहां प्रत्येक चरण का विवरण दिया गया है.

कार्य की योजना

परियोजना का प्रबंधन और संगठन नियोजन चरण से शुरू होता है, जहाँ परियोजना के लक्ष्य, उद्देश्य और दायरा परिभाषित किया जाता है। इस चरण के दौरान, परियोजना प्रबंधक हितधारकों के साथ मिलकर उनकी आवश्यकताओं और अपेक्षाओं को समझने के लिए काम करते हैं।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि परियोजना नियोजन में कई तरीकों का उपयोग किया जा रहा है, और नियोजन के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक कार्य विखंडन संरचना (WBS) है। इसे एक परियोजना को उसके प्रमुख उप-घटकों (या कार्यों) में विभाजित करने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जाता है, जिन्हें फिर अधिक विस्तृत घटकों में विभाजित किया जाता है, और अंत में गतिविधियों और उनकी संबंधित लागतों के एक सेट में विभाजित किया जाता है।

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परियोजना निर्धारण

प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग से तात्पर्य सभी प्रोजेक्ट गतिविधियों को क्रमबद्ध करने और समय आवंटित करने से है। इस स्तर पर, प्रबंधक तय करते हैं कि प्रत्येक गतिविधि में कितना समय लगेगा और उत्पादन के प्रत्येक चरण में आवश्यक संसाधनों की गणना करेंगे।

प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग के उद्देश्यों को निम्नानुसार संक्षेप में प्रस्तुत किया जा सकता है:

• प्रत्येक गतिविधि का दूसरों से और संपूर्ण प्रोजेक्ट से संबंध दिखाना
• गतिविधियों के बीच तार्किक क्रम और सहसंबंध का निर्धारण करना
• प्रत्येक गतिविधि के लिए यथार्थवादी समय और लागत अनुमान की स्थापना की सुविधा प्रदान करना
• महत्वपूर्ण बाधाओं की पहचान करके लोगों, धन और भौतिक संसाधनों का इष्टतम उपयोग सुनिश्चित करना।

एक लोकप्रिय प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग दृष्टिकोण गैंट चार्ट है। गैंट चार्ट कम लागत वाले तरीके हैं जिनका उद्देश्य प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने में मदद करना है:

• गतिविधियों की योजना बनाई गई है
• निष्पादन का क्रम प्रलेखित है
• गतिविधि समय अनुमान दर्ज किए जाते हैं
• समग्र परियोजना समय विकसित किया गया है। 

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परियोजना नियंत्रण

किसी परियोजना का नियंत्रण संसाधनों, लागतों, गुणवत्ता और बजटों के गहन प्रबंधन को दर्शाता है। परियोजनाओं को नियंत्रित करना कठिन हो सकता है। सभी परियोजनाएँ शुरू में अच्छी तरह से परिभाषित नहीं होती हैं, कुछ खराब परिभाषित हो सकती हैं। परियोजनाएँ आमतौर पर विस्तृत व्यापक प्रारंभिक योजना और आवश्यक इनपुट, संसाधनों, प्रक्रियाओं और आउटपुट की सावधानीपूर्वक परिभाषा के बाद ही अच्छी तरह से परिभाषित होती हैं।

नियंत्रण में, वाटरफॉल मेथोडोलॉजी नामक एक शब्द है जिसमें एक अनुक्रमिक दृष्टिकोण शामिल होता है जहां परियोजना चरण-दर-चरण तरीके से केंद्रित होती है और अगले चरण पर जाने से पहले प्रत्येक चरण पूरा हो जाता है। परियोजना प्रबंधक और टीम एक पूर्व निर्धारित अनुक्रम का पालन करते हुए एक समय में एक चरण की योजना बनाने और उसे क्रियान्वित करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। जब बाधाएं ज्ञात होती हैं, तो परिवर्तन इतने छोटे होते हैं कि योजनाओं में पर्याप्त संशोधन किए बिना उन्हें प्रबंधित किया जा सकता है।

झरना पद्धति के विपरीत, चंचल कार्यप्रणालीपरियोजना घटकों की समानांतर या एक साथ योजना और निष्पादन पर जोर देता है। यह आमतौर पर चुस्त कार्यप्रणाली से जुड़ा होता है जैसे स्क्रम और कानबन. अगले चरण को शुरू करने से पहले प्रत्येक चरण को पूरा करने के बजाय, टीमें छोटे पुनरावृत्तियों या टाइमबॉक्स्ड वेतन वृद्धि पर ध्यान केंद्रित करते हुए एक साथ कई परियोजना पहलुओं पर काम करती हैं। प्रगति को ट्रैक करने के लिए कई चेकपॉइंट और फीडबैक लूप हैं, जो बाद में प्रोजेक्ट मूल्यांकन करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

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परियोजना प्रबंधन तकनीकें क्या हैं: पीईआरटी और सीपीएम

कार्यक्रम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक (पीईआरटी) और क्रिटिकल पाथ मेथड (सीपीएम) दोनों प्रसिद्ध परियोजना प्रबंधन तकनीक हैं जिनका उपयोग गतिविधियों की योजना बनाने और शेड्यूल करने के लिए किया जाता है, जो 6 चरणों की समग्र प्रक्रिया के संदर्भ में समानताएं साझा करते हैं:

• परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक परियोजना गतिविधियों को परिभाषित करें और कार्य विश्लेषण संरचना तैयार करें
• पहचान करें कि कौन सी गतिविधियां दूसरों पर निर्भर हैं और तार्किक संबंध स्थापित करें, जैसे "समाप्त-से-आरंभ" या "आरंभ-से-आरंभ"।
• गतिविधियों को दर्शाने के लिए नोड्स का उपयोग करके और उनके बीच प्रवाह और निर्भरता दिखाने के लिए तीरों का उपयोग करके सभी गतिविधियों को जोड़ने वाला नेटवर्क बनाएं
• प्रत्येक गतिविधि की अवधि और लागत का अनुमान लगाएं 
• महत्वपूर्ण पथ का निर्धारण करें (आश्रित गतिविधियों का सबसे लंबा अनुक्रम जो परियोजना की न्यूनतम अवधि निर्धारित करता है)
• पूरे प्रोजेक्ट के दौरान, शेड्यूल के अनुसार प्रगति की निगरानी की जाती है, और समय पर पूरा होने को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यकतानुसार समायोजन किया जाता है।

PERT और CPM के क्या फायदे और नुकसान हैं?

PERT और CPM के बारे में एक आलोचना है कि क्या वे परियोजना प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण हैं। यहां दो तकनीकों के लाभ और सीमाएं हैं:

फायदे

सीमाओं

- वे परियोजना नियोजन के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण प्रदान करते हैं, विशेष रूप से अनेक गतिविधियों वाली बड़ी, जटिल परियोजनाओं के लिए। - महत्वपूर्ण पथ में महत्वपूर्ण गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करके, परियोजना प्रबंधक समय पर परियोजना पूर्णता सुनिश्चित करने के लिए संसाधनों और प्रयासों को प्राथमिकता दे सकते हैं। - वे परियोजना की प्रगति की निगरानी और योजनाबद्ध कार्यक्रम के साथ इसकी तुलना करने के लिए एक ढांचा भी प्रदान करते हैं।

- इन निर्भरताओं की सटीक पहचान करना और उनका परिमाणीकरण करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है - परियोजना प्रबंधन में समय का अनुमान अक्सर व्यक्तिपरक हो सकता है और विभिन्न कारकों से प्रभावित हो सकता है, जिससे परियोजना समयरेखा में पक्षपातपूर्ण अनुमान और संभावित अशुद्धि का जोखिम पैदा होता है। - परियोजना के भीतर निकट-महत्वपूर्ण पथों की बारीकी से निगरानी करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। इन निकट-महत्वपूर्ण पथों की उपेक्षा करने से अंतर्निहित जोखिम उत्पन्न हो सकते हैं और इसके परिणामस्वरूप परियोजना की समग्र समय-सीमा में संभावित देरी या व्यवधान हो सकता है।

परियोजनाओं को प्रबंधित करने के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करना

सर्वश्रेष्ठ क्या है परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर ? कंपनियों के पास परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए कई विकल्प हैं। किसी परियोजना के पैमाने के आधार पर, प्रबंधक छोटी परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए ऊपर चर्चा किए गए तरीकों का उपयोग करने या बड़ी और जटिल परियोजनाओं के लिए विशेष परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर को शामिल करने का निर्णय ले सकते हैं।

यह माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट को पेश करने के लायक है, जो सबसे लोकप्रिय विशेष सॉफ्टवेयर में से एक है, जो प्रोजेक्ट नेटवर्क बनाने, प्रोजेक्ट शेड्यूल की पहचान करने और प्रोजेक्ट लागत और अन्य संसाधनों का प्रबंधन करने और प्रोजेक्ट मूल्यांकन करने में बेहद उपयोगी है। आप भी कर सकते हैं इसके विकल्पों पर विचार करेंजैसे कि असाना, ट्रेलो, जीरा और बेसकैंप प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर। ये सभी पेड प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर हैं, जिनमें कई एडवांस्ड फीचर्स का फ्री ट्रायल मिलता है, जो आपकी परियोजनाओं और टीमों को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में आपकी मदद कर सकते हैं।  

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

नीचे पंक्ति

जैसा कि हम देख सकते हैं, प्रत्येक कंपनी के लिए परियोजना प्रबंधन कौशल बढ़ाने में निवेश करना सार्थक है। एक प्रभावी परियोजना प्रबंधन में साधन संपन्न परियोजना प्रबंधकों और उच्च प्रदर्शन टीम की कमी नहीं हो सकती। ऐसे कई प्रमाणित पाठ्यक्रम और प्रशिक्षण हैं जो शिक्षार्थियों को परियोजना प्रबंधन के बारे में गहन और उपयोगी ज्ञान प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं। यदि आप आश्वस्त हैं और पर्याप्त रूप से तैयार हैं, तो चुनौती क्यों न लें PMI, दुनिया का सबसे अधिक प्रशंसित परियोजना प्रबंधन प्रमाणन, जो पारंपरिक, चुस्त और संकर अवधारणाओं को अपनाता है। 

हालाँकि, यदि आप पैसे बचाना चाहते हैं, तो निःशुल्क कौरसेरा परियोजना प्रबंधन पाठ्यक्रम लेना भी एक अच्छा विचार है। एचआर-र्स के लिए, अनुकूलित प्रशिक्षण का उपयोग करने से भी बेहतर परिणाम मिल सकते हैं। आप इसके साथ आकर्षक पाठ डिज़ाइन कर सकते हैं AhaSlides प्रदर्शनटूल, जहां आप अद्वितीय प्रस्तुति प्रभावों के साथ इंटरैक्टिव क्विज़ और गेम के कई निःशुल्क अनुकूलन योग्य टेम्पलेट पा सकते हैं।

उद्धृत कार्य: रेंडर, बैरी, हेइज़र, जे, मुन्सन, चक। (2017)। संचालन प्रबंधन : स्थिरताऔर आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन12वीं. ईडी। (12वाँ संस्करण)।

रेफरी: टीमवर्क | एम. पुस्तकालय