Planiranje događaja 101 | Vrhunski vodič za početnike

Dobrodošli u naš vodič za početnike planiranje događaja! Ako ste novi u ovom uzbudljivom svijetu i želite započeti svoje putovanje, čeka vas poslastica! U ovom blog objavit ćemo bitne elemente planiranja događaja i voditi vas kroz osnovne korake planiranja događaja (+besplatni predložak), od odabira savršenog mjesta do izrade proračuna i koordinacije logistike. 

Pripremite se otključati vrata nezaboravnim iskustvima!

Pregled sadržaja

• Pregled
• Što je planiranje događaja?
• Zašto je planiranje događaja važno?
• Tko je zadužen za planiranje događaja?
• Kojih je 7 faza planiranja događaja?
• Kako stvoriti uspješno planiranje događaja
• Besplatni predložak za planiranje događaja 
• Ključni za poneti
• PITANJA I ODGOVORI 

Pregled

Savjeti za bolji angažman

• Sve o čemu trebate znati event management
• Vrste događaja
• Poslovno umrežavanje

Što je planiranje događaja?

Organiziranje i koordiniranje svih komponenti i zadataka potrebnih za stvaranje uspješnog događaja poznato je kao planiranje događaja. Uključuje pažljivo upravljanje različitim čimbenicima, kao što su svrha događaja, ciljana publika, proračun, logistika, odabir mjesta, koordinacija dobavljača, vremenski okvir i cjelokupna izvedba. 

Na primjer, planirate rođendansku zabavu za prijatelja. Faze planiranja događaja uključivale bi:

• Odlučite se o datumu, vremenu i mjestu zabave. 
• Napravite popis gostiju i pošaljite pozivnice.
• Odaberite temu ili stil zabave, ukrase i sve specifične aktivnosti ili zabavu koje želite uključiti. 
• Dogovorite hranu, piće i raspored sjedenja.
• Upravljajte svim neočekivanim problemima i pobrinite se da sve ide prema planu.

Zašto je planiranje događaja važno?

Ciljevi planiranja događaja mogu biti ciljevi koje vaša organizacija želi postići. To bi značilo da planiranje događaja unosi red i strukturu u proces organizacije događaja. Na primjer, pažljivo planiranje i koordinacija svih potrebnih elemenata unaprijed pomaže u sprječavanju kaosa u posljednjem trenutku i osigurava da sve teče glatko. Bez odgovarajućeg planiranja, postoji veći rizik od neorganiziranosti, zabune i mogućih nesreća tijekom događaja.

• Na primjer, zamislite konferenciju na kojoj se govornici ne pojavljuju, sudionici se suočavaju s poteškoćama u pronalaženju mjesta održavanja, a tijekom prezentacija pojavljuju se tehnički problemi. Takve situacije mogu spriječiti učinkovitost događaja i stvoriti negativno iskustvo sudionika. Učinkovito planiranje događaja pomaže u izbjegavanju takvih problema i osigurava besprijekoran i učinkovit tijek aktivnosti.

Tko je zadužen za planiranje događaja?

Osoba ili tim zadužen za planiranje događaja ovisi o prirodi i opsegu događaja. Manje događaje može planirati i izvesti pojedinac ili mali tim, dok oni veći često zahtijevaju širu mrežu profesionalaca i volontera za učinkovito upravljanje procesom planiranja. 

Evo nekoliko ključnih uloga koje se obično uključuju u planiranje događaja:

• Organizator/koordinator događaja: Planer ili koordinator događaja profesionalac je specijaliziran za organizaciju i upravljanje događajima. Oni su odgovorni za sve aspekte planiranja događaja, od početnog razvoja koncepta do izvedbe. Osim toga, blisko surađuju s klijentom ili dionicima događaja kako bi osigurali postizanje ciljeva događaja.
• Odbor događaja/organizacijski odbor: Za velike događaje ili one koje organiziraju organizacije ili zajednice može se formirati odbor za događaje ili organizacijski odbor. Oni surađuju u rješavanju različitih aspekata kao što su marketing i promocija, stjecanje sponzorstva, razvoj programa, logistika i koordinacija volontera.

Važno je napomenuti da razina uključenosti i specifične uloge mogu varirati ovisno o veličini događaja, složenosti i dostupnim resursima.

Kojih je 7 faza planiranja događaja?

Dakle, što je proces planiranja događaja i koliko faza ima? Proces planiranja događaja obično se sastoji od sljedećih sedam faza: 

Faza 1: Istraživanje i konceptualizacija: 

Provedite temeljito istraživanje kako biste razumjeli svrhu događaja, ciljnu publiku i trendove u industriji. Razvijte jasan koncept događaja, navodeći njegove ciljeve, temu i željene rezultate.

Faza 2: Planiranje i proračun: 

Napravite detaljan plan koji uključuje sve potrebne elemente, zadatke i vremenske rokove. Razvijte sveobuhvatan proračun koji raspoređuje sredstva za različite aspekte događaja.

Faza 3: Odabir mjesta i koordinacija dobavljača: 

Odredite i osigurajte prikladno mjesto koje je u skladu sa zahtjevima i proračunom događaja. Koordinirajte s prodavačima i pružateljima usluga, kao što su ugostitelji, audiovizualni tehničari, dekorateri i usluge prijevoza, kako biste bili sigurni da mogu ispuniti potrebe događaja.

Faza 4: Marketing i promocija: 

Marketing i promocija dva su najvažnija koraka u planiranju događaja. Razvijte strateški plan marketinga i promocije kako biste podigli svijest i privukli sudionike. Upotrijebite različite kanale, uključujući online platforme, društvene medije, marketing e-poštom i tradicionalno oglašavanje, kako biste učinkovito dosegnuli ciljanu publiku i prenijeli vrijednost događaja.

Faza 5: Izvršenje događaja: 

Nadgledajte logističke aspekte događaja, uključujući registraciju i prodaju ulaznica, raspored sjedenja, audiovizualne postavke i upravljanje na licu mjesta. Koordinirajte s osobljem, dobavljačima i volonterima kako biste osigurali nesmetan tijek aktivnosti i riješili sve probleme koji se mogu pojaviti tijekom događaja.

Faza 6: Angažman i iskustvo polaznika: 

Stvorite zanimljivo i nezaboravno iskustvo za sudionike. Planirajte i organizirajte aktivnosti, prezentacije, zabavu i mogućnosti umrežavanja koje zadovoljavaju njihove interese i očekivanja. Obratite pozornost na detalje poput natpisa, ukrasa i personaliziranih detalja kako biste poboljšali cjelokupno iskustvo posjetitelja.

Faza 7: Evaluacija nakon događaja i praćenje: 

Ocijenite uspjeh događaja prikupljanjem povratnih informacija od sudionika, dionika i članova tima. Analizirajte ishode događaja u odnosu na utvrđene ciljeve i pregledajte financijske aspekte. 

Identificirajte područja poboljšanja i uhvatite naučene lekcije kako biste poboljšali buduće procese planiranja događaja. Osim toga, obratite se sudionicima, sponzorima i partnerima kako biste izrazili zahvalnost i održali odnose.

Kako stvoriti uspješno planiranje događaja

Iako ne postoji univerzalno dogovoren skup elemenata za planiranje događaja, evo ključnih elemenata koji se često smatraju ključnima za učinkovito planiranje događaja:

1/ Jasni ciljevi:  

Odredite ciljeve i ciljeve događaja. Shvatite što želite postići i uskladite sve napore u planiranju u skladu s tim, bilo da se radi o prikupljanju sredstava, poticanju umrežavanja, promoviranju proizvoda ili proslavi prekretnice. 

2/ Upravljanje proračunom: 

Razvijte realan proračun i dodijelite sredstva različitim aspektima događaja, uključujući mjesto održavanja, catering, dekoracije, marketing i logistiku. 

Redovito pratite troškove i osigurajte da ostanete unutar proračuna. Strateški raspodijelite sredstva kako biste postigli željene rezultate dajući prioritet troškovno učinkovitim opcijama.

3/ Strateško planiranje i vremenski okvir: 

Napravite opsežan plan koji opisuje sve zadatke, odgovornosti i rokove. Podijelite proces planiranja u korake kojima se može upravljati, od početnog razvoja koncepta do evaluacija nakon događaja. 

Detaljan vremenski okvir osigurava glatku koordinaciju i omogućuje prilagodbe po potrebi.

4/ Dizajn i tema događaja: 

Stvorite kohezivan i privlačan dizajn događaja koji odražava željenu atmosferu ili temu. To uključuje elemente kao što su dekoracije, natpisi, rasvjeta i cjelokupna estetika koji doprinose ambijentu događaja.

5/ Logistika i operacije: 

Obratite posebnu pozornost na logističke detalje, uključujući registraciju događaja, prodaju ulaznica, prijevoz, parkiranje, audiovizualne zahtjeve i upravljanje na licu mjesta. Osigurajte nesmetan rad učinkovitom koordinacijom svih potrebnih resursa.

6/ Evaluacija i povratne informacije: 

Procijenite uspjeh događaja prikupljanjem povratnih informacija i procjenom njegovog učinka. 

Analizirajte zadovoljstvo sudionika, izmjerite rezultate u odnosu na postavljene ciljeve i identificirajte područja za poboljšanje u budućim događajima.

Besplatni predložak za planiranje događaja 

Evo predloška za planiranje događaja koji uključuje sedam faza planiranja događaja:

Ključni za poneti 

Planiranje događaja je dinamičan proces koji zahtijeva temeljito istraživanje, strateško planiranje i besprijekornu izvedbu kako bi se postigli uspješni i nezaboravni događaji. Bilo da se radi o korporativnoj konferenciji, vjenčanju ili okupljanju zajednice, učinkovito planiranje događaja osigurava postizanje ciljeva, aktivno uključivanje sudionika i pružanje pozitivnog iskustva.

Osim toga, AhaSlides može vam pomoći u stvaranju jedinstvenih događaja s interaktivnim značajkama. Od zanimljivih prezentacija do interakcije s publikom u stvarnom vremenu, AhaSlides nudi niz alata koji mogu podići vaš događaj na nove visine. Istražite našu knjižnicu gotove šablone sada i svjedočite porastu uzbuđenja vaših sudionika!

Često postavljana pitanja

Ref: Divlja marelica | Voditeljica projekta