Odjel se opire promjeni elektroničkog zdravstvenog kartona (EHR). Nitko ne odbija njegovu upotrebu. Problem je što je rutinski posao postao sporiji. Zadatak koji je na starom ekranu trajao minutu sada zahtijeva četiri klika i pretraživanje, a odjel već ima malo vremena. Osoblje je završilo obuku i sjećaju se da su im prikazani novi ekrani. Ono što se od njih nije tražilo jest da izvršavaju zadatke vlastite smjene u novom sustavu i kažu što im smeta.
Ovo je ilustrativna situacija, a ne dokumentirani slučaj klijenta. Opisuje jaz koji obuka za upravljanje promjenama u elektroničkim zdravstvenim kartonima (EHR) treba premostiti: udaljenost između viđenja novog tijeka rada i mogućnosti da ga se vježba, uz povratne informacije, na način koji također otkriva prepreke koje sprječavaju ljude da ga usvoje.
Ovaj vodič namijenjen je ravnateljima za učenje i razvoj u bolnicama te voditeljima informatike ili usklađenosti koji s njima rade. Obuhvaća kako opisati problem s izvedbom, dijagnosticirati nedostatke u učenju i kontekstu, osmisliti pripremu i praksu, proraditi slučaj i procijeniti prijenos. Riječ je o osmišljavanju obuke. Ne zamjenjuje testiranje upotrebljivosti, redizajn tijeka rada ili vlastiti program promjena vaše organizacije i ne daje nikakva obećanja o ishodima.
Što je obuka za upravljanje promjenama u EHR-u?
Obuka za upravljanje promjenama u elektroničkim zdravstvenim kartonima (EHR) priprema ljude koji koriste zapis za rad u promijenjenom sustavu ili tijeku rada. Njezin je zadatak uvježbati nove tijekove rada i istaknuti prepreke prihvaćanja. Polaznik izvršava realističan zadatak za svoju ulogu, prima povratne informacije o njemu i izvještava gdje su tijek rada, alati ili politika otežali zadatak. Druga polovica važna je kao i prva. Vježba koja samo provjerava mogu li ljudi slijediti korake propušta prepreke koje odlučuju hoće li to učiniti.
Brze činjenice
| Pitanje | Kratak odgovor |
|---|---|
| Koji je zadatak? | Vježbajte nove tijekove rada i prepreke površinskog usvajanja. |
| Koji rezultat postižeš? | Vještina izvršavanja zadataka i evidencija neriješenih prepreka u tijeku rada. |
| Je li demonstracija i kviz dovoljni? | Može pokazati preduvjete. Ne pokazuje da netko može brzo obavljati zadatak svoje uloge. |
| Tko potvrđuje sadržaj? | Voditelj informatike ili odjela za usklađenost, koristeći izmišljene ili anonimizirane slučajeve. |
| Što trening ne može popraviti? | Spori ekran, nedostajuća narudžba, nejasna politika ili premalo vremena osoblja. |
| Kako znaš da je uspjelo? | Novi, neviđeni slučaj ocijenjen je prema dogovorenim kriterijima, uz prepreke koje su još uvijek otvorene nakon vježbe. |
1. Opišite problem s performansama
Započnite sa zadatkom: uvježbajte nove tijekove rada i istaknite prepreke prihvaćanja. Dva dijela nose težinu. Vježbanje znači obavljanje posla uloge, a ne promatranje. Istaknite prepreke znači da obuka daje informacije o tome što usporava ljude, tako da netko s autoritetom može djelovati na to.
Napišite to kao jednu rečenicu za svaku ulogu i neka voditelj informatike to provjeri: "Uz tipičan zadatak za ovu ulogu, kao što je prijem pacijenta, dokumentiranje primopredaje ili davanje standardne narudžbe, polaznik ga dovršava u novom tijeku rada, bilježi točke trenja i kaže koja bi podrška pomogla."
Uloge se razlikuju. Medicinska sestra, službenik odjela i liječnik koriste različite dijelove kartona, tako da jedna generička sesija ne obavlja nijedan od njihovih stvarnih zadataka. Pregled opsega programa obuke za EHR za bolničke medicinske sestre (30 studija) navodi "nepodjelu sesija obuke prema vrsti uloge" (Nguyen i kolege, JAMIA, 2024.). Pregled obuhvaća medicinske sestre u bolničkim uvjetima, stoga ga pročitajte kao smjernicu za dizajn i usporedite ga s vlastitom populacijom.
2. Dijagnosticirajte nedostatke u učenju i kontekstu
Prije nego što išta izgradite, usporedite zadatak s onim što vaš trenutni program vježba i procjenjuje. Tri pitanja obično razlikuju jaz u obuci od nečeg drugog:
- Koristi li trenutna praksa stvarni zadatak? Ako program prikazuje zaslone i završava kvizom za vježbanje prisjećanja, učenici su vježbali prepoznavanje sučelja, a ne dovršavanje vlastitog rada u smjeni.
- Što je kognitivna potražnja? U Bloomovoj revidiranoj taksonomiji, provođenje postupka u novoj situaciji i analiza zašto je pošlo po zlu nalaze se iznad razine prisjećanja. Uparivanje aktivnosti s tim razinama obrađeno je u našem vodiču za usklađivanje aktivnosti učenja s Bloomovom taksonomijom.
- Stoji li na putu nešto osim vještine? Provjerite osoblje, alate i postupke prije propisivanja obuke. Ako je ekran spor, nedostaje potreban skup narudžbi ili pravila nameću duplicirani unos, bolja sesija neće promijeniti što se događa na odjelu. Prijavite te uzroke ljudima koji ih mogu popraviti.
U istom pregledu opsega navodi se pristup praksi među faktorima koje je identificirao: "nemogućnost prakse u pješčaniku" pojavljuje se kao prepreka, a "dopuštanje medicinskim sestrama da rade u EHR-u nakon obuke" kao posrednik. Ako vaši polaznici nemaju sigurno okruženje za praksu, to je kontekstni jaz, a ne problem motivacije.
3. Priprema i praksa dizajna
Nakon što znate koje praznine trening može popuniti, svakoj fazi dajte zaseban zadatak. Naš vodič za izgradnja EHR onboardinga koji smanjuje opterećenje dokumentacijom pokriva dizajn prvih tjedana. Ovaj odjeljak govori o samoj promjeni.
Priprema. Provjerite preduvjete kratkom dijagnostikom: razlike između starog i novog koje utječu na svaku ulogu, termine koje vaša organizacija koristi i gdje potražiti pomoć u danu. Ciljano učenje vlastitim tempom odgovara ovoj fazi. Provjera prisjećanja potvrđuje samo preduvjete.
Praksa. Koristite interdisciplinarne završne korake u poboljšanju kvalitete i praksu zasnovanu na ulogama. Polaznici iz različitih uloga zajedno rade na jednom pacijentovom putu, na primjer prijemu, nalogu za lijekove, primopredaji i otpustu, svaki radeći svoj dio u okruženju prakse. Uočavanje gdje se primopredaja između uloga zaglavljuje često otkriva problem u tijeku rada koji nijedna uloga ne bi prijavila sama. Promatrajte reprezentativne zadatke i bilježite pogreške i trenja tijekom rada.
Povratne informacije. Povežite to s odlukama, a ne s ukupnim rezultatom. "Pronašli ste ispravan redoslijed, ali ste išli dužim putem i odlučili ste zaobići upozorenje umjesto da pitate" uči više od "3 od 5". Uključite uvjerljive pogrešne puteve koji objašnjavaju zašto mame ljude. Naš vodič za osmišljavanje interaktivne prakse s korisnim povratnim informacijama pokazuje kako napisati povratne informacije koje povezuju s odlukama.
Unos uživo ili asinhroni pregled? Coaching uživo dodaje najveću vrijednost tamo gdje je zadatak dvosmislen, gdje se uloge moraju koordinirati i gdje ljudi trebaju reći što ne funkcionira. Asinkroni pregled dovoljan je za usporedbu snimljenih koraka učenika s komentiranim modelom puta. Mnogi timovi koriste oboje: prvo pripremu vlastitim tempom, a zatim vođene sesije o najtežim tijekovima rada.
Vrijeme. Pregled opsega izvještava o preprekama poput previše sadržaja u kratkom razdoblju i dugog razmaka između obuke i puštanja u rad. Planirajte vježbu blizu vremena kada će ljudi koristiti tijek rada i podijelite je na sesije dovoljno kratke da se sve savlada.
4. Razradite realističan primjer
Ilustracija. Voditelj informatike ili usklađenosti trebao bi provjeriti slučaj i kriterije odgovora prije upotrebe.
Slučaj. Medicinsko-kirurški odjel prešao je na novi tijek rada s dokumentacijom za primopredaju smjene. Osoblje kaže da to traje dulje nego prije. Politika zahtijeva da zapisnik o primopredaji bude ispunjen prije odlaska medicinske sestre koja odlazi.
Zadatak. Polaznik dovršava primopredaju za pacijenta u novom tijeku rada, bilježi svaku točku trenja, kaže što bi učinio u vezi s tim i navodi koje su mu dodatne informacije ili podrška potrebne.
Prvi pokušaj. Učenik dovršava bilješku, ali preskače dva polja koja "nitko ne čita" i ne bilježi nikakvo trenje. Kažu da je novi način "samo sporiji". Bilješka je nepotpuna protivno pravilima, a prepreka je opisana kao mišljenje bez detalja.
Povratne informacije i ponovni pokušaj. Trener ističe da su ta dva polja dio pravila i traži od učenika da pronađe gdje se na ekranu nalazi svako od njih i koliko dugo traje korak. Ponovni pokušaj traži od učenika da ponovno ispuni bilješku i da za svaku točku trenja zabilježi što je učinio, koliko je vremena trebalo i što bi to ubrzalo.
Jači pokušaj. „Ispunio/la sam sva polja. Sažetak lijeka svaki put zahtijeva zasebnu pretragu, što je dodalo oko dvije minute. Nisam to preskočio/la jer to zahtijeva politika. Može li sažetak biti unaprijed popunjen ili postoji odobreni prečac? Ne znam je li to već prijavljeno, pa bih to pokrenuo/la pred super korisnikom jedinice i timom za informatiku.“ Ovaj odgovor je u skladu s politikom, bilježi specifične dokaze i koristi odobrenu rutu.
Zašto je svaki odgovor opravdan ili nepotpun. Svaki pokušaj ocjenjujte prema odobrenim kriterijima, a ne prema preferencijama trenera. Prvi pokušaj je uobičajen odgovor na sporiji zadatak, ali smanjuje polja politike i ne daje projektu ništa za popraviti. Jači pokušaj drži se politike, ostaje unutar uloge učenika i pretvara pritužbu u dokaz. Dvije minute u primjeru su izmišljena brojka koja pokazuje vrstu detalja koje treba zabilježiti, a ne referentna vrijednost.
5. Procijenite kapacitete i planirajte prijenos
Dokaz sposobnosti je izvedba na slučaju koji polaznik nije vidio. Ocijenite vještinu zadatka i vodite zaseban zapisnik neriješenih prepreka u tijeku rada. Jednostavna rubrika koristi ljestvicu od 0 do 2 po kriteriju:
| Kriterij | Vidljivi dokazi |
|---|---|
| Izvršenje zadatka | Završava novi tijek rada i bilježi radnju i dokaze koji je podupiru. |
| Rasuđivanje | Objašnjava relevantna ograničenja, alternative i ono što ostaje neizvjesno. |
| Granice | Koristi odobrene postupke i traži pomoć kada informacije ili ovlasti nisu dovoljne. |
Sidra: 0 je odsutno ili nije potkrijepljeno, 1 je djelomično s relevantnim propustima, a 2 je potpuno i opravdano prema dogovorenim kriterijima. Zasebno definirajte kritične pogreške, poput preskakanja polja koje je obavezno u skladu s pravilima, tako da ukupni rezultat ne može sakriti jedno. Ova rubrika je prijedlog, a ne validirani standard spremnosti. Prilagodite je s voditeljem informatike ili usklađenosti i isprobajte je.
Namjerno planirajte prijenos. Nakon što se polaznici neko vrijeme vrate na posao, dodajte kratki nastavak, poput okupljanja unutar jedinice, gdje ljudi donesu jedan stvarni zadatak, bez detalja, i obiđu ih kako ga sada obavljaju. Promatrajte primjer stvarnog rada ako to dopuštaju pravila vaše organizacije.
Gdje interaktivna dostava pomaže
Interaktivni formati pomažu tamo gdje bi se svi trebali obvezati prije nego što čuju odgovor. U sesiji uživo, voditelj može prikazati kratki slučaj, zamoliti svaku osobu da odabere sljedeći korak i upiše trenje koje bi očekivala, a zatim prikazati raspon prije rasprave. Anonimni odgovori mogu olakšati priznanje da tijek rada ne funkcionira. Isti slučaj može se odvijati vlastitim tempom radi pripreme. AhaSlides podržava interaktivno učenje i prelazak između isporuke uživo i vlastitog tempa. Izostavite stvarne incidente i podatke o pacijentu, provjerite sve specifične funkcije autorstva, povratnih informacija ili izvještavanja na koje se planirate osloniti u odnosu na vlastiti tijek rada i tretirajte umjetnu inteligenciju, simulatore i integracije EHR-a kao vanjske ili nepotvrđene dok ne vidite da rade. Za smjernice o odabiru formata pogledajte naš članak o kada koristiti adaptivno, interaktivno i učenje uživo.
Mjeri što se promijenilo
Unaprijed odlučite što bi pokazalo da polaznici mogu izvršiti zadatak. Usporedite vještinu zadatka i zapisnik prepreka na neviđenom slučaju s početnom vrijednosti i držite zapisnik prepreka otvorenim nakon obuke kao zasebnu mjeru. Definirajte tko je uključen, nazivnik i vrijeme. Ako se rezultati poboljšaju, provjerite što se još promijenilo u istom razdoblju, poput ažuriranja softvera, promjene osoblja ili redizajna tijeka rada, prije nego što dodijelite bodove obuci.
Ograničenja koja mogu ostati
- Upotrebljivost. Ako je za ekran potrebno previše koraka, obuka može naučiti prečac, ali ne može ukloniti korake.
- Osoblje i vrijeme. Vježba ne pomaže ako nema zaštićenog vremena za to.
- Jasnoća politike. Slučaj ne može riješiti pravilo koje duplicira unose ili je dvosmisleno. Ispravite pravilo.
- Pokrivenost slučaja. Jedan slučaj prikazuje jedan tijek rada. Rezultat ne opisuje nečiju učinkovitost općenito.
- Prijenos. Izvedba na vježbenom slučaju nije ista kao izvedba s punim odjelom i telefonom koji zvoni.
Na vrijeme ih imenujte sponzorima i isplanirajte zasebna rješenja. Obuka poboljšava ono što učenici mogu učiniti. Ne mijenja uvjete oko zadatka.
Često postavljana pitanja
Što je obuka za upravljanje promjenama u EHR-u?
Priprema osoblje za rad u promijenjenom EHR-u ili tijeku rada kroz praksu i povratne informacije temeljene na ulogama te prikuplja prepreke koje praksa otkriva kako bi netko mogao djelovati na temelju njih.
Znači li prolazak obuke da su zaposlenici prihvatili promjenu?
Ne. Rezultat pokazuje kako je osoba riješila jedan slučaj obuke. Usvajanje se očituje u stvarnom radu i ovisi o upotrebljivosti, osoblju i politici, kao i vještinama.
Kako procjenjujete spremnost za novi tijek rada?
Navedite slučaj koji učenik nije vidio i ocjenite vještinu zadatka prema dogovorenim kriterijima, a zatim zabilježite preostale prepreke. Kviz za prisjećanje potvrđuje samo preduvjete.
Možete li koristiti stvarne slučajeve pacijenata za vježbu?
Samo uz uklanjanje detalja i odobrenje vašeg voditelja za usklađenost. Izmišljeni slučajevi izgrađeni na uobičajenim tijekovima rada sigurniji su, a informacije o pacijentu ne bi trebale biti uključene u alate za obuku.
Gdje započeti
Odaberite jedan tijek rada za koji ljudi kažu da je postao sporiji. Napišite izjavu o učinku za svaku ulogu, neka voditelj informatike ili usklađenosti potvrdi izmišljeni slučaj i kriterije odgovora te izradite rubriku s tri kriterija s ljestvicom od 0 do 2, popisom kritičnih pogrešaka i zapisnikom prepreka. Isprobajte ga s malom grupom prije nego što ga uvedete.
Da biste vidjeli kako bi se slučaj mogao odvijati uživo s vašim timom i ponovno koristiti vlastitim tempom nakon toga, istražite AhaSlides.
