Detaljan vodič za uvođenje novih zaposlenika | 6 najboljih praksi

Većina novozaposlenih unutar prvih 90 dana odlučuje hoće li ostati. Tvrtke sa strukturiranim procesom uvođenja u posao poboljšavaju zadržavanje novih zaposlenika za 82% i produktivnost za više od 70% u usporedbi s organizacijama koje to prepuštaju slučaju [1]. Ipak, Gallupovo istraživanje dosljedno pokazuje da se samo 12% zaposlenika snažno slaže da njihova organizacija dobro provodi uvođenje u posao [2].

Razlika između te dvije podatkovne točke je mjesto gdje se događa fluktuacija - i gdje HR timovi imaju najveću moć.

Ovaj vodič prolazi kroz svaku fazu uvođenja novih zaposlenika, od tjedna prije prvog dana do prvih 90 dana, plus šest praksi koje odvajaju programe koji se zadrže od onih koji se napuštaju nakon drugog tjedna.

7 ključnih trenutaka na prvi pogled

1. Prije prvog dana — Riješite se sumnje videom dobrodošlice i predstavljanjem prijatelja.
2. Prvi sat — Usredotočite se na ljude umjesto na papirologiju uz topao pozdrav i pripremljeno radno mjesto.
3. Dan prvi — Spriječite preopterećenje informacijama tako što ćete sesije učiniti interaktivnima, a ne statičnim slajdovima.
4. Prvi tjedan — Dodijelite kolegu/kolegicu kako biste stvorili siguran prostor za „glupa pitanja“.
5. Drugi-treći tjedan — Riješite se kolebanja provjerom podudara li se stvarnost s očekivanjima.
6. Prvi mjesec — Provedite dvosmjernu sesiju povratnih informacija kako biste zajedno pregledali početne prekretnice.
7. Dan 90 — Učvrstiti svoje mjesto u timu formalnim pregledom i javnim priznanjem njihovih pobjeda.

Svaki se nadovezuje na prethodni. Promašite jedan i sljedeći je teže pogoditi.

📋 Besplatno preuzimanje: Kontrolna lista 7 trenutaka uvođenja: Jednostranični priručnik za svaku dodirnu točku u prvih 90 dana.

Vremenski slijed uvođenja: faza po fazama

Prije ukrcaja (tjedan dana prije prvog dana)

Razdoblje između prihvaćanja ponude i prvog dana često je uzalud potrošeno. Novi zaposlenici su dostupni, znatiželjni i anksiozni - kombinacija koja ih čini prijemčivim za gotovo svaku komunikaciju tvrtke.

Što poslati ili dovršiti prije prvog dana:

Shopify, na primjer, novim zaposlenicima šalje "komplet za uvođenje u posao" koji uključuje njihovu opremu, pisanu dobrodošlicu od njihovog tima i strukturirani dnevni red prije nego što itko kroči u zgradu. Rezultat je da zaposlenici dolaze orijentirani, a ne zbunjeni, što skraćuje vrijeme do prvog produktivnog doprinosa.

Dan prvi

Prvi dojmovi na poslu su nepromjenjivi. Istraživanja psiholoških ugovora pokazuju da rana iskustva oblikuju dugoročna očekivanja na načine koje je kasnije teško preokrenuti.

Prioriteti prvog dana:

Prvi tjedan

Prvi tjedan je usmjeren na orijentaciju na razini uloge, a ne na razini tvrtke. Novi zaposlenici trebali bi završiti prvi tjedan znajući tko su im ključni dionici, kako izgledaju njihovi prvi 30-dnevni rezultati i gdje pronaći pomoć kada se nađu u problemima.

Korisna struktura:

Prvi mjesec (8.-30. dan)

Do kraja prvog mjeseca, novozaposleni bi trebao proći fazu "učenja osnova" i početi doprinositi. Uloga menadžera prebacuje se s objašnjavanja na podučavanje.

Ključne aktivnosti:

Drugi i treći mjesec (dani 31-90)

Rok od 90 dana je prirodna kontrolna točka. Mnoge organizacije je koriste kao formalnu točku pregleda; to je također otprilike trenutak kada društvena integracija ili uspijeva ili ne uspijeva.

Aktivnosti za ovu fazu:

Više od 90 dana

Uvođenje u posao koje završava nakon 90 dana propušta drugu fazu integracije: razvoj karijere, mentorstvo i vrstu pripadnosti koja potiče dugoročno zadržavanje. Formalna primopredaja s "uvođenja u posao" na "kontinuirani razvoj" vrijedi eksplicitno graditi - inače se obično ne događa.

6 najboljih praksi za uvođenje u posao

1. Dodijelite prijatelja, ne samo menadžera

Menadžeri su odgovorni za učinak. Prijatelji su kolege koji mogu odgovoriti na pitanja koja se novi zaposlenici previše srame postaviti svom menadžeru. Microsoft je proučio svoj program prijatelja i otkrio da su novi zaposlenici s prijateljem bili 23% zadovoljniji svojim uključivanjem u posao nakon 90 dana [4]. Uloga prijatelja najbolje funkcionira kada je dobrovoljna, vremenski ograničena (obično 90 dana) i podržana kratkim vodičem o tome kako izgleda dobro ponašanje prijatelja.

2. Automatizirajte administrativni sloj

Slanje dokumentacije prije dolaska, zakazivanje sastanaka za prvi tjedan, distribucija podsjetnika za kontrolne liste - sve se to može automatizirati putem HRIS-a ili platforme za uvođenje u posao. Automatizacija nije važna zato što je brža (iako jest), već zato što osigurava da ništa ne promakne kada je menadžer zauzet ili kada novi zaposlenik počinje raditi tijekom užurbanog tjedna.

3. Vodite interaktivne sesije, ne samo prezentacije

Orijentacija za nove zaposlenike često je jednosmjerna. HR predstavlja. Novi zaposlenici promatraju. Nitko se ne sjeća puno do trećeg dana. Provođenje kratkih anketa uživo, provjera znanja ili sesija pitanja i odgovora tijekom orijentacijskih sesija dramatično poboljšava zadržavanje informacija i daje facilitatorima signal u stvarnom vremenu o tome gdje je razumijevanje slabo. AhaSlides omogućuje timovima za učenje i razvoj da u bilo koju sesiju uživo ili virtualnu ugrade ankete, kvizove i otvorena pitanja i odgovore - tako da trenutak "koja pitanja imate?" postaje stvarna točka podataka, a ne retorička.

4. Kulturu učinite eksplicitnom, a ne pretpostavljenom

Kultura se često opisuje kao „način na koji stvari ovdje funkcioniraju“ - ali novi zaposlenici ne mogu promatrati kulturu; doživljavaju izolirane incidente i donose zaključke. Timovi koji dobro provode uvođenje u posao čine kulturu čitljivom: dokumentiraju je u pisanom obliku, potiču više rukovoditelje da razgovaraju o stvarnim odlukama koje odražavaju vrijednosti tvrtke i ističu norme koje se ne bi pojavile ni u jednom dokumentu o politici (kako se sastanci zapravo odvijaju, kako se odluke eskaliraju, kako se rješavaju neslaganja).

5. Postavite si pisane ciljeve od 30-60-90 dana

Plan od 30-60-90 dana, napisan zajedničkim snagama između menadžera i novog zaposlenika, čini dvije stvari: jasno postavlja očekivanja i objema stranama daje zajednički artefakt za pregled i ažuriranje. Plan bi trebao specificirati rezultate, a ne samo aktivnosti. "Prisustvovati svim sastancima tima" je aktivnost. "Završiti obuku o usklađenosti i predstaviti timu sažetak plana razvoja proizvoda do 30. dana" je rezultat.

6. Prikupite povratne informacije i reagirajte na temelju njih

Većina organizacija anketira nove zaposlenike nakon uvođenja u posao. Malo tko radi išta vidljivo s rezultatima. Najbrži način za poboljšanje programa uvođenja u posao jest zatvaranje petlje: dijeljenje agregiranih povratnih informacija s timom koji je vodio program, unošenje promjena za sljedeću kohortu i obavještavanje novih zaposlenika o promjenama koje su se promijenile kao rezultat njihovog doprinosa. Ta petlja, kada funkcionira, također signalizira novim zaposlenicima da organizacija sluša - što je samo po sebi ishod uvođenja u posao.

Uvođenje osoblja na daljinu i hibridnog rada

Udaljeni i hibridni poslovi suočavaju se s verzijom problema povezivanja koji osobno uvođenje u posao djelomično rješava slučajno. Ležerno predstavljanje u hodniku, slušanje kako sastanak teče, čitanje prostorije tijekom neslaganja - ništa od toga se ne događa tijekom videopoziva. HR timovi moraju zamijeniti te slučajne trenutke namjernim trenucima.

Nekoliko prilagodbi koje čine mjerljivu razliku:

Isporučite opremu s osobnim pristupom. Prijenosno računalo koje stiže s rukom pisanom porukom tima ili malim predmetom s oznakom tvrtke više doprinosi dobrom raspoloženju prvog dana od većine formalnih poruka dobrodošlice. Prije slanja provjerite je li uređaj potpuno konfiguriran kako novi zaposlenik ne bi proveo prvo jutro na pozivu tehničkoj podršci.

Ugradite vezu u raspored. Novi zaposlenici koji rade na daljinu trebali bi imati više strukturiranih društvenih dodirnih točaka u prvom tjednu, a ne manje. Kratka virtualna kava s kolegom, timski ručak putem videa ili kratko pitanje "da se upoznamo" na početku timskog sastanka, sve se računa. To ne mora biti dugo; mora biti dosljedno.

Prekomjerna komunikacija u kontekstu. U uredu, novi zaposlenici upijaju informacije iz okoline. Na daljinu dobivaju samo ono što se namjerno dijeli. Menadžeri koji rade s udaljenim zaposlenicima trebali bi objasniti razloge odluka, podijeliti bilješke sa sastanaka na koje možda nisu bili pozvani i ispričati o radu u tijeku u timskim kanalima.

Strateški koristite asinkrone uvodne materijale. Unaprijed snimljeni vodiči, pisani vodiči za uvođenje u posao i interaktivni moduli prilagođeni vlastitom tempu omogućuju zaposlenicima na daljinu da se kreću vlastitim tempom i po potrebi se vraćaju materijalima. Sesije uživo tada se mogu usredotočiti na raspravu, pitanja i izgradnju odnosa, a ne na prijenos informacija.

Uobičajeni neuspjesi u uvođenju

Prekasno počevši. Ako je prva obavijest koju novozaposleni dobije pozivnica u kalendaru za orijentaciju prvog dana, prozor prije ulaska u posao nestaje.

Preopterećenje prvi tjedan. Pakiranje obuke o usklađenosti, pregleda alata, predstavljanja odjela i upisa u pogodnosti u pet dana stvara iscrpljene zaposlenike koji zadržavaju vrlo malo.

Nema pripreme menadžera. Iskustvo novog zaposlenika u prvom tjednu uvelike ovisi o dostupnosti i namjeri njihovog menadžera. Menadžeri trebaju imati vlastiti kratki popis za provjeru, ne samo pristup programu uvođenja u posao na razini cijele tvrtke.

Nema praćenja u posljednjih 30 dana. Prvi mjesec nije kraj uvođenja u posao. Organizacije koje 30-dnevnu granicu tretiraju kao "gotovu" bilježe predvidljivi porast ranog odustajanja oko trećeg i četvrtog mjeseca - kada je novost izblijedjela, ali pripadnost se još nije u potpunosti ukorijenila.

Korištenje AhaSlidesa za sesije uvođenja u posao

Sesije uvođenja u posao uživo - bilo osobne, virtualne ili hibridne - obično ne uspijevaju na isti način: novi zaposlenici su većinom pasivni. AhaSlides dodaje sloj interakcije u stvarnom vremenu svakoj sesiji: ankete uživo kako bi voditelji mogli procijeniti razumijevanje, anonimna pitanja i odgovore kako bi ljudi mogli postavljati pitanja koja bi nerado postavili naglas i oblake riječi za bilježenje prvih dojmova ili timskih normi u nezaboravnom vizualnom formatu.

Za HR timove koji provode uvođenje zaposlenika temeljeno na kohorti na više lokacija ili vremenskih zona, asinhrone značajke omogućuju novim zaposlenicima da dovrše interaktivne elemente vlastitim tempom, s rezultatima vidljivim facilitatoru prije sljedeće sesije uživo. To znači da se vrijeme uživo može potrošiti na raspravu i povezivanje, a ne na predstavljanje informacija koje su se mogle konzumirati unaprijed.

Izvori

[1] Brandon Hall Group (provedeno za Glassdoor). Prava cijena lošeg najma. Često citirana brojka: organizacije s jakim uvođenjem novih zaposlenika poboljšavaju zadržavanje novih zaposlenika za 82% i produktivnost za više od 70%. Istraživanje o uvođenju zaposlenika u Brandon Hall Group

[2] Gallup. Stanje američkog radnog mjesta. Samo 12% zaposlenika snažno se slaže da njihova organizacija dobro provodi uvođenje u posao. Gallupovo istraživanje na radnom mjestu

[3] Bauer, TN (2010). Uključivanje novih zaposlenika: Maksimiziranje uspjeha. Serija smjernica za učinkovitu praksu Zaklade SHRM. Okvir 4 C (Usklađenost, Pojašnjenje, Kultura, Povezanost) potječe iz Bauerovog istraživanja socijalizacije. Zaklada SHRM

[4] Microsoft. Zašto biste trebali dati prioritet programu za uvođenje u posao vašeg novog zaposlenika. Interna studija je pokazala 23% veće zadovoljstvo nakon 90 dana kod novozaposlenih koji imaju kolegu. Microsoft WorkLab