Većina organizacija tretira uvođenje u posao kao jednokratni događaj: predaja prijenosnog računala, pregled kontrolne liste usklađenosti, predstavljanje tima. Šest tjedana kasnije, novi zaposlenik je otišao.
Samo 12% zaposlenika kaže da njihova tvrtka odlično obavlja posao uvođenja u posao [1]. Taj jaz između onoga što HR timovi misle da se događa i onoga što novi zaposlenici zapravo doživljavaju jest problem koji pitanja o uvođenju u posao trebaju premostiti.
Ovaj vodič pokriva što pitati, kada pitati i kako reagirati na odgovore - kako bi vaš program uvođenja poboljšao važne brojke: zadržavanje zaposlenika, produktivnost i vrijeme do punog doprinosa.
Zašto su ankete za uvođenje u posao važnije nego što mislite
Podatke o ranom odlasku teško je ignorirati. BambooHR je otkrio da 70% novih zaposlenika odlučuje je li posao pravi izbor za njih unutar prvog mjeseca - a 29% donosi tu odluku unutar prvog tjedna [2]. Tvrtke u prosjeku imaju 44 dana da utječu na to hoće li novi zaposlenik ostati.
Organizacije sa strukturiranim procesom uvođenja u posao poboljšavaju zadržavanje novih zaposlenika za 82% i produktivnost za više od 70% [3]. Kada menadžeri aktivno sudjeluju, novi zaposlenici 3.4 puta češće opisuju svoje iskustvo uvođenja u posao kao iznimno [1].
Uvodna pitanja pružaju vam mehanizam za uočavanje problema prije nego što postanu otkaz. Novozaposlenik koji se muči pronaći pravu kontakt osobu, ne razumije svoju ulogu ili se osjeća odvojeno od tima vjerojatno to neće reći bez poticaja u prvim tjednima. Kratka, pravovremena anketa pruža im strukturiran način da to učine.
Kada provoditi ankete za uvođenje u posao
Vremenski raspored je jednako važan kao i sadržaj pitanja. Jedna anketa 90. dana propušta ključni prozor za prvi dojam. Anketa prvog dana traži od ljudi da procijene stvari koje još nisu iskusili. Prava kadenca daje vam podatke na svakoj prekretnici.
Dan 3 do 7 — prvi dojmovi
Pitajte samo o logistici i prvim dojmovima. Prerano je za procjenu kulture ili kvalitete odnosa s menadžerima, ali upravo je pravo vrijeme za uočavanje osnovnih nedostataka u postavljanju: nedostatak pristupa sustavu, nejasni rasporedi ili obilazak ureda koji se nikada nije dogodio.
30. dan — rana integracija
Do četvrtog tjedna, novozaposleni je imao dovoljno kontakta sa svojim timom, menadžerom i dnevnim odgovornostima da vam može dati smislene povratne informacije o jasnoći uloge i podršci. Ovo je najvažnija anketa u nizu.
Dan 60 — provjera momenta
Nakon dva mjeseca možete procijeniti jesu li početni dojmovi dobri. Zaposlenici koji se bore povezati svoj posao s ciljevima organizacije ovdje će se jasno vidjeti.
90. dan — evaluacija programa
Nakon 90 dana, zamolite nove zaposlenike da procijene proces uvođenja u posao u cjelini. Tada prikupljate podatke koji se koriste za dizajn programa.
Uvodna pitanja po kategorijama
Jasnoća uloge
Nejasna očekivanja jedan su od najčešćih uzroka rane fluktuacije zaposlenika. Prema istraživanju koje su citirali višestruki HR izvori, 44% novih zaposlenika kaže da ne znaju tko im je izravni nadređeni, a 65% ne zna koga kontaktirati kada imaju pitanje [3]. Pitanja o jasnoći uloge rano otkrivaju te praznine.
- Imate li jasno razumijevanje svojih svakodnevnih odgovornosti?
- Odgovaraju li vaši stvarni radni zadaci onome što je opisano tijekom intervjua?
- Znate li kako izgleda uspjeh u vašoj ulozi nakon 30, 60 i 90 dana?
- Imate li alate i pristup sustavu koji su vam potrebni za obavljanje posla?
- Znate li kome se obratiti kada imate pitanje o svojoj ulozi?
Ova pitanja dobro funkcioniraju kao jednostavna pitanja s odgovorima da/ne ili pitanja s pet stupnjeva slaganja. Niski rezultati na bilo kojem od ovih pitanja zahtijevaju izravno praćenje od strane voditelja zapošljavanja, a ne generičku e-poštu.
Podrška menadžera
Gallupovo istraživanje dosljedno pokazuje da je odnos s menadžerom najveći pojedinačni prediktor uspjeha uvođenja u posao. Kada su menadžeri aktivno uključeni, zadovoljstvo i angažman novozaposlenih naglo se povećavaju [1].
- Koliko često se vaš menadžer čuje s vama nasamo?
- Daje li vam vaš menadžer jasne smjernice o prioritetima?
- Koliko se ugodno osjećate tražeći pomoć od svog menadžera?
- Daje li vam vaš menadžer korisne povratne informacije o vašem radu?
- Osjećate li da je vaš menadžer zainteresiran za vaš uspjeh?
Za pitanja o učestalosti provjere koristite ljestvicu učestalosti (Nikad / Rijetko / Ponekad / Često / Uvijek), a za pitanja o kvaliteti odnosa ljestvicu zadovoljstva (Vrlo nezadovoljan do Vrlo zadovoljan).
Integracija tima
Osjećaj društvene povezanosti ubrzava učinak. Zaposlenici koji se osjećaju uključenima izvještavaju o većem angažmanu i manja je vjerojatnost da će otići u prvoj godini.
- Jeste li bili upoznati sa svim suigračima s kojima izravno radite?
- Osjećate li se kao vrijedan član svog tima?
- Postoje li mogućnosti za neformalno povezivanje s kolegama?
- Razumijete li kako se rad vašeg tima uklapa u šire organizacijske ciljeve?
- Jesu li se neki suigrači potrudili da ti pomognu da se snađeš?
Kultura i vrijednosti
Novi zaposlenici koji se ne povezuju s organizacijskom kulturom vjerojatnije će otići, čak i kada im sama uloga odgovara. BambooHR je otkrio da se 91% zaposlenika koji su primili učinkovitu obuku o kulturi osjeća povezano sa svojim radnim mjestom, u usporedbi sa samo 29% koji kažu da im je ta komponenta nedostajala tijekom procesa uvođenja u posao [2].
- Razumijete li vrijednosti tvrtke i kako se one pokazuju u svakodnevnom radu?
- Smatrate li da je kultura tvrtke usklađena s onim što vam je rečeno prilikom zapošljavanja?
- Osjećate li se ugodno biti sami sobom na poslu?
- Je li vas nešto u kulturi iznenadilo otkad ste počeli?
- Kako biste opisali kulturu prijatelju koji razmišlja o pridruživanju?
Posljednja dva pitanja bolje funkcioniraju kao otvorena tekstualna polja. Odgovori često otkrivaju stvari koje pitanje s ljestvicom nikada ne bi obuhvatilo.
Obuka i razvoj
76% novih zaposlenika kaže da je obuka važna za njihovu sposobnost uspjeha na radnom mjestu [2]. Ako vaš program obuke ima nedostatke, vidjet ćete ih ovdje.
- Je li vas vaša obuka za uvođenje u posao pripremila za vaše stvarne odgovornosti?
- Jesu li treninzi bili dobro organizirani i lako ih je bilo pratiti?
- Postoji li tema ili vještina za koju smatrate da vam je potrebno više obuke?
- Jeste li imali dovoljno vremena za završetak obuke prije nego što se od vas očekivalo da radite samostalno?
- Kako biste ocijenili ukupnu kvalitetu vašeg iskustva s obukom?
Evaluacija programa uvođenja (90. dan)
Ova pitanja služe za procjenu samog programa, a ne individualnog iskustva. Koristite ih za poticanje poboljšanja programa, a ne za individualno praćenje.
- Koliko ste zadovoljni svojim cjelokupnim iskustvom uvođenja u posao?
- Koji je bio najkorisniji dio uvođenja u posao?
- Što biste promijenili prilikom dizajniranja programa?
- Je li vam uvođenje u posao pomoglo da se osjećate spremnije za svoju ulogu?
- Koliko je vjerojatno da biste preporučili ovu tvrtku prijatelju koji traži sličan posao?
Primjer iz stvarnog svijeta: uključivanje u velike tvrtke
Tehnološka tvrtka srednje veličine koja provodi kvartalno kohortno zapošljavanje otkrila je da je fluktuacija u 90 dana bila visoka unatoč snažnim povratnim informacijama s intervjua. Kada su uveli strukturirani niz od tri ankete (7. dan, 30. dan, 90. dan), rezultati 30. dana otkrili su dosljedan obrazac: novozaposleni u jednom odjelu ocijenili su komunikaciju s menadžerima znatno niže od kolega u ostatku organizacije.
Bez podataka iz ankete, ovo bi bilo nevidljivo. Voditelj tima pretpostavio je da se njihovi redoviti sastanci na razini cijelog odjela smatraju adekvatnom komunikacijom. Novi zaposlenici su te sastanke tumačili kao grupne obavijesti, a ne kao individualne provjere koje su im bile potrebne.
Nakon što je problem imenovan, rješenje je bilo jednostavno: obvezni tjedni individualni sastanci tijekom prvih 60 dana. Fluktuacija u tom odjelu pala je za otprilike trećinu u sljedeće dvije kohorte.
Taj ishod - specifičan problem, specifična promjena, mjerljiv rezultat - je poanta uvodnih pitanja. Ona funkcioniraju samo kada netko zapravo čita odgovore i djeluje na temelju njih.
Savjeti za formatiranje pitanja
Neka ankete budu kratke. Anketa koja se provodi 7. dan trebala bi imati pet do sedam pitanja, a ne dvadeset. Stope dovršavanja značajno padaju s povećanjem duljine, a nepotpuna anketa daje vam lošije podatke od kratke ankete na koju se odgovori.
Kombinirajte pitanja s skalom i pitanja s otvorenim tekstom. Pitanja sa skalom (1–5, slaganje, učestalost) lako se agregiraju unutar kohorte. Pitanja s otvorenim tekstom ističu specifičnosti. Koristite oboje: pitanja sa skalom za uočavanje uzorka, a pitanja s otvorenim tekstom za njegovo razumijevanje.
Odgovore učinite anonimnima gdje god je to moguće. Novozaposleni vjerojatno neće dati iskrene povratne informacije o svom menadžeru ako misle da će ih njihov menadžer vidjeti. Anonimnost povećava kvalitetu odgovora na najvažnija pitanja.
Djelujte vidljivo na temelju podataka. Ako zaposlenici ne vide da njihove povratne informacije vode do ikakve promjene, stope odgovora padaju u budućim ciklusima. Čak i kratak sažetak podijeljen s kohortom - "evo što ste nam rekli, evo što prilagođavamo" - zatvara petlju i gradi povjerenje u proces.
Uobičajene pogreške koje treba izbjegavati
Čak i dobro namjerni programi anketiranja o uvođenju zaposlenika ne uspiju kada se u dizajn ugradi nekoliko ponavljajućih pogrešaka. Evo onih koje se najčešće pojavljuju.
Slanje jedne ankete na kraju uvođenja u posao
Čekanje do 90. dana da biste zatražili povratne informacije znači da ste već izgubili nove zaposlenike koji su se mučili 30. dana. Ankete na kraju programa korisne su za evaluaciju programa, ali ne mogu zamijeniti ranije provjere gdje je intervencija još uvijek moguća. Ako netko nije razumio svoju ulogu u trećem tjednu, saznanje da je to u trinaestom tjednu ne pomaže mu.
Rješenje: izgraditi punu kadencu - 7. dan, 30. dan, 60. dan, 90. dan - čak i ako je svaka anketa kratka. Provjera s pet pitanja 30. dana korisnija je od retrospektive s dvadeset pitanja 90. dana.
Postavljanje istih pitanja u svakoj fazi
Neki timovi ponovno koriste jedan skup pitanja na svim dodirnim točkama ankete kako bi uštedjeli vrijeme. Problem je u tome što pitanje poput "osjećate li se spremnima za svoje odgovornosti?" znači nešto vrlo različito 7. dana u odnosu na 60. dan. Prerano postavljanje stvara buku. Prekasno postavljanje znači da je rok za korektivne mjere prošao.
Rješenje: svako pitanje prikažite do faze u kojoj je primjenjivo. 7. dan je za logistiku i prve dojmove. 30. dan je za jasnoću uloge i odnos s menadžerom. 90. dan je za refleksiju na razini programa.
Prikupljanje podataka, ali ne i zatvaranje petlje
Ovo je najčešća točka neuspjeha. HR timovi provode anketu, interno pregledavaju rezultate i nastavljaju dalje. Novi zaposlenici primjećuju kada njihove povratne informacije nestanu u crnoj kutiji, a kao rezultat toga, stope odgovora padaju u sljedećim kohortama. Što je još važnije, problemi koji su se pojavili u podacima se ne rješavaju.
Rješenje: dodijelite vlasništvo nad svakom kategorijom ankete određenoj osobi - odgovori menadžera za podršku idu voditelju ljudskih resursa, praznine u obuci idu timu za učenje i razvoj, a logistički problemi idu HR operacijama. Zatim podijelite kratki sažetak s kohortom: što ste čuli i što mijenjate. Ne mora biti iscrpno. Čak i kratka poruka signalizira da su povratne informacije pročitane i shvaćene ozbiljno.
Preskakanje anonimnog prikupljanja za pitanja menadžera
Kvaliteta odnosa s menadžerima jedna je od najvažnijih stvari koje treba mjeriti u anketama o uvođenju u posao, a ujedno je i kategorija koja najvjerojatnije daje netočne podatke ako odgovori nisu anonimni. Novi zaposlenici u prvim tjednima neće loše ocijeniti svog menadžera na obrascu koji ide izravno tom menadžeru ili se pregledava na sastanku na kojem je menadžer prisutan.
Rješenje: pitanja vezana uz menadžere učinite anonimnima prema zadanim postavkama i to jasno priopćite novim zaposlenicima prije nego što odgovore. Ako vaš alat za anketiranje ne podržava anonimizaciju, tretirajte pitanja menadžera kao otvoreni tekst i ručno ih agregirajte prije dijeljenja rezultata.
Provođenje anketa za uvođenje u posao s AhaSlides
Natjerati nove zaposlenike da zapravo ispune anketu je pola izazova. Duge obrasce poslane e-poštom lako je ignorirati, posebno u prvom tjednu kada su pristigle pošte već pretrpane.
AhaSlides Omogućuje vam pokretanje anketa o uvođenju kao interaktivnih sesija uživo - bilo na sastanku za uvođenje u radnu skupinu ili asinkrono putem poveznice. Možete kombinirati pitanja s ljestvicom ocjenjivanja, višestruki izbor i odgovore s otvorenim tekstom u jednom toku, a rezultati se pojavljuju u stvarnom vremenu tako da HR ili L&D timovi mogu odmah uočiti nedostatke umjesto da čekaju izvoz proračunske tablice.
Posebno za uvođenje u kohortu, provođenje ankete uživo na kraju sesije i zajednički pregled rezultata mijenja dinamiku. Novi zaposlenici vide odgovore svojih kolega agregirane na zaslonu, što često otvara razgovor koji privatni obrazac nikada ne bi. Za sam sadržaj obuke, uparivanje ovih anketa s kreator online tečajeva omogućuje novim zaposlenicima da vlastitim tempom prolaze kroz module za uvođenje u posao između prijava.
Izvori
[1] Gallup. Zašto je iskustvo uvođenja ključno za zadržavanje zaposlenika. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Prvi dojmovi su sve: 44 dana za uspjeh ili neuspjeh novog zaposlenika. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. Statistike i trendovi uvođenja više od 27 zaposlenika. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
