Što je proces planiranja projekta u upravljanju projektima?

Dobro upravljanje projektom uključuje pet temeljnih koraka: početak inicijacije, planiranje, izvođenje, praćenje i kontrolu te završetak sa zatvaranjem. Važno je napomenuti da niti jedan od uspješnih projekata ne može zanemariti nijednu od ovih faza, posebno proces planiranja projekta koji drži da sve slijedi, kao što je isporuka na vrijeme i unutar proračuna.

Planiranje projekta u središtu je životnog ciklusa projekta, što također znači da je najzahtjevnija faza. Međutim, uvijek postoji put do tamo.

U ovom članku saznajemo više o planiranju projekta, definiciji, primjerima, procesu i nekim alatima za planiranje kako bismo vam pomogli da bolje razumijete proces planiranja projekta i naučite kako se nositi s poteškoćama. 

Savjeti za bolji angažman

• Project Management
• Primjer rasporeda projekta
• Metodologija vodopada

Što je definicija projektnog planiranja?

Planiranje projekta može se definirati kao sustavni proces ocrtavanja, organiziranja i izrade strategije potrebnih koraka i resursa potrebnih za postizanje određenog cilja unutar definiranog vremenskog okvira. To je proaktivan pristup koji uključuje utvrđivanje ciljeva, utvrđivanje plana i dodjelu resursa za optimizaciju produktivnosti i ublažavanje rizika.

Povezano: Proces strateškog upravljanja | Vrhunski vodič sa 7 najboljih savjeta

7 faza procesa planiranja projekta

U ovom dijelu zalazimo u 7 koraka uključenih u planiranje projekta kako slijedi:

Faza 1: Definiranje ciljeva i opsega projekta

Početna faza procesa planiranja projekta vrti se oko jasnog definiranja ciljeva i opsega projekta. To podrazumijeva razumijevanje željenih ishoda, identificiranje dionika i uspostavljanje mjerljivih ciljeva. Definiranje granica projekta, rezultata i ograničenja postavlja temelje za buduće aktivnosti planiranja.

Na primjer, Nike postavlja prodajni cilj za prodaju 3,00,000 jedinica sljedeće godine, što je povećanje od 30% u usporedbi s trenutnom prodajom.

Faza 2: Provođenje sveobuhvatne procjene projekta

Temeljita procjena projekta ključna je za informirano donošenje odluka i smanjenje rizika. Ova faza uključuje provođenje detaljne analize projektnih zahtjeva, resursa, potencijalnih rizika i ovisnosti. Procjenom izvedivosti projekta, održivosti i potencijalnih izazova, planeri mogu identificirati ključne čimbenike uspjeha i razviti strategije za rješavanje potencijalnih prepreka.

Faza 3: Razvijanje strukture raščlambe rada (WBS)

U ovom koraku planiranja projekta cijeli se projekt rastavlja na manje komponente kojima se može upravljati. Ovaj pristup naziva se struktura raščlambe rada (WBS) koja pruža hijerarhijski prikaz zadataka, podzadataka i rezultata, osiguravajući jasnoću i organizaciju. Olakšava raspodjelu resursa i redoslijed zadataka te uspostavlja logički okvir za izvršenje projekta.

Faza 4: Procjena resursa i utvrđivanje vremenskih okvira

Procjena resursa i utvrđivanje vremenskog okvira također su ključni za uspjeh planiranja projekta. Ova faza ima za cilj odrediti potrebno osoblje, proračunska izdvajanja i materijale potrebne za svaki zadatak. Uzimajući u obzir ovisnosti o zadacima, prioritete i dostupne resurse, planeri ili menadžeri mogu razviti realne vremenske okvire, usput identificirajući ključne prekretnice.

Faza 5: Identifikacija rizika i strategije ublažavanja

Nijedan projekt nije imun na rizike, a njihovo rano rješavanje ključno je za izradu plana. Tijekom ove faze identificiraju se, analiziraju i utvrđuju prioriteti potencijalni rizici i neizvjesnosti. Razvijaju se proaktivne strategije za ublažavanje rizika, uključujući planove za nepredviđene situacije, mehanizme prijenosa rizika i alternativne smjerove djelovanja. Redovito praćenje i procjena rizika osiguravaju prilagodljivost tijekom životnog ciklusa projekta.

Faza 6: Komunikacija i uključivanje dionika

Poput ljepila, učinkovita komunikacija može održati projekt na okupu. Imperativ je uspostaviti komunikacijski plan koji ocrtava kanale, učestalost i uključenost dionika. Redovita ažuriranja statusa, izvješća o napretku i suradničke rasprave potiču transparentnost, poboljšavaju koordinaciju i upravljaju očekivanjima dionika.

Faza 7: Praćenje, kontrola i evaluacija

Dolazak do finala učinkovitog okvira za planiranje projekta je faza kontinuiranog praćenja i evaluacije. Ova se faza usredotočuje na praćenje napretka, uspoređujući ga s utvrđenim prekretnicama i identificirajući odstupanja. Ako je potrebno, provode se prilagodbe kako bi se projekt uskladio s njegovim ciljevima. Naučene lekcije su dokumentirane, omogućujući prijenos znanja i buduća poboljšanja.

Koje su komponente planiranja projekta?

Evo 7 ključnih komponenti procesa planiranja projekta:

• Opseg planiranja u menadžmentu: Jasno definirajte granice i ciljeve projekta.
• Struktura raščlambe posla (WBS): Rastavljanje projekta na manje zadatke kojima se može upravljati.
• Vremenska crta i prekretnice: Uspostava realnog vremenskog okvira i postavljanje prekretnica za praćenje napretka.
• Alokacija resursa: Identificiranje i raspodjela potrebnih resursa, uključujući osoblje, proračun i materijale.
• Analiza i ublažavanje rizika: Identificiranje potencijalnih rizika i razvijanje strategija za njihovo ublažavanje.
• Komunikacijski plan: Uspostavljanje učinkovitih komunikacijskih kanala za olakšavanje koordinacije i suradnje među dionicima projekta.
• Promatranje i evaluacija: Implementacija mehanizama za praćenje napretka projekta i procjenu izvedbe prema unaprijed definiranim KPI-jevima.

Zašto je neophodan proces planiranja projekta?

Povećava izvedbu projekta i mogućnost uspjeha

Postoji niz razloga zašto projekti ne uspijevaju, a jedan od njih je neuspjeh u definiranju ciljeva i odgovornosti među članovima tima (blizu 39% procjena). Projekt neće teći glatko ako su članovi tima zbunjeni oko svojih pojedinačnih uloga i odgovornosti. Nadalje, nedostatak jasnih ciljeva ili nerazumijevanje smjera i svrhe projekta može dovesti do neusklađenosti i nedostatka fokusa, što rezultira neočekivanim greškama i pomicanjem opsega.

Poboljšava timsku suradnju i komunikaciju 

Dobro organiziran plan stvara priliku članovima tima za učinkovitu komunikaciju i suradnju. Osobito kada se radi o projektima između odjela ili tvrtki, uz uključenost velikog broja osoblja i stručnjaka iz različitih profila koji rade zajedno, uloga planiranja je još očitija. Kao rezultat toga, jasna komunikacija i suradnja poboljšavaju timski rad, promoviraju zajedničku viziju, manje sukoba među zaposlenicima i potiču pozitivno projektno okruženje.

Osigurava optimizaciju resursa

Planiranje je najbolja praksa za najbolje korištenje resursa uključujući vrijeme, ljudske resurse, proračun, opremu i materijale. Identificirajući potrebne resurse unaprijed, projektni tim može osigurati da pravi resursi budu dostupni u pravo vrijeme, smanjujući kašnjenja i dupliciranje, kao i optimizirajući učinkovitost.

Smanjuje rizike i neočekivane probleme

Prepoznavanjem rizika u ranoj fazi projektni tim može razviti strategije planiranja odgovora na rizik i planove za nepredviđene situacije za njihovo rješavanje. Ovaj proaktivni pristup pomaže u smanjenju vjerojatnosti i utjecaja rizika, poboljšavajući izvedbu projekta i smanjujući šanse za neuspjeh.

Koji je najbolji proces planiranja projekta?

Za bolje planiranje projekta, kao i za prevladavanje izazova s ​​kojima se možete susresti tijekom planiranja, vrijedi razmotriti neke metodologije planiranja projekta. Odnose se na strukturirane pristupe i okvire koji se koriste za učinkovito planiranje i upravljanje projektima.

Planiranje vodopada

Vodopadna metodologija je sekvencijalni pristup koji dijeli projekt u različite faze, pri čemu se svaka faza nadograđuje na prethodnu. Slijedi linearnu progresiju, gdje svaka faza mora biti dovršena prije prelaska na sljedeću. Ključne faze obično uključuju prikupljanje zahtjeva, dizajn, razvoj, testiranje, implementaciju i održavanje. Vodopad je najprikladniji za projekte s dobro definiranim i stabilnim zahtjevima.

PRINCE2 (Projekti u kontroliranim okruženjima)

PRINCE2 je metodologija upravljanja projektima temeljena na procesu koja se široko koristi u Ujedinjenom Kraljevstvu i širom svijeta. Pruža strukturirani okvir za planiranje, praćenje i kontrolu projekta. PRINCE2 dijeli projekte u faze kojima se može upravljati i naglašava učinkovito upravljanje, upravljanje rizicima i angažman dionika. Široko je poznat po svojoj usmjerenosti na poslovnu opravdanost i sveobuhvatnu dokumentaciju.

PRISM (integracija projekata, opseg, vrijeme i upravljanje resursima)

PRISM je metodologija upravljanja projektima koju je razvio Project Management Institute (PMI). Pruža sveobuhvatan okvir koji obuhvaća integraciju, opseg, vrijeme i upravljanje resursima. PRISM naglašava strukturirani pristup planiranju projekta, uključujući procese kao što su definiranje ciljeva projekta, stvaranje struktura raščlambe rada, planiranje aktivnosti i raspodjela resursa.

Povezano: Najbolji predlošci za strateško planiranje u 2024. | Preuzmite besplatno

Koji su alati i softver za planiranje projekta?

Alati i softver za planiranje projekata postali su nezamjenjivi za učinkovito upravljanje projektima u današnjem brzom i dinamičnom poslovnom okruženju. Kao voditelj projekta, možda biste željeli pogledati ove najbolje prijedloge:

Microsoft Project je sveobuhvatan softver za planiranje projekata koji široko koriste profesionalci u raznim industrijama. Nudi niz robusnih značajki za upravljanje zadacima, resursima, rokovima i proračunima.

asana je svestrani alat za planiranje projekta poznat po svojim robusnim značajkama i fleksibilnosti. Nudi centraliziranu platformu za timove za učinkovito planiranje, organiziranje i praćenje projekata.

Trello je popularan softver za planiranje zadataka poznat po svojoj jednostavnosti i vizualnoj privlačnosti. Njegovo korisničko sučelje sastoji se od ploča, popisa i kartica, što timovima omogućuje organiziranje i prioritizaciju zadataka bez napora.

Povezano: 10 savjeta za učinkovito korištenje Asana upravljanja projektima u 2024

Kojih je 10 koraka planiranja projekta?

Proces planiranja projekta razlikuje se od organizacije do organizacije, ovisno o opsegu i veličini projekata. Neki bi menadžeri mogli preferirati 10 koraka planiranja projekta kako slijedi:

1. Definirajte ciljeve i ciljeve projekta.
2. Identificirajte dionike projekta.
3. Provedite temeljitu analizu opsega projekta.
4. Razvijte detaljnu strukturu raščlambe rada (WBS).
5. Odredite ovisnosti o projektu i redoslijed zadataka.
6. Procijenite potrebe za resursima i izradite plan resursa.
7. Razvijte realan raspored projekta.
8. Identificirati i procijeniti rizike projekta.
9. Napravite komunikacijski plan.
10. Pribavite odobrenja za projekt i dovršite projektni plan.

Često postavljana pitanja

Final Misli

Važno je napomenuti da je planiranje projekta najbolji proces za održavanje svega u pozitivnom tijeku. Iako softver za planiranje projekta može pomoći u poboljšanju produktivnosti procesa planiranja projekta, nemojte ga uzimati zdravo za gotovo, uloga voditelja projekta i koordinacija tima mnogo je kritičnija.

Dakle, ne zaboravite imati uvodni sastanak za povezivanje svih timova na početku projekta i obuku vještina kako bi vaši timovi bili visoko učinkoviti i motivirani tijekom cijelog projekta. Ako trebate zanimljivije i uzbudljivije prezentacije na sastancima ili obuku, AhaSlides može biti vaš najbolji partner s mnogim besplatnim naprednim značajkama i predlošcima i konkurentnim cjenovnim planom za sve tvrtke.

Ref: BIJU'S | Tjedni plan | Teachtarget