Planifikasyon evènman 101 | Gid la ultim pou débutan

Byenveni nan gid pou debutan nou an planifikasyon evènman! Si w se nouvo nan mond sa a eksitan epi ou vle kòmanse vwayaj ou, ou se nan pou yon trete! Nan pòs blog sa a, nou pral bay eleman esansyèl nan planifikasyon evènman epi gide ou atravè etap fondamantal nan planifikasyon yon evènman (+modèl gratis), soti nan chwazi pidevan pafè a fabrike yon bidjè ak kowòdone lojistik. 

Pare w pou w louvri pòt pou eksperyans memorab!

Table of Contents

• apèsi sou lekòl la
• Ki sa ki se planifikasyon evènman?
• Poukisa planifikasyon evènman enpòtan?
• Ki moun ki responsab planifikasyon evènman yo?
• Ki sa ki 7 etap yo nan planifikasyon evènman?
• Ki jan yo kreye yon planifikasyon evènman siksè
• Modèl pou planifikasyon evènman gratis 
• Kle Takeaways
• Kesyon yo mande anpil 

apèsi sou lekòl la

Konsèy pou pi bon angajman

• Tout sa ou bezwen konnen sou Jesyon evènman
• Kalite evènman an
• Rezo biznis

Ki sa ki se planifikasyon evènman?

Òganize ak kowòdone tout eleman ak travay ki nesesè pou kreye yon evènman siksè se ke yo rekonèt kòm planifikasyon evènman. Li enplike jesyon atansyon nan divès faktè, tankou objektif evènman an, odyans sib, bidjè, lojistik, seleksyon pidevan, kowòdinasyon machann, delè, ak ekzekisyon an jeneral. 

Pou egzanp, w ap planifye yon fèt anivèsè nesans pou yon zanmi. Faz planifikasyon evènman yo ta enplike:

• Deside sou dat, lè, ak kote fèt la. 
• Kreye yon lis envite, epi voye envitasyon.
• Chwazi tèm oswa style nan fèt la, dekorasyon yo, ak nenpòt aktivite espesifik oswa amizman ou vle enkli. 
• Fè aranjman pou manje, bwason, ak aranjman pou chita.
• Jere nenpòt pwoblèm inatandi, epi asire w ke tout bagay ale selon plan an.
• ...

Poukisa planifikasyon evènman enpòtan?

Objektif planifikasyon evènman yo ta ka objektif òganizasyon w vle jwenn. Sa a ta vle di ke, planifikasyon evènman pote lòd ak estrikti nan pwosesis pou òganize yon evènman. Pou egzanp, ak anpil atansyon planifye ak kowòdone tout eleman ki nesesè yo davans ede anpeche dezòd dènye minit epi asire tout bagay mache byen. San yo pa bon planifikasyon, gen yon pi gwo risk dezòganizasyon, konfizyon, ak malè potansyèl pandan evènman an.

• Pa egzanp, imajine yon konferans kote moun ki pale yo pa parèt, patisipan yo fè fas ak difikilte pou jwenn wout yo nan lokal la, ak pwoblèm teknik ki parèt pandan prezantasyon yo. Sitiyasyon sa yo ka anpeche efikasite evènman an epi kreye yon eksperyans patisipan negatif. Planifikasyon evènman efikas ede evite pwoblèm sa yo epi asire yon sikilasyon san pwoblèm ak efikas nan aktivite.

Ki moun ki responsab planifikasyon evènman yo?

Moun oswa ekip ki an chaj nan planifikasyon evènman an depann sou nati a ak echèl evènman an. Evènman ki pi piti yo ka planifye ak egzekite pa yon moun oswa yon ti ekip, pandan y ap pi gwo yo souvan mande pou yon rezo pi vaste nan pwofesyonèl ak volontè yo jere pwosesis planifikasyon an efektivman. 

Men kèk wòl kle ki souvan enplike nan planifikasyon evènman:

• Planifikatè evènman/Kowòdonatè:Yon planifikatè oswa koòdonatè evènman se yon pwofesyonèl ki espesyalize nan òganize ak jere evènman yo. Yo responsab pou tout aspè nan planifikasyon evènman, soti nan devlopman premye konsèp nan ekzekisyon. Anplis de sa, yo travay kole kole ak kliyan an oswa moun ki gen enterè evènman yo pou asire objektif evènman an yo satisfè.
• Komite Evènman/Komite Òganize:Pou gwo evènman oswa sa yo òganize pa òganizasyon oswa kominote yo, yon komite evènman oswa komite òganizasyon ka fòme. Yo kolabore pou okipe divès aspè tankou maketing ak pwomosyon, akizisyon parennaj, devlopman pwogram, lojistik, ak kowòdinasyon volontè.

Li enpòtan pou sonje nivo patisipasyon ak wòl espesifik yo ka varye selon gwosè evènman an, konpleksite, ak resous ki disponib.

Ki sa ki 7 etap yo nan planifikasyon evènman?

Se konsa, ki sa ki pwosesis planifikasyon evènman, ak konbyen etap nan li? Pwosesis planifikasyon evènman an anjeneral konsiste de sèt etap sa yo: 

Etap 1: Rechèch ak Konsepyalizasyon: 

Fè rechèch apwofondi pou konprann objektif evènman an, odyans sib, ak tandans endistri yo. Devlope yon konsèp klè pou evènman an, dekri objektif li yo, tèm, ak rezilta yo vle.

Etap 2: Planifikasyon ak Bidjè: 

Kreye yon plan detaye ki gen ladan tout eleman, travay, ak delè ki nesesè yo. Devlope yon bidjè konplè ki asiyen lajan nan diferan aspè nan evènman an.

Etap 3: Seleksyon Lokal ak Kowòdinasyon Vandè: 

Idantifye epi an sekirite yon pidevan apwopriye ki aliyen ak kondisyon ak bidjè evènman an. Kowòdone ak machann ak founisè sèvis yo, tankou treteur, teknisyen odyovizyèl, dekoratè, ak sèvis transpò, pou asire yo ka satisfè bezwen evènman an.

Etap 4: Maketing ak pwomosyon: 

Maketing ak pwomosyon se youn nan etap ki pi enpòtan nan planifikasyon evènman. Devlope yon maketing estratejik ak plan pwomosyon pou jenere konsyantizasyon ak atire patisipan yo. Sèvi ak plizyè chanèl, ki gen ladan platfòm sou entènèt, medya sosyal, maketing imel, ak piblisite tradisyonèl yo, efektivman rive jwenn odyans sib la ak kominike pwopozisyon valè evènman an.

Etap 5: Egzekisyon Evènman: 

Sipèvize aspè lojistik evènman an, tankou enskripsyon ak tikè, aranjman pou chèz, konfigirasyon odyovizyèl, ak jesyon sou plas. Kowòdone ak anplwaye yo, machann yo, ak volontè yo pou asire yon sikilasyon lis nan aktivite yo epi adrese nenpòt pwoblèm ki ka parèt pandan evènman an.

Etap 6: Patisipan Angajman ak Eksperyans: 

Kreye yon eksperyans enteresan ak memorab pou patisipan yo. Planifye epi òganize aktivite, prezantasyon, amizman, ak opòtinite rezo ki satisfè enterè yo ak atant yo. Peye atansyon sou detay tankou siyal, dekorasyon, ak manyen pèsonalize pou amelyore eksperyans patisipan an jeneral.

Etap 7: Evalyasyon apre Evènman ak Suivi: 

Evalye siksè evènman an nan kolekte fidbak nan men patisipan yo, moun ki gen enterè yo, ak manm ekip yo. Analize rezilta evènman an kont objektif etabli yo epi revize aspè finansye yo. 

Idantifye domèn amelyorasyon epi pran leson yo aprann pou rafine pwosesis planifikasyon evènman nan lavni. Anplis de sa, swiv ak patisipan yo, patwone, ak patnè yo eksprime rekonesans epi kenbe relasyon yo.

Ki jan yo kreye yon planifikasyon evènman siksè?

Pandan ke pa gen yon seri eleman inivèsèl dakò pou planifikasyon evènman, isit la se eleman kle ki souvan konsidere kòm esansyèl pou planifikasyon evènman efikas:

1/ Objektif klè:  

Etabli objektif ak objektif evènman an. Konprann sa ou vle reyalize ak aliman tout efò planifikasyon kòmsadwa. Kit se ranmase lajan, ankouraje rezo, fè pwomosyon yon pwodwi, oswa selebre yon etap enpòtan. 

2/ Jesyon Bidjè: 

Devlope yon bidjè reyalis ak asiyen lajan nan diferan aspè nan evènman an, ki gen ladan pidevan, Restoration, dekorasyon, maketing, ak lojistik. 

Regilyèman swiv depans yo epi asire ou rete nan bidjè. Atribye lajan nan yon fason estratejik pou reyalize rezilta yo vle pandan w ap bay priyorite opsyon pri-efikas.

3/ Planifikasyon estratejik ak delè: 

Kreye yon plan konplè ki dekri tout travay, responsablite ak dat limit yo. Dekonpoze pwosesis planifikasyon an nan etap jere, soti nan premye devlopman konsèp nan evalyasyon apre evènman an. 

Yon delè detaye asire kowòdinasyon lis epi pèmèt ajisteman jan sa nesesè.

4/ Konsepsyon evènman ak tèm: 

Kreye yon konsepsyon evènman limenm ak enteresan ki reflete atmosfè a oswa tèm ou vle. Sa a gen ladan eleman tankou dekorasyon, siyalizasyon, ekleraj, ak estetik jeneral ki kontribye nan anbyans evènman an.

5/ Lojistik ak Operasyon: 

Peye anpil atansyon sou detay lojistik, tankou enskripsyon evènman, tikè, transpò, pakin, kondisyon odyovizyèl, ak jesyon sou plas. Asire bon operasyon yo lè w byen kowòdone tout resous ki nesesè yo.

6/ Evalyasyon ak Feedback: 

Evalye siksè evènman an nan rasanble fidbak epi evalye enpak li. 

Analize satisfaksyon patisipan yo, mezire rezilta yo kont objektif ki etabli yo, epi idantifye domèn pou amelyorasyon nan evènman kap vini yo.

Modèl pou planifikasyon evènman gratis 

Men yon modèl planifikasyon evènman ki enkòpore sèt etap planifikasyon evènman yo:

Kle Takeaways 

Planifikasyon evènman se yon pwosesis dinamik ki mande bon jan rechèch, planifikasyon estratejik, ak ekzekisyon san defo pou reyalize evènman siksè ak inoubliyab. Kit se yon konferans antrepriz, yon maryaj, oswa yon rasanbleman nan kominote a, planifikasyon evènman efikas asire atenn objektif, angajman aktif patisipan yo, ak livrezon yon eksperyans pozitif.

Anplis de sa, AhaSlideska ede w kreye evènman inik ak karakteristik entèaktif. Soti nan prezantasyon enteresan yo rive nan entèraksyon odyans lan an tan reyèl, AhaSlides ofri yon seri zouti ki ka elve evènman ou a nan nouvo wotè. Eksplore bibliyotèk nou an modèl pare yokounye a epi temwen eksitasyon nan patisipan ou yo monte!

Ref: Sovaj abiko | Manadjè Pwojè