Reyinyon yo jwe yon wòl enpòtan nan biznis yo ak òganizasyon yo, sèvi kòm yon platfòm pou diskite ak adrese pwoblèm ak jere zafè entèn pou kondwi pwogrè. Pou kaptire sans nan rasanbleman sa yo, kit se vityèl oswa an pèsòn, minit reyinyon yo or minit reyinyon (manman) yo enpòtan anpil nan pran nòt, rezime sijè kle yo diskite ak kenbe tras desizyon ak rezolisyon yo te rive jwenn.
Atik sa a pral gide w nan ekri minit reyinyon efikas, ak egzanp ak modèl yo itilize, osi byen ke pi bon pratik yo swiv.
Table of Contents
- Kisa Pwosè Reyinyon yo ye?
- Ki moun ki pran minit la?
- Ki jan yo ekri minit reyinyon yo
- Egzanp Pwosè Reyinyon (+ Modèl)
- Konsèy pou kreye bon minit reyinyon yo
- Kle Takeaways
Pwosè Reyinyon | Freepik.comKisa Pwosè Reyinyon yo ye?
Pwosesis reyinyon yo se yon dosye ekri sou diskisyon yo, desizyon, ak bagay aksyon ki fèt pandan yon reyinyon.
- Yo sèvi kòm yon referans ak sous enfòmasyon pou tout patisipan yo ak moun ki pa kapab patisipe.
- Yo ede asire ke enfòmasyon enpòtan yo pa bliye e ke tout moun sou menm paj la sou sa yo te diskite ak ki aksyon yo pran.
- Yo bay responsablite ak transparans tou lè yo dokimante desizyon ak angajman yo pran pandan reyinyon an.
Ki moun ki pran minit la?
Minute-Taker la responsab pou anrejistre avèk presizyon diskisyon ak desizyon yo pran pandan reyinyon an.
Yo kapab yon ofisye administratif, yon sekretè, yon asistan oswa manadjè, oswa yon manm ekip volontè k ap fè travay la. Li esansyèl pou moun k ap pran minit la gen bon òganizasyon ak bon nòt, epi li ka rezime diskisyon yo efektivman.
Reyinyon MinitPrezans nan reyinyon amizan ak AhaSlides
Jwenn moun rasanble an menm tan
Olye ke yo vin nan chak tab ak 'tcheke' sou moun nan ka yo pa parèt, kounye a, ou ka rasanble atansyon moun yo epi tcheke prezans pa amizan tès entèaktif ak AhaSlides!
🚀 Jwenn Modèl Gratis ☁️Ki jan yo ekri minit reyinyon yo
Pou minit reyinyon efikas, premyèman, yo ta dwe objektif, se yon dosye reyalite nan reyinyon an, epi evite opinyon pèsonèl oswa entèpretasyon subjectif nan diskisyon yo. Apre sa, li ta dwe kout, klè, ak fasil pou konprann,sèlman konsantre sou pwen prensipal yo, epi evite ajoute detay ki pa nesesè. Finalman, li dwe egzat epi asire ke tout enfòmasyon anrejistre yo fre ak enpòtan.
Ann antre nan detay yo nan ekri minit reyinyon yo lè l sèvi avèk etap sa yo!
8 Eleman esansyèl nan Pwosè Reyinyon yo
- Dat, lè, ak kote reyinyon an
- Lis patisipan yo ak nenpòt ekskiz pou absans
- Agenda ak objektif reyinyon an
- Rezime diskisyon yo ak desizyon yo pran
- Nenpòt vòt yo pran ak rezilta yo
- Atik pou aksyon, ki gen ladan pati responsab la ak dat limit pou fini
- Nenpòt pwochen etap oswa atik swivi
- Remak fèmen oswa ajounman nan reyinyon an
Ki jan yo ekri minit reyinyon yoEtap pou ekri minit reyinyon efikas
1/ Preparasyon
Anvan reyinyon an, familyarize w ak ajanda reyinyon an ak nenpòt materyèl background ki enpòtan. Asire w ke ou gen tout zouti ki nesesè yo, tankou yon laptop, notepad, ak plim. Li se yon bon lide tou pou revize minit reyinyon anvan yo jwenn yon sans de ki enfòmasyon yo enkli ak ki jan fòma youn.
2/ Pran nòt
Pandan reyinyon an, pran nòt klè ak kout sou diskisyon yo ak desizyon yo pran. Ou ta dwe konsantre sou kaptire pwen kle yo, desizyon, ak atik aksyon, olye ke transkripsyon tout reyinyon an mo mo. Asire w ou mete non moun ki pale li oswa nenpòt sitasyon kle, ak nenpòt atik aksyon oswa desizyon. Epi evite ekri nan abrevyasyon oswa stenografi ki fè lòt moun pa konprann.
3/ Òganize minit yo
Revize epi òganize nòt ou yo pou kreye yon rezime aderan ak kout sou minit ou apre reyinyon an. Ou ka itilize tit ak pwen pou fè minit yo fasil pou li. Pa pran opinyon pèsonèl oswa entèpretasyon subjectif nan diskisyon an. Konsantre sou reyalite yo ak sa ki te dakò sou pandan reyinyon an.
4/ Anrejistre detay yo
Pwosesis reyinyon ou a ta dwe gen ladan tout detay ki enpòtan, tankou dat, lè, kote, ak patisipan yo. Epi mansyone nenpòt sijè enpòtan yo diskite, desizyon, ak atik aksyon yo asiyen. Asire w ou anrejistre nenpòt vòt yo te pran ak rezilta nenpòt diskisyon yo.
5/ Aksyon atik
Asire w ke w lis nenpòt bagay aksyon yo te asiyen, tankou ki moun ki responsab ak dat limit pou fini. Sa a se yon pati enpòtan nan minit reyinyon an, paske li asire ke tout moun konnen responsablite yo ak delè pou ranpli yo.
6/ Revizyon ak distribisyon
Ou ta dwe revize minit yo pou presizyon ak konplè, epi fè nenpòt revizyon ki nesesè. Asire w ke tout pwen kle ak desizyon yo te note. Lè sa a, ou ka distribye minit yo bay tout patisipan yo, swa an pèsòn oswa pa imel. Sere yon kopi minit yo nan yon kote santralize pou aksè fasil, tankou yon kondwi pataje oswa yon platfòm depo ki baze sou nwaj.
7/ Suivi
Asire w ke atik aksyon yo nan reyinyon an yo swiv epi ranpli san pèdi tan. Sèvi ak minit yo pou swiv pwogrè epi asire w ke desizyon yo aplike. Li ede ou kenbe responsablite epi asire ke reyinyon an pwodiktif ak efikas.
Egzanp Pwosè Reyinyon (+ Modèl)
1/ Egzanp Minit Reyinyon: Modèl Reyinyon Senp
Nivo detay ak konpleksite minit reyinyon senp yo pral depann de objektif reyinyon an ak bezwen òganizasyon w lan.
An jeneral, senp minit reyinyon yo itilize pou rezon entèn epi yo pa bezwen fòmèl oswa konplè tankou lòt kalite minit reyinyon yo.
Kidonk, si w nan bezwen ijan epi reyinyon an vire toutotou kontni senp, ki pa twò enpòtan, ou ka itilize modèl sa a:
| Tit Reyinyon:[Mete tit reyinyon an] Dat: [Mete dat] Tan:[Mete tan] kote yo ye:[Antre kote] Patisipan yo:[Antre non patisipan yo] Ekskiz pou Absans: [Antre non]Agenda:[Antre Agenda Atik 1][Antre Agenda Atik 2][Antre Agenda Atik 3]Rezime reyinyon:[Mete yon rezime diskisyon yo ak desizyon yo pran pandan reyinyon an, enkli nenpòt pwen kle oswa bagay aksyon.]Atik Aksyon: [Mete yon lis nenpòt bagay ki te bay pou aksyon yo pandan reyinyon an, enkli pati responsab la ak dat limit pou fini.]Etap kap vini yo: [Mete nenpòt pwochen etap oswa atik swivi ki te diskite pandan reyinyon an.]Remak final yo: [Mete nenpòt remak finalman oswa ranvwa reyinyon an.]Siyen an: [Mete siyati moun k ap pran minit la] |
2/ Egzanp Minit Reyinyon: Modèl Reyinyon Konsèy la
Yo anrejistre minit reyinyon konsèy la epi distribye bay tout manm yo, yo bay yon dosye sou desizyon yo pran ak direksyon òganizasyon an. Se poutèt sa, li ta dwe klè, konplè, detaye ak fòmèl. Men yon modèl minit reyinyon konsèy la:
| Tit Reyinyon:Reyinyon Konsèy Administrasyon an Dat: [Mete dat]Tan: [Mete tan]kote yo ye:[Antre kote] Patisipan yo: [Antre non patisipan yo]Ekskiz pou Absans: [Antre non moun ki te mande eskiz pou absans yo]Agenda:1. Apwobasyon minit reyinyon anvan yo 2. Revizyon rapò finansye 3. Diskisyon sou plan estratejik la4. Nenpòt lòt biznisRezime reyinyon:1. Apwobasyon minit reyinyon anvan yo: [Mete pwen enpòtan ki soti nan reyinyon anvan an te revize epi apwouve]2. Revizyon rapò finansye: [Mete pwen enpòtan sou sitiyasyon finansye aktyèl la ak rekòmandasyon pou planifikasyon finansye nan lavni]3. Diskisyon sou plan estratejik la: [Mete ki konsèy la te diskite ak fè mizajou nan plan estratejik òganizasyon an]4. Nenpòt lòt zafè: [Mete nenpòt lòt bagay enpòtan ki pa te enkli nan ajanda a]Atik Aksyon:[Mete yon lis tout bagay aksyon yo te bay pandan reyinyon an, enkli pati responsab la ak dat limit pou fini]Etap kap vini yo:Komisyon Konsèy la pral gen yon reyinyon swivi nan [Insert Date].Remak final yo:Reyinyon an te ranvwaye nan [Insert Time].Siyen an: [Mete siyati moun k ap pran minit la] |
Sa a se jis yon modèl reyinyon konsèy debaz, epi ou ka vle ajoute oswa retire eleman depann sou bezwen yo nan reyinyon ou ak òganizasyon.
3/ Egzanp Minit Reyinyon: Modèl Jesyon Pwojè
Men yon egzanp minit reyinyon pou yon modèl jesyon pwojè:
| Tit Reyinyon: Reyinyon Ekip Jesyon Pwojè Dat: [Mete dat]Tan: [Mete tan]kote yo ye:[Antre kote] Patisipan yo: [Antre non patisipan yo]Ekskiz pou Absans: [Antre non moun ki te mande eskiz pou absans yo]Agenda:1. Revizyon sou sitiyasyon pwojè a2. Diskisyon sou risk pwojè yo3. Revizyon pwogrè ekip la4. Nenpòt lòt biznisRezime reyinyon:1. Revizyon sitiyasyon pwojè a: [Mete nenpòt aktyalizasyon sou pwogrè a epi mete aksan sou nenpòt pwoblèm ki bezwen adrese]2. Diskisyon sou risk pwojè a: [Mete risk potansyèl nan pwojè a ak yon plan pou bese risk sa yo]3. Revizyon pwogrè ekip la: [Mete pwogrè revize epi diskite sou nenpòt pwoblèm ki parèt]4 Nenpòt lòt zafè: [Mete nenpòt lòt kesyon enpòtan ki pa te enkli nan ajanda a]Atik Aksyon:[Mete yon lis tout bagay aksyon yo te bay pandan reyinyon an, enkli pati responsab la ak dat limit pou fini]Etap kap vini yo:Ekip la pral gen yon reyinyon swivi nan [Insert Date].Remak final yo:Reyinyon an te ranvwaye nan [Insert Time].Siyen an: [Mete siyati moun k ap pran minit la] |
Konsèy pou kreye bon minit reyinyon yo
Pa estrès sou kaptire chak mo, konsantre sou anrejistreman sijè prensipal yo, rezilta, desizyon, ak atik aksyon yo. Mete diskisyon yo sou yon platfòm an dirèk pou ou ka trape tout mo yo nan yon gwo rezo🎣 -Tablo lide AhaSlides se yon zouti entwisyon ak senp pou tout moun soumèt lide yo byen vit. Men ki jan ou fè li:
Kreye yon nouvo prezantasyon ak ou AhaSlides kont, Lè sa a, ajoute diapositive Brainstorm nan seksyon "Sòt la".
Ekri ou sijè diskisyon, Lè sa a, frape "Prezante" pou tout moun nan reyinyon an ka rantre nan epi soumèt lide yo.
Avèk tablo lide AhaSlides, tout moun gen yon vwa epi ou ka fasilman kenbe tras minit reyinyon yoSon fasil-peasy, pa vre? Eseye karakteristik sa a kounye a, li se jis youn nan karakteristik itil yo ede fasilite reyinyon ou yo ak diskisyon vivan, solid.
Kle Takeaways
Objektif minit reyinyon an se pou bay yon apèsi wo nivo sou reyinyon an pou moun ki pa t kapab patisipe, epitou pou kenbe yon dosye sou rezilta reyinyon an. Se poutèt sa, minit yo ta dwe òganize epi fasil pou konprann, mete aksan sou enfòmasyon ki pi enpòtan yo klèman ak kout.
Tags: Reyinyon Biznis
