A találkozók kulcsfontosságú szerepet játszanak a vállalkozásokban és szervezetekben, platformként szolgálnak a problémák megvitatásához és megvitatásához, valamint a belső ügyek intézéséhez a fejlődés előmozdítása érdekében. Hogy megragadja ezeknek az összejöveteleknek a lényegét, akár virtuálisan, akár személyesen, ülés jegyzőkönyve or ülés jegyzőkönyve (Anya) kulcsfontosságúak a jegyzetek készítésében, a megvitatott kulcsfontosságú témák összefoglalásában, valamint a meghozott döntések és állásfoglalások nyomon követésében.
Ez a cikk bemutatja a hatékony értekezleti jegyzőkönyvek elkészítését, példákkal és használható sablonokkal, valamint a követendő bevált gyakorlatokkal.
Tartalomjegyzék
- Mi az ülés jegyzőkönyve?
- Ki az a perctartó?
- Hogyan írjunk jegyzőkönyvet az ülésről
- Példák az ülés jegyzőkönyvére (+ sablonok)
- Tippek jó jegyzőkönyvek készítéséhez
- Kulcs elvezetések
ülés jegyzőkönyve | freepik.comMi az ülés jegyzőkönyve?
Az ülés jegyzőkönyve az értekezleten lezajlott megbeszélések, döntések és cselekvési pontok írásos jegyzőkönyve.
- Referenciaként és információforrásként szolgálnak minden résztvevő és nem tud jelenni.
- Segítenek abban, hogy a fontos információkat ne felejtsék el, és mindenki egy lapon tájékozódjon a megbeszélésekről és a teendőkről.
- Az értekezleten hozott döntések és kötelezettségvállalások dokumentálásával elszámoltathatóságot és átláthatóságot is biztosítanak.
Ki az a perctartó?
A jegyzőkönyvvezető felelős az ülésen megbeszélések és döntések pontos rögzítéséért.
Lehet adminisztratív tiszt, titkár, asszisztens vagy menedzser, vagy a feladatot ellátó önkéntes csapattag. Elengedhetetlen, hogy a jegyzőkönyvvezető jó szervezési és jegyzetelési képességgel rendelkezzen, a megbeszéléseket hatékonyan tudja összefoglalni.
Találkozó jegyzőkönyvSzórakoztató találkozón való részvétel AhaSlides
Gyűjtsd össze az embereket ugyanabban az időben
Ahelyett, hogy minden asztalhoz érkezne, és „ellenőrizné” az embereket, ha nem jelennének meg, most szórakoztató interaktív vetélkedőkkel hívhatja fel az emberek figyelmét és ellenőrizheti a részvételt. AhaSlides!
🚀 Szerezzen ingyenes sablonokat ☁️Hogyan írjunk jegyzőkönyvet az ülésről
A hatékony tárgyalási jegyzőkönyv érdekében először is tárgyilagosnak kell lenniük, és tényszerűnek kell lenniük a találkozórólés kerülje a személyes véleményeket vagy a beszélgetések szubjektív értelmezését. Következő, legyen rövid, világos és könnyen érthető,csak a fő pontokra koncentráljon, és kerülje a szükségtelen részletek hozzáadását. Végül, pontosnak kell lennie, és biztosítania kell, hogy minden rögzített információ friss és releváns legyen.
Menjünk bele a tárgyalási jegyzőkönyv írásának részleteibe az alábbi lépésekkel!
8 Az ülés jegyzőkönyvének lényeges elemei
- A találkozó dátuma, időpontja és helyszíne
- A résztvevők listája és elnézést a távolmaradásért
- Az ülés napirendje és célja
- A megbeszélések és a meghozott döntések összefoglalása
- Minden leadott szavazat és azok kimenetele
- Művelettételek, beleértve a felelős felet és a teljesítési határidőt
- Bármilyen következő lépés vagy nyomon követési tétel
- Zárszó vagy az ülés elnapolása
Hogyan írjunk jegyzőkönyvet az ülésrőlA hatékony értekezlet-jegyzőkönyvek írásának lépései
1/ Előkészítés
Az ülés előtt ismerkedjen meg az ülés napirendjével és minden vonatkozó háttéranyaggal. Győződjön meg arról, hogy minden szükséges eszközzel rendelkezik, például laptop, jegyzettömb és toll. Az is jó ötlet, hogy átnézze a korábbi ülések jegyzőkönyveit, hogy megértse, milyen információkat kell tartalmaznia, és hogyan kell formázni.
2/ Jegyzetelés
A megbeszélés során világosan és tömören jegyezze fel a megbeszéléseket és a meghozott döntéseket. A teljes megbeszélés szó szerinti átírása helyett a kulcsfontosságú pontok, döntések és cselekvési pontok rögzítésére kell összpontosítania. Ügyeljen arra, hogy tartalmazza a felszólalók nevét vagy a legfontosabb idézeteket, és minden műveleti elemet vagy döntést. És kerülje az olyan rövidítéseket vagy gyorsírásokat, amelyek miatt mások nem értik.
3/ A jegyzőkönyv rendezése
Tekintse át és rendezze fel jegyzeteit, hogy koherens és tömör összefoglalót készítsen a jegyzőkönyvről az értekezlet után. Címsorok és felsorolásjelek segítségével megkönnyítheti a jegyzőkönyvek olvashatóságát. Ne fogadjon el személyes véleményeket vagy szubjektív értelmezéseket a beszélgetésről. Összpontosítson a tényekre és arra, amiről a találkozó során megállapodtak.
4/ A részletek rögzítése
Az értekezlet jegyzőkönyvének tartalmaznia kell minden lényeges részletet, például a dátumot, időpontot, helyszínt és a résztvevőket. És említse meg a megvitatott fontos témákat, a döntéseket és a hozzárendelt műveleteket. Feltétlenül rögzítse a leadott szavazásokat és a megbeszélések eredményét.
5/ Akcióelemek
Ügyeljen arra, hogy felsorolja a hozzárendelt műveleteket, beleértve a felelőst és a végrehajtás határidejét. Ez az ülés jegyzőkönyvének döntő része, mivel ez biztosítja, hogy mindenki tisztában legyen a felelősségével és azok teljesítésének ütemtervével.
6/ Felülvizsgálat és terjesztés
Ellenőrizze a jegyzőkönyv pontosságát és teljességét, és végezze el a szükséges módosításokat. Győződjön meg arról, hogy minden kulcsfontosságú pontot és döntést feljegyez. Ezt követően a jegyzőkönyvet személyesen vagy e-mailben minden résztvevőnek kioszthatja. Tárolja a jegyzőkönyvek másolatát egy központi helyen a könnyű hozzáférés érdekében, például megosztott meghajtón vagy felhőalapú tárolóplatformon.
7/ Nyomon követés
Gondoskodjon arról, hogy az értekezlet teendőit nyomon kövessék és azonnal befejezzék. Használja a jegyzőkönyvet az előrehaladás nyomon követésére és a döntések végrehajtására. Segít fenntartani az elszámoltathatóságot, és biztosítja, hogy a találkozó eredményes és hatékony legyen.
Példák az ülés jegyzőkönyvére (+ sablonok)
1/ Találkozói jegyzőkönyv Példa: Egyszerű üléssablon
Az egyszerű értekezleti jegyzőkönyvek részletessége és összetettsége az értekezlet céljától és szervezete igényeitől függ.
Általánosságban elmondható, hogy az egyszerű megbeszélések jegyzőkönyveit belső célokra használják, és nem kell olyan formálisnak vagy átfogónak lenniük, mint az egyéb típusú találkozók jegyzőkönyveinek.
Tehát, ha sürgős szüksége van, és a találkozó egyszerű, nem túl fontos tartalom körül forog, használhatja a következő sablont:
| Találkozó címe:[Insert Meeting Title] Találka: [Dátum beszúrása] Idő:[Idő beszúrása] Bérleti díj:[Hely beszúrása] résztvevők:[Szúrja be a résztvevők nevét] Elnézést a távolmaradásért: [Insert Names]Napirend:[1. napirendi pont beszúrása][2. napirendi pont beszúrása][3. napirendi pont beszúrása]A találkozó összefoglalója:[Írja be az ülés során megbeszélések és döntések összefoglalóját, beleértve a kulcsfontosságú pontokat vagy cselekvési pontokat.]Akcióelemek: [Írja be az értekezleten hozzárendelt műveletek listáját, beleértve a felelős felet és a teljesítési határidőt.]Következő lépések: [Illessze be az értekezleten megvitatott következő lépéseket vagy nyomon követési tételeket.]Zárszó: [Illessze be a záró megjegyzéseket vagy az ülés elnapolását.]Aláírt: [A jegyzőkönyvet felvevő személy aláírása] |
2/ Az ülés jegyzőkönyve Példa: Elnökségi ülés sablon
Az elnökségi ülés jegyzőkönyve rögzítésre kerül, és minden tag számára kiosztásra kerül, rögzítve a meghozott döntéseket és a szervezet irányítását. Ezért világosnak, teljesnek, részletesnek és formálisnak kell lennie. Íme a testületi ülés jegyzőkönyv sablonja:
| Találkozó címe:Igazgatóság ülése Találka: [Dátum beszúrása]Idő: [Idő beszúrása]Bérleti díj:[Hely beszúrása] résztvevők: [Szúrja be a résztvevők nevét]Elnézést a távolmaradásért: [Írja be azoknak a nevét, akik bocsánatot kértek a távolmaradásért]Napirend:1. Az előző ülés jegyzőkönyvének elfogadása 2. Pénzügyi beszámoló áttekintése 3. A stratégiai terv megvitatása4. Bármilyen egyéb ügyA találkozó összefoglalója:1. Az előző ülés jegyzőkönyvének jóváhagyása: [Az előző ülés kiemeléseit áttekintették és jóváhagyták]2. Pénzügyi jelentés áttekintése: [Szúrja be a jelenlegi pénzügyi helyzet legfontosabb elemeit és a jövőbeli pénzügyi tervezésre vonatkozó ajánlásokat]3. A stratégiai terv megvitatása: [Írja be, hogy a testület megvitatta és frissítette a szervezet stratégiai tervét]4. Egyéb kérdések: [Illesszen be minden olyan fontos ügyet, amely nem szerepelt a napirenden]Akcióelemek:[Írja be az értekezleten hozzárendelt műveletek listáját, beleértve a felelős felet és a teljesítési határidőt]Következő lépések:A testület utólagos ülést tart: [Dátum beszúrása].Zárszó:Az ülést [Időpont beszúrása]-kor elnapolták.Aláírt: [A jegyzőkönyvet felvevő személy aláírása] |
Ez csak egy alapvető igazgatósági üléssablon, és érdemes lehet elemeket hozzáadni vagy eltávolítani az értekezlet és a szervezet igényeitől függően.
3/ Találkozói jegyzőkönyv Példa: Projektmenedzsment sablon
Íme egy példa az értekezlet jegyzőkönyvére egy projektmenedzsment sablonhoz:
| Találkozó címe: Projektmenedzsment csapat értekezlet Találka: [Dátum beszúrása]Idő: [Idő beszúrása]Bérleti díj:[Hely beszúrása] résztvevők: [Szúrja be a résztvevők nevét]Elnézést a távolmaradásért: [Írja be azoknak a nevét, akik bocsánatot kértek a távolmaradásért]Napirend:1. A projekt állapotának áttekintése2. A projekt kockázatainak megbeszélése3. A csapat előrehaladásának áttekintése4. Bármilyen egyéb ügyA találkozó összefoglalója:1. A projekt állapotának áttekintése: [Illesszen be minden frissítést az előrehaladásról, és emelje ki a megoldandó problémákat]2. A projekt kockázatainak megvitatása: [Adja meg a projekt lehetséges kockázatait és a kockázatok csökkentésére vonatkozó tervet]3. A csapat előrehaladásának áttekintése: [Adja meg az áttekintett előrehaladást és a felmerült problémákat]4 Egyéb kérdések: [Illesszen be minden olyan fontos kérdést, amely nem szerepelt a napirenden]Akcióelemek:[Írja be az értekezleten hozzárendelt műveletek listáját, beleértve a felelős felet és a teljesítési határidőt]Következő lépések:A csapat követő megbeszélést tart a következő napon: [Dátum beszúrása].Zárszó:Az ülést [Időpont beszúrása]-kor elnapolták.Aláírt: [A jegyzőkönyvet felvevő személy aláírása] |
Tippek jó jegyzőkönyvek készítéséhez
Ne stresszeljen minden szó megragadásán, összpontosítson a főbb témák, eredmények, döntések és műveletek naplózására. Tedd élő platformra a megbeszéléseket, hogy minden szót egy nagy hálóba foghass🎣 -AhaSlidesAz ötlettábla egy intuitív és egyszerű eszköz hogy mindenki gyorsan beadhassa ötleteit. Íme, hogyan kell csinálni:
Hozzon létre egy új prezentációt a sajátjával AhaSlides fiók, majd adja hozzá a Brainstorm diát a „Szavazás” részhez.
Írja meg a sajátját vita témája, majd nyomja meg a "Bemutató" gombot, hogy az értekezleten mindenki csatlakozhasson, és elküldhesse ötleteit.
A AhaSlidesötlettáblát, mindenkinek van hangja, és könnyedén nyomon követheti az ülés jegyzőkönyvét isEgyszerűen hangzik, nem igaz? Próbálja ki most ezt a funkciót, ez csak az egyik hasznos funkció, amely megkönnyíti a megbeszéléseket élénk, erőteljes vitákkal.
Kulcs elvezetések
Az ülés jegyzőkönyvének célja, hogy magas szintű áttekintést nyújtson az ülésről azok számára, akik nem tudtak jelen lenni, valamint az ülés eredményéről nyilvántartást vezessen. Ezért a jegyzőkönyvnek rendszerezettnek és könnyen érthetőnek kell lennie, világosan és tömören kiemelve a legfontosabb információkat.
Címkék: Üzleti találkozó
