Terakhir ditinjau pada 28 Oktober 2026 berdasarkan sumber yang ditautkan dalam postingan ini.
Beberapa pelatihan kepatuhan memang harus dilakukan setiap tahun. Standar patogen yang ditularkan melalui darah OSHA menyatakan bahwa pelatihan harus diberikan pada saat penugasan awal dan "setidaknya setiap tahun setelah itu" (29 CFR 1910.1030(g)(2)(ii)). Banyak kursus lain yang sama sekali tidak tahunan, tetapi tetap dijalankan setiap tahun karena mudah diingat. Jika Anda merencanakan tahun pelatihan, pertanyaan yang berguna adalah aturan mana yang menetapkan interval dan mana yang merupakan kebiasaan.
Postingan ini mengelompokkan aturan ke dalam tiga kategori, menyajikannya dalam satu tabel, mencantumkan kursus tahunan berdasarkan peran, dan diakhiri dengan kalender 12 bulan gratis. Setiap frekuensi di bawah ini dikutip dari teks resmi regulator, dengan kutipan dalam kalimat yang sama. Ini adalah aturan federal AS, ditambah dua contoh dari negara bagian. Aturan ini dapat berubah tergantung negara bagian, ukuran perusahaan, dan industri Anda, jadi periksa regulator untuk tempat kerja Anda.
Apa arti sebenarnya dari "tahunan"?
1. Diwajibkan setidaknya setiap tahun
- Pelatihan tentang patogen yang ditularkan melalui darah untuk karyawan yang terpapar secara kerja, di bawah 29 CFR 1910.1030(g)(2)(ii).
- Pendidikan tentang penggunaan alat pemadam kebakaran, di mana perusahaan menyediakan alat pemadam kebakaran untuk digunakan karyawan, berdasarkan 29 CFR 1910.157(g)(2): pada saat pertama kali dipekerjakan dan "setidaknya setiap tahun setelahnya".
- Pelatihan pencegahan pelecehan seksual di Negara Bagian New York, yang Undang-Undang Ketenagakerjaan 201-g katanya, sertifikat tersebut harus diberikan kepada semua karyawan "setiap tahun".
- Pelatihan program kepatuhan untuk organisasi Medicare Advantage, yang 42 CFR 422.503(b)(4)(vi)(C) menyatakan harus terjadi "setidaknya setiap tahun".
2. Diperlukan pada siklus lain
- Pelatihan tentang pelecehan seksual di California: Kode Pemerintah 12950.1 mewajibkan perusahaan dengan lima karyawan atau lebih untuk memberikannya "sekali setiap dua tahun", setelah putaran pertama.
3. Diperlukan hanya pada saat perekrutan, penugasan, atau perubahan.
- Komunikasi bahaya, di bawah 29 CFR 1910.1200(h)(1): pada saat penugasan awal, dan setiap kali bahaya kimia baru yang belum dilatihkan kepada karyawan diperkenalkan.
- Pelatihan Aturan Privasi HIPAA, di bawah 45 CFR 164.530(b): kepada setiap anggota baru angkatan kerja dalam jangka waktu yang wajar setelah bergabung, dan kepada setiap anggota yang fungsinya terpengaruh oleh perubahan material dalam kebijakan atau prosedur.
- Kesadaran akan Aturan Keamanan HIPAA, di bawah 45 CFR 164.308(a)(5): sebuah program kesadaran dan pelatihan keamanan untuk seluruh anggota tenaga kerja, termasuk manajemen, tanpa interval waktu tetap. Spesifikasi "pengingat keamanan" yang dapat ditargetkan menyerukan pembaruan keamanan secara berkala.
HIPAA adalah jebakan umum. Banyak perusahaan memang mengadakan pelatihan HIPAA setiap tahun, dan itu adalah praktik yang baik, tetapi teks Aturan Privasi tidak menetapkan interval tahunan.
Tabel: aturan, siapa yang tercakup, seberapa sering
| Aturan | Siapa yang dicakupnya | Seberapa sering | Di tempat yang tertulis demikian |
|---|---|---|---|
| Patogen yang ditularkan melalui darah | Karyawan dengan paparan kerja | Pada penugasan awal, kemudian "setidaknya setiap tahun setelahnya" | 29 CFR 1910.1030(g)(2) |
| Alat pemadam kebakaran portabel | Karyawan yang perusahaan menyediakan alat pemadam kebakaran untuk mereka gunakan. | Pada saat pertama kali dipekerjakan dan "setidaknya setiap tahun setelahnya" | 29 CFR 1910.157(g) |
| Komunikasi bahaya | Karyawan yang bekerja dengan bahan kimia berbahaya | Pada penugasan awal dan ketika bahaya kimia baru diperkenalkan | 29 CFR 1910.1200(h) |
| Pencegahan pelecehan seksual (Negara Bagian New York) | Semua pegawai | Setiap tahun | Undang-Undang Ketenagakerjaan NY 201-g dan Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) untuk Pemberi Kerja di Negara Bagian |
| Pencegahan pelecehan seksual (California) | Pengusaha dengan lima karyawan atau lebih: pengawas (2 jam) dan karyawan lainnya (1 jam) | Setiap dua tahun sekali; untuk staf baru dalam waktu enam bulan setelah perekrutan atau promosi. | Kode Pemerintah California 12950.1 |
| Privasi HIPAA | Tenaga kerja entitas yang tercakup | Pada saat perekrutan (jangka waktu yang wajar) dan pada perubahan material | 45 CFR 164.530(b) |
| Keamanan HIPAA | Tenaga kerja entitas yang tercakup, termasuk manajemen. | Sebuah program dengan pembaruan keamanan berkala; tidak ada interval tetap. | 45 CFR 164.308(a)(5) |
| Program kepatuhan Medicare Advantage | Petugas kepatuhan, karyawan, administrator senior, manajer, badan pengatur | "Minimal setiap tahun", dan sebagai bagian dari orientasi. | 42 CFR 422.503(b)(4)(vi)(C) |
OSHA menambahkan detail yang penting untuk penjadwalan. Untuk patogen yang ditularkan melalui darah, Pelatihan tahunan harus diberikan dalam waktu satu tahun setelah pelatihan sebelumnya.Jadi, tanggal jatuh tempo seseorang berubah sesuai dengan tanggal terakhir mereka berlatih, bukan berdasarkan kalender.
Kursus tahunan berdasarkan peran
Di bawah ini, setiap peran memiliki kursus yang dimasukkan oleh aturan atau praktik yang baik ke dalam daftar tahunannya. Aturan ditandai sebagai aturan, dan yang lainnya adalah praktik. Setiap peran diakhiri dengan tanda titik. Pilihan kami, mata kuliah yang tidak akan pernah kami lewatkan.
Seluruh staf
- Pencegahan pelecehan. Di Negara Bagian New York, pendaftaran dilakukan setiap tahun, dan di California setiap dua tahun (lihat tabel). Di tempat lain, periksa aturan negara bagian Anda sendiri.
- Pendidikan tentang penggunaan alat pemadam kebakaran. Setiap tahun di mana perusahaan menyediakan alat pemadam kebakaran untuk digunakan karyawan.
- Tindakan darurat dan pencegahan kebakaran. Melakukan peninjauan singkat terhadap pintu keluar dan alarm merupakan praktik yang baik setiap tahunnya.
- Pelatihan penyegaran tentang keamanan siber dan phishing. Latihan, bukan aturan dalam sumber-sumber di atas, tetapi merupakan sesi termurah dalam daftar.
Pilihan kami: pencegahan pelecehan. Ini adalah wilayah dengan jangkauan terluas dan aturan negara yang paling jelas, dan di sinilah reaksi seorang manajer sangat berpengaruh.
Pengawas
- Pencegahan pelecehan untuk para supervisor. California menetapkan dua jam untuk para supervisor, dengan supervisor baru dilatih dalam waktu enam bulan setelah menjabat (lihat tabel).
- Komunikasi bahaya untuk wilayah mereka. Diperlukan pada saat penugasan dan ketika bahaya baru muncul, jadi perbarui setiap kali pekerjaan berubah.
- Pelaporan dan eskalasi. Praktik: bagaimana menerima suatu masalah dan mengatasinya di hari yang sama.
Pilihan kami: kursus tentang pelecehan oleh atasan. Supervisor adalah pihak yang mempertemukan kebijakan dengan tim, sehingga sesi mereka memiliki bobot paling besar.
Tenaga kerja di bidang kesehatan
- Patogen yang ditularkan melalui darah. Tahunan untuk karyawan yang terpapar pekerjaan.
- Privasi HIPAA. Saat perekrutan dan pergantian personel. Banyak perusahaan menambahkan pelatihan penyegaran tahunan sebagai praktik yang baik.
- Kesadaran akan keamanan HIPAA. Sebuah program dengan pengingat berkala.
- Program kepatuhan Medicare Advantage. Berlaku tahunan hanya untuk organisasi Medicare Advantage.
Pilihan kami: patogen yang ditularkan melalui darah. Ini adalah salah satu dari daftar ini di mana peraturan itu sendiri menyatakan "setidaknya setiap tahun".
Gudang dan fasilitas
- Pendidikan tentang penggunaan alat pemadam kebakaran. Tahunan di mana alat pemadam kebakaran disediakan untuk digunakan karyawan.
- Komunikasi bahaya. Saat penugasan dan ketika bahaya kimia baru muncul.
- Rencana aksi darurat. Aturan: tinjau rencana tersebut bersama staf di tempat penugasan dan ketika ada perubahan (29 CFR 1910.38). Latihan tahunan adalah praktik.
Pilihan kami: komunikasi bahaya. Bahan kimia berubah secara diam-diam, dan aturan tersebut dipicu oleh munculnya bahaya baru, bukan oleh tanggal tertentu.
Kalender 12 bulan gratis
Menyebarkan pelatihan penyegaran sepanjang tahun menghindari "minggu kepatuhan" yang tidak disukai siapa pun. Sesuaikan setiap tanggal dengan kapan orang tersebut terakhir kali mengikuti pelatihan, untuk aturan yang berlaku dari pelatihan sebelumnya.
| Bulan | sesi | Tipe |
|---|---|---|
| Januari | Tinjau kembali catatan penyelesaian tahun lalu dan tetapkan daftar tahun ini. | Perencanaan |
| Februari | Penjelasan singkat tentang patogen yang ditularkan melalui darah. | Aturan: tahunan |
| March | Pelatihan penggunaan alat pemadam kebakaran dan simulasi keadaan darurat. | Aturan: tahunan (alat pemadam kebakaran) |
| April | Pencegahan pelecehan untuk seluruh staf | Aturan: siklus negara bagian |
| mungkin | Pengecekan komunikasi bahaya: adakah bahan kimia baru? | Aturan: tentang perubahan |
| Juni | Pelatihan penyegaran tentang Privasi dan Keamanan HIPAA | Praktik (aturan: saat perekrutan dan saat pergantian karyawan) |
| Juli | Pencegahan pelecehan oleh supervisor | Aturan: siklus negara bagian |
| Agustus | Program kepatuhan Medicare Advantage (jika berlaku) | Aturan: tahunan |
| September | Sesi penyegaran bagi karyawan baru yang bergabung tahun ini. | Aturan: saat perekrutan |
| Oktober | Kesadaran keamanan siber | Praktek |
| November | Audit: siapa yang wajib bayar, siapa yang terlambat? | Perencanaan |
| Desember | Rencanakan tahun depan dan arsipkan catatan. | Perencanaan |
Untuk pelacakan, panduan kami tentang cara melacak penyelesaian pelatihan karyawan mencakup sisi rekaman, dan ini Contoh daftar periksa pelatihan memberikan Anda templat untuk disalin.
Catatan apa yang perlu disimpan?
Pelatihan yang tidak dapat Anda buktikan keberadaannya adalah pelatihan yang tidak pernah terjadi, menurut seorang inspektur. Dua dari aturan di atas menjelaskan secara tepat apa yang harus dipertahankan.
- Patogen yang ditularkan melalui darah. OSHA menyatakan bahwa catatan pelatihan harus mencakup... Tanggal sesi, isi atau ringkasan, nama dan kualifikasi pelatih, serta nama dan jabatan semua orang yang hadir. (29 CFR 1910.1030(h)(2)(i)), dan harus disimpan selama 3 tahun sejak tanggal pelatihan (1910.1030(h)(2)(ii)).
- Privasi HIPAA. Aturan tersebut mengharuskan entitas yang tercakup untuk dokumen yang membuktikan bahwa pelatihan telah diberikan (45 CFR 164.530(b)(2)(ii)), dan menyimpan dokumentasi yang diperlukan selama enam tahun sejak tanggal dibuat atau terakhir berlaku, mana yang lebih lama (164.530(j)(2)).
- Yang lainnya. Gunakan daftar penyakit yang ditularkan melalui darah sebagai templat: tanggal, topik, pelatih, dan peserta. Ini tidak memerlukan biaya dan menjawab sebagian besar pertanyaan setelah acara selesai.
Cara menyelenggarakan acara penyegaran tahunan dengan AhaSlides
Kuis langsung selama 10 menit adalah penyegaran tahunan yang baik, karena menunjukkan siapa yang membutuhkan lebih banyak bantuan tanpa ceramah panjang lebar.
- Pilih Jawaban: satu pertanyaan per aturan. Sebagai contoh, "Seberapa sering pelatihan tentang patogen yang ditularkan melalui darah harus diberikan?" Ungkapkan jawabannya dan peraturan di baliknya.
- Awan Kata: "Mata kuliah yang ditakuti orang". Kata terbesar akan memberi tahu Anda sesi mana yang perlu didesain ulang terlebih dahulu.
- Skala Penilaian: "Seberapa bermanfaat pelatihan tahun lalu?" Mintalah angka 1 hingga 5 dan bandingkan dari tahun ke tahun.
- Pertanyaan Terbuka: "Topik untuk ditambahkan". Kumpulkan permintaan secara anonim dan gunakan untuk merencanakan daftar tahun depan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Pelatihan kepatuhan apa yang wajib dilakukan setiap tahun?
Pelatihan tentang patogen yang ditularkan melalui darah dan, jika karyawan menggunakan alat pemadam kebakaran, pendidikan tentang penggunaan alat pemadam kebakaran wajib dilakukan setiap tahun sesuai dengan peraturan OSHA. Beberapa undang-undang pelecehan di tingkat negara bagian dan program Medicare Advantage juga wajib dilakukan setiap tahun. Periksa interval waktu pelatihan masing-masing peraturan.
Apakah pelatihan HIPAA wajib dilakukan setiap tahun?
Tidak ada interval waktu tetap yang ditetapkan dalam aturan tersebut. Aturan Privasi mewajibkan pelatihan saat perekrutan dan ketika kebijakan berubah secara signifikan, meskipun banyak perusahaan menjalankannya setiap tahun.
Seberapa sering pelatihan tentang pelecehan diperlukan?
Itu tergantung pada negara bagian. California mewajibkannya setiap dua tahun sekali, dan Negara Bagian New York mewajibkannya setiap tahun.
Bagaimana cara saya melacak pelatihan kepatuhan tahunan?
Simpan satu catatan per orang dengan tanggal setiap sesi, dan gunakan aturan tanggal jatuh tempo untuk setiap kursus. Panduan kami untuk pelacakan penyelesaian pelatihan menunjukkan bagaimana.
Mulai dari mana
Mulailah dengan tabel: tandai baris mana yang sesuai dengan Anda, dan jadwalkan sesi pertama di kalender. Jika Anda hanya mengadakan satu sesi pada kuartal ini, pastikan itu adalah pelatihan pencegahan pelecehan untuk seluruh staf.
Postingan ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk keputusan mengenai tempat kerja Anda sendiri, konsultasikan dengan pengacara ketenagakerjaan yang berkualifikasi atau regulator.
