Terakhir ditinjau pada 30 Oktober 2026 berdasarkan sumber yang ditautkan dalam postingan ini.
Karyawan baru menyerahkan SIM dan kartu Jaminan Sosial. Koordinator orientasi, yang berusaha teliti, juga meminta paspor. Permintaan tambahan itu dapat melanggar hukum federal jika didorong oleh kewarganegaraan, status imigrasi, atau asal negara. Berdasarkan tabel hukuman Departemen Kehakiman saat ini, pelanggaran dokumen Formulir I-9 dikenakan biaya... $288 hingga $2,861 per orang, dan praktik dokumentasi yang tidak adil dapat menelan biaya $236 hingga $2,364 per orang yang diperlakukan tidak adil. Kesalahan pada formulir dan permintaan yang berlebihan sama-sama membutuhkan biaya.
Pelatihan Formulir I-9, atau pelatihan kepatuhan I-9, harus mencakup keduanya. Posting ini memberikan 6 kursus siap pakai, dalam 3 kelompok, dengan penjelasan tentang apa yang diperbaiki dan bagaimana cara menerapkannya. Setiap kelompok diakhiri dengan sebuah Pilihan kamiPoin-poin hukum tersebut menjelaskan peraturan federal AS, jadi gunakan ini sebagai ringkasan, bukan sebagai putusan.
Sekilas tentang kesebelas kursus
| Kelas | Apa yang dicakupnya | Panjang | Apakah ada peraturan federal di baliknya? |
|---|---|---|---|
| Kewarganegaraan, status imigrasi & praktik I-9 yang adil (AS) | Praktik yang adil dalam pengurusan dokumen dan kewarganegaraan selama proses verifikasi. | 45 min | Ya (aturan federal AS) |
| Transparansi perekrutan, wawancara, dan penggajian yang sesuai dengan hukum. | Langkah-langkah perekrutan yang sah, termasuk waktu dan dokumentasi pengisian formulir I-9. | 45 min | Ya (aturan federal AS tentang diskriminasi; transparansi gaji bervariasi di setiap negara bagian) |
| Diskriminasi & kesempatan kerja yang setara | Undang-undang EEO federal, karakteristik yang dilindungi, mengenali diskriminasi | 45 min | Ya (aturan federal AS) |
| Mencegah pembalasan | Tidak pernah menghukum siapa pun yang menyampaikan kekhawatiran. | 40 min | Ya (aturan federal AS) |
| Kode etik | Kejujuran, area abu-abu, dan berani berbicara | 35 min | Tidak |
| Klasifikasi dan penanganan data | Pemberian label, penyimpanan, berbagi, dan pembuangan data berdasarkan level. | 25 min | Tidak |
Undang-undang menetapkan aturan tentang bagaimana Anda memverifikasi dan memperlakukan pekerja. Undang-undang tersebut tidak mewajibkan kursus.
Mengisi Formulir I-9 dengan adil dan akurat.
Kewarganegaraan, status imigrasi & praktik I-9 yang adil (AS)
Departemen Kehakiman mengatakan bahwa perusahaan dengan ukuran apa pun tidak boleh meminta dokumen yang lebih banyak atau berbeda dari yang diperlukan.Meminta dokumen spesifik, atau menolak dokumen yang tampak cukup asli karena kewarganegaraan, status imigrasi, atau asal negara pekerja. Kursus ini dibangun berdasarkan aturan-aturan tersebut dan perlindungan status kewarganegaraan di baliknya. Pemroses I-9 lebih membutuhkannya daripada siapa pun, karena merekalah orang yang berada di seberang meja ketika dokumen-dokumen tersebut keluar. Jalankan kuis Pilih Jawaban sebelum dan sesudah sesi: seorang karyawan baru menunjukkan dokumen Daftar B dan Daftar C. Apa yang Anda lakukan selanjutnya?
Transparansi perekrutan, wawancara, dan penggajian yang sesuai dengan hukum.
Kursus ini menghubungkan langkah-langkah perekrutan dengan verifikasi yang mengikuti penawaran. Pelajaran kelimanya membahas penawaran, pemeriksaan latar belakang, waktu pengurusan I-9, dan dokumentasi. Waktu sangat penting: USCIS mencantumkan tidak menyelesaikan Bagian 2 pada hari kerja ketiga Kesalahan umum yang sering dilakukan oleh pemberi kerja adalah ketika karyawan baru mulai bekerja. Petugas yang mengetahui jadwal perekrutan dapat merencanakan dokumen sebelum hari pertama. Skenario berikut ini cukup efektif: penawaran kerja diberikan pada hari Kamis dan karyawan baru mulai bekerja pada hari Senin. Kapan Bagian 2 harus diserahkan?
Pilihan kami: Kewarganegaraan, status imigrasi & praktik I-9 yang adil (AS). Hal ini menargetkan kesalahan yang paling mudah dilakukan oleh pengolah data yang bermaksud baik, yaitu meminta lebih dari yang diizinkan oleh hukum.
Perlakuan setara dan pembalasan
Diskriminasi & kesempatan kerja yang setara
Meminta terlalu banyak dokumen juga seringkali menjadi masalah diskriminasi. Departemen Kehakiman mengatakan bahwa perusahaan dengan empat hingga 14 karyawan Tidak boleh memperlakukan orang secara berbeda karena asal kebangsaan mereka. dalam perekrutan, pemecatan, atau rekrutmen, dan bahwa EEOC memiliki yurisdiksi atas perusahaan dengan 15 karyawan atau lebih. Kursus ini menyebutkan undang-undang EEO federal, karakteristik yang dilindunginya, dan cara mengenali perlakuan diskriminatif dalam keputusan sehari-hari. Para pengolah data membutuhkannya karena kebiasaan memeriksa beberapa karyawan baru lebih teliti daripada yang lain adalah hal yang tidak biasa. Dalam sesi Word Cloud, tanyakan: "Apa yang membuat Anda melihat dokumen dua kali?"
Mencegah pembalasan
Departemen Kehakiman mengatakan bahwa perusahaan dengan ukuran apa pun Tidak boleh mengintimidasi, mengancam, memaksa, atau melakukan pembalasan. Terhadap orang-orang yang mengajukan pengaduan ke Bagian Hak Imigran dan Karyawan, bekerja sama dengan investigasi, atau menentang praktik dokumentasi yang tidak adil. Kursus ini membahas aktivitas yang dilindungi, apa yang dianggap sebagai pembalasan, dan bagaimana manajer membedakan keputusan yang adil dari hukuman. Karyawan yang mempertanyakan bagaimana dokumen mereka ditangani tidak perlu membayar biayanya. Skenario: seorang karyawan baru keberatan dengan permintaan paspor. Apa yang harus dilakukan oleh petugas pemroses dan manajer selanjutnya?
Pilihan kami: Diskriminasi & kesempatan kerja yang setara. Hal ini menunjukkan kepada para pengolah data bahwa "berhati-hati" terhadap sebagian orang dan tidak terhadap orang lain justru merupakan risiko tersendiri.
Melakukan dan mengamankan catatan.
Kode etik
Kursus ini menetapkan satu standar yang jelas untuk kejujuran, area abu-abu, dan keberanian untuk berbicara. Catatan I-9 adalah ujian dari standar tersebut. USCIS menyatakan bahwa koreksi harus dicoret, diberi paraf, dan diberi tanggal, dan bahwa pemberi kerja harus tidak menyembunyikan perubahan apa pun yang dilakukan pada formulir, karena melakukan hal tersebut dapat menyebabkan peningkatan tanggung jawab hukum. Seorang pengolah data yang tergoda untuk merapikan formulir yang terlambat perlu mengetahui solusi yang jujur. Skenario: seorang manajer meminta Anda untuk memundurkan tanggal tanda tangan Bagian 2. Peserta didik memberikan suara tentang apa yang harus dilakukan, kemudian melihat jawaban kebijakan.
Klasifikasi dan penanganan data
Berkas Formulir I-9 berisi nama, tanggal lahir, nomor dokumen, dan seringkali salinan dokumen identitas. USCIS menyatakan bahwa pemberi kerja harus menyimpan formulir yang telah diisi dan salinannya. agar informasi pribadi tidak jatuh ke tangan yang salah., sambil tetap menyediakannya untuk diperiksa. Kursus ini mencakup pelabelan, penyimpanan, berbagi, dan pembuangan data berdasarkan tingkatan, serta cara melaporkan kesalahan penanganan. Dalam putaran Pilih Jawaban, peserta didik memilih satu tempat aman untuk menyimpan salinan I-9 yang dipindai dari empat pilihan.
Pilihan kami: Klasifikasi & penanganan data. Dengan durasi 25 menit, ini adalah jalur terpendek di sini, dan jalur ini melindungi salah satu file paling sensitif yang disimpan oleh departemen SDM.
Bagaimana cara melaksanakan rencana tersebut?
Mulailah dengan empat mata kuliah yang ditandai "Ya" dalam tabel, karena mata kuliah tersebut mengandung risiko hukum. Pelanggaran administrasi akan dikenakan biaya. $288 hingga $2,861 per orang, dan praktik dokumentasi yang tidak adil, $236 hingga $2,364 per orang, jadi satu sesi singkat relatif murah.
- Sebelum siapa pun memproses Formulir I-9: Praktik I-9 yang adil dan perekrutan yang legal. Kedua hal ini membutuhkan waktu sekitar 90 menit.
- Dalam kuartal pertama: diskriminasi dan kesetaraan kesempatan kerja (EEO), pencegahan pembalasan, dan penanganan data.
- Setiap tahun: Kuis penyegaran tentang kursus Yes, ditambah kode etik, dan audit mandiri menggunakan daftar kesalahan umum USCIS.
- Kedalaman spesifik peran: Pengguna E-Verify juga harus melengkapi Pelatihan E-VerifySitus web E-Verify mencantumkan sesi E-Verify dan Formulir I-9 gratis.
Tambahkan peraturan negara bagian tempat Anda melakukan perekrutan. Tanyakan kepada bagian SDM atau pengacara tentang peraturan yang berlaku.
Cara menjalankan kursus-kursus ini AhaSlides
Anda dapat membangun salah satu dari ini sebagai kursus mandiri dengan AhaSlides Pembuat kursus dapat menjalankannya sebagai sesi tanya jawab langsung, atau keduanya, dengan survei pra dan pasca untuk mengukur perubahan yang terjadi.
- Pilih Jawaban: Tunjukkan dokumen karyawan baru dan tanyakan apakah petugas pemroses mungkin meminta hal lain.
- Awan Kata: Tanyakan "Apa yang membuat Anda melihat dokumen dua kali?" Kata-kata terbesar menunjukkan di mana bias menyelinap masuk.
- Skala Penilaian: Sebelum dan sesudah mengikuti kursus I-9 yang adil, tanyakan "Seberapa yakin Anda dapat menyelesaikan Bagian 2 tanpa bantuan?" dengan skala 1 hingga 5.
- Terbuka: Mengumpulkan pertanyaan anonim tentang kasus-kasus rumit, seperti kwitansi atau dokumen kedaluwarsa, untuk dijawab oleh bagian SDM pada sesi berikutnya.
Jika Anda juga melatih para manajer yang membuat penawaran, postingan kami tentang Pelatihan wawancara untuk manajer perekrutan. Mencakup tahapan sebelum I-9.
FAQ (Pertanyaan Umum)
Pelatihan apa yang dibutuhkan oleh petugas pemroses I-9?
Mereka membutuhkan aturan Formulir I-9, praktik dokumentasi yang adil, dan penanganan catatan yang aman. Keenam kursus di atas mencakup ketiga hal tersebut, ditambah perlakuan yang setara dan penanggulangan pembalasan.
Apakah pelatihan I-9 diwajibkan oleh hukum?
Tidak ada sumber federal yang dikutip dalam postingan ini yang mewajibkan kursus. Aturan tersebut mengharuskan pengisian Formulir I-9 secara akurat, tepat waktu, dan adil, dan banyak perusahaan menggunakan pelatihan untuk memenuhi persyaratan tersebut.
Apa saja kesalahan I-9 yang paling umum?
Data yang hilang, tanda tangan dan tanggal, serta penyelesaian yang terlambat termasuk di antara nama-nama yang tercantum dalam daftar USCIS. USCIS mencantumkannya. kesalahan Umum Contohnya, karyawan tidak menandatangani atau membubuhkan tanggal pada Bagian 1, pemberi kerja tidak memasukkan detail dokumen, dan Bagian 2 tidak diselesaikan pada hari kerja ketiga. Meminta dokumen tertentu merupakan risiko diskriminasi yang terpisah.
Apa itu E-Verify?
E-Verify adalah sistem berbasis internet yang dijalankan oleh pemerintah AS. membandingkan informasi dari Formulir I-9 karyawan dengan catatan Departemen Keamanan Dalam Negeri dan Administrasi Jaminan Sosial untuk mengkonfirmasi kelayakan kerja.
Postingan ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk keputusan mengenai tempat kerja Anda sendiri, konsultasikan dengan pengacara ketenagakerjaan yang berkualifikasi atau regulator.
