Terakhir ditinjau pada 9 November 2026 berdasarkan sumber yang ditautkan dalam postingan ini.
Pelatihan manajemen informasi kesehatan untuk tim kerja dimulai dengan satu pertanyaan: siapa yang diizinkan untuk melihat catatan ini? Kantor Hak Sipil HHS menyatakan dalam Halaman sorotan penegakan HIPAA bahwa lembaga tersebut menerima lebih dari 374,000 pengaduan HIPAA antara April 2003 dan 31 Oktober 2024, angka terbaru yang dipublikasikan, dan bahwa masalah yang paling sering dituduhkan adalah penggunaan dan pengungkapan informasi kesehatan yang dilindungi secara tidak sah. Tim pencatatan menangani informasi tersebut setiap hari.
Ini adalah daftar 9 kursus siap pakai untuk direktur HIM, petugas privasi, dan manajer arsip yang melatih tim mereka sendiri. Gelar dan sertifikasi berada di tempat lain; daftar ini mencakup apa yang seharusnya diajarkan oleh departemen itu sendiri: privasi, keamanan, waktu henti sistem, dan tempat kerja yang aman dan saling menghormati. Beberapa kursus didasarkan pada peraturan federal AS, jadi periksa pasar Anda sendiri. Setiap kelompok diakhiri dengan sebuah Pilihan kami.
Sekilas tentang kesebelas kursus
| Kelas | Apa yang dicakupnya | Panjang | Aturan AS di balik topik ini |
|---|---|---|---|
| Aturan privasi HIPAA yang penting | Kapan informasi kesehatan dapat digunakan atau dibagikan? | 35 min | Entitas yang tercakup wajib melatih tenaga kerjanya. |
| Menangani data pribadi sehari-hari | Persetujuan, minimalisasi, retensi, dan berbagi. | 40 min | Tidak ada yang dikutip di sini |
| Kesadaran akan keamanan HIPAA | Phishing, kata sandi, dan pelaporan insiden | 30 min | Entitas yang tercakup memerlukan program kesadaran keamanan. |
| Penggunaan EHR yang aman dan waktu henti sistem klinis | Pencatatan yang akurat, dan apa yang harus dilakukan ketika sistem gagal. | 35 min | Tidak ada yang dikutip di sini |
| Pencegahan kekerasan di tempat kerja dalam layanan kesehatan. | Tanda-tanda peringatan, de-eskalasi, dan pelaporan. | 40 min | Tidak ada yang dikutip di sini |
| Pencegahan pelecehan: karyawan (pemerintah federal AS) | Apa itu pelecehan dan bagaimana cara melaporkannya | 45 min | Pelecehan dapat dianggap melanggar hukum (EEOC) |
| Lingkungan kerja yang saling menghormati & anti-perundungan | Mengidentifikasi dan menanggapi ketidak уваan sehari-hari | 35 min | Tidak ada yang dikutip di sini |
| Rencana tindakan darurat & pencegahan kebakaran | Membunyikan alarm dan keluar dengan selamat. | 30 min | Peraturan rencana tindakan darurat OSHA |
| Ketahanan, stres, dan kesejahteraan di tempat kerja | Mengenali tekanan dan di mana mendapatkan dukungan | 35 min | Tidak ada yang dikutip di sini |
Privasi dan perlindungan data
Permintaan pengungkapan informasi menjadikan aturan privasi sebagai inti harian pekerjaan HIM, jadi kedua hal ini harus diutamakan.
Aturan privasi HIPAA yang penting
Aturan Privasi HIPAA menyatakan bahwa entitas yang tercakup wajib melatih seluruh anggota tenaga kerjanya mengenai kebijakan dan prosedur yang berlaku. Berkaitan dengan informasi kesehatan yang dilindungi, sebagaimana diperlukan dan sesuai dengan fungsinya. Kursus 35 menit ini mengajarkan apa yang termasuk dalam informasi kesehatan yang dilindungi, kapan informasi tersebut dapat digunakan atau diungkapkan, standar minimum yang diperlukan, dan cara melaporkan insiden. Staf bagian pencatatan menangani permintaan akses sepanjang hari, dan peraturan tersebut menyatakan bahwa entitas yang tercakup harus Menindaklanjuti permintaan akses paling lambat 30 hari setelah diterima., dengan satu perpanjangan 30 hari yang diperbolehkan jika mengirimkan alasan tertulis tepat waktu. Awali sesi dengan pertanyaan kursus: seorang rekan kerja juga merupakan pasien, jadi bisakah Anda membuka rekam medisnya untuk melihat bagaimana kondisinya?
Penanganan data pribadi sehari-hari: persetujuan, minimalisasi, penyimpanan, dan pembagian.
Kursus 40 menit ini membahas apa yang termasuk data pribadi, mengumpulkan hanya apa yang Anda butuhkan, menyimpannya hanya selama diperlukan, dan membagikannya dengan aman. Keempat kebiasaan tersebut membentuk cara departemen arsip menyimpan, mempertahankan, dan merilis file, dan kursus ini bersifat global, bukan terikat pada hukum satu negara. Pelajaran berbagi mencakup jalur yang disetujui dan termasuk aktivitas penyortiran, yang cocok untuk tim yang menerima panggilan dari perusahaan asuransi, pengacara, dan kerabat.
Pilihan kami: Menangani data pribadi sehari-hari. Pelajaran tentang retensi ini menjawab pertanyaan yang selalu diajukan kepada setiap tim arsip, yaitu berapa lama arsip harus disimpan dan kapan harus dibuang.
Jika Anda ingin mempelajari aturan tersebut lebih detail, lihat panduan kami tentang... Pelatihan HIPAA.
Keamanan dan kesinambungan sistem
Tim pencatatan mengelola akses ke sistem yang diinginkan penyerang, dan menjaga keakuratan catatan ketika sistem tersebut mengalami gangguan.
Kesadaran akan keamanan HIPAA
Aturan Keamanan HIPAA menyatakan bahwa entitas yang tercakup harus Menerapkan program kesadaran dan pelatihan keamanan untuk seluruh anggota tenaga kerjanya (termasuk manajemen).Kursus 30 menit ini menelusuri bagaimana serangan ransomware dimulai dengan email phishing, kemudian membahas tanda-tanda peringatan dalam email, pesan teks, dan panggilan, kata sandi yang kuat, pemeriksaan masuk kedua, dan pelaporan insiden segera. Sistem pencatatan menyimpan data sensitif, jadi satu kata sandi yang dicuri dapat berdampak besar. Tanyakan kepada peserta, melalui jajak pendapat, langkah mana yang dapat dicegah dengan pemeriksaan masuk kedua.
Prosedur penggunaan EHR yang aman dan penanganan saat sistem klinis mengalami gangguan bagi perawat.
Kursus 35 menit ini ditulis untuk perawat, jadi sesuaikan contoh-contohnya untuk tim pencatatan. Kursus ini membahas penggunaan catatan secara akurat, pribadi, dan aman, kemudian rutinitas saat terjadi gangguan sistem dan pemulihan. Prosedur saat terjadi gangguan sistem menjaga keakuratan catatan ketika sistem elektronik gagal, dan catatan kertas yang diambil selama gangguan perlu dicocokkan dengan catatan setelahnya. Adegan pembukanya, layar yang mati di bangsal, menjadi slide skenario yang bagus: tanyakan apa tiga tindakan pertama yang harus dilakukan.
Pilihan kami: Penggunaan EHR yang aman dan prosedur penanganan gangguan sistem klinis untuk perawat. Rencana saat waktu istirahat yang tidak pernah dipraktikkan adalah rencana yang gagal, dan kursus ini memberi Anda kesempatan untuk mempraktikkannya.
Tempat kerja yang aman dan penuh hormat.
Staf bagian pencatatan data melayani pemohon yang datang langsung, dokter, dan kolega di bawah tekanan tenggat waktu. Lima hal ini menjaga tempat kerja tersebut tetap aman dan adil.
Pencegahan kekerasan di tempat kerja dalam layanan kesehatan.
Para pemohon yang datang langsung mungkin sedang marah atau tertekan, jadi staf perlu memiliki keterampilan merespons. Kursus 40 menit ini mengajarkan tanda-tanda peringatan dini eskalasi, de-eskalasi verbal dan non-verbal, pengendalian lingkungan, meminta bantuan sejak dini, dan melaporkan setiap insiden, termasuk pelecehan verbal. Jalankan skenarionya dan biarkan tim memilih setiap langkah sebelum jawabannya muncul. Panduan kami untuk kekerasan di tempat kerja dalam bidang perawatan kesehatan lebih jauh lagi untuk para manajer.
Pencegahan pelecehan: karyawan (pemerintah federal AS)
EEOC mengatakan pelecehan Suatu tindakan menjadi melanggar hukum jika menanggung perilaku ofensif tersebut menjadi syarat untuk tetap bekerja, atau jika perilaku tersebut cukup parah atau meluas sehingga menciptakan lingkungan kerja yang menurut orang yang wajar akan dianggap mengintimidasi, bermusuhan, atau kasar.Kursus 45 menit ini mengajarkan apa itu pelecehan yang melanggar hukum, bagaimana mengenali atau menanggapinya, bagaimana merespons sebagai saksi atau korban, dan bagaimana melaporkannya. Tim pencatatan membutuhkannya seperti halnya staf rumah sakit lainnya. Mintalah peserta didik untuk mengelompokkan contoh-contoh ke dalam pelecehan yang melanggar hukum, pelanggaran kebijakan, atau perilaku yang dapat diterima.
Lingkungan kerja yang saling menghormati & anti-perundungan
Kursus 35 menit ini membedakan perundungan, perilaku tidak sopan, dan manajemen yang tegas namun adil dari pelecehan yang melanggar hukum, kemudian memberikan panduan sederhana untuk merespons dan memperbaiki situasi. Komunikasi yang penuh hormat dengan dokter dan pemohon akan menjaga agar permintaan tetap berjalan lancar. Gunakan kuis dalam sesi ini: manakah dari pilihan berikut yang paling tepat menggambarkan perundungan?
Rencana tindakan darurat & pencegahan kebakaran
Peraturan OSHA menyebutkan rencana tindakan darurat perusahaan. Harus dibuat secara tertulis, disimpan di tempat kerja, dan tersedia bagi karyawan untuk ditinjau.Meskipun demikian, perusahaan dengan 10 karyawan atau kurang dapat mengkomunikasikannya secara lisan. Kursus 30 menit ini mengajarkan cara membunyikan alarm, mengikuti rute evakuasi dan tempat berlindung, serta cara mengendalikan bahaya kebakaran besar. Area penyimpanan arsip menyimpan kertas dan peralatan, jadi rencana tersebut penting di sana. Aturan OSHA hanya berlaku jika standar di bagian tersebut mensyaratkan adanya rencana, jadi periksa dengan penanggung jawab keselamatan Anda.
Ketahanan, stres, dan kesejahteraan di tempat kerja
Kursus 35 menit ini mengajarkan cara mengenali ketegangan pada diri sendiri dan orang lain, proses pemulihan lima langkah, dan tempat mendapatkan dukungan. Tumpukan pekerjaan dan tenggat waktu membuat manajemen beban kerja dan stres menjadi berharga. Tanyakan kepada tim, dalam bentuk Word Cloud, bagaimana rasanya menghadapi tumpukan pekerjaan yang tertunda pada hari Senin.
Pilihan kami: Pencegahan kekerasan di tempat kerja dalam bidang perawatan kesehatan. Tanda pertama masalah seringkali muncul di konter, dan tim yang telah mempersiapkan kata-katanya akan tetap tenang.
Jika Anda juga melatih staf resepsionis, lihat panduan kami. 9 kursus pelatihan resepsionis medis.
Bagaimana cara melaksanakan rencana tersebut?
Mulailah dengan kursus yang terkait dengan peraturan AS: privasi HIPAA, keamanan HIPAA, pencegahan pelecehan, dan rencana tindakan darurat. Tambahkan kursus data pribadi dan rasa hormat ke dalam pelatihan orientasi karyawan baru. Kemudian jadwalkan pelatihan penyegaran tahunan, dan akhiri dengan pelatihan mendalam yang spesifik untuk peran tertentu, seperti latihan simulasi waktu henti dan praktik de-eskalasi untuk orang-orang yang bekerja di konter.
Setiap sesi harus berlandaskan pada fakta yang sama: Kantor Hak Sipil HHS telah menerima lebih dari 374,000 pengaduan hingga Oktober 2024, dan penggunaan dan pengungkapan informasi kesehatan yang dilindungi secara tidak diperbolehkan Masalah ini paling sering dituduhkan. Kursus-kursus ini dibangun berdasarkan peraturan federal AS. Departemen di negara lain, atau di negara bagian AS dengan tugas tambahan, harus menambahkan persyaratan regulatornya sendiri. Tidak ada sumber yang dikutip di sini yang menetapkan seberapa sering pelatihan HIPAA harus diulang, jadi tanyakan kepada penanggung jawab kepatuhan Anda dan tetapkan frekuensi dalam program Anda sendiri.
Cara menjalankan kursus-kursus ini AhaSlides
Anda dapat menawarkan ke-9 pilihan tersebut dalam tiga format:
- Kursus mandiri. Gunakan AhaSlides Pembuat kursus akan mengirimkan kursus kepada setiap anggota tim baru untuk diselesaikan sebelum mereka menangani permintaan.
- Sesi tanya jawab langsung. Kumpulkan pertanyaan dari tim sebelum sesi dimulai, lalu jawab pertanyaan tersebut di dalam ruangan. Untuk menjalankannya dengan baik, lihat panduan kami. 9 tips untuk sesi tanya jawab yang sukses.
- Survei sebelum dan sesudah. Ukur apa yang berubah dalam sesi yang sama, dan lihat bagaimana caranya. melacak penyelesaian pelatihan karyawan.
Empat jenis slide melakukan sebagian besar pekerjaan:
- Pilih Jawaban. Tanyakan: "Seorang rekan kerja juga merupakan pasien. Bisakah Anda membuka rekam medisnya untuk melihat bagaimana kondisinya?" Tunjukkan pembagiannya sebelum Anda mengungkapkan jawabannya.
- Awan Kata. Tanyakan: "Seperti apa rasanya menghadapi tumpukan pekerjaan yang tertunda dalam merilis informasi?" Kata-kata yang paling besar menunjukkan di mana tim membutuhkan dukungan.
- Skala Penilaian. Ajukan pertanyaan ini sebelum dan sesudah: "Seberapa yakin Anda memverifikasi siapa yang meminta sebelum Anda merilis sebuah rekaman?" Beri nilai dari 1 hingga 5 dan bandingkan rata-ratanya.
- Terbuka. Ajukan pertanyaan: "Apa yang akan Anda katakan kepada pemohon yang kesal karena harus menunggu?" Jawaban dapat bersifat anonim, sehingga orang dapat menyampaikan apa yang mereka pikirkan.
FAQ (Pertanyaan Umum)
Pelatihan apa yang dibutuhkan oleh staf informasi kesehatan?
Aturan privasi dan keamanan, pelepasan informasi, retensi, dan prosedur saat sistem tidak berfungsi. Sembilan kursus di atas mencakup hal-hal tersebut, ditambah keselamatan dan rasa hormat di tempat kerja; kualifikasi dan kredensial pengkodean berasal dari sekolah dan badan seperti... AHIMA.
Apa itu manajemen informasi kesehatan?
Mengelola rekam medis pasien agar akurat, mudah diakses, aman, dan sesuai dengan hukum privasi. AHIMA mendeskripsikannya sebagai praktik memperoleh, menganalisis, dan melindungi informasi medis digital dan tradisional. sangat penting untuk memberikan perawatan pasien yang berkualitas.
Berapa lama rekam medis pasien harus disimpan?
Jangka waktunya berbeda-beda tergantung yurisdiksi dan jenis catatan, jadi ikuti jadwal penyimpanan data yang berlaku menurut hukum. kursus data pribadi Termasuk pelajaran tentang menyimpan data hanya selama diperlukan, yang membantu tim menerapkan jadwal tersebut.
Siapa yang sebaiknya mengikuti kursus-kursus ini?
Staf arsip, petugas pelepasan informasi, serta direktur HIM dan petugas privasi yang mengawasi mereka. Kelompok-kelompok di atas memungkinkan departemen untuk membagi sembilan mata kuliah berdasarkan peran.
Postingan ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk keputusan terkait tempat kerja Anda sendiri, konsultasikan dengan pengacara yang berkualifikasi atau regulator.
