Cara memperkenalkan diri kepada tim baru

Sebuah studi BambooHR tahun 2023 terhadap lebih dari 1,500 karyawan penuh waktu di AS menemukan bahwa 70% karyawan baru memutuskan apakah suatu pekerjaan cocok untuk mereka dalam bulan pertama, dan 29% membuat keputusan tersebut dalam minggu pertama [1]. Perkenalan Anda bukan hanya formalitas. Perkenalan tersebut menentukan suasana untuk setiap hubungan kerja yang akan terjadi selanjutnya.

Panduan ini membahas apa yang harus dikatakan, apa yang harus dihindari, dan bagaimana menyesuaikan pendekatan Anda, baik Anda seorang kontributor individu, manajer baru, atau bergabung dengan tim jarak jauh.

Mengapa perkenalan pertama lebih penting daripada yang dipikirkan orang

Sebagian besar karyawan baru meremehkan seberapa besar interaksi awal mereka membentuk persepsi jangka panjang. Penelitian BambooHR yang sama menemukan bahwa 70% profesional SDM setuju bahwa kesan pertama sulit diubah setelah terbentuk [1]. Itu tidak berarti hari pertama yang kurang baik adalah kerusakan permanen, tetapi itu berarti ada nilai nyata dalam bersikap penuh kesadaran tentang bagaimana Anda tampil.

Yang paling diinginkan orang dari rekan kerja baru bukanlah presentasi penjualan yang sempurna. Data BambooHR menunjukkan bahwa 87% karyawan baru berharap dapat berteman dengan setidaknya satu orang di tempat kerja, dan 93% menginginkan kesempatan untuk mengikuti rekan kerja [1]. Koneksi lebih penting daripada kualifikasi di hari-hari pertama.

Apa yang perlu disertakan dalam pendahuluan Anda?

Perkenalan diri yang baik mencakup tiga hal, dan tidak satu pun dari hal tersebut melibatkan pengulangan profil LinkedIn Anda: siapa Anda, apa tujuan Anda di sana, dan satu detail yang membuat Anda lebih mudah diingat dan didekati.

Nama dan peran Anda. Nyatakan hal ini dengan jelas meskipun orang-orang sudah mengetahuinya dari undangan kalender atau email. Mendengar seseorang menyebutkan namanya sendiri dengan percaya diri berbeda dengan membacanya di layar.

Latar belakang Anda, secara singkat. Satu atau dua kalimat tentang latar belakang Anda dan apa yang telah Anda kerjakan. Tujuannya bukan untuk mencantumkan kualifikasi; melainkan untuk memberi orang pemahaman tentang perspektif Anda.

Sesuatu yang mengundang percakapan. Rasa ingin tahu tentang pekerjaan tim, proyek yang benar-benar Anda minati, atau detail pribadi yang memberi kolega kesempatan untuk berbicara. "Saya juga sedang mencoba mencari kedai kopi terbaik di dekat kantor" lebih efektif daripada presentasi singkat yang sudah dipersiapkan.

Sampaikan dalam waktu kurang dari dua menit jika bertatap muka, atau kurang dari lima kalimat jika tertulis.

Cara memperkenalkan diri dalam berbagai situasi

Sebagai karyawan baru di tim Anda

Skenario yang paling umum. Anda kemungkinan akan mendapatkan beberapa menit dalam rapat tim atau sesi perkenalan singkat di hari pertama Anda.

Jaga agar tetap hangat, spesifik, dan manusiawi:

Ketika Priya bergabung dengan tim produk di sebuah perusahaan SaaS, dia memperkenalkan dirinya dalam rapat harian Senin dengan mengatakan bahwa dia telah menghabiskan empat tahun terakhir di bidang e-commerce, bahwa dia berada di sana untuk bekerja di tim pertumbuhan, dan bahwa tujuan pertamanya adalah untuk memahami bagaimana tim beroperasi sebelum menyarankan apa pun. Bagian terakhir itu, yang menandakan bahwa dia tidak berada di sana untuk langsung mengambil alih kendali, segera mengurangi sikap defensif dan membuka pintu bagi rekan-rekan untuk berbagi konteks dengannya.

- Sebutkan satu hal spesifik yang membuat Anda penasaran atau ingin Anda pelajari.

- Hindari menyebutkan prestasi dengan cara yang terdengar kompetitif

- Ajukan pertanyaan yang tulus di akhir untuk beralih dari monolog ke percakapan.

Satu hal yang perlu diperhatikan: waktu perkenalan Anda juga penting. Jika Anda tiba-tiba masuk ke rapat harian yang sudah terlambat, batasi perkenalan Anda hingga tiga kalimat dan tawarkan untuk berbagi lebih banyak di obrolan terpisah. Memahami suasana dan menghormati ritme tim yang sudah ada menunjukkan kesadaran situasional, yang dengan sendirinya merupakan kesan pertama yang kuat.

Sebagai manajer baru yang bertemu tim Anda untuk pertama kalinya

Yang satu ini memiliki taruhan yang nyata. Orang-orang yang Anda kenalkan diri kepada mereka sedang mencoba mencari tahu apakah kehidupan kerja mereka akan menjadi lebih sulit atau lebih mudah.

Salah satu pendekatan yang selalu berhasil: awali dengan apa yang ingin Anda pelajari sebelum menyatakan apa yang rencanakan akan Anda lakukan. Michael Watkins, penulis 90 Hari Pertamamerekomendasikan agar manajer baru menghabiskan minggu-minggu pertama mereka dengan mengajukan pertanyaan daripada mengumumkan jawaban. Secara spesifik: Apa yang berjalan dengan baik? Apa yang akan Anda ubah jika Anda bisa? Apa yang harus saya ketahui yang mungkin tidak akan saya dengar melalui saluran resmi? [2]

Contoh langsung: "Saya di sini untuk memahami apa yang sedang dikerjakan tim dan apa yang menjadi kendala Anda. Saya tidak akan berpura-pura lebih tahu tentang tim ini daripada Anda setelah tiga hari. Tujuan saya untuk bulan pertama adalah mendengarkan." Kejujuran seperti itu cenderung diterima dengan baik.

Beberapa hal yang selalu berakibat buruk:

• Mengumumkan perubahan sebelum Anda memahami apa yang sebenarnya terjadi.
• Menggunakan apa yang Anda lakukan di perusahaan sebelumnya sebagai tolok ukur.
• Melewatkan pertemuan satu lawan satu dan langsung melakukan perkenalan secara berkelompok.
  

Dalam email pengantar tertulis

Saat bergabung dengan tim yang tersebar atau organisasi besar, perkenalan tertulis seringkali menjangkau lebih banyak orang daripada pertemuan tatap muka mana pun.

Strukturnya sederhana. Mulailah dengan nama dan peran Anda. Sampaikan satu atau dua kalimat tentang apa yang telah Anda lakukan sebelumnya. Sebutkan satu hal yang ingin Anda kerjakan. Akhiri dengan ajakan untuk terhubung.

Contoh:

Halo semuanya, saya Jordan, bergabung dengan tim customer success dengan latar belakang di bidang dukungan dan operasional B2B. Saya berbasis di Austin dan akan bekerja di seluruh akun EMEA. Saya berharap dapat segera memahami proses onboarding saat ini, dan saya ingin sekali minum kopi virtual dengan siapa pun yang bersedia dalam beberapa minggu pertama saya. Kalender saya terbuka. Silakan memesan waktu.

Singkat, spesifik, dan dapat ditindaklanjuti. Informasi yang diberikan cukup untuk memicu percakapan tanpa terkesan seperti ringkasan profil LinkedIn.

Dalam tim jarak jauh atau hibrida

Perkenalan jarak jauh membutuhkan upaya yang lebih disengaja karena pertemuan santai di lorong tidak terjadi. Anda harus menciptakan momen-momen yang biasanya terjadi secara tidak sengaja.

Unggah perkenalan tertulis di saluran obrolan utama tim Anda pada hari pertama. Jika ada panggilan video, nyalakan kamera Anda. Tanyakan kepada manajer Anda siapa saja orang-orang penting yang perlu Anda temui dalam dua minggu pertama, dan jadwalkan pertemuan tersebut daripada menunggu pertemuan itu terjadi secara alami.

Salah satu taktik yang berguna: tambahkan catatan singkat "bekerja sama dengan saya" ke profil Slack atau Teams Anda. Sertakan zona waktu Anda, gaya komunikasi pilihan Anda, dan satu fakta yang tidak berkaitan dengan pekerjaan. Ini hanya membutuhkan sepuluh menit dan menghemat waktu berjam-jam dari ketidakjelasan.

Selain itu, jangan hanya mengandalkan komunikasi berbasis teks dalam beberapa minggu pertama. Jika organisasi Anda menggunakan panggilan video secara teratur, sarankan secara proaktif panggilan video singkat daripada percakapan panjang melalui obrolan. Melihat wajah seseorang bahkan selama lima belas menit akan membangun hubungan yang lebih baik daripada selusin pesan, dan itu akan mempermudah komunikasi tertulis setelahnya karena Anda memiliki gambaran nyata tentang siapa yang Anda ajak bicara.

Hal-hal yang secara konsisten membuat perkenalan menjadi lebih buruk

Terlalu banyak bicara. Pendahuluan dua menit yang berubah menjadi lima belas menit biografi profesional akan membuat orang cepat kehilangan minat. Langsung ke intinya, lalu beri ruang untuk orang lain.

Menjelek-jelekkan mantan majikan. Hal itu menandakan penilaian yang buruk dan membuat rekan kerja langsung bertanya-tanya apa yang akan Anda katakan tentang mereka nanti.

Terlalu meremehkan diri sendiri. Ada perbedaan antara kerendahan hati dan mempersulit orang lain untuk memahami apa yang Anda berikan. Jelaskan pengalaman Anda dengan jelas.

Mengabaikan staf pendukung dan kolega dengan senioritas lebih rendah. Karyawan baru seringkali fokus untuk membuat atasan mereka terkesan dan kurang berinvestasi dalam hubungan dengan rekan kerja dan peran pendukung. Hubungan-hubungan tersebut seringkali menentukan seberapa lancar bulan-bulan pertama Anda berjalan.

Memperlakukan pengenalan sebagai peristiwa sekali saja. Perkenalan di hari pertama adalah titik awal. Menindaklanjuti, mengingat detail dari percakapan awal, dan menunjukkan minat yang konsisten selama berminggu-minggu jauh lebih penting daripada sekadar menyampaikan kalimat pembuka dengan baik.

Daftar periksa praktis untuk minggu pertama Anda

Tindakan-tindakan ini dibangun berdasarkan pengenalan awal dan membantu agar informasi tersebut mudah diingat:

• Kirimkan perkenalan tertulis ke saluran atau grup mana pun yang belum Anda ikuti secara resmi.
• Jadwalkan pertemuan empat mata dengan orang-orang yang telah ditunjuk oleh manajer Anda sebagai kontak utama.
• Tindak lanjuti setidaknya satu detail dari percakapan awal ("Anda menyebutkan sedang mengerjakan X, bagaimana hasilnya?").
• Tambahkan catatan "bekerja sama dengan saya" ke profil Slack atau Teams Anda.
• Hadiri setidaknya satu momen informal tim, obrolan santai sambil minum kopi, percakapan saat makan siang, apa pun di luar rapat formal.

Bagaimana AhaSlides dapat membantu tim dalam proses orientasi anggota baru.

Alasan terbesar mengapa perkenalan tidak efektif adalah karena sifatnya satu arah. Orang baru berbicara; semua orang hanya mendengarkan setengah hati dan kembali ke laptop mereka. Aktivitas interaktif singkat dalam pertemuan yang sama akan mengubah hal itu sepenuhnya.

AhaSlides memungkinkan tim untuk menjalankan jajak pendapat langsung, awan kata, dan sesi tanya jawab langsung dalam rapat. Slide sederhana "dua kebenaran dan satu kebohongan", jajak pendapat yang meminta tim untuk berbagi proyek mereka saat ini dalam satu kata, atau sesi tanya jawab terbuka bagi karyawan baru untuk mengajukan pertanyaan kepada tim, semua ini menjadikan perkenalan sebagai pengalaman dua arah, bukan sekadar presentasi. Ketika orang merespons secara langsung, mereka lebih cenderung mengingat momen tersebut dan orang yang menjadi pusatnya.

Bagi manajer yang melakukan orientasi terhadap banyak karyawan baru, interaksi terstruktur semacam ini sangat efektif. Anda dapat menjalankan format pemecah kebekuan yang sama di berbagai tim tanpa terasa identik setiap kali, karena responsnya selalu berbeda.

Pertanyaan yang sering diajukan

Seberapa panjang seharusnya perkenalan diri di tempat kerja?

Saat bertatap muka, usahakan sekitar 60 hingga 90 detik, kira-kira waktu yang dibutuhkan untuk menyebutkan nama Anda, peran Anda, satu baris latar belakang yang relevan, dan satu pertanyaan untuk kelompok tersebut. Perkenalan tertulis bisa sedikit lebih panjang, tetapi empat hingga enam kalimat biasanya sudah cukup. Orang-orang akan mengajukan pertanyaan lanjutan jika mereka menginginkan lebih banyak informasi. Tujuan dari perkenalan adalah untuk membuka percakapan, bukan menutupnya. Jika Anda mendapati diri Anda berbicara lebih dari dua menit, itu adalah sinyal untuk berhenti sejenak dan mengundang orang lain untuk merespons daripada melanjutkan.

Bagaimana jika saya gugup atau gagap saat memperkenalkan diri?

Hal ini hampir selalu terjadi pada setiap orang, terutama ketika ruangan menjadi hening dan semua mata tertuju pada Anda. Cara paling efektif untuk mengatasinya adalah dengan mengakui kesalahan tersebut secara singkat dan melanjutkan: "Maaf, izinkan saya memulai dari awal" atau "Saya selalu merasa perkenalan di hari pertama agak menegangkan" akan terdengar jujur ​​dan tidak canggung. Yang diingat orang adalah apakah Anda bersikap ramah dan benar-benar tertarik pada mereka, bukan apakah kalimat Anda tersusun sempurna. Penelitian tentang pembentukan kesan secara konsisten menunjukkan bahwa keramahan dan perhatian lebih berpengaruh daripada kelancaran verbal. Kesalahan kecil yang diikuti dengan pertanyaan tulus tentang pekerjaan rekan tim Anda akan terlupakan dalam waktu seminggu.

Apakah saya perlu menyiapkan pendahuluan saya terlebih dahulu?

Ya, tapi secukupnya saja. Tuliskan dua atau tiga kalimat yang ingin Anda sertakan dan latihlah mengucapkannya dengan lantang sekali atau dua kali sebelum hari pertama Anda. Masuk tanpa persiapan sama sekali berarti Anda berimprovisasi di bawah tekanan sosial ringan, yang mana orang cenderung berbicara bertele-tele atau meremehkan diri sendiri. Masuk dengan pidato yang sudah sepenuhnya disiapkan terdengar datar dan seperti dihafal, dan itu dapat membuat Anda kurang responsif terhadap percakapan yang sebenarnya terjadi di sekitar Anda. Beberapa frasa yang sudah disiapkan memberi Anda landasan sekaligus memberi ruang untuk beradaptasi dengan siapa pun yang ada di ruangan. Perhatikan nada percakapan tim yang sudah ada dan sesuaikan. Tim yang energik dan informal akan merespons secara berbeda daripada kelompok yang lebih tenang dan pendiam.

sumber

[1] BambooHR. (2023). Kesan pertama sangat penting: 44 hari untuk menentukan keberhasilan atau kegagalan karyawan baru.. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Watkins, M. (2003). 90 Hari Pertama: Strategi Terbukti untuk Beradaptasi Lebih Cepat dan Lebih Cerdas. Harvard Business Review Press.