Template Analisis Akar Masalah 101 | Panduan Langkah demi Langkah

Bayangkan tim Anda sebagai kru yang berlayar di tengah berbagai proyek dan tujuan. Apa yang terjadi saat Anda mengalami masa sulit? Gunakan templat analisis akar penyebab, kompas organisasi Anda. Dalam hal ini blog postingan ini, kami akan mengungkap analisis akar penyebab dan prinsip utamanya, cara melakukan RCA langkah demi langkah, dan berbagai templat analisis akar penyebab untuk membantu perjalanan Anda.

Daftar Isi

Apa Analisis Akar Penyebab?

Root Cause Analysis (RCA) adalah proses sistematis yang digunakan untuk mengidentifikasi penyebab mendasar dari masalah atau insiden dalam suatu sistem. Tujuan utama RCA adalah untuk mengetahui penyebab terjadinya masalah tertentu dan mengatasi akar permasalahannya, bukan sekadar mengatasi gejalanya. Pendekatan ini membantu mencegah masalah terulang kembali.

Root Cause Analysis banyak digunakan di berbagai industri, termasuk manufaktur, kesehatan, teknologi informasi, dan banyak lagi. Ini adalah pendekatan proaktif terhadap pemecahan masalah yang bertujuan untuk menciptakan solusi jangka panjang daripada perbaikan cepat, sehingga mendorong perbaikan berkelanjutan dalam organisasi atau sistem.

Prinsip Utama Analisis Akar Penyebab

Berikut adalah prinsip utama utama RCA:

Fokus pada Masalah, Bukan pada Orangnya:

Daripada menyalahkan individu, berkonsentrasilah pada penyelesaian masalah. Root Cause Analysis (RCA) adalah alat untuk menemukan dan memperbaiki masalah, memastikan masalah tidak terjadi lagi, tanpa menyalahkan orang tertentu.

Jaga Segalanya Tetap Terorganisir:

Saat melakukan RCA, berpikirlah secara terorganisir. Ikuti proses langkah demi langkah untuk menemukan semua kemungkinan penyebab masalah. Terorganisir membuat RCA bekerja lebih baik.

Gunakan Fakta dan Bukti:

Buat keputusan berdasarkan informasi nyata. Pastikan RCA Anda menggunakan fakta dan bukti, bukan tebakan atau perasaan.

Ide Pertanyaan Secara Terbuka:

Ciptakan ruang yang memungkinkan untuk mempertanyakan ide. Saat melakukan RCA, bersikaplah terbuka terhadap pemikiran dan perspektif baru. Ini membantu mengeksplorasi semua kemungkinan penyebab masalah tersebut.

Tetaplah melakukannya:

Pahami bahwa RCA membutuhkan waktu. Teruskan sampai Anda menemukan alasan utama masalahnya. Bersabar penting untuk menemukan solusi yang baik dan menghentikan masalah agar tidak terulang kembali.

Bagaimana Melakukan Analisis Akar Penyebab

Melakukan Analisis Akar Penyebab melibatkan proses sistematis untuk mengidentifikasi penyebab mendasar dari suatu masalah atau isu. Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara melakukan RCA:

1/ Tentukan Masalahnya:

Mengartikulasikan dengan jelas masalah atau isu yang perlu diselidiki. Tulis pernyataan masalah singkat yang mencakup rincian seperti gejala, dampak terhadap operasi, dan informasi relevan lainnya. Langkah ini menetapkan tahapan untuk keseluruhan proses RCA.

2/ Bentuk Tim:

Membentuk tim multidisiplin dengan individu-individu yang mempunyai kepentingan atau keahlian terkait masalah. Keberagaman dalam perspektif dapat menghasilkan pemahaman yang lebih komprehensif mengenai permasalahan ini.

3/ Kumpulkan Data:

Kumpulkan informasi dan data yang relevan. Hal ini mungkin melibatkan peninjauan catatan, melakukan wawancara, mengamati proses, dan mengumpulkan sumber data terkait lainnya. Tujuannya adalah untuk memiliki pemahaman situasi yang komprehensif dan akurat.

4/ Gunakan Alat RCA:

Gunakan berbagai alat dan teknik RCA untuk mengidentifikasi akar permasalahan. Alat umum meliputi:

Diagram Tulang Ikan (Ishikawa): Representasi visual yang mengkategorikan penyebab potensial suatu masalah ke dalam cabang-cabang, seperti manusia, proses, peralatan, lingkungan, dan manajemen.
5 Mengapa: Tanyakan “mengapa” berulang kali untuk menelusuri rangkaian kejadian dan menemukan penyebab mendasarnya. Sampai Anda menemukan akar masalahnya, teruslah bertanya “mengapa”.

5/ Identifikasi Akar Penyebab:

Analisis data dan informasi yang dikumpulkan untuk mengidentifikasi penyebab mendasar atau akar permasalahan.

Lihatlah lebih dari sekedar gejala langsung untuk memahami masalah sistemik yang berkontribusi terhadap masalah tersebut.
Pastikan akar penyebab yang teridentifikasi valid dan didukung oleh bukti. Periksa kembali dengan tim dan, jika memungkinkan, uji asumsi untuk memverifikasi keakuratan analisis Anda.

6/ Kembangkan Solusi:

Lakukan brainstorming dan evaluasi potensi tindakan perbaikan dan pencegahan. Fokus pada solusi yang mengatasi akar permasalahan yang teridentifikasi. Pertimbangkan kelayakan, efektivitas, dan potensi konsekuensi yang tidak diinginkan dari setiap solusi.

7/ Buat Rencana Aksi:

Kembangkan rencana tindakan terperinci yang menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengimplementasikan solusi yang dipilih. Tetapkan tanggung jawab, tetapkan jadwal, dan tetapkan metrik untuk memantau kemajuan.

8/ Menerapkan Solusi:

Menerapkan solusi yang dipilih ke dalam tindakan. Menerapkan perubahan pada proses, prosedur, atau aspek lain yang diidentifikasi dalam rencana tindakan.

9/ Pantau dan Evaluasi:

Pantau situasi dengan cermat untuk memastikan bahwa solusi yang diterapkan efektif. Membangun sistem untuk evaluasi dan umpan balik yang berkelanjutan. Jika perlu, lakukan penyesuaian terhadap solusi berdasarkan hasil nyata.

Templat Analisis Akar Penyebab

Di bawah ini adalah templat sederhana untuk Analisis Akar Penyebab dalam berbagai format:

Templat Analisis Akar Penyebab Excel:

Berikut adalah templat analisis akar masalah di Excel

Deskripsi Masalah: Jelaskan secara singkat masalah atau permasalahannya.
Tanggal & Waktu Kejadian: Catat kapan masalah terjadi.
Pengumpulan data: Tentukan sumber data dan metode yang digunakan.
Akar permasalahan: Buat daftar akar penyebab yang teridentifikasi.
Solusi: Dokumentasikan solusi yang diusulkan.
Rencana implementasi: Uraikan langkah-langkah untuk mengimplementasikan solusi.
Pemantauan dan evaluasi: Tentukan bagaimana solusi akan dipantau.

5 Templat Analisis Akar Penyebab Mengapa:

Berikut adalah 5 template analisis akar permasalahan mengapa

Pernyataan masalah:

Nyatakan masalahnya dengan jelas.

Mengapa? (Iterasi ke-1):

Tanyakan mengapa masalah tersebut terjadi dan catat jawabannya.

Mengapa? (Iterasi ke-2):

Ulangi prosesnya, tanyakan alasannya lagi.

Mengapa? (Iterasi ke-3):

Lanjutkan hingga Anda mencapai akar permasalahan.

Solusi:

Usulkan solusi berdasarkan akar permasalahan yang teridentifikasi.

Templat Analisis Akar Penyebab Tulang Ikan:

Berikut adalah templat analisis akar masalah tulang ikan

Pernyataan masalah:

Tuliskan permasalahan pada “kepala” diagram tulang ikan.

Kategori (misalnya, Orang, Proses, Peralatan):

Beri label pada cabang untuk mengetahui penyebab potensial yang berbeda.

Penyebab Terperinci:

Bagi setiap kategori menjadi penyebab spesifik.

Akar permasalahan:

Identifikasi akar penyebab untuk setiap penyebab terperinci.

Solusi:

Sarankan solusi yang terkait dengan setiap akar permasalahan.

Contoh Analisis Akar Penyebab dalam Pelayanan Kesehatan:

Berikut adalah contoh analisis akar penyebab dalam perawatan kesehatan

Deskripsi Insiden Pasien: Jelaskan secara singkat insiden layanan kesehatan.
Garis Waktu Acara: Garis besar kapan setiap peristiwa terjadi.
Faktor kontribusi: Sebutkan faktor-faktor yang menyebabkan kejadian tersebut.
Akar permasalahan: Identifikasi penyebab utama insiden tersebut.
Tindakan korektif: Usulkan tindakan untuk mencegah terulangnya kembali.
Tindak Lanjut dan Pemantauan: Tentukan bagaimana tindakan perbaikan akan dipantau.

Templat Analisis Akar Penyebab Six Sigma:

Menetapkan: Definisikan dengan jelas masalah atau penyimpangannya.
Mengukur: Kumpulkan data untuk mengukur masalahnya.
Menganalisa: Gunakan alat seperti Fishbone atau 5 Whys untuk mengidentifikasi akar permasalahan.
Memperbaiki: Mengembangkan dan menerapkan solusi.
Kontrol: Tetapkan kontrol untuk memantau dan mempertahankan perbaikan.

Selain itu, berikut beberapa situs web tempat Anda dapat menemukan templat analisis akar masalah untuk membantu proses RCA Anda: Klik ke atas, dan budaya keselamatan.

Final Thoughts

Templat Analisis Akar Penyebab adalah kompas Anda untuk pemecahan masalah yang efektif. Dengan mengikuti panduan langkah demi langkah yang diuraikan di sini, tim Anda dapat menavigasi tantangan dengan tepat dan memastikan solusi jangka panjang. Untuk meningkatkan sesi pertemuan dan curah pendapat Anda lebih jauh, jangan lupa untuk menggunakannya AhaSlides – alat yang dirancang untuk meningkatkan kolaborasi dan menyederhanakan komunikasi.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Bagaimana Anda menulis analisis akar permasalahan?

Definisikan masalah dengan jelas, Kumpulkan data yang relevan, Identifikasi akar permasalahan, Kembangkan solusi untuk mengatasi akar permasalahan, dan Implementasikan serta pantau efektivitas solusi.