Google Forms adalah salah satu alat survei yang paling banyak digunakan di dunia. Lebih dari 558,000 perusahaan menggunakannya, yang berarti hampir setengah dari pasar perangkat lunak survei [1], dan penggunaannya gratis. Jika Anda membutuhkan formulir umpan balik cepat, evaluasi pasca pelatihan, atau formulir pengumpulan data yang sederhana, Google Forms mencakup hal-hal dasar dengan baik.
Panduan ini menjelaskan 10 langkah untuk membuat dan meluncurkan survei di Google Forms, membagikan kiat praktis agar orang benar-benar merespons, dan menjelaskan di mana alat ini memiliki keterbatasan untuk kasus penggunaan profesional.
Apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh Google Forms
Google Forms adalah alat gratis yang mumpuni. Ia menerima respons tanpa batas, terhubung langsung ke Google Sheets, dan berfungsi di perangkat apa pun. Namun, kekurangannya adalah tidak mampu menjalankan sesi interaktif secara langsung. Peserta tidak melihat hasil yang berkembang secara real-time, tidak ada cara untuk memproyeksikan respons ke ruangan saat respons masuk, dan pilihan desainnya terbatas.
Bagi para profesional L&D dan tim HR yang menjalankan sesi pelatihan langsung atau pertemuan umum, kesenjangan itu penting. Lebih lanjut tentang hal itu di bagian akhir.
Cara membuat survei dengan Google Forms
Langkah 1: Buka Google Forms
Pergi ke form.google.com Saat Anda masuk ke akun Google Anda. Anda juga dapat memulai dari Google Drive dengan mengklik Baru > Formulir Google.
Langkah 2: Mulai formulir baru
Klik Formulir Kosong untuk memulai dari awal, atau buka galeri templat untuk opsi yang sudah tersedia seperti umpan balik acara, kepuasan pelanggan, atau evaluasi kursus. Templat menghemat waktu penyiapan karena strukturnya sudah familiar.
Pada paket Google Workspace dan Google AI yang memenuhi syarat, Anda juga dapat menggunakan opsi "Bantu saya membuat" Gemini untuk membuat draf formulir dari perintah singkat, atau dari file Dokumen, Spreadsheet, Slide, atau PDF yang sudah Anda miliki [4]. Tinjau draf dengan saksama, karena draf tersebut tidak akan mengatur bagian atau pengaturan kuis untuk Anda.
Langkah 3: Tambahkan judul dan deskripsi
Judul akan muncul di bagian atas formulir yang dilihat responden. Gunakan kolom deskripsi untuk memberikan konteks: berapa lama survei berlangsung, mengapa Anda mengumpulkan data, dan apakah tanggapan bersifat anonim. Responden yang mengetahui apa yang diharapkan lebih cenderung menyelesaikan survei.
Langkah 4: Tambahkan pertanyaan
Klik ikon "+" di bilah alat di sebelah kanan untuk menambahkan pertanyaan, lalu pilih jenis pertanyaan dari menu tarik-turun. Google Forms mendukung:
- Jawaban singkat (teks satu baris)
- Paragraf (teks multi-baris)
- Pilihan ganda (pilih salah satu)
- Kotak centang (pilih beberapa)
- Dropdown
- Unggah file
- Skala linier (untuk pertanyaan penilaian gaya Likert)
- Peringkat (bintang, hati, atau jempol)
- Kisi-kisi pilihan ganda dan kisi-kisi kotak centang
- Tanggal dan waktu
Untuk evaluasi pelatihan dan survei SDM, skala linier dan pilihan ganda mencakup sebagian besar kebutuhan. Jika Anda membuat survei reaksi Kirkpatrick Level 1 setelah lokakarya, kombinasi skala linier dan satu pertanyaan paragraf terbuka adalah dasar yang solid. Perhatikan bahwa pertanyaan unggahan file mengharuskan responden untuk masuk ke akun Google.
Langkah 5: Tandai pertanyaan yang wajib dijawab
Aktifkan tombol "Wajib Diisi" untuk setiap pertanyaan yang membutuhkan jawaban sebelum formulir dapat dikirim. Gunakan secara selektif, karena mewajibkan setiap pertanyaan akan meningkatkan angka pengabaian pengisian, terutama pada kolom teks terbuka.
Langkah 6: Gunakan bagian-bagian untuk survei yang lebih panjang
Klik ikon Tambah bagian di bilah alat untuk memecah survei panjang menjadi bagian-bagian yang logis. Bagian-bagian membuat survei terasa lebih pendek, yang membantu meningkatkan tingkat penyelesaian. Setiap bagian dapat memiliki judulnya sendiri, dan Anda dapat mengarahkan responden ke bagian yang berbeda berdasarkan jawaban mereka. Buka menu tiga titik pada pertanyaan pilihan ganda dan pilih "Buka bagian berdasarkan jawaban" untuk membuat alur seperti "Jika jawaban untuk Pertanyaan 3 adalah Tidak, lewati ke Bagian 4."
Langkah 7: Sesuaikan tampilan
Klik ikon palet di bagian atas untuk membuka panel tema. Dari sana Anda dapat menambahkan gambar header, mengubah tema dan warna latar belakang, serta memilih font untuk header, pertanyaan, dan teks. Menyesuaikan dengan identitas visual perusahaan Anda membuat formulir terasa kurang umum dan lebih kredibel.
Langkah 8: Pratinjau sebelum mengirim
Klik ikon mata untuk membuka formulir seperti yang akan dilihat responden. Periksa apakah kolom yang wajib diisi sudah ditandai dengan benar dan apakah logika bagian Anda berfungsi. Kemudian, buka tautan tersebut di ponsel Anda juga, karena banyak responden akan melakukannya.
Langkah 9: Publikasikan dan bagikan survei
Formulir baru tidak akan aktif sampai Anda mempublikasikannya. Klik Publikasikan di kanan atas, pilih siapa yang dapat merespons (siapa pun yang memiliki tautan, atau hanya orang yang Anda tambahkan), lalu publikasikan. Setelah formulir aktif, Anda dapat membagikannya dengan beberapa cara:
- link: Salin tautan balasan dan bagikan di mana saja, dengan opsi untuk memperpendeknya.
- Email: kirim formulir langsung ke daftar alamat
- Menanamkan: Salin cuplikan HTML untuk menempatkan formulir di situs web atau intranet.
Untuk survei internal, bagikan melalui saluran yang sudah biasa digunakan orang, seperti... SlackPesan melalui Teams atau dari manajer mereka cenderung lebih efektif daripada mengirimkan tautan umum secara massal.
Langkah 10: Tinjau tanggapan
Buka tab Tanggapan untuk melihat ringkasan dengan grafik yang dibuat secara otomatis, atau beralih ke tampilan Individu untuk membaca setiap kiriman. Klik Tautkan ke Spreadsheet untuk mengirim semua tanggapan ke spreadsheet untuk analisis lebih mendalam, seperti memfilter berdasarkan departemen, menghitung rata-rata, atau membuat grafik Anda sendiri.
Tips untuk mendapatkan lebih banyak respons
Tingkat respons survei email biasanya berkisar antara 15 hingga 25% [3], dan angka putus sekolah meningkat seiring bertambahnya pertanyaan [2]. Kebiasaan ini membantu menutup kesenjangan tersebut.
Tetap singkat. Analisis SurveyMonkey terhadap 100,000 survei menemukan bahwa penurunan responden paling tajam terjadi dengan setiap penambahan pertanyaan hingga sekitar 15 pertanyaan [2]. Untuk evaluasi pasca-pelatihan yang umum, 8 hingga 10 pertanyaan adalah batas praktis.
Sebutkan waktunya di awal. Memberi tahu responden "Ini membutuhkan waktu 3 menit" dalam deskripsi atau undangan membantu orang untuk berkomitmen, karena mereka mengetahui cakupannya sebelum memulai.
Personalisasikan undangan tersebut. Pesan yang menyebutkan nama penerima dan merujuk pada acara tertentu ("setelah sesi orientasi hari Selasa") akan lebih efektif daripada pesan umum "silakan isi formulir ini."
Kirim satu pengingat. Sebuah tindak lanjut beberapa hari setelah permintaan pertama, dengan ucapan terima kasih kepada mereka yang telah merespons, dapat menjangkau orang-orang yang bermaksud membalas tanpa mengganggu orang lain.
Klarifikasi anonimitas. Jika tanggapan bersifat anonim, nyatakan hal itu secara eksplisit. Hal ini sangat penting untuk umpan balik dari manajer atau pertanyaan tentang kesehatan organisasi, di mana orang khawatir identitas mereka terungkap.
Atur waktunya dengan baik. Hindari mengirim pesan di pagi hari Senin atau larut malam di hari Jumat, karena saat itu kotak masuk sedang ramai atau orang-orang sudah tidak lagi membuka email.
Contoh survei pasca pelatihan berisi 8 pertanyaan
Jika Anda sedang membuat evaluasi pasca-pelatihan, struktur ini membuatnya ringkas dan tetap memberi Anda data yang dapat Anda tindak lanjuti:
- Bagaimana penilaian Anda terhadap sesi hari ini secara keseluruhan? (Skala linier, 1 hingga 5)
- Seberapa relevan konten tersebut dengan peran Anda? (Skala linier, 1 hingga 5)
- Seberapa yakin Anda dapat menerapkan apa yang telah Anda pelajari? (Skala linier, 1 hingga 5)
- Bagaimana Anda menilai fasilitator tersebut? (Skala linier, 1 hingga 5)
- Apakah durasi sesi sudah tepat? (Pilihan ganda: terlalu pendek, tepat, terlalu panjang)
- Topik mana yang paling bermanfaat? (Pilihan ganda)
- Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan sesi ini kepada kolega Anda? (Skala linier, 0 hingga 10)
- Apa yang akan Anda ubah dari sesi ini? (Paragraf)
kesalahan umum untuk menghindari
Bahkan formulir yang dirancang dengan baik pun dapat berkinerja buruk jika beberapa kebiasaan umum muncul. Berikut adalah empat masalah yang paling sering dihadapi oleh tim L&D dan HR, serta cara memperbaikinya.
Mengajukan pertanyaan yang mengarahkan. Pertanyaan seperti "Seberapa besar Anda menikmati sesi hari ini?" mengasumsikan responden menikmatinya. Kerangka berpikir tersebut membiaskan respons ke atas dan membuat data kurang bermanfaat untuk meningkatkan program. Tulis ulang pertanyaan tersebut sebagai "Bagaimana Anda menilai sesi hari ini?" dengan skala netral. Logika yang sama berlaku untuk pilihan jawaban: jaga agar skala tetap seimbang, dengan jumlah pilihan negatif yang sama dengan pilihan positif.
Menggunakan terlalu banyak kolom teks terbuka. Respons teks bebas membutuhkan usaha untuk ditulis dan bahkan lebih banyak usaha untuk dianalisis. Satu atau dua pertanyaan terbuka per survei biasanya cukup untuk menangkap nuansa tanpa membuat responden kelelahan atau membuat Anda harus membaca 400 komentar yang tidak terstruktur. Untuk sebagian besar formulir pasca-pelatihan, batasi teks bebas hanya pada satu pertanyaan "Apa yang akan Anda ubah tentang sesi ini?" di bagian akhir.
Melewatkan pemeriksaan melalui ponsel. Editor Google Forms dirancang untuk desktop, tetapi sebagian besar responden akan membuka tautan tersebut di ponsel. Teks pertanyaan yang panjang dan grid lebar yang terlihat rapi di laptop dapat sulit dibaca dan diketik di layar kecil. Buka formulir di ponsel Anda sebelum mengirim, dan hindari grid kotak centang dengan lebih dari empat atau lima kolom.
Mengirim dari alamat email umum atau alias grup. Survei yang dikirim dari "hr-noreply@company.com" atau "training@company.com" lebih mudah diabaikan daripada pesan dari orang sungguhan. Jika memungkinkan, kirim dari atau salin pesan kepada seseorang yang dikenal responden, seperti manajer mereka, pelatih yang menjalankan sesi tersebut, atau mitra bisnis HR mereka. Koneksi pribadi tersebut memberi sinyal bahwa seseorang akan benar-benar membaca umpan balik tersebut.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah saya membatasi tanggapan sehingga setiap orang hanya dapat mengirimkan tanggapan sekali saja?
Ya. Buka tab Pengaturan, perluas Tanggapan, dan aktifkan "Batasi hingga 1 tanggapan." Ini mengharuskan responden untuk masuk ke akun Google, yang mungkin tidak cocok untuk audiens eksternal atau kontraktor yang tidak menggunakan Google. Tanpa masuk, Google Forms tidak memiliki cara untuk mencegah seseorang mengirimkan tanggapan dua kali.
Bagaimana cara saya membagikan hasil kepada pemangku kepentingan tanpa memberi mereka akses edit ke formulir tersebut?
Siapa pun yang Anda tambahkan sebagai kolaborator pada formulir dapat mengeditnya, jadi bagikan datanya saja. Tautkan formulir ke Google Sheets, lalu bagikan spreadsheet tersebut dengan akses hanya lihat, atau buat tab ringkasan dengan grafik dan bagikan hanya itu. Jika Anda ingin setiap responden melihat hasil agregat, Anda juga dapat mengaktifkan "Lihat ringkasan hasil" di bawah Pengaturan > Presentasi.
Apakah Google Forms efektif untuk umpan balik 360 derajat atau tinjauan kinerja?
Sistem ini dapat menangani mekanisme seperti pengumpulan peringkat, pengarahan orang berdasarkan logika bagian, dan kompilasi data di Google Sheets, tetapi tidak dirancang untuk kasus penggunaan tersebut. Tidak ada cara bawaan untuk menghubungkan respons ke orang tertentu yang sedang dinilai sambil tetap menjaga anonimitas penilai, tidak ada kontrol akses berbasis peran, dan tidak ada pelaporan yang dirancang untuk kerangka kerja kompetensi. Untuk umpan balik rekan kerja yang sesekali dan berisiko rendah, formulir terpisah per orang dapat digunakan. Untuk proses 360 derajat formal di banyak karyawan, platform SDM khusus akan menghemat waktu administrasi secara signifikan.
Bisakah saya menggunakan Google Forms untuk mengadakan kuis atau pengecekan pengetahuan setelah pelatihan?
Ya, dan ini adalah salah satu kegunaan utama alat ini. Di tab Pengaturan, aktifkan "Jadikan ini kuis" untuk memberikan poin pada pertanyaan, menetapkan jawaban yang benar, dan menampilkan skor responden setelah mereka mengirimkan jawaban. Anda juga dapat menambahkan umpan balik untuk setiap jawaban, yang mengubah kuis menjadi momen pembelajaran singkat, bukan hanya sekadar skor. Untuk pelatihan kepatuhan mandiri atau modul e-learning yang membutuhkan pengecekan pengetahuan sederhana dengan penilaian otomatis, Google Forms menanganinya dengan baik.
Ketika Google Forms saja tidak cukup
Google Forms mengumpulkan respons secara asinkron. Hasilnya muncul di dasbor pemilik formulir, dan paling banyak, responden hanya dapat melihat ringkasan statis setelah mereka mengirimkan formulir. Tidak ada cara bagi fasilitator untuk menampilkan respons yang terus bertambah secara langsung di depan kelompok.
Untuk sesi pelatihan, pertemuan umum, dan rapat tim yang bertujuan untuk melibatkan orang-orang di ruangan atau melalui panggilan video, keterbatasan itu menjadi penting. Ketika seorang pelatih ingin menampilkan awan kata (word cloud) secara real-time dari tanggapan peserta, menjalankan jajak pendapat langsung sebelum diskusi, atau mengumpulkan pertanyaan anonim dari 200 karyawan, Google Forms membutuhkan solusi berbagi layar yang mengganggu alur kerja.
AhaSlides Platform ini menangani kasus penggunaan tersebut secara langsung. Jajak pendapat, skala penilaian, tanya jawab, word cloud, dan kuis berjalan langsung dalam sebuah sesi. Peserta menjawab melalui ponsel mereka, hasilnya muncul di layar secara real-time, dan fasilitator dapat mendiskusikan data tersebut dengan segera. Anda juga dapat mengirim survei pasca-sesi dari platform yang sama, sehingga Anda tidak perlu beralih antar alat.
Untuk pengumpulan data mandiri di mana keterlibatan langsung tidak diperlukan, Google Forms adalah pilihan standar yang tepat. Namun, ketika survei merupakan bagian dari sesi langsung, alat keterlibatan yang dirancang khusus akan memberikan hasil yang lebih baik.
sumber
[1] 6sense. Pangsa pasar Google Forms. https://6sense.com/tech/survey/google-forms-market-share
[2] SurveyMonkey. Pertanyaan survei dan tingkat penyelesaian. https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_questions_and_completion_rates/
[3] SurveySparrow. Tolok ukur tingkat respons survei. https://surveysparrow.com/blog/survey-response-rate-benchmarks/
[4] Pembaruan Google Workspace. Buat formulir dengan Gemini di Google Forms. https://workspaceupdates.googleblog.com/2025/06/help-me-create-gemini-google-forms.html
