Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana beberapa tim mengelola proyek mereka dengan begitu lancar, hampir seperti sulap? Masukkan Kanban, sebuah metodologi sederhana namun kuat yang telah mengubah cara pekerjaan diselesaikan. Dalam postingan blog ini, kita akan memulai perjalanan untuk mengungkap misteri 'Apa itu Kanban?' dan jelajahi bagaimana prinsip sederhananya dapat meningkatkan produktivitas dan menyederhanakan proses di bidang apa pun.
Daftar Isi
Apa itu Kanban?
Apa itu Kanban? Kanban, awalnya dikembangkan di Toyota pada tahun 1940an, telah menjadi sistem manajemen visual yang diadopsi secara luas untuk membatasi pekerjaan dalam proses (WIP) dan mengatur alur pekerjaan di berbagai industri.
Pada intinya, Kanban adalah metodologi sederhana dan efisien yang dibuat untuk mengoptimalkan alur kerja dan menyederhanakan proses. Istilah “Kanban”, berasal dari bahasa Jepang, diterjemahkan menjadi “kartu visual” atau “sinyal”.
Pada dasarnya, Kanban beroperasi sebagai representasi visual dari pekerjaan, menggunakan kartu atau papan untuk mengkomunikasikan tugas dan status masing-masing. Setiap kartu mewakili pekerjaan atau aktivitas tertentu, memberikan tim pemahaman yang jelas dan real-time tentang kemajuan pekerjaan mereka. Pendekatan langsung ini meningkatkan transparansi, sehingga memudahkan tim untuk berkolaborasi dan mengelola tugas mereka secara efisien.
Apa perbedaan antara Kanban dan Scrum?
Kanban:
- Berorientasi Aliran: Bekerja seperti aliran berkelanjutan, tanpa jangka waktu tetap.
- Sistem Visual: Menggunakan papan untuk melacak dan mengelola tugas secara visual.
- Peran yang Dapat Disesuaikan: Tidak memaksakan peran tertentu, beradaptasi dengan struktur yang ada.
Scrum:
- Time-Boxed: Beroperasi dalam jangka waktu tetap yang disebut sprint.
- Peran Terstruktur: Mencakup peran seperti Scrum Master, dan Pemilik Produk.
- Beban Kerja yang Direncanakan: Pekerjaan direncanakan dalam peningkatan waktu yang tetap.
Secara Sederhana:
- Kanban seperti aliran yang stabil, mudah beradaptasi dengan cara kerja tim Anda.
- Scrum itu seperti sprint, dengan peran yang jelas dan perencanaan terstruktur.
Apa perbedaan antara Kanban dan Agile?
Kanban:
- Metodologi: Sistem manajemen visual dalam kerangka Agile.
- Fleksibilitas: Menyesuaikan dengan alur kerja dan praktik yang ada.
Tangkas:
- Filosofi: Serangkaian prinsip yang lebih luas untuk manajemen proyek yang berulang dan fleksibel.
- Manifesto: Dipandu oleh Agile Manifesto, mempromosikan kemampuan beradaptasi dan kolaborasi pelanggan.
Secara Sederhana:
- Kanban adalah bagian dari keluarga Agile, menyediakan alat yang fleksibel untuk memvisualisasikan pekerjaan.
- Agile adalah filosofinya, dan Kanban adalah salah satu metodologinya yang dapat disesuaikan.
Apa itu Papan Kainban?
Papan Kanban adalah jantung dari metodologi Kanban. Ia memiliki kemampuan untuk memberikan gambaran visual dari keseluruhan alur kerja, menawarkan tim cara yang efisien untuk mengelola tugas dan proyek.
Keindahan Kanban terletak pada kesederhanaannya. Hal ini tidak memaksakan struktur yang kaku atau batas waktu yang tetap; sebaliknya, hal ini mencakup fleksibilitas.
- Bayangkan papan digital atau fisik dengan kolom yang mewakili berbagai tahapan proyek— dengan tugas darinya 'Melakukan' untuk 'Sedang berlangsung' dan akhirnya 'Selesai' seiring mereka berkembang.
- Setiap tugas diwakili oleh sebuah kartu, juga dikenal sebagai “Kartu Kanban”, menampilkan detail penting seperti deskripsi tugas, tingkat prioritas, dan penerima tugas.
- Seiring kemajuan pekerjaan, kartu-kartu ini bertransisi dengan lancar melintasi kolom, mencerminkan status setiap tugas saat ini.
Metodologinya mengandalkan transparansi, sehingga memudahkan anggota tim untuk memahami keadaan terkini secara sekilas. Kanban bukan hanya sebuah alat; ini adalah pola pikir yang mendorong perbaikan berkelanjutan dan kemampuan beradaptasi.
5 Praktik Terbaik Kainban
Mari selami praktik inti Kanban.
1/ Memvisualisasikan Alur Kerja:
Latihan pertama adalah membuat pekerjaan terlihat. Kanban memperkenalkan representasi visual alur kerja Anda melalui papan Kanban.
Seperti disebutkan, papan ini bertindak sebagai kanvas dinamis di mana setiap tugas atau item pekerjaan diwakili oleh sebuah kartu. Setiap kartu berpindah melintasi kolom yang berbeda, mewakili berbagai tahapan alur kerja – dari awal 'Yang Harus Dilakukan' hingga 'Selesai' terakhir.
Representasi visual ini memberikan kejelasan, memungkinkan anggota tim melihat sekilas apa yang sedang berlangsung, apa yang sudah selesai, dan apa yang akan dilakukan selanjutnya.
2/ Membatasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung (WIP):
Praktik kedua berkisar pada mempertahankan beban kerja yang dapat dikelola.
Membatasi jumlah tugas yang sedang berjalan adalah aspek kunci dari metodologi Kanban. Hal ini membantu mencegah kelebihan beban anggota tim dan memastikan aliran kerja yang stabil dan efisien.
Dengan membatasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung (WIP), tim dapat fokus menyelesaikan tugas sebelum melanjutkan ke tugas baru, mencegah kemacetan, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
3/ Mengelola Aliran:
Apa itu Kanban? Kanban adalah tentang menjaga pekerjaan tetap berjalan lancar. Latihan ketiga melibatkan pemantauan terus-menerus dan penyesuaian alur tugas. Tim berusaha untuk mempertahankan aliran item pekerjaan yang stabil dan dapat diprediksi dari awal hingga akhir.
Dengan mengelola alur, tim dapat dengan cepat mengidentifikasi area di mana pekerjaan mungkin melambat, sehingga memungkinkan dilakukannya penyesuaian tepat waktu agar semuanya tetap pada jalurnya.
4/ Membuat Kebijakan Eksplisit:
Latihan keempat berpusat pada membuat aturan mainnya jelas bagi semua orang. Kanban mendorong tim untuk menentukan dan memperjelas kebijakan yang mengatur alur kerja mereka.
Kebijakan ini menguraikan bagaimana tugas berpindah melalui tahapan yang berbeda, kriteria apa yang menentukan prioritas tugas, dan aturan lain yang spesifik untuk proses tim. Menjadikan kebijakan ini eksplisit akan memastikan semua orang mempunyai pemahaman yang sama dan membantu menciptakan pemahaman bersama tentang bagaimana pekerjaan harus dilakukan.
5/ Perbaikan Berkelanjutan:
Perbaikan berkelanjutan adalah praktik Kanban yang kelima dan mungkin paling penting. Ini tentang menumbuhkan budaya refleksi dan adaptasi. Tim secara teratur meninjau proses mereka, mencari peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
Hal ini mendorong pola pikir untuk belajar dari pengalaman, membuat perubahan kecil dan bertahap untuk menjadi lebih baik seiring berjalannya waktu.
Intinya, praktik terbaik Kanban adalah memvisualisasikan pekerjaan, mengendalikan alur, menjaga beban kerja tetap terkendali, menentukan kebijakan yang jelas, dan selalu mengupayakan perbaikan. Dengan menerapkan prinsip-prinsip ini, tim tidak hanya dapat mengelola pekerjaan mereka dengan lebih efektif namun juga menumbuhkan budaya kolaborasi, kemampuan beradaptasi, dan pertumbuhan berkelanjutan.
Tips Menggunakan Kanban
Apa itu Kanben? Menggunakan Kanban dapat sangat meningkatkan alur kerja dan manajemen proyek. Berikut beberapa tip praktis untuk memanfaatkan Kanban semaksimal mungkin:
Rangkullah Cara Kerja Anda Saat Ini:
Gunakan Kanban dengan tugas dan proses Anda saat ini, sesuaikan agar sesuai dengan cara tim Anda melakukan sesuatu. Kanban tidak seketat beberapa metode lainnya; ini bekerja dengan baik dengan cara biasa tim Anda menyelesaikan sesuatu.
Lakukan Perubahan Secara Bertahap:
Jangan melakukan perubahan besar sekaligus. Kanban menyukai perbaikan kecil selangkah demi selangkah. Dengan cara ini, tim Anda bisa menjadi lebih baik secara perlahan dan terus melakukan perubahan baik seiring berjalannya waktu.
Hormati Cara Anda Bekerja Saat Ini:
Kanban cocok dengan tim Anda tanpa mengacaukan cara kerja yang sudah dilakukan. Ia memahami dan menghargai struktur, peran, dan tanggung jawab tim Anda. Jika cara Anda melakukan sesuatu saat ini baik, Kanban membantu menjadikannya lebih baik lagi.
Kepemimpinan dari Semua Orang:
Kanban tidak membutuhkan perintah dari atas. Ini memungkinkan siapa pun di tim menyarankan perbaikan atau memimpin ide-ide baru. Setiap anggota tim dapat berbagi pemikiran, menemukan cara baru untuk bekerja, dan menjadi pemimpin dalam menjadikan segalanya lebih baik. Ini semua tentang menjadi lebih baik sedikit demi sedikit.
Dengan berpegang pada ide-ide ini, Kanban dapat dengan mudah menjadi bagian dari cara kerja tim Anda, menjadikan segalanya lebih baik selangkah demi selangkah, dan membiarkan semua orang di tim berkontribusi untuk membuat perubahan positif.
Pengambilan Kunci
Apa itu kanban? Sebagai penutup penjelajahan kami terhadap Kanban, bayangkan meningkatkan kolaborasi tim Anda dengan AhaSlides. Dengan disesuaikan template, AhaSlides mengubah pertemuan tim dan bertukar pikiran. Tim dapat terlibat dalam rapat tim yang efisien dengan fitur interaktif, dan membuka kreativitas selama sesi curah pendapat. AhaSlides adalah katalis Anda untuk meningkatkan kolaborasi dan produktivitas, melengkapi kesederhanaan Kanban dengan sempurna. Tingkatkan potensi tim Anda dengan AhaSlides, tempat Kanban bertemu dengan keunggulan interaktif.
FAQ Tentang Apa Itu Kanban
Apa itu Kanban Secara Sederhana?
Kanban adalah sistem visual yang membantu tim mengelola pekerjaan dengan memvisualisasikan tugas di papan, sehingga memudahkan untuk melacak kemajuan.
Apa saja 4 Prinsip Kanban?
- Visualisasikan Pekerjaan: Tampilkan tugas di papan.
- Batasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung (WIP): Hindari membebani tim secara berlebihan.
- Kelola Alur: Jaga agar tugas tetap berjalan.
- Jadikan Kebijakan Eksplisit: Definisikan aturan alur kerja dengan jelas.
Apa itu Kanban di Agile?
Kanban adalah bagian fleksibel dari kerangka Agile, yang berfokus pada visualisasi dan optimalisasi alur kerja.
Apa itu Kanban vs Scrum?
- Kanban: Bekerja dalam aliran yang berkelanjutan.
- Scrum: Bekerja dalam jangka waktu tetap (sprint).
Ref: Asana | Peta Bisnis
