Hin fullkomna handbók fyrir fundi fyrir alla: Dagskrá + Ókeypis sniðmát!

Vantar stór minnisblöð? Nýtt starfsfólk að bíða eftir að verða kynnt? Lið að brjóta mörk sín en fá enga viðurkenningu? Lítur út eins og an allsherjarfundur er á dagskrá!

Allar hendur fyrirtækis er mögulega besta leiðin til að sameina allt liðið þitt á frjálslegum en ákaflega gefandi fundi.

Hér er hvernig á að gera það rétt, með dæmi um dagskrá og ókeypis, gagnvirkt sniðmát!

Hvað er allsherjarfundur?

An allsherjarfundur er einfaldlega fundur sem felur í sér allt starfsfólk fyrirtækis. Þetta er venjulegur fundur - kannski einu sinni í mánuði - og er venjulega stjórnað af forstöðumönnum fyrirtækisins.

Allsherjarfundur reynir að ná nokkrum lykilatriðum...

• að uppfæra starfsfólk með einhverju nýjar tilkynningar hentar ekki fyrir tölvupóst.
• að setja markmið fyrirtækisins og fylgjast með framförum í átt að núverandi.
• að verðlauna framúrskarandi afrek frá einstaklingum og teymum.
• til viðurkenna starfsfólk sem hafa bæst við sem og þeir sem eru farnir.
• að svara spurningar starfsmanna úr hverju horni fyrirtækisins.

Samkvæmt a 2013 study, fundir þar sem allir eru í hópnum geta hvatt til opinskárra samræðna. Leiðtogar hafa tækifæri til að heyra beint frá fólki á ýmsum stigum innan fyrirtækis.

Með öllu þessu er fullkominn Markmið allsherjarfundar er að sprauta tilfinning um samheldni inn í fyrirtæki. Það kemur ekki á óvart að þessa dagana er það eitthvað sem er meira og meira eftirsótt, og allsherjarfundir njóta vaxandi vinsælda meðal fyrirtækja sem leitast við að halda tengslum sterkum innan sinna raða.

Skemmtileg staðreynd ⚓ Merkingin „allshands meeting“ kemur frá gamla sjókallinu, „all hands on the deck“, sem notað var til að koma öllum áhafnarmeðlimum skips upp á efsta þilfarið til að aðstoða við siglingu í stormi.

Af hverju að halda allsherjarfund?

Ég skil það; við erum öll að reyna að forðast „ekki einn fund í viðbót“ heilkennið. Að bæta einum við listann yfir vikulega, mánaðarlega og árlega fundi gæti virst góð leið til að snúa starfsfólkinu gegn þér, en í raun gæti það... fækka fundum sem þú heldur.

Hvernig? Vegna þess að allsherjarfundur er alltumlykjandi. Það tekur mikilvæga hluta margra annarra funda sem þú munt eiga í vinnumánuðinum þínum og þéttir það niður í þéttan 1 klukkustundar tíma.

Samkvæmt a 2013 study, fundir þar sem allir eru í hópnum geta hvatt til opinskárra samræðna. Leiðtogar hafa tækifæri til að heyra beint frá fólki á ýmsum stigum innan fyrirtækis.

Að lokum getur þetta raunverulega losað um tíma í áætluninni þinni. Hér eru nokkrir aðrir kostir allsherjarfundar...

1. Vertu aðgengilegur - Það er erfitt að lýsa því hversu mikið það getur þýtt fyrir liðið þitt að þú sért tilbúinn að setjast niður með þeim í hverri viku eða mánuði. Að gefa þeim tækifæri til að spyrja brennandi spurninga sinna með spurningum og svörum og vera eins opinn og heiðarlegur við þá og mögulegt er byggir upp dásamlega fyrirtækjamenningu.
2. Vertu lið - Rétt eins og það er frábært að heyra frá yfirmanninum, þá er líka frábært að sjá andlit samstarfsmanna. Fjarvinna og skiptar skrifstofur geta oft einangrað fólkið sem er ætlað að hlaupa mest. Allra manna fundur býður þeim upp á óformlegt tækifæri til að hittast og spjalla saman aftur.
3. Ekki missa af neinum - Hugmyndin á bak við allsherjarfund er sú að svo sé allar hendur á dekkinu. Þó að þú gætir verið í smá fjarveru geturðu komið skilaboðunum þínum til skila með vissu um að allir, þar á meðal fjarstarfsmenn, heyri það sem þeir þurfa að heyra.

Hendur upp fyrir All-Hendur!

Ef allir ætla að vera þarna, sett upp sýningu. Gríptu þetta ókeypis, gagnvirka kynningarsniðmát fyrir næsta allsherjarfund þinn!

Dagskrá allsherjarfundar

Þarftu allsherjar fundardagskrárdæmi til að vefja hausinn um hvað í raun gerist í öllum höndum?

Hér eru 6 dæmigerð atriði sem þú gætir séð á dagskránni, auk ráðlagðra tímamarka til að halda öllu í skefjum 1 klukkustund.

1. Ísbrjótar

⏰ 5 mínútur

Þar sem fundur er alls staðar í fyrirtækinu með hugsanlega nýjum andlitum, eru góðar líkur á því að sumir samstarfsmenn hafi ekki haft tækifæri til að sitja og spjalla við hvert annað í nokkurn tíma. Notaðu 1 eða 2 ísbrjóta til að geyma liðsandi sterkur og hita upp þessa fallegu gáfur áður en þungi fundarins hefst.

Þau eru nauðsynleg í upphafi funda þar sem allir eru viðstaddir, því þau brjóta niður formlegt andrúmsloft sem getur haft áhrif á þátttöku starfsmanna og hjálpa samstarfsmönnum að uppgötva óvænt tengsl milli deilda.

Prófaðu nokkrar af þessum hugmyndum:

• Hvaða GIF lýsir skapi þínu? - Gefðu öllum nokkur GIF-myndir og biddu þá að kjósa það sem passar best við tilfinningar þeirra.
• Deildu vandræðalegri sögu - Hér er ein sem hefur reynst vel til að skapa góðar hugmyndir. Biddu alla að skrifa stutta, vandræðalega sögu og senda hana inn nafnlaust. Að lesa þetta upphátt getur verið skemmtileg byrjun á dagskrá fundarins þar sem allir eru saman.
• Pop quiz! - Það er engin staða sem ekki er hægt að auka með smá trivia. Fljótleg 5 mínútna spurningakeppni um atburði líðandi stundar eða starfshætti fyrirtækis getur hvatt sköpunargáfuna og byrjað allar hendurnar með góðri hreinni skemmtun.

💡 Athugaðu 10 ísbrjótar fyrir hvaða fundi sem er - á netinu eða á annan hátt!

2. Liðsuppfærslur

⏰ 5 mínútur

Það er möguleiki á að þú sért að skoða nokkur ný andlit á þessum fundi, auk þess að missa af nokkrum nýlegum brottförum. Það er best að ávarpa þetta snemma í dagskránni þannig að enginn sitji óþægilega og bíður eftir að verða kynntur.

Að þakka starfsfólkinu sem er nýfarið er ekki bara góð leiðtogahæfni, hún gerir mann manneskjulegan fyrir framan fólkið þitt. Sömuleiðis er að kynna ný andlit fyrir fyrirtækinu snemma frábær leið til að hjálpa þeim að finnast þeir vera með og láta alla líða vel það sem eftir er af fundinum.

Bara stutt þakklæti og kveðja mun gera þetta, en þú getur farið lengra með því að gera stutta kynningu.

Það er nauðsynlegt að setja þetta snemma á dagskrána (innan fyrstu 10 mínútna) til að sýna fyrrverandi samstarfsmönnum virðingu og um leið veita þeim sem eftir eru í teyminu lokakafla.

Þetta hjálpar nýjum starfsmönnum einnig að finna fyrir einlægni og velkomnum tilfinningum frekar en að þeir séu bara eftiráhugamál, sem að lokum setur jákvæðan tón sem dregur úr kvíða hjá öllum viðstöddum.

3. Fyrirtækjafréttir

⏰ 5 mínútur

Annar fljótlegur en nauðsynlegur liður á dagskrá fundarins er að uppfæra teymið um starfsemi fyrirtækisins. Hvers vegna skiptir þetta máli? Það er til að halda öllum sammála og upplýstum um þróun fyrirtækisins, viðburði og skipulagsupplýsingar sem hafa áhrif á alla.

Hafðu í huga að þetta snýst ekki um verkefni og markmið (það kemur eftir smástund), heldur frekar um tilkynningar sem hafa áhrif á allt fyrirtækið. Þetta getur verið um nýja samninga, nýjar áætlanir um teymisuppbyggingu í vinnslu og líka allt það nauðsynlega leiðinlega dót, eins og hvaða dag píparinn kemur til að sækja kaffibollann sem hann skildi eftir síðast.

Þessi starfsemi miðar að því að tryggja gagnsæi og samræmingu á því sem er að gerast innan fyrirtækisins, en jafnframt að halda tóninum léttum og upplýsandi.

4. Markmið Framfarir

⏰ 20 mínútur

Nú erum við í alvöru kjöti allra handa þinna. Þetta er þar sem þú munt sýna markmiðin og státa þig stoltur (eða gráta opinberlega) um framfarir liðsins þíns í átt að þeim.

Þessi hluti kemur venjulega eftir almennar tilkynningar og er oft stýrt af deildarstjórum eða teymisstjórum, þar sem kynnir eða umsjónarmaður stýrir flæðinu.

Þetta er hugsanlega mikilvægasti hluti fundarins, svo athugaðu þessar fljótu ráðleggingar...

• Notaðu sjónræn gögn - Þetta gæti ekki komið á óvart, en línurit og töflur gera a mikið betra starf við að skýra gögn en texta. Sýndu framfarir hverrar deildar sem punkt á línuriti til að gefa þeim skýrari vísbendingu um hvaðan þau koma og hvert þau eru (vonandi) að fara.
• Hamingjuóskir og knús - Fyrir teymið þitt gæti þetta verið taugatrekkjandi þátturinn í allri dagskrá fundarins. Allay óttast með því að óska ​​teymum til hamingju með gott starf og ýta varlega í teymi sem eru að standa sig ekki með því að spyrja þá hvað þeir þyrftu að hafa til að eiga betri möguleika á að ná markmiðum sínum.
• Gerðu það gagnvirkt - Sem lengsti hluti af allsherjarfundinum þínum, og þar sem margir þættir eiga ekki beint við alla, gætirðu viljað halda fókusnum í herberginu með einhverri gagnvirkni. Prófaðu skoðanakönnun, mælikvarða, orðský eða jafnvel spurningakeppni til að sjá hvernig á réttri leið liðið þitt heldur að þeir séu það.

Þegar þú hefur flutt þennan hluta ræðunnar er góð hugmynd að setja teymi inn í hópaherbergi svo þau geti hugsað sér að svara þríþættum...

1. Hvað þeim líkaði við framvinduuppfærsluna sína.
2. Það sem þeim líkaði ekki við framvinduuppfærsluna sína.
3. Blokkari sem er að koma í veg fyrir betri framfarir.

Þessi starfsemi miðar að því að efla gagnsæi og ábyrgð og um leið hvetja teymi með viðurkenningu eða uppbyggilegri hvatningu.

5. Starfsmannaviðurkenning

⏰ 10 mínútur

Viðurkenning er öflug hvatning og fundurinn með öllum aðilum er fullkominn tími til að varpa ljósi á þá hetjur sem ekki eru nefndar innan fyrirtækisins.

Þú þarft ekki að setja upp heilan söng og dansa (mörgum starfsmönnum gæti þótt óþægilegt með þetta samt), en einhver viðurkenning og hugsanlega lítil verðlaun geta gert mikið, ekki bara fyrir einstaklinginn heldur fyrir fundinn þinn sem heild.

Almennt séð eru tvær leiðir til að gera þetta:

1. Fyrir fundinn, allir liðsstjórar senda inn nafn einhvers í liðinu sínu sem hefur farið umfram hlutverk sitt. Notaðu fundinn til að viðurkenna mest innsend nafn hvers liðs.
2. Á fundinum - Haltu lifandi orðaskýi fyrir „þögla hetjuna“ allra. Nafnið sem oftast er sent inn frá áhorfendum þínum mun rísa stórt í miðju orðaskýsins, sem gefur þér tækifæri til að viðurkenna opinberlega hver það er.

Viðurkenningarathöfn fyrir starfsfólk getur aukið starfsanda, byggt upp virðingu innan teymisins og bætt jákvæðri tilfinningalegri lyftingu við fundi þar sem allir eru viðstaddir.

Ábending 💡 Snúningshjól er fullkomið verkfæri til að gefa verðlaun. Það er ekkert eins og það til að fá áhorfendur til að taka þátt!

6. Opnaðu Q&A

⏰ 15 mínútur

Ljúkið við það sem margir telja vera forgangsatriðið á fundi með öllum aðilum: spurninga- og svaratíma í beinni.

Þetta er tækifæri fyrir alla frá hvaða deild sem er til að skjóta spurningum á toppinn. Búast má við öllu og öllu frá þessum hluta og fagna því líka, þar sem teymið þitt kann að líða eins og það sé í eina skiptið sem það getur fengið beint svar við gildum áhyggjum.

Ef þú ert með stórt teymi er ein leið til að takast á við spurningarnar og svörin á skilvirkan hátt að spyrja spurninga nokkrum dögum fyrir allsherjarfundinn þinn og sía síðan í gegnum þær til að finna þær sem vert er að svara fyrir framan mannfjöldann.

Tilgangur þessa kafla er ekki bara að veita svör heldur að gefa teyminu þínu rödd, sýna að stjórnendur hlusta og ljúka fundinum með jákvæðum tón. opinskáni og virðingu.

En ef þú vilt vera gegnsærri varðandi allt ferlið, láttu teymið þitt einfaldlega spyrja þig spurninga í gegnum spurninga- og svarakerfi í beinni. Þannig geturðu fylgst með öllu. skipulögð, stjórnað og 100% vingjarnlegur fyrir fjarstarfsmenn.

Hvernig á að halda allsherjarfund með AhaSlides

1. Undirbúðu kynninguna þína

• Búðu til nýja kynningu á AhaSlides.
• Skipuleggðu glærurnar þínar með lykilefnum sem þú vilt fjalla um: uppfærslur fyrirtækisins, afrek teymisins, tilkynningar, spurningar og svör o.s.frv.
• Notið blöndu af fræðandi glærur (texti, myndir, töflur) og gagnvirkar skyggnur (kannanir, spurningakeppnir, orðaský, spurningar og svör).

2. Bæta við gagnvirkum þáttum

• Kannanir: Safnaðu skoðunum eða fáðu fljótt endurgjöf um ný verkefni.
• Spurningar og svör: Leyfðu starfsmönnum að senda inn spurningar í beinni útsendingu, sem þú getur svarað á meðan á kynningunni stendur eða eftir hana.
• Orðaský: Fangaðu tilfinningar teymisins eða varpaðu ljósi á lykilþemu.
• Skyndipróf: Fáðu teymið til að taka þátt með skemmtilegum þekkingarprófum eða spurningakeppni um fyrirtækið.

3. Deila aðgangi

• Fyrir fundinn, deilið einstakur tengill eða kóði fyrir aðild með öllum þátttakendum svo þeir geti tekið þátt í gegnum snjallsíma sína eða tæki.
• Hvetjum alla til að mæta nokkrum mínútum fyrr til að forðast tafir.

4. Á fundinum

• Kynntu glærurnar þínar og skiptu á milli fræðandi efnis og gagnvirkra verkefna.
• Notaðu niðurstöður skoðanakannana í beinni og spurningar og svör til að örva umræður.
• Haltu fundinum kraftmiklum með því að fá alla til að taka þátt frekar en bara með einstefnusamskiptum.

5. Taktu þátt og fylgdu eftir

• Notaðu innsýnina úr skoðanakönnunum og spurningum og svörum til að taka á áhyggjum og fagna árangri.
• Vistaðu svör og niðurstöður til síðari viðmiðunar eða til að deila með öllu teyminu.
• Einnig er hægt að deila allri kynningunni eða samantektinni eftir fundinn.

Aukahjálp fyrir allsherjarfund

Ef þú ert að leita að því að gera allt sem er aðeins lengra en 1 klukkustund, prófaðu þessar aukaaðgerðir...

1. Sögur viðskiptavina

Tímar, þegar fyrirtæki þitt hefur snert viðskiptavin, getur verið gríðarlega öflug hvatning fyrir teymið þitt.

Annaðhvort fyrir eða meðan á fundinum stendur, láttu teymið þitt senda þér glóandi dóma frá viðskiptavinum. Lestu þetta upp fyrir allt liðið, eða jafnvel hafa spurningakeppni svo allir geti giskað á hvaða viðskiptavinur gaf hvaða umsögn.

2. Team Talk

Við skulum vera heiðarleg, liðsmenn eru oft miklu nær liðsleiðtogum sínum en forstjóri þeirra.

Leyfðu öllum að heyra frá kunnuglegri rödd með því að bjóða leiðtogum hvers liðs að mæta á sviðið og flytja sína útgáfu af framfarir markmiða skref. Þetta er líklegra til að vera tengt og nákvæmt og það gefur öðrum hvíld frá rödd þinni!

3. Quiz Time!

Kryddaðu allar hendurnar með samkeppnisprófi. Þú getur sett hvert teymi í... teymi og látið þá skora á topplistann með spurningum sem tengjast vinnu.

Hver er áætluð efnisframleiðsla okkar á þessu ári? Hvert var upptökuhlutfall stærsta eiginleika okkar á síðasta ári? Spurningar eins og þessar kenna ekki aðeins mikilvægar mælikvarða fyrirtækja, þær koma fundunum af stað og hjálpa til við að byggja upp teymin sem þú vilt.