Vantar stór minnisblöð? Nýtt starfsfólk að bíða eftir að verða kynnt? Lið að brjóta mörk sín en fá enga viðurkenningu? Lítur út eins og an allsherjarfundur er á dagskrá!
Allar hendur fyrirtækis er mögulega besta leiðin til að sameina allt liðið þitt á frjálslegum en ákaflega gefandi fundi.
Hér er hvernig á að gera það rétt, með dæmi um dagskrá og ókeypis, gagnvirkt sniðmát!
Efnisyfirlit
Hvað er allsherjarfundur?
An allsherjarfundur er einfaldlega fundur sem felur í sér allt starfsfólk fyrirtækis. Þetta er venjulegur fundur – kannski einu sinni í mánuði – og er venjulega stjórnað af forstöðumönnum fyrirtækisins.
Allsherjarfundur reynir að ná nokkrum lykilatriðum...
- að uppfæra starfsfólk með einhverju nýjar tilkynningar hentar ekki fyrir tölvupóst.
- að setja markmið fyrirtækisins og fylgjast með framförum í átt að núverandi.
- að verðlauna framúrskarandi afrek frá einstaklingum og teymum.
- til viðurkenna starfsfólk sem hafa bæst við sem og þeir sem eru farnir.
- að svara spurningar starfsmanna úr hverju horni fyrirtækisins.
Með öllu þessu er fullkominn Markmið allsherjarfundar er að sprauta tilfinning um samheldni inn í fyrirtæki. Það er ekki að undra að þessa dagana er það eitthvað sem er meira og meira eftirsótt, og allsherjarfundir njóta vaxandi vinsælda meðal fyrirtækja sem leitast við að halda sterkum tengslum innan sinna raða.
Skemmtileg staðreynd ⚓ Merking „alls-hands meeting“ kemur frá gamla sjókallinu, „all hands on the deck“, sem notað var til að koma öllum áhafnarmeðlimum skips upp á efsta þilfarið til að aðstoða við siglingu í stormi.
Er „All-Hands“-fundur það sama og „Ráðhús“?
Til að vera hreinskilinn, nei. Þó nokkuð svipaður, þá er ráðhúsfundur frábrugðinn allsherjarfundi á einn stóran hátt:
Almenningur einbeitir sér meira að því að afhenda fyrirfram skipulagðar upplýsingar, en ráðhús einbeitir sér meira að spurningum og svörum.
Þetta þýðir að á meðan allir handhafar hafa tilfinningu fyrir reglulegum fundi, getur ráðhús verið meira eins og afslappaður pólitískur viðburður, sem er í raun þaðan sem það dregur nafn sitt.
Samt eru þeir tveir eins að mörgu leyti. Báðir eru reglulegir fundir um allt fyrirtæki, reknir af æðstu embættum, sem veita starfsmönnum nauðsynlegar upplýsingar og viðurkenningar.
Skoðaðu bestu fundarhugmyndirnar frá:
Byrjaðu á sekúndum.
Fáðu fleiri fundarhugmyndir og sniðmát með AhaSlides. Skráðu þig ókeypis og taktu það sem þú vilt úr sniðmátasafninu!
🚀 Ókeypis sniðmát ☁️
Af hverju að halda allsherjarfund?
Ég skil það; við erum öll að reyna að forðast „ekki annan fund“ heilkennið. Að bæta við einum fundi á vikulegum, mánaðarlegum og árlegum fundum kann að virðast vera góð leið til að snúa starfsfólki þínu gegn þér, en í raun gæti það fækka fundum sem þú heldur.
Hvernig? Vegna þess að allsherjarfundur er alltumlykjandi. Það tekur mikilvæga hluta margra annarra funda sem þú munt eiga í vinnumánuðinum þínum og þéttir það niður í þéttan 1 klukkustundar tíma.
Að lokum getur þetta raunverulega losað um tíma í áætluninni þinni. Hér eru nokkrir aðrir kostir allsherjarfundar...
- Vertu innifalinn - Það er erfitt að lýsa því hversu mikið það getur þýtt fyrir liðið þitt að þú sért tilbúinn að setjast niður með þeim í hverri viku eða mánuði. Að gefa þeim tækifæri til að spyrja brennandi spurninga sinna með spurningum og svörum og vera eins opinn og heiðarlegur við þá og mögulegt er byggir upp dásamlega fyrirtækjamenningu.
- Vertu lið – Rétt eins og það er frábært að heyra frá yfirmanninum, þá er líka frábært að sjá andlit samstarfsmanna. Fjarvinna og skiptar skrifstofur geta oft einangrað fólkið sem er ætlað að hlaupa mest. Allshandafundur býður þeim upp á óformlegt tækifæri til að hittast og spjalla saman aftur.
- Ekki missa af neinum – Hugmyndin að baki allsherjarfundi er sú að svo sé allar hendur á dekkinu. Þó að þú gætir verið í smá fjarveru geturðu komið skilaboðunum þínum til skila með vissu um að allir, þar á meðal fjarstarfsmenn, heyri það sem þeir þurfa að heyra.
Hendur upp fyrir All-Hendur!
Ef allir ætla að vera þarna, sett upp sýningu. Gríptu þetta ókeypis, gagnvirka kynningarsniðmát fyrir næsta allsherjarfund þinn!
Dagskrá allsherjarfundar
Þarftu allsherjar fundardagskrárdæmi til að vefja hausinn um hvað í raun gerist í öllum höndum?
Hér eru 6 dæmigerð atriði sem þú gætir séð á dagskránni, auk ráðlagðra tímamarka til að halda öllu í skefjum 1 klukkustund.
1. Ísbrjótar
⏰ 5 mínútur
Þar sem fundur er alls staðar í fyrirtækinu með hugsanlega nýjum andlitum, eru góðar líkur á því að sumir samstarfsmenn hafi ekki haft tækifæri til að sitja og spjalla við hvert annað í nokkurn tíma. Notaðu 1 eða 2 ísbrjóta til að geyma liðsandi sterkur og hita upp þessa fallegu gáfur áður en þungi fundarins hefst.
Prófaðu nokkrar af þessum hugmyndum:
- Hvaða GIF lýsir skapi þínu? – Gefðu öllum nokkra GIF og biddu þá að kjósa þann sem á best við hvernig þeim líður.
- Deildu vandræðalegri sögu — Hér er einn sannað að gefa góðar hugmyndir. Biðjið alla um að skrifa stutta, vandræðalega sögu og senda hana nafnlaust. Að lesa þetta upp getur verið fyndið upphaf á dagskrá allsherjarfundar þinnar.
- Pop quiz! – Það er engin staða sem ekki er hægt að auka með smá trivia. Fljótleg 5 mínútna spurningakeppni um atburði líðandi stundar eða starfshætti fyrirtækis getur hvatt sköpunargáfuna og byrjað allar hendurnar með góðri hreinni skemmtun.
💡 Athugaðu 10 ísbrjótar fyrir hvaða fundi sem er - á netinu eða á annan hátt! Ásamt nokkrum hugmyndum um upphafsfundur verkefnis!
2. Liðsuppfærslur
⏰ 5 mínútur
Það er möguleiki á að þú sért að skoða nokkur ný andlit á þessum fundi, auk þess að missa af nokkrum nýlegum brottförum. Það er best að ávarpa þetta snemma í dagskránni þannig að enginn sitji óþægilega og bíður eftir að verða kynntur.
Að þakka starfsfólkinu sem er nýfarið er ekki bara góð leiðtogahæfni, hún gerir mann manneskjulegan fyrir framan fólkið þitt. Sömuleiðis er að kynna ný andlit fyrir fyrirtækinu snemma frábær leið til að hjálpa þeim að finnast þeir vera með og láta alla líða vel það sem eftir er af fundinum.
Bara stutt þakklæti og kveðja mun gera þetta, en þú getur farið lengra með því að gera stutta kynningu.
3. Fyrirtækjafréttir
⏰ 5 mínútur
Annað fljótlegt en ómissandi atriði í dagskránni fyrir allsherjarfundinn þinn er það þar sem þú getur uppfært teymið þitt á koma og fara félagsins.
Hafðu í huga að þetta snýst ekki um verkefni og markmið (sem koma eftir eina mínútu), heldur meira um tilkynningar sem hafa áhrif á allt fyrirtækið. Þetta getur verið um nýja samninga, ný hópefli plön í burðarliðnum og líka allt það nauðsynlega leiðinlega dót, eins og hvaða dag pípulagningamaðurinn kemur að sækja kaffibollann sem hann skildi eftir síðast.
4. Markmið Framfarir
⏰ 20 mínútur
Nú erum við í alvöru kjöti allra handa þinna. Þetta er þar sem þú munt sýna markmiðin og státa þig stoltur (eða gráta opinberlega) um framfarir liðsins þíns í átt að þeim.
Þetta er mögulega mikilvægasti hluti fundarins, svo athugaðu þessar fljótu ráðleggingar...
- Notaðu sjónræn gögn – Þetta kemur kannski ekki á óvart, en línurit og töflur gera a mikið betra starf við að skýra gögn en texta. Sýndu framfarir hverrar deildar sem punkt á línuriti til að gefa þeim skýrari vísbendingu um hvaðan þau koma og hvert þau eru (vonandi) að fara.
- Hamingjuóskir og knús – Fyrir teymið þitt gæti þetta verið taugatrekkjandi þátturinn í allri dagskrá fundarins. Allay óttast með því að óska teymum til hamingju með gott starf og ýta varlega í teymi sem standa sig ekki með því að spyrja þá hvað þeir þyrftu að hafa til að eiga betri möguleika á að ná markmiðum sínum.
- Gerðu það gagnvirkt – Sem lengsti hluti af allsherjarfundinum þínum og þar sem margir þættir eiga ekki beint við alla, gætirðu viljað halda fókusnum í herberginu með einhverri gagnvirkni. Prófaðu skoðanakönnun, mælikvarða, orðský eða jafnvel spurningakeppni til að sjá hvernig á réttri leið liðið þitt heldur að þeir séu það.
Þegar þú hefur flutt þennan hluta ræðunnar er góð hugmynd að setja teymi inn í hópaherbergi svo að þau geti hugsað um þríþætt svar…
- Hvað þeim líkaði við framvinduuppfærsluna sína.
- Það sem þeim líkaði ekki við framvinduuppfærsluna sína.
- Blokkari sem er að koma í veg fyrir betri framfarir.
5. Starfsmannaviðurkenning
⏰ 10 mínútur
Það er ekkert verra en að þræla yfir einhverju sem þú færð enga heiður fyrir. Það er grundvallarþrá hvers starfsmanns þíns að þrá lánsfé þar sem lánsfé ber, svo notaðu þennan hluta allsherjarfundarins til að gefa þeim sviðsljósið sem þeir eiga skilið.
Þú þarft ekki að setja upp heilan söng og dansa (mörgum starfsmönnum gæti þótt óþægilegt með þetta samt), en einhver viðurkenning og hugsanlega lítil verðlaun geta gert mikið, ekki bara fyrir einstaklinginn, heldur fyrir fundinn þinn sem heild.
Almennt séð eru tvær leiðir til að gera þetta:
- Fyrir fundinn, allir liðsstjórar senda inn nafn einhvers í liðinu sínu sem hefur farið umfram hlutverk sitt. Notaðu fundinn til að viðurkenna mest innsend nafn frá hverju liði.
- Á fundinum – Haltu a lifandi orðaský fyrir „þögla hetju“ allra. Mest innsend nafn frá áhorfendum þínum mun vofa stórt í miðju orðskýinu, sem gefur þér tækifæri til að viðurkenna opinberlega hver sem það er.
Ábending 💡 A snúningshjól er hið fullkomna verkfæri til að gefa út verðlaun. Það jafnast ekkert á við þátttöku áhorfenda!
6. Opnaðu Q&A
⏰ 15 mínútur
Ljúktu við það sem margir telja vera forgangsverkefni á allsherjarfundi: Q&A í beinni.
Þetta er tækifæri fyrir alla úr hvaða deild sem er til að skjóta spurningum á toppinn. Búast má við öllu og öllu frá þessum hluta, og fagna því líka, þar sem teymið þitt kann að líða eins og það sé í eina skiptið sem það getur fengið beint svar við gildum áhyggjum.
Ef þú ert með stórt teymi er ein leið til að takast á við spurningarnar og svörin á skilvirkan hátt að spyrja spurninga nokkrum dögum fyrir allsherjarfundinn þinn, sía síðan í gegnum þær til að finna þær sem vert er að svara fyrir framan mannfjöldann.
En ef þú vilt vera gagnsærri um allt ferlið skaltu einfaldlega láta teymið þitt spyrja þig spurninga í gegnum a lifandi Q&A vettvangur. Þannig geturðu haldið öllu skipulögð, stjórnað og 100% vingjarnlegur fyrir fjarstarfsmenn.
Aukahjálp fyrir allsherjarfund
Ef þú ert að leita að því að gera allt sem er aðeins lengur en 1 klukkustund, prófaðu þessar aukaaðgerðir...
1. Sögur viðskiptavina
Tímar, þegar fyrirtæki þitt hefur snert viðskiptavin, getur verið gríðarlega öflug hvatning fyrir teymið þitt.
Annaðhvort fyrir eða meðan á fundinum stendur, láttu teymið þitt senda þér glóandi dóma frá viðskiptavinum. Lestu þetta upp fyrir allt liðið, eða jafnvel hafa spurningakeppni svo allir geti giskað á hvaða viðskiptavinur gaf hvaða umsögn.
2. Team Talk
Við skulum vera heiðarleg, liðsmenn eru oft miklu nær liðsleiðtogum sínum en forstjóri þeirra.
Leyfðu öllum að heyra frá kunnuglegri rödd með því að bjóða leiðtogum hvers liðs að mæta á sviðið og flytja sína útgáfu af framfarir markmiða skref. Þetta er líklegra til að vera tengt og nákvæmt og það gefur öðrum hvíld frá rödd þinni!
3. Quiz Time!
Kryddaðu allar hendurnar með samkeppnisprófi. Þú getur sett hvert teymi í... teymi og látið þá skora á topplistann með spurningum sem tengjast vinnu.
Hver er áætluð efnisframleiðsla okkar á þessu ári? Hvert var upptökuhlutfall stærsta eiginleika okkar á síðasta ári? Spurningar eins og þessar kenna ekki aðeins mikilvægar mælingar fyrirtækja, þær koma líka til með að dæla fundinum þínum og hjálpa til við að byggja upp liðin sem þú vilt.
Algengar spurningar
Hver er munurinn á ráðhúsi og öllum höndum?
Ráðhús eru staðbundnari uppfærslu-/spurningar- og svörunarfundir, en allar hendur eru stefnumótun í fullu fyrirtæki undir forystu æðstu stjórnenda.
Hver er dagskrá allsherjarfundar?
Það er mismunandi eftir fyrirtækjum, en dagskrá allsherjarfundar inniheldur venjulega:
– Fyrirtækjauppfærslur – Forstjóri eða aðrir stjórnendur veita yfirsýn yfir frammistöðu fyrirtækisins á síðasta tímabili (fjórðungi eða ári), helstu uppfærslur á viðskiptum, nýjar vörur/framtaksverkefni sett á markað o.s.frv.
- Fjárhagsuppfærslur - Fjármálastjóri deilir helstu fjárhagslegum mælingum eins og tekjur, arðsemi, vöxt miðað við fyrri tímabil og áætlanir sérfræðinga.
– Strategy Deep Dive – Forysta einbeitir sér að einu sviði fyrirtækisins/stefnunnar ítarlega eins og nýjar markaðsútrásaráætlanir, tæknivegakort, samstarf.
- Viðurkenning - Viðurkenna bestu frammistöðu, lið og afrek þeirra.
– Fólksuppfærslur – CHRO talar um ráðningarmarkmið, varðveisluaðferðir, breytingar á ávinningi, kynningarferli o.s.frv.
– Spurt og svarað – Úthlutaðu tíma fyrir starfsmenn til að spyrja framkvæmdahópsins spurninga.
– Umræða um vegakort – Forysta deilir stefnumótandi vegvísi og forgangsröðun fyrir næstu 6-12 mánuði.
Hvað er betra nafn fyrir allsherjarfund?
Hér eru nokkur önnur nöfn fyrir allsherjarfund sem gæti hugsanlega verið betri en „allar hendur“:
– Fyrirtækjauppfærslufundur – Einbeitir sér að upplýsinga-/uppfærslutilgangi án þess að tilgreina það fyrir alla starfsmenn.
– Staða [Fyrirtækisins] – Felur í sér víðtækari stefnumótandi horfur eins og „State of the Union“ ávarp.
– All-Team Gathering – Mýkri hugtak en „all-hands“ sem gefur samt til kynna að það sé fyrir allt liðið.
