Hagnýtur skipulagsuppbygging: Leiðir til að losa um kraftinn innan fyrirtækisins árið 2024

Hefur þú einhvern tíma velt því fyrir þér hvernig stór fyrirtæki skipuleggja sig innan um alla hreyfihlutana?

Þó að sum fyrirtæki starfi sem ein heildstæð eining, stofna mörg aðskildar deildir byggðar á virkni. Þetta er þekkt sem a starfrænt skipulag.

Hvort sem það er markaðssetning, fjármál, rekstur eða upplýsingatækni, þá skiptir starfræn uppbygging teymi eftir sérgreinum.

Á yfirborðinu virðist þessi aðskilnaður skyldna skýr - en hvernig hefur það raunverulega áhrif á samvinnu, ákvarðanatöku og heildarviðskipti?

Í þessari færslu munum við skoða undir hettuna á hagnýtu líkaninu og kosti þess. Kafaðu beint inn!

Efnisyfirlit

• Hvað er starfhæft skipulag?
• Kostir hagnýtrar skipulagsuppbyggingar
• Ókostir við starfræna skipulagsuppbyggingu
• Að sigrast á áskorunum við starfræna skipulagsuppbyggingu
• Hvenær hentar hagnýtur uppbygging?
• Dæmi um starfhæfa skipulagsuppbyggingu
• Lykilatriði
• Algengar spurningar

Fleiri ráð með AhaSlides

• 7 Lykilgerðir skipulagsuppbygginga
• Tegundir viðburðastjórnunar

Hvað er starfhæft skipulag?

Mörg fyrirtæki kjósa að skipuleggja sig í mismunandi deildir út frá því hvers konar störf eða verkefni fólk sinnir og skipta vinnu í sérhæfðari störf.

Þetta er kallað að hafa "starfrænt skipulag"Í stað þess að flokka alla sem vinna að sama verkefninu saman er fólk flokkað eftir almennu starfssviði sínu - hluti eins og markaðsmál, fjármál, rekstur, þjónustu við viðskiptavini og slíkt.

Þannig að til dæmis allir sem búa til auglýsingar, reka samfélagsmiðlaherferðir eða hugsa um nýjar vöruhugmyndir væru í markaðsdeildinni. Allir endurskoðendurnir sem fylgjast með peningum, borga reikninga og leggja inn skatta myndu vera saman í fjármálum. Verkfræðingar myndu starfa við hlið annarra verkfræðinga í rekstri.

Hugmyndin er sú að með því að setja alla með svipaða starfshæfileika saman geti þeir hjálpað hver öðrum og lært af sérþekkingu hvers annars. Einnig er hægt að staðla hluti eins og fjármálaferla yfir alla deildina.

Þessi uppbygging gerir það mjög skilvirkt vegna þess að sérfræðingar þurfa ekki sífellt að leita svara utan sinnar deildar. En það getur líka gert mismunandi sviðum erfitt fyrir að vinna vel saman að stærri verkefnum sem krefjast mikillar kunnáttu. Samskipti milli deilda geta líka glatast stundum.

Á heildina litið er hagnýt skipulag gott fyrir rótgróin fyrirtæki þar sem ferlar eru settir, en fyrirtæki þurfa að finna leiðir til að leiða fólk saman þvert á deildir líka til að forðast að vinna í sínu eigin síló of mikið.

Kostir hagnýtrar skipulagsuppbyggingar

Helstu kostir starfrænnar skipulagsuppbyggingar eru skoðaðir hér að neðan:

• Sérhæfing vinnuafls - Fólk öðlast sérfræðiþekkingu í sínu tiltekna hlutverki með því að einbeita sér eingöngu að þeim verkefnum. Þetta leiðir til meiri framleiðni.
• Miðstýring sérfræðiþekkingar - Svipuð sérfræðiþekking er sameinuð innan hverrar deildar. Starfsmenn geta lært af og stutt hvert annað.
• Stöðlun á starfsháttum - Hægt er að þróa og skjalfesta sameiginleg vinnubrögð innan hverrar aðgerð til samræmis.
• Skýrar skýrslutökur - Það er ljóst hverjum starfsmenn tilkynna út frá hlutverki sínu, án þess að skýrslugerð sé til margra stjórnenda. Þetta einfaldar ákvarðanatöku.
• Sveigjanleg úthlutun fjármagns - Auðveldara er að færa vinnu og fjármagn til innan deilda byggt á breyttri forgangsröðun og vinnuálagi.
• Stærðarhagkvæmni - Hægt er að deila auðlindum eins og búnaði og starfsmönnum innan hverrar deildar, sem dregur úr kostnaði á hverja framleiðslueiningu.
• Auðvelt að fylgjast með frammistöðu - Hægt er að tengja deildamælingar skýrar við markmið og niðurstöður þar sem aðgerðir eru aðskildar.
• Starfsþróunarmöguleikar - Starfsmenn geta aukið færni sína og starfsferil með því að færa sig á milli hlutverka innan síns sérsviðs.
• Einföldun stjórnunar - Hver deildarstjóri hefur vald yfir einni einsleitri einingu, sem gerir stjórnun minna flókin.

Svo í stuttu máli, virk uppbygging stuðlar að sérhæfingu, nýtingu sérfræðiþekkingar og rekstrarhagkvæmni innan einstakra aðgerða.

Ókostir við starfræna skipulagsuppbyggingu

Á hinni hliðinni á peningnum er starfrænt skipulag ekki alveg gallalaust. Fyrirtæki ættu að íhuga þessi hugsanlegu áföll:

• Silo hugarfar - Deildir mega aðeins einbeita sér að eigin markmiðum frekar en markmiðum heildarskipulagsins. Þetta hindrar samvinnu.
• Tvíverkun á viðleitni - Sömu verkefnin geta verið unnin ítrekað á mismunandi deildum frekar en að straumlínulaga yfir aðgerðir.
• Hæg ákvarðanataka - Mál sem þvera deildir taka lengri tíma að leysa þar sem þau krefjast samræmingar milli sílóa.
• Léleg þjónusta við viðskiptavini - Viðskiptavinir sem hafa samskipti við margar deildir geta fengið ósamræmi eða sundurleita reynslu.
• Flókið ferli - Vinna sem krefst þverfræðilegrar samvinnu getur orðið flækt, óhagkvæmt og pirrandi.
• Ósveigjanleiki til að breyta - Það er erfitt að breyta og samræma auðlindir fljótt þegar markaðsþarfir breytast eða ný tækifæri koma upp.
• Erfiðleikar við að meta málamiðlanir - Víðtækari áhrif hagnýtra ákvarðana má gleymast án tillits til innbyrðis háðs.
• Ofháð yfirmönnum - Starfsmenn treysta að miklu leyti á deildarstjóra sinn frekar en að þróa stóra mynd.
• Kæfð nýsköpun - Nýjar hugmyndir sem krefjast inntaks frá ýmsum sviðum eiga erfiðara með að afla stuðnings.

Hagnýt síló, hæg ákvarðanataka og skortur á samvinnu geta grafið undan skilvirkni og sveigjanleika fyrir stofnun sem hefur þessa uppbyggingu.

Að sigrast á áskorunum við starfræna skipulagsuppbyggingu

Það getur verið erfitt fyrir mismunandi vinnuhópa eins og markaðssetningu, sölu og stuðning að tengjast ef þeir eru alltaf í sínu horni. En einangrun gerir það í rauninni erfitt að koma hlutunum í verk. Hér eru nokkrar hugmyndir til að sigrast á áskorunum:

Gerðu verkefni með fólki frá mismunandi sviðum. Þetta kynnir alla og fær þá til að hjálpa hver öðrum.

Veldu fólk til að hjálpa einingum að tengjast. Skipaðu vöru-/viðskiptavinastjóra, þeir munu sjá til þess að allir deili uppfærslum og leysi mál saman.

Einbeittu þér að sameiginlegum markmiðum, í stað þess að hvert svæði geri sitt, taktu þig í kringum stóra fyrirtækisdrauma sem þeir styðja allir.

Sameinaðu tvöfalt hlutverk eins og HR eða upplýsingatækni þannig að eitt teymi þjóni allri vinnu á móti skiptingu.

Settu fundi þar sem svæði uppfæra stuttlega hvert annað um hvað er að gerast. Niðurstöður vandamála.

Fjárfestu í samstarfsverkfærum - tækni eins og innra net, skjöl/skjalamiðlun eða verkefnastjórnunaröpp geta auðveldað samhæfingu.

Stuðla að sveigjanlegum snúningum. Leyfðu starfsmönnum að prófa önnur hlutverk annars staðar tímabundið til að skilja hver annan betur og þróa með sér annað sjónarhorn.

Fylgstu með teymisvinnu líka. Gefðu gaum að því hversu vel fólk nær saman og heildar KPI liðsins, ekki bara einstökum árangri. Gefðu leiðtogum hvata til að einbeita sér að samvirkni í skipulagi, ekki bara hagnýtum KPI.

Að lokum skaltu hvetja til félagslegra samskipta svo hver deild verði öruggari með að nálgast hver aðra til að fá aðstoð. Að finna leiðir fyrir aðgerðir til að hafa samskipti og virka sem heild sem er háð innbyrðis mun hjálpa til við að brjóta niður síló.

Brjóttu ísinn með AhaSlides

Hjálpaðu hverri deild að tengjast og tengjast AhaSlides' gagnvirkni. Nauðsynlegt fyrir sambönd fyrirtækja!🤝

Hvenær hentar hagnýtur uppbygging?

Athugaðu listann til að sjá hvort fyrirtækið þitt henti rétt til að mynda þessa uppbyggingu:

☐ Stöðluð fyrirtæki með staðlaðan rekstur - Fyrir þroskuð fyrirtæki þar sem kjarnaferlar og verkflæði eru vel skilgreind getur sérhæfing innan aðgerða stuðlað að skilvirkni.

☐ Stöðugt viðskiptaumhverfi - Ef markaðurinn og þarfir viðskiptavina eru tiltölulega fyrirsjáanlegar geta starfandi hópar einbeitt sér að því að hagræða sérfræðisviðum sínum án þess að þurfa skjótt samstarf milli deilda.

☐ Verkefni sem krefjast sérfræðiþekkingar - Tiltekin störf eins og verkfræði, bókhald eða lögfræði reiða sig mikið á djúpa tæknikunnáttu og henta vel fyrir starfhæfa uppbyggingu.

☐ Forgangsraða rekstrarframkvæmd - Virkniskipulag er afar skilvirkt þegar stofnunin forgangsraðar að framleiða eða afhenda vöru eða þjónustu; að aðgreina sérhæfð skref á milli aðgerða getur hagrætt framkvæmd.

☐ Stórar stofnanir með umfang - Mjög stór fyrirtæki með þúsundir starfsmanna geta skipað sér í aðgerðir bara til að stjórna margbreytileika í mörgum rekstrareiningum.

☐ Auðlindaúthlutun skiptir mestu máli - Fyrir fjármagnsfrekan iðnað virkar uppbygging sem auðveldar nákvæma úthlutun sérhæfðra auðlinda og tækja vel.

☐ Hefðbundin skrifræðismenning - Sum rótgróin fyrirtæki kjósa mjög deildarskipt uppsetningar fyrir eftirlit og eftirlit.

Dæmi um starfhæfa skipulagsuppbyggingu

Tæknifyrirtæki:

• Markaðsdeild
• Verkfræðideild
• Vöruþróunardeild
• Upplýsingatækni/rekstrardeild
• Sölu deild
• Þjónustudeild

Framleiðslufyrirtæki:

• Framleiðslu-/rekstrardeild
• Verkfræðideild
• Innkaupadeild
• Gæðaeftirlitsdeild
• Logistics/Dreifingardeild
• Sölu- og markaðsdeild
• Fjármála- og bókhaldsdeild

Sjúkrahús:

• Hjúkrunardeild
• Geisladeild
• Skurðdeild
• Labs deild
• Lyfjafræðideild
• Stjórnunar-/innheimtudeild

Smásala:

• Rekstrardeild verslana
• Vöru-/innkaupadeild
• Markaðsdeild
• Fjármála-/bókhaldsdeild
• Mannauðsdeild
• Tjónavarnadeild
• upplýsingatæknideild

Háskóli:

• Mismunandi fræðideildir eins og líffræði, enska, saga og þess háttar
• Nemendadeild
• Aðbúnaðardeild
• Styrkt rannsóknardeild
• Frjálsíþróttadeild
• Fjármála- og stjórnsýslusvið

Þetta eru nokkur dæmi um hvernig fyrirtæki í mismunandi atvinnugreinum geta flokkað sérhæfð hlutverk og störf í deildir til að mynda starfhæft skipulag.

Lykilatriði

Þó að skipting vinnu í sérhæfðar deildir hafi sína kosti er auðvelt fyrir síló að myndast á milli hópa. Til að ná árangri þurfa fyrirtæki ekki síður samvinnu og sérgreinar.

Þegar öllu er á botninn hvolft erum við öll í sama liði. Hvort sem þú býrð til vörur eða veitir þjónustu við viðskiptavini styður starf þitt aðra og heildarverkefni fyrirtækisins.

💡 Sjá einnig: The 7 tegundir af skipulagi Þú verður að vita.

Algengar spurningar

Hver eru 4 starfrænu skipulagsgerðirnar?

Fjögur starfrænu skipulagsskipanin eru Functional, Division, fylki og netuppbygging.

Hvað er átt við með starfrænni uppbyggingu?

Virkt skipulag vísar til þess hvernig fyrirtæki skiptir vinnu sinni og deildum út frá þeim aðgerðum eða verkum sem taka þátt í starfi.

Er McDonald's starfhæft skipulag?

McDonald's er með deildarskipulag þar sem hver deild þjónar ákveðnum landfræðilegri staðsetningu og starfar nánast sjálfstætt með sínar aðskildar deildir eins og markaðssetningu, sölu, fjármál, lögfræði, framboð og slíkt.