Velkomin í heim afkastamikilla funda! Sem fagfólk vitum við öll hversu mikilvægir fundir eru til að ná árangri, taka ákvarðanir og halda réttri leið. Hins vegar eru þær ekki allar af góðum gæðum og eru ákjósanlegar.
Oft, þegar spurt er um fundi, bregðast margir við með skjálfandi hausum eða andvörpum vegna óhagkvæmni sinnar. Þeir finna sig fastir í óframleiðnilegum fundum sem tæma orku þeirra og tíma. Þess vegna ætlum við að læra í dag hvernig á að eiga góðan fund!
Byrjum!
Byrjaðu fundinn þinn með AhaSlides.
Fáðu ókeypis sniðmát fyrir fundina þína! Skráðu þig ókeypis og taktu það sem þú vilt úr sniðmátasafninu!
🚀 Búðu til ókeypis reikning ☁️
Hvað gerir góðan fund?
Fundir eru óneitanlega ómissandi hluti hvers kyns fyrirtækis eða stofnunar. Þau eru vettvangur fyrir einstaklinga til að koma saman, skiptast á hugmyndum, taka ákvarðanir og vinna að sameiginlegu markmiði.
Góður fundur er fundur sem er vel skipulagður, afkastamikill, nær tilætluðum árangri og lætur alla þátttakendur finnast að þeir heyrist og metnir.
Hér eru nokkrir þættir sem skapa góðan fund:
- Það hefur skýran tilgang. Góður fundur hefst með skýrri dagskrá þar sem fram kemur tilgangur hans ásamt markmiðum fundarins og væntanlegum niðurstöðum, sem hjálpar til við að halda fundinum á réttri leið og tryggja að allir þátttakendur séu meðvitaðir um verkefni sín.
- Það stuðlar að skilvirkum samskiptum. Góður fundur krefst árangursríkra samskipta. Allir þátttakendur fá tækifæri til að tjá hugsanir sínar og hugmyndir og hvetja ætti til umræðu með virkri hlustun og virðingarfullri samræðu.
- Það hefur skýrar niðurstöður og eftirfylgni. Án þessara er fundurinn árangurslaus og árangurslaus þar sem fundarmenn munu vera óvissir um næstu skref sín. Þaðan er erfitt að koma skilvirkni á hvaða framhaldsfundi sem er.
Fleiri ráð með AhaSlides
- Fundir í viðskiptalífinu | 10 algengar tegundir og bestu starfsvenjur
- Besta leiðin til að hýsa Kynningarfundir
- 11 skref til að keyra árangursríkt Fundur um stefnumótandi stjórn
8 ráð til að eiga góðan fund
Til að halda góðan fund eins og ofangreindan og eyða ekki tíma og fyrirhöfn fundarmanna þarf auðvitað að huga að undirbúningi og eftirfylgni fyrir, á meðan og eftir fundinn. Að taka mið af þessum skrefum mun tryggja slétta og farsæla niðurstöðu.
Fyrir fundinn - Eigðu góðan fund
1/ Skilgreindu tilgang og gerð fundarins
Tilgangur, markmið og gerð fundarins ætti að vera skilgreind og tryggt að allir þátttakendur skilji. Enginn vill mæta á fund í 10 mínútur og enn ekki meðvitaður um sína ábyrgð og til hvers er verið að ræða hér. Sumar tegundir funda þjóna aðeins sérstökum tilgangi eins og
- Ákvarðanafundir. Þær eru framkvæmdar þegar ákvarðana og aðgerða er þörf.
- Fundir til að leysa vandamál. Þeir eru kallaðir til að finna lausn á vandamáli/kreppu.
- Hugmyndaflugsfundir. Þeir eru staður til að safna byltingarkenndum nýjum hugmyndum með framlögum frá félagsmönnum.
2/ Hafa dagskrá
Gakktu úr skugga um að þú hafir a fundardagskrá og sendu það út fyrir fundinn til allra þátttakenda, sem mun hjálpa fundarmönnum að skilja tilgang, markmið og væntanlegar niðurstöður fundarins. Það þjónar einnig sem leiðarvísir til að hjálpa þeim að safna nauðsynlegum upplýsingum og skjölum eins og skýrslum, gögnum, kynningum eða öðrum viðeigandi skjölum.
3/ Settu grunnreglur
Grunnreglurnar eru leiðbeiningar eða viðmið sem allir þátttakendur hafa samið um fyrirfram og hjálpa til við að skapa afkastamikið og virðingarfullt umræðuumhverfi. Þau geta falið í sér að hvetja til virkrar hlustunar, virða fjölbreytileika, hafa takmarkaðan tíma til umræðu o.s.frv.
Á fundinum - Eigðu góðan fund
4/ Byrjaðu með ísbrjótaleik
Byrjar á a skapandi ísbrjótur er frábær leið til að draga úr spennunni og koma öllum í rétta skapið fyrir hópfund. Að rjúfa óþægilega þögnina í upphafi fundar getur hjálpað til við að gefa tóninn fyrir afkastamikla og skemmtilega fundi.
Í stað þess að treysta á gamaldags, geturðu tekið þátt í léttum kappræðum, frjálslegum samtölum eða spurningakeppni í beinni sem getur verið mjög skemmtilegt, skapandi, samkeppnishæft og auðveldlega búið til á örfáum mínútum. Svo, hvers vegna ekki að prófa eitthvað nýtt?
5/ Skapa rými fyrir samvinnu
Hópfundur er dýrmætt tækifæri til að ræða og taka ákvarðanir sem hópur. Í stað þess að reyna að koma með nýjar hugmyndir á staðnum ættu liðsmenn að koma með tilbúnar skýrslur, hugmyndir og sjónarmið að borðinu. Þannig getur teymið unnið saman að því að komast að vel ígrunduðu og vandaða lokaákvörðun.
Liðið gæti þá íhugað að gera könnun í beinni á þeim hugmyndum sem ræddar eru og safna í rauntíma endurgjöf í gegnum lifandi skoðanakannanir með fjölvals- eða opnum spurningum frá AhaSlides.
Með því að nota einstaka QR kóða eða hlekk geta liðsmenn þegar í stað nálgast og gefið inntak sitt og niðurstöður verða birtar beint á skjánum. Þetta hjálpar til við að forðast tímasóun og tryggir að allar hugmyndir náist á sanngjarnan hátt.
6/ Haltu liðinu þínu við efnið
Ekki gefa fundarmönnum þínum tækifæri til að afvegaleiða athyglina með því að halda þeim við efnið meðan á fundinum stendur. Hægt er að skipuleggja „hringborð á netinu“ þar sem allir geta tekið þátt og lagt sitt af mörkum. Með feimnu fólki? Ekki hafa áhyggjur. Nafnlaus Spurt og svarað mun leysa þetta vandamál.
Einnig má ekki gleyma að leyfa smá pláss fyrir sjálfsprottið. Vegna þess að heilbrigður og virkur fundur er kjörinn staður fyrir nýjar lausnir og nýjungar að koma fram. Að rjúfa slenið og stressandi andrúmsloftið með því að hvetja þátttakendur til að hugsa skapandi með orðský verður áhugaverð og áhrifarík starfsemi. Reyndu og sjáðu.
Eftir fundinn - Eigðu góðan fund
7/ Ljúktu með skýrum eftirfylgniaðgerðum og tímalínum
Til að ljúka stefnumótunarfundinum, vertu viss um að hver þátttakandi hafi skýrleika um næstu skref sín.
Láta deildir ræða:
- Hvaða mælikvarðar munu sýna framfarir þeirra? Vertu nákvæmur svo hægt sé að fylgjast með framförum.
- Hvaða samstarfsaðilar þurfa samhæfingu til að ná árangri? Öflugt samstarf er lykilatriði.
- Hvers konar uppfærslur munu eftirfylgnifundir þurfa? Skýrslur? Kynningar? Hugsaðu um niðurstöður fyrirfram.
- Hvenær má búast við bráðabirgðaniðurstöðum eða upplýsingum? Settu metnaðarfulla en þó raunhæfa fresti til að halda hraðanum.
8/ Hafa fundargerð
Þarf alltaf nákvæmar, ítarlegar, skýrar og auðskiljanlegar fundargerð fundar að senda til þátttakenda, stjórnar, æðstu stjórnenda og þeirra sem ekki geta mætt. Þau eru ekki aðeins skjöl, efnisgrundvöllur fyrir næstu fundi heldur einnig lagalegur grundvöllur (ef þörf krefur).
Lykilatriði
Vonandi eru ráðin til að eiga góðan fund sem AhaSlides deilt hér að ofan eru ekki of flóknar. Hafðu í huga að afkastamiklir fundir eru þeir þar sem allir telja að þeir séu vel þegnir, heyrt og hvattir til að tala. Fundurinn þarf að skila skilgreindri niðurstöðu og þjóna tilgangi sínum. Eftir fundinn taka allir við hlutverkum sínum og skuldbinda sig til að fylgja ræddum áætlunum.
