Nail Project Kickoff Meeting Flyer í 8 skrefum (+ókeypis sniðmát!)

Jafnvel agaðustu fyrirtækin þarna úti geta stundum fundið verkefni sín á villigötum. Oftar en ekki er vandamálið eitt af undirbúningur. Lausnin?Vel uppbyggður og fullkomlega gagnvirkur upphafsfundur verkefnis!

Meira en bara pomp og athöfn, vel útfærður kickoff fundur getur raunverulega fengið eitthvað fallegt á hægri fæti. Hér eru 8 skref til að halda upphafsfund verkefnis sem vekur spennu og fær allir á sömu blaðsíðu.

Upphafstími!

Hvað er Project Kickoff fundur?
Af hverju eru Kickoff fundir verkefna svona mikilvægir?
8 skref til Kickass fundar Kickass verkefnisins
Sniðmát fyrir verkefni Kickoff Fund Dagskrá

Fundarráð til að muna

Þú verður að hafa upphafsfundardagskrá fyrirfram. Það er mjög mikilvægt að senda tölvupóst fyrir upphaf verkefnis snemma! Svo, við skulum skoða nokkur sýnishorn af dagskrá fundarins!

Upphafsfundurinn ætti að vera stuttur og hnitmiðaður, með fullt af leikjum og athöfnum, þar sem þetta er þegar AhaSlides kemur sér mjög vel! Skoðaðu fleiri ráð með okkur eins og hér að neðan:

Aðrir textar

Kick-Start samtalið.

Fáðu dýrmætt innlegg frá teymi þínu og viðskiptavinum á upphafsfundi verkefnisins. Notaðu beinar skoðanakannanir, spurningar og svör og verkfæri til að skiptast á hugmyndum með þessu ókeypis sniðmáti!

🚀 Sjá sniðmátið

Hvað er Project Kickoff fundur?

Eins og segir á dósinni er upphafsfundur verkefnisins a fundur þar sem þú byrjar verkefnið þitt.

Venjulega er upphafsfundur verkefnisins fyrsti fundur viðskiptavinarins sem pantaði verkefni og fyrirtækisins sem mun koma því til skila. Báðir aðilar munu setjast niður saman og ræða um grunn verkefnisins, tilgang þess, markmið þess og hvernig það kemst frá hugmynd alla leið til að verða að veruleika.

Almennt séð eru það 2 gerðir af upphafsfundum til að vera meðvitaður um:

Kickoff utanaðkomandi verkefnis -Þróunarteymi sest niður með einhverjum frá utanfyrirtækið, eins og viðskiptavinur eða hagsmunaaðili, og ræðir áætlunina um samstarfsverkefni.
Innri PKM - Lið frá innan fyrirtækið sest niður og ræðir áætlun um nýtt innra verkefni.

Þó að báðar þessar tegundir geti haft mismunandi árangur, málsmeðferðer nokkurn veginn það sama. Það er í meginatriðum enginn hlutiaf utanaðkomandi verkefnisbyrjun sem er ekki hluti af innri verkefnisbyrjun - eini munurinn verður fyrir hvern þú heldur því.

Meiri þátttöku í samkomum þínum

Af hverju eru Kickoff fundir verkefna svona mikilvægir?

Tilgangur Kickoff Meetings ætti að vera hávær og skýr! Það kann að virðast nógu einfalt að hefja verkefni bara með því að úthluta fullt af verkefnum til rétta fólksins, sérstaklega á Kanban stjórnarþráhyggju vinnustaðnum í dag. Hins vegar getur þetta leitt til þess að lið missi sig stöðugt.

Mundu, bara vegna þess að þú ert á sama borðþýðir ekki að þú sért á sömu síðu.

Kjarninn í því er upphafsfundur verkefnis heiðarlegur og opinn Samræður milli viðskiptavinar og teymis. Það er ekki röð tilkynninga um hvernig verkefnið gengur, en a samtalum áætlanir, væntingar og markmið sem náðst hefur með taumlausri umræðu.

Hér eru nokkrir kostir þess að halda verkefnishaldsfund verkefnis:

Það fær alla unnin - „Gefðu mér sex tíma til að höggva tré og ég mun eyða fyrstu fjórum í að brýna öxina“.Ef Abraham Lincoln væri á lífi í dag geturðu verið viss um að hann myndi eyða fyrstu 4 af 6 verkefnatímanum í upphafsfundi verkefnisins. Það er vegna þess að þessir fundir innihalda allt nauðsynleg skref til að koma einhverju verkefni af stað á hægri fæti.
Það felur í sér allir lykilmenn- Upphafsfundir geta ekki hafist nema allir séu á staðnum: stjórnendur, teymisstjórar, viðskiptavinir og allir aðrir sem eiga hlut í verkefninu. Það er svo auðvelt að missa tökin á því hver hefur umsjón með hverju án þess að hafa skýran upphafsfund til að átta sig á öllu.
Það er opinn og samvinnuþýður - Eins og við sögðum, eru verkefnisfundir umræður. Þeir bestu taka þátt allt fundarmenn og koma bestu hugmyndunum frá öllum.

Meiri þátttöku í samkomum þínum

8 skref til Kickass fundar Kickass verkefnisins

Svo, hvað nákvæmlega er innifalið í dagskrá verkefnisfundar? Við höfum minnkað það niður í 8 skref fyrir neðan, en þú ættir alltaf að muna að það er til enginn fastur matseðill fyrir þessa tegund funda.

Notaðu þessi 8 skref að leiðarljósi, en gleymdu aldrei að lokadagskráin liggur hjá þú!

Skref #1 - Kynningar og ísbrjótar

Auðvitað er eina leiðin til að hefja upphafsfund með því að kynna þátttakendur hvern annan. Sama hversu lengd eða umfang verkefnisins þíns er, þurfa viðskiptavinir og teymismeðlimir að vera á eigin fornafni við hvort annað áður en þeir geta unnið saman á skilvirkan hátt.

Þó að einföld kynning á borðinu sé nóg til að fólk þekki nöfn, getur ísbrjótur bætt við öðru lagi af persónuleiki og létta stemningunafyrir upphaf verkefnisins.

Prófaðu þennan:Snúðu hjólinu 🎡

Leggðu fram nokkur einföld kynningarefni á a snúningshjól, fáðu síðan hvern liðsmann til að snúa því og svara hvaða efni sem hjólið lendir á. Fyndnar spurningar eru hvattar, en vertu viss um að hafa það meira og minna fagmannlegt!

Viltu fleiri svona?💡 Við eigum 10 ísbrjótar fyrir hvaða fundi sem erhérna.

Skref #2 - Bakgrunnur verkefnisins

Þar sem formsatriði og hátíðarhöld eru úr vegi, er kominn tími til að halda áfram með því að hefja steinkalda starfsemina. Til að koma fundinum af stað með góðum árangri ættirðu að hafa skýra dagskrá fyrir upphafsfundinn!

Eins og allar frábærar sögur gera er best að byrja á byrjuninni. Gerðu grein fyrir öllum bréfaskiptummilli þín og viðskiptavina þinna til að fá alla sem taka þátt í verkefninu að fullu upp á það sem hefur gerst hingað til.

Þetta gæti verið skjáskot af tölvupósti, textum, fundargerðum frá fyrri fundum eða einhverjum úrræðum sem bæta hvers konar samhengi fyrir fyrirtæki þitt og viðskiptavin þinn. Gerðu öllum auðvelt að sjá fyrir sér með því að búa til tímalínu.

Skref #3 - Verkefnaeftirspurn

Til viðbótar við bréfabakgrunninn, muntu vilja kafa djúpt í smáatriðum af hvers vegna Verið er að sparka þessu verkefni í fyrsta lagi.

Þetta er afgerandi skref þar sem það veitir skýra yfirsýn yfir sársaukapunktana sem verkefnið ætlar að leysa, sem er bæði sem teymi og viðskiptavinir þurfa að vera í fremstu röð í huga sér hverju sinni.

Protip 👊

Svið sem þessi eru þroskuð fyrir umræður. Spurðu viðskiptavini þína og teymið þitt til að koma hugmyndum sínum á framfæri af hverju þeir halda að þessu verkefni hafi verið dreymt.

Ef við á, ættirðu alltaf að reyna að rásina rödd viðskiptavinarinsí þessum kafla. Vertu í samstarfi við viðskiptavininn til að fá raunveruleg dæmi um neytendur sem nefna sársaukapunkta sem verkefnið þitt er að reyna að laga. Skoðanir þeirra ættu að móta hvernig teymið þitt nálgast verkefnið.

Skref #4 - Verkefnamarkmið

Svo þú hefur skoðað fortíð verkefnisins, nú er kominn tími til að skoða Framtíð.

Að hafa bein markmið og skýra skilgreiningu á árangri fyrir verkefnið þitt mun virkilega hjálpa teyminu þínu að vinna að því. Ekki nóg með það, það mun sýna viðskiptavinum þínum að þér sé alvara með verkið og að þú hafir álíka miklar áhyggjur af því hvernig það gengur.

Spyrðu þátttakendur í upphafsfundinum 'hvernig mun árangur líta út?'Eru það fleiri viðskiptavinir? Fleiri umsagnir? Betra ánægjuhlutfall viðskiptavina?

Sama markmiðið ætti það alltaf að vera...

Achievable- Ekki teygja þig of mikið. Þekktu takmörk þín og settu þér markmið í raun eiga möguleika á að ná.
Mælanleg - Settu upp markmið þitt með gögnum. Miðaðu að ákveðnu númeri og fylgdu framvindu þinni í átt að því.
Tímasett - Gefðu þér lokadagsetningu. Gerðu allt sem þú getur til að ná markmiðum þínum fyrir þann frest.

Skref #5 - Yfirlýsing um vinnu

Með því að setja „kjötið“ í „upphafsfund“ er starfsyfirlýsing (SoW) mikil kafa í sérstöðu verkefnisins og hvernig það verður framkvæmt. Það er aðal innheimtuá dagskrá kickoff fundarins og ætti að fá mesta athygli þína.

Skoðaðu þessa upplýsingatækni um hvað á að taka með í yfirlýsingu þinni um vinnu:

Infographic útskýrir 6 smáskrefin sem taka þátt í að tilkynna yfirlýsingu um vinnu á upphafsfundi verkefnisins.

Hafðu í huga að yfirlýsing um vinnu snýst ekki eins mikið um umræður og restin af dagskrá verkefnisins. Þetta er í raun tíminn til að verkefnið leiði til einfaldlega leggja fram áætlun um aðgerðirfyrir komandi verkefni, vistaðu síðan umræðuna fyrir næsta atriði fundarins.

Rétt eins og restin af upphafsfundinum þínum er yfirlýsing þín um vinnu ofur breytu. Sérstakur staðhæfing þín um vinnu mun alltaf ráðast af því hversu flókið verkefnið er, stærð teymisins, hlutanna sem málið varðar o.s.frv.

Viltu vita meira?💡 Athugaðu þetta yfirgripsmikil grein um smíði yfirlýsingar um verk.

Skref #6 - Q&A hluti

Þó að þú gætir fundið þig knúinn til að yfirgefa Q&A hlutann þinn til loka, þá mælum við í raun með því að halda honum beint eftir yfirlýsingu þína um vinnu.

Slíkur nautgripur hluti mun vafalaust gefa tilefni til spurninga frá bæði viðskiptavini þínum og teymi þínu. Þar sem meginhluti fundarins er öllum svo í fersku minni er best að slá til á meðan járnið er heitt.

Notkun gagnvirks kynningarhugbúnaðar til að hýsa spurningar og svör getur hjálpað til við að halda öllu gangandi, sérstaklega ef upphafsfundur verkefnisins er með háa aðsóknartölu....

Það er skipulögð- Spurningum er raðað eftir vinsældum (með atkvæðagreiðslu) eða eftir tíma og hægt er að merkja þær sem „svarað“ eða festa efst.
Það er stjórnað- Hægt er að samþykkja og hafna spurningum áður en þær eru sýndar á skjánum.
Það er nafnlaus - Hægt er að senda inn spurningar nafnlaust, sem þýðir að allir hafa rödd.

Skref #7 - Hugsanleg vandamál

Eins og við sögðum áður snýst verkefnamótfundur um að vera eins opinn og heiðarlegur og mögulegt er. það erhvernig þú byggir a tilfinning um traust með viðskiptavini þínum frá upphafi.

Í því skyni er best að ræða hugsanleg vandamál sem verkefnið gæti staðið frammi fyrir á leiðinni. Það er enginn að biðja þig um að spá fyrir um framtíðina hér, bara til að koma með bráðabirgðalista yfir hindranir sem þú gætir lent í.

Þar sem þú, teymið þitt og viðskiptavinur þinn munu nálgast þetta verkefni með mismunandi húfi er tilvalið að fá það allirþátt í hugsanlegri umræðu um vandamál.

Skref #8 - Innritun

Að hafa reglulega samband við viðskiptavininn þinn er önnur leið til að treysta traust milli beggja aðila. Á upphafsfundi verkefnisins hefurðu nokkrar spurningar til að svara hvað, hvenær, hver og hvernig þessar innritanir ætla að gerast.

Innritun er frekar fínn jafnvægisaðgerð á milli gagnsæiog átak. Þó það sé gaman að vera eins opinn og gagnsær og mögulegt er, þá verður þú að stjórna þessu innan þess svigrúms sem þú ert í raun tiltækur fyrir. beopið og gegnsætt.

Gakktu úr skugga um að þessum spurningum sé svarað áður en fundi lýkur:

Hvað?- Nákvæmlega í hvaða smáatriðum þarf viðskiptavinurinn að uppfæra? Þurfa þeir að vita um hvert örlítið smáatriði framfara, eða eru það bara stóru táknin sem skipta máli?
Hvenær?- Hversu oft ætti teymið þitt að uppfæra viðskiptavin þinn? Eiga þeir að segja frá því sem þeir hafa gert á hverjum degi, eða bara draga saman það sem þeir hafa náð í lok vikunnar?
Hver? - Hvaða liðsmaður verður sá sem hefur samband við viðskiptavininn? Verður meðlimur í hverju teymi, á hverju stigi, eða bara einn bréfritari í öllu verkefninu?
Hvernig? - Með hvaða aðferð ætla viðskiptavinurinn og bréfritari að halda sambandi? Venjulegt myndsímtal, tölvupóstur eða stöðugt uppfært lifandi skjal?

Eins og raunin er með flest atriði á dagskrá verkefnisfundar er best að ræða það fyrir opnum tjöldum. Fyrir stórt teymi og stóran hóp viðskiptavina gætirðu átt auðveldara með að gera a lifandi skoðanakönnuní því skyni að draga úr möguleikunum til að koma á bestu innritunarformúlu sem mögulegt er.

Viltu vita meira? 💡 Skoðaðu nokkrar bestu starfsvenjur til að skrá sig inn með viðskiptavinum þínum.

Könnun á áhrifaríkan hátt með AhaSlides

Sniðmát fyrir verkefni Kickoff Fund Dagskrá

Með því að skipulegur fundur þinn sem er skipulagt af sérfræðingum sem bíður bara eftir að sprengja hugann í stjórnarherberginu gæti síðasta snertingin verið svolítið af samskiptiað koma þessu öllu saman.

Vissir þú það aðeins 29% fyrirtækjafinna til tengsla við viðskiptavini sína ( Gallup)? Afnám er faraldur á B2B stigi, og það getur valdið því að upphafsfundir líða eins og flatt, óhugsandi ferli í gegnum formsatriðin.

Að virkja viðskiptavini þína og teymi í gegnum gagnvirkar skyggnur getur virkilega efla þátttökuog auka athygli spannar.

AhaSlides hefur vopnabúr af verkfærumþar á meðal skoðanakannanir í beinni, spurningar og svör og glærur í hugmyndaflugi og jafnvel lifandi spurningakeppniog leiki til að kveikja á verkefninu á réttan hátt.