Jafnvel agaðustu fyrirtækin þarna úti geta stundum fundið verkefni sín á villigötum. Oftar en ekki er vandamálið eitt af undirbúningur. Lausnin? Vel uppbyggður og fullkomlega gagnvirkur upphafsfundur verkefnis!
Meira en bara pomp og athöfn, vel útfærður kickoff fundur getur raunverulega fengið eitthvað fallegt á hægri fæti. Hér eru 8 skref til að halda upphafsfund verkefnis sem vekur spennu og fær allir á sömu blaðsíðu.
Upphafstími!
Fundarráð til að muna
Þú verður að hafa upphafsfundardagskrá fyrirfram. Það er mjög mikilvægt að senda tölvupóst fyrir upphaf verkefnis snemma! Svo, við skulum skoða nokkur sýnishorn af dagskrá fundarins!
Upphafsfundurinn ætti að vera stuttur og hnitmiðaður, með fullt af leikjum og athöfnum, þar sem þetta er þegar AhaSlides kemur sér mjög vel! Skoðaðu fleiri ráð með okkur eins og hér að neðan:
Kick-Start samtalið.
Fáðu dýrmætt innlegg frá teymi þínu og viðskiptavinum á upphafsfundi verkefnisins. Notaðu beinar skoðanakannanir, spurningar og svör og verkfæri til að skiptast á hugmyndum með þessu ókeypis sniðmáti!
🚀 Sjá sniðmátið
Hvað er Project Kickoff fundur?
Eins og segir á dósinni er upphafsfundur verkefnisins a fundur þar sem þú byrjar verkefnið þitt.
Venjulega er upphafsfundur verkefnisins fyrsti fundur viðskiptavinarins sem pantaði verkefni og fyrirtækisins sem mun koma því til skila. Báðir aðilar munu setjast niður saman og ræða um grunn verkefnisins, tilgang þess, markmið þess og hvernig það kemst frá hugmynd alla leið til að verða að veruleika.
Almennt séð eru það 2 gerðir af upphafsfundum til að vera meðvitaður um:
- Ytri verkefni Kickoff - Þróunarteymi sest niður með einhverjum frá utan fyrirtækið, eins og viðskiptavinur eða hagsmunaaðili, og ræðir áætlunina um samstarfsverkefni.
- Innri PKM - Lið frá innan fyrirtækið sest niður og ræðir áætlun um nýtt innra verkefni.
Þó að báðar þessar tegundir geti haft mismunandi árangur, málsmeðferð er nokkurn veginn það sama. Það er í meginatriðum enginn hluti utanaðkomandi verkefnaupptöku sem er ekki hluti af innri verkefnaupptöku - eini munurinn verður fyrir hvern þú heldur.
Meiri þátttöku í samkomum þínum
Af hverju eru Kickoff fundir verkefna svona mikilvægir?
Tilgangur Kickoff Meetings ætti að vera hávær og skýr! Það kann að virðast nógu einfalt að hefja verkefni bara með því að úthluta fullt af verkefnum á rétta fólkið, sérstaklega á Kanban-stjórnarþráhyggju vinnustaðnum í dag. Þetta getur þó leitt til þess að lið missi sig stöðugt.
Mundu, bara vegna þess að þú ert á sama borð þýðir ekki að þú sért á sömu síðu.
Kjarninn í því er upphafsfundur verkefnis heiðarlegur og opinn Samræður milli viðskiptavinar og teymis. Það er ekki röð tilkynninga um hvernig verkefnið gengur, en a samtal um áætlanir, væntingar og markmið sem náðst hefur með taumlausri umræðu.
Hér eru nokkrir kostir þess að halda verkefnishaldsfund verkefnis:
- Það fær alla unnin - „Gefðu mér sex klukkustundir til að höggva niður tré og ég mun eyða fyrstu fjórum í að brýna öxina“. Ef Abraham Lincoln var á lífi í dag, þá geturðu verið viss um að hann myndi eyða fyrstu 4 af 6 verkefnatímum í upphafsfundi verkefnisins. Það er vegna þess að þessir fundir innihalda allt nauðsynleg skref til að koma einhverju verkefni af stað á hægri fæti.
- Það felur í sér allir lykilmenn - Kickoff fundir geta ekki hafist nema allir séu þar: stjórnendur, teymisleiðtogar, viðskiptavinir og allir aðrir sem eiga hlut í verkefninu. Það er svo auðvelt að missa utan um hver hefur umsjón með hverju án þess að það sé skýrt frá upphafsfundi til að átta sig á þessu öllu saman.
- það er opinn og samvinnuþýður – Eins og við sögðum, eru verkefnisupphafsfundir umræður. Þeir bestu taka þátt allt fundarmenn og koma bestu hugmyndunum frá öllum.
Meiri þátttöku í samkomum þínum
8 skref til Kickass fundar Kickass verkefnisins
Svo, hvað er nákvæmlega innifalið í dagskrá verkefnisfundar? Við höfum þrengt það niður í 8 þrepin hér að neðan, en þú ættir alltaf að muna að það er enginn fastur matseðill fyrir þessa tegund funda.
Notaðu þessi 8 skref að leiðarljósi, en gleymdu aldrei að lokadagskráin liggur hjá þú!
Skref # 1 - Kynningar og ísbrjótar
Auðvitað er eina leiðin til að hefja upphafsfund með því að kynna þátttakendur hvern annan. Sama hversu lengd eða umfang verkefnisins þíns er, þurfa viðskiptavinir og teymismeðlimir að vera á eigin fornafni við hvort annað áður en þeir geta unnið saman á skilvirkan hátt.
Þó að einföld kynning á borðinu sé nóg til að fólk þekki nöfn, getur ísbrjótur bætt við öðru lagi af persónuleiki og létta stemninguna fyrir upphaf verkefnisins.
Prófaðu þennan: Snúðu hjólinu 🎡
Leggðu fram nokkur einföld kynningarefni á a snúningshjól, fáðu síðan hvern liðsmann til að snúa því og svara hvaða efni sem hjólið lendir á. Fyndnar spurningar eru hvattar, en vertu viss um að hafa það meira og minna fagmannlegt!
Viltu fleiri svona? Við höfum það 10 ísbrjótar fyrir hvaða fundi sem er hérna.
Skref # 2 - Bakgrunnur verkefnis
Þar sem formsatriði og hátíðarhöld eru úr vegi, er kominn tími til að halda áfram með því að hefja steinkalda starfsemina. Til að koma fundinum af stað með góðum árangri ættirðu að hafa skýra dagskrá fyrir upphafsfundinn!
Eins og allar frábærar sögur gera er best að byrja í byrjun. Gerðu grein fyrir öllum bréfaskiptum milli þín og viðskiptavina þinna til að fá alla að taka þátt í verkefninu að fullu til að klóra í því sem gerst hefur hingað til.
Þetta gæti verið skjáskot af tölvupósti, textum, fundargerðum frá fyrri fundum eða einhverjum úrræðum sem bæta hvers konar samhengi fyrir fyrirtæki þitt og viðskiptavin þinn. Gerðu öllum auðvelt að sjá fyrir sér með því að búa til tímalínu.
Skref # 3 - Krafa um verkefni
Til viðbótar við bréfaskiptabakgrunninn, viltu kafa djúpt í smáatriðum af hvers vegna Verið er að sparka þessu verkefni í fyrsta lagi.
Þetta er afgerandi skref þar sem það veitir skýra yfirsýn yfir sársaukapunktana sem verkefnið ætlar að leysa, sem er bæði sem teymi og viðskiptavinir þurfa að vera í fremstu röð í huga sér hverju sinni.
Protip 👊
Svið sem þessi eru þroskuð fyrir umræður. Spurðu viðskiptavini þína og teymið þitt til að koma hugmyndum sínum á framfæri af hverju þeir halda að þessu verkefni hafi verið dreymt.
Ef við á, ættirðu alltaf að reyna að rásina rödd viðskiptavinarins í þessum kafla. Vertu í samstarfi við viðskiptavininn til að fá raunveruleg dæmi um neytendur sem nefna sársaukapunkta sem verkefnið þitt er að reyna að laga. Skoðanir þeirra ættu að móta hvernig teymið þitt nálgast verkefnið.
Skref # 4 - Verkefnismarkmið
Svo þú hefur skoðað fortíð verkefnisins, nú er kominn tími til að skoða Framtíð.
Að hafa bein markmið og skýra skilgreiningu á árangri fyrir verkefnið þitt mun virkilega hjálpa teyminu að vinna að því. Ekki nóg með það, það mun sýna viðskiptavini þínum að þér er alvara með vinnuna og hefur álíka mikla hagsmuni í því hvernig það gengur.
Spyrðu þátttakendur í upphafsfundinum "hvernig mun árangur líta út?" Eru það fleiri viðskiptavinir? Fleiri umsagnir? Betra ánægjuhlutfall viðskiptavina?
Sama markmiðið ætti það alltaf að vera ...
- Achievable - Ekki ofreiða ykkur. Þekktu þín takmörk og komdu með markmið sem þú í raun eiga möguleika á að ná.
- Mælanleg - Stækkaðu markmið þitt með gögnum. Stefnum að ákveðinni tölu og fylgstu með framvindu þinni í átt að henni.
- Tímasett - Gefðu þér lokadagsetningu. Gerðu allt sem þú getur til að ná markmiðum þínum fyrir þann frest.
Skref # 5 - Yfirlýsing um vinnu
Að setja 'kjötið' í 'kickoff fund', yfirlýsing um vinnu (SoW) er þungt kafa í sérstöðu verkefnisins og hvernig það á að fara fram. Það er aðal innheimtu á dagskrá kickoff fundarins og ætti að fá mesta athygli þína.
Skoðaðu þessa upplýsingatækni um hvað á að taka með í yfirlýsingu þinni um vinnu:
Hafðu í huga að yfirlýsing um vinnu snýst ekki eins mikið um umræður og restin af dagskrá verkefnisins. Þetta er í raun tíminn til að verkefnið leiði til einfaldlega leggja fram áætlun um aðgerðir fyrir komandi verkefni, vistaðu síðan umræðuna fyrir næsta atriði fundarins.
Rétt eins og restin af upphafsfundinum þínum er yfirlýsing þín um vinnu ofur breytu. Sérstakur staðhæfing þín um vinnu mun alltaf ráðast af því hversu flókið verkefnið er, stærð teymisins, hlutanna sem málið varðar o.s.frv.
Viltu vita meira? 💡 Athugaðu þetta yfirgripsmikil grein um smíði yfirlýsingar um verk.
Skref # 6 - Spurning og svar kafli
Þó að þú getir fundið þig knúinn til að yfirgefa spurningar og svör til loka, þá mælum við með því að halda honum beint eftir yfirlýsingu þína um vinnu.
Slík nautakjöt hluti mun örugglega vekja spurningar frá bæði viðskiptavini þínum og liði þínu. Þar sem meginhluti fundarins er svo ferskur í huga allra er best að slá á meðan járnið er heitt.
Með því að nota gagnvirkan kynningarhugbúnað til að hýsa spurningar og svör geta hjálpað til við að halda öllu tifandi, sérstaklega ef upphafsfundur verkefnisins er með mikla aðsóknartölu….
- það er skipulögð - Spurningum er raðað eftir vinsældum (með atkvæðum) eða eftir tíma og hægt er að merkja þær sem „svaraðar“ eða festar efst.
- það er stjórnað - Hægt er að samþykkja og hafna spurningum áður en þær birtast á skjánum.
- það er nafnlaus - Hægt er að leggja fram spurningar nafnlaust, sem þýðir að allir hafa rödd.
Skref # 7 - Möguleg vandamál
Eins og við sögðum áður snýst verkefnamótfundur um að vera eins opinn og heiðarlegur og mögulegt er. Það er hvernig þú byggir a tilfinning um traust með viðskiptavini þínum frá upphafi.
Í því skyni er best að ræða hugsanleg vandamál sem verkefnið gæti staðið frammi fyrir á leiðinni. Enginn biður þig um að spá fyrir um framtíðina hér, bara til að koma með bráðabirgðalista yfir hindranir sem þú gætir lent í.
Þar sem þú, teymið þitt og viðskiptavinur þinn mun nálgast þetta verkefni með mismunandi hagsmunum er tilvalið að fá allir þátt í hugsanlegri umræðu um vandamál.
Skref # 8 - Innritun
Að kíkja reglulega við viðskiptavin þinn er önnur leið til að treysta traust milli beggja aðila. Á upphafsfundi verkefnis þíns hefurðu nokkrar spurningar til að fjalla um hvað, hvenær, hver og hvernig þessar innritanir ætla að gerast.
Innritun er frekar fínn jafnvægisaðgerð á milli gagnsæi og átak. Þó að það sé fínt að vera eins opinn og gegnsær og mögulegt er, þá verður þú að stjórna þessu innan þess hve tiltækt þú raunverulega verður fyrir be opið og gegnsætt.
Gakktu úr skugga um að þessum spurningum sé svarað áður en fundi lýkur:
- Hvað? - Nákvæmlega í hvaða smáatriðum þarf viðskiptavinurinn að uppfæra? Þurfa þeir að vita um hvert örlítið smáatriði framfara, eða eru það bara stóru merkin sem skipta máli?
- Hvenær? - Hversu oft ætti teymið þitt að uppfæra viðskiptavin þinn? Ættu þeir að miðla því sem þeir hafa gert á hverjum degi eða bara draga það saman sem þeim hefur tekist í lok vikunnar?
- Hver? - Hvaða liðsmaður verður sá sem hefur samband við viðskiptavininn? Verður meðlimur í hverju teymi, á hverju stigi, eða bara einn eintakamaður í öllu verkefninu?
- Hvernig? - Með hvaða aðferð ætla viðskiptavinurinn og fréttaritari að vera í sambandi? Venjulegt myndsímtal, tölvupóstur eða stöðugt uppfært skjal í beinni?
Eins og raunin er með flest atriði á dagskrá verkefnisfundar, er best að ræða á víðavangi. Fyrir stórt lið og stóran hóp viðskiptavina gætirðu átt auðveldara með að gera a lifandi skoðanakönnun í því skyni að draga úr möguleikunum til að koma á bestu innritunarformúlu sem mögulegt er.
Viltu vita meira? 💡 Skoðaðu nokkrar bestu starfsvenjur til að skrá sig inn með viðskiptavinum þínum.
Kannaðu á áhrifaríkan hátt með AhaSlides
Sniðmát fyrir verkefni Kickoff Fund Dagskrá
Með því að skipulegur fundur þinn sem er skipulagt af sérfræðingum sem bíður bara eftir að sprengja hugann í stjórnarherberginu gæti síðasta snertingin verið svolítið af samskipti að koma þessu öllu saman.
Vissir þú það aðeins 29% fyrirtækja finna til tengsla við viðskiptavini sína (Gallup)? Afnám er faraldur á B2B stigi, og það getur valdið því að upphafsfundir líða eins og flatt, óhugsandi ferli í gegnum formsatriðin.
Að virkja viðskiptavini þína og teymi í gegnum gagnvirkar skyggnur getur virkilega efla þátttöku og auka athygli spannar.
AhaSlides er með vopnabúr af verkfærum þar á meðal skoðanakannanir í beinni, spurningar og svör og glærur í hugmyndaflugi og jafnvel lifandi spurningakeppni og leiki til að kveikja á verkefninu á réttan hátt.
Smelltu hér að neðan til að fá ókeypis sniðmát án niðurhals fyrir upphafsfundinn þinn. Breyttu hverju sem þú vilt og kynntu það án kostnaðar!
Smelltu hér að neðan til að búa til ókeypis AhaSlides reikning og byrja að búa til þína eigin þátttakandi fundi með gagnvirkni!
