De fleste undersøkelsesdataene fører ingen steder hen. Teams kjøre undersøkelsen, samle tallene, og lag deretter en presentasjon av undersøkelsesresultatene som viser alle spørsmålene og prosentvis fordeling. Interessentene nikker gjennom møtet, kortene blir arkivert, og ingenting endrer seg. Høres det kjent ut?
Problemet er sjelden dataene. Det er presentasjonen. Denne veiledningen dekker hvordan man strukturerer, visualiserer og leverer undersøkelsesresultater slik at funnene styrer beslutninger i stedet for å fylle en arkivmappe. En rapport fra McKinsey Global Institute fant at datadrevne organisasjoner har 23 ganger større sannsynlighet for å skaffe seg kunder og 19 ganger større sannsynlighet for å være lønnsomme, men de fleste undersøkelsesfunn oversettes aldri til beslutninger fordi de presenteres uten en klar fortelling [5].
Hva en presentasjon av undersøkelsesresultater faktisk trenger å gjøre
Før du velger en diagramtype eller skriver et tittellysbilde, må du være klar over hva presentasjonen skal gjøre. En presentasjon av undersøkelsesresultater må gjøre tre ting:
- Fortell publikum hva du fant
- Forklar hvorfor det er spesielt viktig for dem
- Peke på hva som bør skje videre
Alt annet er pynt. Ledere sitter gjennom en presentasjon på ansattes engasjement Data er ikke der for å gjennomgå metodikk. De vil vite hva tallene sier om organisasjonens tilstand og hva som bør endres. HR-medarbeidere som gjennomgår resultater fra opplæringsevalueringer vil vite hvilke programmer som fungerer og hvilke som må redesignes. Rammen er viktig før det første lysbildet.
Trinn 1: Kjenn publikummet ditt før du bygger noe
De samme undersøkelsesdataene må pakkes forskjellig avhengig av hvem som er i rommet. En detaljert oversikt over Likert skala Fordelinger over ti spørsmål er passende for et team av HR-analytikere. Den samme informasjonen som presenteres for en finansdirektør må komprimeres til to eller tre hovedfunn knyttet direkte til forretningsresultater.
Før du bygger kortstokken eller rapporten din, svar på disse spørsmålene:
- Hvilken avgjørelse må dette publikummet ta?
- Hvor mye kontekst har de allerede om undersøkelsen og dens mål?
- Hvor mye tid vil de ha til å gjennomgå eller sitte gjennom presentasjonen?
- Hvilket nivå av statistisk detaljrikdom vil de finne nyttig kontra overveldende?
For ledere, gå inn med det viktigste funnet. For praktikere kan du legge til flere detaljer. For blandede rom, strukturer presentasjonen slik at hovedfunnene kommer først og støttende data kommer senere, slik at interessentene kan gå ut etter de viktigste konklusjonene og det analytiske teamet kan bli igjen resten.
Trinn 2: Filtrer dataene før du visualiserer dem
En undersøkelse med 30 spørsmål genererer 30 datapunkter, men det betyr ikke at du presenterer alle 30. De fleste undersøkelser har tre til fem funn som faktisk er viktige for beslutningene som tas. Resten er i beste fall kontekst, i verste fall støy.
Gå gjennom resultatene dine og spør: hvilke funn er overraskende, signifikante eller handlingsrettede? Et spørsmål der 94 % av respondentene ga det samme svaret forteller deg nesten ingenting nyttig: det kan sannsynligvis kuttes. Et spørsmål der svarene spriker kraftig mellom avdelinger, eller der trenden har endret seg betydelig siden forrige undersøkelsessyklus, hører vanligvis hjemme i presentasjonen.
Det er i dette filtreringstrinnet de fleste presentatører investerer for lite. Å vise alt føles grundig, men det fungerer som å fremheve hver linje i en lærebok: når alt er merket som viktig, er ingenting det.
Trinn 3: Velg diagramtyper som samsvarer med dataene
Ulike spørsmålsformater krever ulike visualiseringer. Bruk av feil diagramtype gjør det vanskeligere å forstå nøyaktige data.
Enkeltvalgs- og flervalgsspørsmål fungerer bra som horisontale søylediagrammer. Søylediagrammer er enkle å skanne, håndterer et hvilket som helst antall kategorier og lar deg sortere svar etter frekvens slik at mønstre blir umiddelbart synlige [1]. Kakediagrammer fungerer for enkeltvalgsspørsmål med fire eller færre alternativer der forholdet mellom helhet og historie er hovedpoenget, men de blir vanskelige å lese med mer enn fem stykker.
Vurderingsskala og Likert-spørsmål vises best som stablede søylediagrammer, der hver søyle representerer ett spørsmål og segmentene viser fordelingen av svarene på tvers av skalaen [2]. Dette lar deg sammenligne svarmønstre på tvers av flere spørsmål i ett enkelt visuellt diagram.
Trenddata, der du sammenligner resultater fra denne syklusen med en tidligere, fungerer best som et enkelt linjediagram eller en side-om-side søylesammenligning. Målet er å gjøre endringsretningen tydelig med et raskt blikk.
Åpne tekstsvar trenger ikke å presenteres som rå sitater (selv om noen få velvalgte sitater kan være kraftfulle). Ordskyer kan raskt avdekke de mest brukte begrepene, noe som er nyttig for å oppdage temaer i store svarsett.
Én gjennomgående regel på tvers av alle diagramtyper: merk dataene direkte i diagrammet i stedet for å stole på tegnforklaringer. Publikum skal ikke måtte kryssreferere til en fargenøkkel for å forstå hva de ser på.
Trinn 4: Bygg en fortelling, ikke en liste
Forskjellen mellom en nyttig presentasjon og en som er lett å glemme, kommer ofte ned til om presentatøren prøvde å fortelle en historie eller bare rapportere tallene [3].
En narrativ struktur for undersøkelsesresultater ser vanligvis slik ut:
Bakgrunn: Hva handlet undersøkelsen om, hvem svarte, og når ble den gjennomført? Behold dette til ett lysbilde eller noen få setninger. Publikum trenger nok til å stole på dataene, ikke en fullstendig metoderapport.
Nøkkelfunn: Start med det viktigste resultatet. Formuler det som en påstand, ikke et spørsmål. «Sekstito prosent av ansatte sier at de ikke har nok informasjon om beslutninger som påvirker arbeidet deres» er et funn. «Hva synes ansatte om internkommunikasjon?» er en påminnelse, ikke et funn.
Støttende detaljer: To eller tre datapunkter som gir dybde til overskriftsfunnet. Det er her lysbilder med mange diagrammer fortjener sin plass.
Sammenligning eller kontekst: Hvordan er dette sammenlignet med en tidligere undersøkelsesperiode, med en bransjebenchmark, eller med et annet team eller en annen avdeling? Tall er mer meningsfulle i forhold til noe.
implikasjon: Hva betyr dette funnet i praksis? Det er her du kobler dataene til beslutningene publikum må ta.
Anbefaling: Hva bør skje videre? Selv om presentatøren ikke har et endelig svar, bør presentasjonen avsluttes med klare alternativer i stedet for å la publikum finne ut av implikasjonene selv.
Trinn 5: Koble funnene til forretningsmål
Undersøkelsesdata som flyter fritt fra organisatoriske prioriteringer driver sjelden frem handling. Hvis undersøkelsen handlet om opplæringseffektivitet, koble funnene til kompetansegap som påvirker ytelse eller retensjon. Hvis det handlet om medarbeiderengasjement, koble funnene til risiko for turnover eller produktivitetsindikatorer.
Å tilpasse dataene til resultater organisasjonen allerede bryr seg om er ikke spinn. Det er kontekst. Et funn som viser at «38 % av ansatte i distribusjonsavdelingen sjelden anvender ferdigheter fra opplæring i sitt daglige arbeid» er mer handlingsrettet når det kombineres med turnoverdata fra samme avdeling enn når det presenteres isolert.
Trinn 6: Bestem format og levering
Måten du deler resultatene på bør samsvare med målgruppen og hvor viktige funnene er [4].
En livepresentasjon fungerer bra når funnene er viktige, når du forventer spørsmål, eller når du ønsker å diskutere implikasjoner med gruppen i sanntid. Livepresentasjon lar deg lese rommet og tilpasse deg. Hvis et diagram forvirrer folk, kan du avklare det med en gang.
En skriftlig rapport eller en delt lysbildesamling fungerer for publikum som trenger å absorbere dataene i sitt eget tempo eller dele dem med folk som ikke var i det opprinnelige møtet. Rapporter er også nyttige som referansedokument etter en livepresentasjon.
For treningsevalueringer og pulsmålinger som kjøres regelmessig, kan et dashbord som viser løpsresultater erstatte den periodiske oversikten fullstendig. Teamene kan sjekke trender uten å vente på en planlagt gjennomgang.
Bruk av AhaSlides for presentasjon av resultater fra undersøkelser i sanntid
AhaSlides er en alt-i-ett-plattform for publikumsengasjement som dekker avstemninger, vurderingsskalaer, ordskyer, åpne spørsmål og spørsmål og svar i én enkelt økt. For trenere og tilretteleggere som kjører økter live, AhaSlides lar deg presentere undersøkelsesresultater i sanntid under selve økten. Resultater fra undersøkelser, svar på vurderingsskalaer og ordskyer oppdateres etter hvert som deltakerne svarer, slik at du kan dele funnene med rommet mens innholdet fortsatt er ferskt, i stedet for å samle resultatene i en rapport som kommer dager senere.
Dette er spesielt nyttig for evalueringer etter opplæring, hvor det å se samlede selvtillitspoengsummer som en gruppe ofte utløser en mer ærlig diskusjon enn å lese en debrief-rapport en uke etter økten. Når 60 % av rommet indikerer lav selvtillit på en nøkkelferdighet, og disse dataene vises på skjermen under den avsluttende diskusjonen, endrer det hva som skjer videre: trenere kan umiddelbart håndtere gapet, og deltakerne kan se at de ikke er alene om det de syntes var vanskelig.
AhaSlides eksporterer også svar som regnearkdata for mer detaljert analyse etter at økten er avsluttet, slik at livepresentasjoner og rapportering etter økten fungerer fra de samme dataene uten ekstra trinn. Tenk mindre på det som en debrief-rapport og mer som en live resultattavle. Folk reagerer annerledes når de kan se tallene i sanntid.
Vanlige feil å unngå
Presenterer alle spørsmål. Publikum kan ikke absorbere 25 datapunkter i et enkelt møte. Kurater nådeløst. Flytt mindre viktige spørsmål til et tillegg slik at dataene er tilgjengelige hvis de blir spurt, men hold hovedpresentasjonen fokusert på de tre til fem funnene som virkelig er verdt rommets oppmerksomhet.
Bruker feil diagramtype. Et sektordiagram med åtte stykker forteller folk ingenting. En stablet søyle som sammenligner Likert-fordelinger på tvers av fem spørsmål forteller dem mye. Før du ferdigstiller et visuelt skjema, spør om en kollega som ikke er kjent med undersøkelsen, kan tolke den riktig på under ti sekunder. Hvis ikke, forenkle eller bytt format.
Hopper over «hva så». Data uten tolkning tvinger publikum til å trekke sine egne konklusjoner, noe som ofte betyr at de ikke trekker noen. Hvert funn bør etterfølges av én setning som forklarer hvorfor det er relevant i praksis. Hvis du ikke kan skrive den setningen, hører kanskje ikke funnet hjemme i presentasjonen.
Begraver overskriften. Å starte en 20-minutters presentasjon med fem minutter metodikk før man kommer til hovedfunnet er en pålitelig måte å miste rom på. Gå inn med det viktigste resultatet på lysbilde to eller tre, og gi deretter kontekst og detaljer etterpå for de som ønsker det.
Presenterer på feil detaljnivå. Et lederteam trenger en annen versjon av de samme dataene enn teamet som utformet undersøkelsen. Hvis du er i tvil, utarbeid en sammendragsversjon og ha en mer detaljert sikkerhetskopi klar til å hente frem hvis samtalen blir dyp.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang bør en presentasjon av undersøkelsesresultatene være?
For de fleste ledere eller interessenter er målet 15 til 20 minutter. Det er vanligvis nok tid til å dekke tre til fem hovedfunn, gi støttende kontekst for hvert av dem og avslutte med anbefalinger. Hvis funnene er komplekse eller publikum forventer en detaljert gjennomgang, er 30 minutter et rimelig tak. Alt lenger bør struktureres som en workshop eller arbeidsøkt, ikke en presentasjon.
Hva skal stå i vedlegget?
Inkluder alt du fjernet fra hovedpresentasjonen, men som en nysgjerrig interessent kan spørre om: den fullstendige spørsmålsoversikten, demografiske fordelinger, ordrette åpne svar og eventuelle metodenotater. Vedlegget forkorter hovedpresentasjonen uten å gjøre de underliggende dataene utilgjengelige.
Hvordan presenterer du resultater når funnene er lite flatterende?
Rapporter dataene nøyaktig og sett konteksten i sammenheng. Hvis engasjementspoengene falt betydelig, si det tydelig, inkluder eventuelle faktorer som kan ha bidratt, og kom forberedt med et forslag til svar. Målgrupper reagerer generelt bedre på ærlige funn med en klar plan enn på mykede resultater som lar det virkelige problemet være unavngitt.
For å sette disse ut i praksis, AhaSlides gratis spørreundersøkelsesskaper lar deg bygge, dele og analysere spørreundersøkelser på få minutter – direkte i en økt eller sendt som en frittstående lenke.
Kilder
[1] Alkymør. Kakediagram eller søylediagram? Presentasjon av undersøkelsesresultater. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Blomstre. 5 måter å visualisere svar på spørreundersøkelser effektivt. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Vennage. Hvordan presentere undersøkelsesresultater effektivt. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Innsikt7. De beste metodene for å presentere undersøkelsesdata til interessenter. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] McKinsey Global Institute. Analysens tidsalder: Konkurranse i en datadrevet verden. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
