Lærðu af þessum bestu dæmi um verkefnaáætlun til að auka framleiðni og frammistöðu verkefna þinna!
Fyrsta skref verkefnastjórnunar kemur með skipulagningu og tímasetningu; á meðan áætlanagerð er lögð áhersla á að koma á vegvísi til að ná árangri í verkefninu, er tímasetning tileinkuð því að skilgreina tímalínu og röð verkefna.
Það er erfitt að tryggja að verkefnið gangi í vinnslu án tímasetningarfasa. Þannig, í þessari grein, munum við kanna mikilvægi verkefnaáætlunar, dæmi þess og hvernig á að tímasetja frá litlu verkefni í stórt verkefni á áhrifaríkan hátt.
Efnisyfirlit
Ábendingar um betri þátttöku
Ertu að leita að gagnvirkri leið til að stjórna verkefninu þínu betur?
Fáðu ókeypis sniðmát og skyndipróf til að spila fyrir næstu fundi þína. Skráðu þig ókeypis og taktu það sem þú vilt AhaSlides!
🚀 Gríptu ókeypis reikning
Hvað þýðir verkefnaáætlunin?
Verkefnaáætlun er ítarleg tímaáætlun sem lýsir verkefnum, nauðsynlegum tilföngum og áætluðum tímamörkum í röð til að tryggja að hægt sé að klára verkefni á réttum tíma.
Verkefnaáætlun inniheldur venjulega upphafs- og lokadagsetningar hvers verks, lengd hvers verks og hvers kyns ósjálfstæði eða takmarkanir sem geta haft áhrif á áætlunina.
Hvers vegna er verkefnaáætlunin mikilvæg?
Verkefnaáætlun er mikilvægur þáttur í verkefnastjórnun þar sem hún veitir ramma fyrir árangursríka framkvæmd verkefnis. Þessi nákvæma áætlun gerir verkefnastjórum kleift að úthluta fjármagni á áhrifaríkan hátt, fylgjast með framvindu og tryggja að verkefninu sé lokið á réttum tíma og innan fjárhagsáætlunar. Sumum kostum verkefnaáætlunarinnar er lýst sem hér segir
Að bera kennsl á hugsanlega flöskuhálsa og áhættu fyrirfram
Ein af lykilástæðunum fyrir því að verkefnaáætlun er mikilvæg er að hún styður stjórnendur við að reikna út hugsanlega flöskuhálsa og áhættu fyrirfram. Með því að skipta verkefninu niður í smærri verkefni og úthluta sérstökum tímalínum fyrir hvert verkefni, geta verkefnastjórar auðveldlega greint hvers kyns ósjálfstæði eða takmarkanir sem geta haft áhrif á heildartímalínu verkefnisins. Þetta gerir þeim kleift að stjórna þessari áhættu með fyrirbyggjandi hætti og grípa til nauðsynlegra aðgerða til að draga úr þeim.
Til dæmis, ef tiltekið verkefni er auðkennt sem mikilvæg slóðvirkni og seinkun þess gæti hugsanlega haft áhrif á alla tímalínuna verkefnisins, getur verkefnastjóri úthlutað viðbótartilföngum eða breytt áætluninni til að tryggja tímanlega klára.
Nýta auðlindir
Ennfremur gegnir verkefnaáætlun mikilvægu hlutverki í auðlindastjórnun. Með því að hafa skýran skilning á verkefnum sem taka þátt í verkefni og áætlaðri lengd þeirra geta verkefnastjórar úthlutað fjármagni á áhrifaríkan hátt til að tryggja að þau nýtist sem best.
Þetta felur í sér að úthluta réttu fólki með nauðsynlega kunnáttu og reynslu í hvert verkefni og forðast auðlindaárekstra eða ofhleðslu. Vel skipulögð verkáætlun gerir verkefnastjórum kleift að bera kennsl á hvers kyns eyður eða skort á tilföngum fyrirfram og grípa til nauðsynlegra aðgerða til að bregðast við þeim, svo sem að ráða viðbótarauðlindir eða endurúthluta þeim sem fyrir eru.
Að auka samskipti og samhæfingu
Að auki hjálpar tímasetning verkefna við að bæta samskipti og samvinnu meðal liðsmanna. Með því að hafa sameiginlegan skilning á verkefnaáætluninni geta liðsmenn samræmt viðleitni sína og unnið að sameiginlegu markmiði. Þetta auðveldar betri samvinnu, dregur úr misskilningi eða átökum og bætir heildarframleiðni.
Betri mælingar og skýrslugerð
Þar að auki veitir vel skilgreind verkáætlun einnig grundvöll fyrir reglubundinni framvindumælingu og skýrslugerð. Verkefnastjórar geta borið saman raunverulegan árangur við fyrirhugaða áætlun, greint frávik eða tafir og gripið til nauðsynlegra úrbóta til að halda verkefninu á réttri braut.
Hvað eru dæmi um verkefnaáætlun?
Hér eru nokkur dæmi um hvernig hægt er að búa til verkáætlun sem byggir á þremur verkáætlunar- og stýritækni: Gantt-rit, netskýringarmynd (PERT og CPM) og Work Breakdown Schedule (WBS).
Gantt töflu
Gantt-rit er vinsælt verkáætlunarverkfæri sem sýnir tímalínu verkefnisins sjónrænt. Það sýnir verkefni sem láréttar stikur meðfram tímalínu, með upphafs- og lokadagsetningum. Hægt er að tilgreina ósjálfstæði milli verkefna með því að nota örvar og merkja má áfangamarkmið til að gefa til kynna mikilvæg verkefni.
Eftirfarandi mynd er dæmi um Gantt töflu yfir þjónustustarfsemi fyrir Delta þotu í 40 mínútna millibili
PERT og CPM
Skýringarmynd netkerfis, einnig þekkt sem PERT (Program Evaluation and Review Technique) töflu, sýnir röð og ósjálfstæði verkefna í verkefni. Það notar hnúta til að tákna verkefni og örvar til að sýna tengslin milli verkefna. Þessi tegund af áætlun er gagnleg til að sjá mikilvægar slóðir og bera kennsl á þau verkefni sem hafa mest áhrif á lengd verkefnisins.
Að auki er mikilvæga leiðin auðkennd með því að ákvarða lengstu röð háðra verkefna sem hafa bein áhrif á heildartíma verkefnisins. Verkefni á mikilvægu brautinni hafa ekkert slaka eða fljótandi, sem þýðir að öll seinkun á þessum verkefnum mun hafa bein áhrif á heildartíma verkefnisins. Með því að einbeita sér að mikilvægu leiðinni geta verkefnastjórar úthlutað fjármagni á áhrifaríkan hátt og greint tækifæri til hagræðingar til að tryggja tímanlega verklok.
Hér er dæmi um Critical Path og Slack Times til að setja upp nýjan mengunarvarnarbúnað tiltekins fyrirtækis.
Vinnusundurliðunaráætlun (WBS)
Hægt er að útbúa verkefnaáætlun með því að nota verksmiðjuskipulagið sem grunn. Það vísar til stigveldis niðurbrots á verkefnaskilum í smærri, viðráðanlega vinnupakka. Með því að nota þessar aðferðir geta stjórnendur auðveldlega greint ósjálfstæði verkefnanna. Sum verkefni geta verið háð því að öðrum ljúki en sumum er hægt að vinna samtímis.
Hvernig á að gera verkefnaáætlun
Í upphafi tímasetningar, ef þú ert að velta fyrir þér hvernig á að koma henni á, getur verið gagnlegt að fylgja þessum mikilvægu spurningum:
- Hvað þarf að gera? Skilgreindu skýrt tiltekin verkefni, starfsemi og afrakstur sem þarf til að ljúka verkefninu. Skiptu verkefninu niður í viðráðanlega þætti og tryggðu að öll nauðsynleg vinna sé auðkennd.
- Hvenær á að gera það? Ákveðið tímalengd og tímalínu fyrir hvert verkefni eða verkefni. Áætlaðu þann tíma sem þarf til að klára hvert verkefni og íhugaðu hvers kyns ósjálfstæði eða takmarkanir sem geta haft áhrif á áætlunina. Notkun Gantt töflu, PERT og CPM tækni til að hjálpa til við að skipuleggja verkáætlunina á skilvirkan hátt.
- Hver getur gert það? Tilgreina einstaklinga eða hlutverk sem bera ábyrgð á hverju verkefni eða athöfn, það gæti falið í sér stuðning þvert á deildir. Úthlutaðu fjármagni og úthlutaðu ábyrgð í samræmi við það. Gakktu úr skugga um að liðsmenn hafi nauðsynlega færni og tiltækileika til að framkvæma verkefni sem þau eru úthlutað.
- Hvar verður það gert? Ákveðið líkamlega eða sýndarstaðsetningu þar sem hvert verkefni verður framkvæmt. Þetta getur falið í sér sérstakar vinnusvæði, búnað eða tæknikröfur.
- Hverjar eru verkefnaháðar? Ákvarða tengsl og ósjálfstæði milli verkefna. Finndu hvaða verkefni þarf að klára áður en aðrir geta byrjað og íhugaðu hvaða verkefni sem hægt er að vinna samtímis.
- Hver er mikilvæga leiðin? Að bera kennsl á mikilvægu leiðina er mikilvægur hluti af því að þróa alhliða verkefnaáætlun. Mikilvæga leiðin hjálpar verkefnastjórum og teymum að skilja hvaða verkefni hafa mest áhrif á lengd verkefnisins og lokadagsetningu.
Hvað eru verkfæri fyrir verkáætlun?
Flest verkefni nú á dögum þurfa stuðning frá verkefnaáætlunarhugbúnaði. Það hefur verið sannað að það skilar mörgum ávinningi fyrir einstaklinga og fyrirtæki eins og aukin skilvirkni, bætt samvinnu, aukna nákvæmni og betri sjón.
Microsoft Project er einn besti verkefnaáætlunarhugbúnaðurinn. Einn af lykileiginleikum Microsoft Project er hæfni þess til að fá stöðuuppfærslur til hagsmunaaðila og stjórna Gantt töflum, þar sem þú getur auðveldlega greint verkefni sem eru ósjálfstæðir og stjórnað röð verkefna. þú getur líka gert breytingar á verkefnaáætluninni á sveigjanlegan hátt.
Annar valkostur er að nota tól sem kallast Primavera P6 tímasetningarhugbúnaður. Þetta er alhliða verkefnastjórnunarhugbúnaður sem er sérstaklega hannaður fyrir stór og flókin verkefni og er viðurkenndur sem einn besti byggingaráætlunarhugbúnaðurinn. Það styður bæði PERT og CPM tækni, býður upp á eiginleika til að búa til netskýringarmyndir, tímasetningu verkefna, stjórna auðlindum og greina mikilvægar slóðir.
Fyrir smærri verkefni geturðu íhugað að prófa ókeypis hugbúnað eins og "Asana" eða "Trello." Þó að þessi verkfæri hafi kannski ekki alla háþróaða eiginleika greiddra hugbúnaðar, þá bjóða þau upp á grunngetu til að skipuleggja verkefni og eru notendavæn. Ókeypis útgáfur eru færar um að klára minna flókin verkefni og vinna með öðrum. Það gerir þér kleift að búa til verkefni, setja gjalddaga, úthluta ábyrgðum og fylgjast með framvindu.
Algengar spurningar
Hvað er verkefnaáætlun til dæmis?
Verkefnaáætlun lýsir röð verkefna, tilföngum sem krafist er og áætlaðan tímaramma fyrir að ljúka þeim. Tökum byggingarverkefni sem dæmi um verkáætlun. Tímasetningar í byggingu geta falið í sér verkefni eins og undirbúning lóðar, grunnvinnu, grindverk, rafmagns- og pípulagnir, frágangur og skoðun.
Hvernig skrifar þú dæmi um verkefnaáætlun?
Þegar þú skrifar dæmi um verkáætlun er mikilvægt að fylgja þessum skrefum: (1) Byrjaðu á því að bera kennsl á helstu verkefni og verkefni sem þarf að klára fyrir verkefnið. Þetta er hægt að gera með því að skipta verkefninu niður í smærri, viðráðanleg verkefni og ákveða í hvaða röð þarf að klára þau. (2) Næst skaltu áætla lengd hvers verkefnis og úthluta fjármagni í samræmi við það. Þetta mun hjálpa til við að búa til raunhæfa tímalínu fyrir verkefnið. (3) Fylgst með því að koma á ósjálfstæði milli verkefna, þar sem sum verkefni geta verið háð því að öðrum ljúki. (4) Mundu að lokum að fara reglulega yfir og uppfæra verkáætlunina eftir þörfum til að tryggja að hún haldist nákvæm og endurspegli allar breytingar eða lagfæringar á verkefninu.
Hverjar eru 7 mismunandi tegundir tímasetningar?
Sjö mismunandi gerðir fela í sér tímaraufaáætlun, opna tímaáætlun, bylgjuáætlun, 40/20 tímasetningu, tvöfalda tímasetningu, klasaáætlun, öldu- og inngöngutímaáætlun og Matrix tímasetningu.
Bottom Line
Vel útfærð verkefnaáætlun skiptir sköpum fyrir árangursríka verkefnastjórnun. Til að skara fram úr í verkefnaáætlun fyrir árið 2024 og lengra er mælt með því að kanna og samþykkja nútíma verkefnastjórnunartæki, vera upplýst um bestu starfsvenjur iðnaðarins og efla stöðugt verkefnaáætlunarfærni með þjálfun og faglegri þróun.
Ef þú þarft meiri hjálp við að skipuleggja þjálfun í verkefnaáætlunarfærni, AhaSlides getur verið frábær samstarfsaðili sem býður upp á úrval af eiginleikum til að styðja við gagnvirkar og grípandi æfingar. Með AhaSlides, þú getur búið til kraftmiklar kynningar, gagnvirkar spurningakeppnir og samvinnuverkefni til að auka námsupplifunina.
Ref: Verkefnastjóri | Verint